基于信息化的妇幼保健院档案管理

朱娅 滕州市妇幼保健院

一、妇幼保健院档案信息化管理研究

妇幼保健院档案是记录医院管理工作的重要文件材料，档案管理关系到各科室的发展，信息时代对医院档案管理提出新的要求。创建档案信息管理系统可以有序整理妇幼保健工作信息，对促进妇幼保健院经济运行具有重要意义[1]。

（一）妇幼保健院档案信息化管理内涵

档案是单位管理工作中形成作为档案保管文件材料，是具有保存价值的原始记录，妇幼保健院是为妇幼儿童提供医疗保健专业机构，妇幼保健院档案包括医疗、保健、科研等工作中形成具有查考价值的文件资料，反映医院主要职能活动，对医院建设研究具有利用价值的材料；贯彻上级机关送报重要文件资料等。妇幼保健院档案实施档案管理体系的重要部分，可以为医院医疗服务管理提供参考依据。

妇幼保健院档案包含事业发展历史等，可以充分利用档案中发展规划等内容开展宣教工作；通过对档案查考可以总结历史管理中的经验，是政策落实及创新发展的资料依据。基于档案全面客观性为医院管理决策提供重要参考。医院档案是对管理事务原始记录，包括上级下达政策文件等，可以帮助解决管理中的各类问题。妇幼保健院档案管理具有综合性，保密性，专业化等特点。妇儿医疗保健工作是妇幼保健院业务主体，档案涵盖妇幼保健院管理中的文书资料，呈现出综合性特点；妇幼保健院档案分类设置不同查阅权限，具有较强的保密性特点；妇幼保健院管理、职能、业务等科室众多，为确保档案管理完整性，通常采取周期性管理办法。

档案管理体系与企事业单位职工管理需求相关，科学化档案管理可以使管理者优化人力资源结构[2]。档案管理信息化有利于促进医院内部信息流通，档案信息化建设价值体现在优化医疗资源配置等方面[3]。大多数医院长期存在医护人员、病房资源等不足问题，患者就诊流程简化可以提高医护人员工作效率，档案信息化系统可以缩短患者就诊过程，信息化档案管理体系还有助于促进不同医院医疗业务的衔接，为医疗工作人员知识储备升级提供支持[4]。公立医院医师对患者就诊记录不信任，医院档案信息化体系可以保障患者持续治疗，采取针对性治疗措施提供高质量医疗服务。

（二）妇幼保健院档案信息化管理的意义

妇幼保健院档案信息化管理有利于为管理部门制定政策方针等提供参考依据，医生可以依据档案管理系统了解患者全生命周期的基本情况，并给予正确处置，降低医疗事故发生率，利用档案管理系统进行定期维护升级，可以在信息管理系统登记注册。档案管理信息化有利于改善文件归档方式[5]。随着妇幼保健院信息化建设，对医院档案信息化管理提出新的要求，传统人工管理方式暴露出诸多弊端，档案管理信息化可以为保健知识宣传等带来便利，为妇幼保健工作开展提供保障。

档案管理工作是医院各项工作顺利开展的关键环节，新入职医生可以通过病例阅读积累医疗经验，医院传统档案管理模式不能适应医疗行业发展。利用信息化管理可以保证重要档案文件安全性。妇幼保健院档案信息化管理是社会生产力进步的体现，信息化时代是未来社会发展趋势，档案管理信息化是医院管理适应社会时代发展的需要，将医疗、保健、科研等日常业务通过管理平台实现共享。目前，国内各大医院努力实现档案管理信息系统化，医院信息化跨越医疗、护理、检查、检验等各项流程管理，帮助医院建立质量综合管理服务平台[6]。档案信息化建设助力医院管理水平的大幅度提升。

妇幼保健工作对缓解医疗救治压力起到重要作用，妇幼保健工作是集医疗、保健、科研等于一体的专业性工作，主要帮助妇产儿科等患者，妇幼保健工作档案资源包含患者病例信息等，丰富的信息资源促进医疗保健工作可持续发展[7]。医院档案信息化是利用现代网络技术手段进行档案收集整理保管利用工作，档案信息化管理具有节约医院能源资源等积极作用，妇幼保健院档案信息化管理是妇幼保健工作开展的要求，档案资料信息在收录中需要大量时间，随着妇幼保健院建设发展，在医疗服务管理工作中产生大量档案，传统手工整理记录工作模式不能适应医院发展的需求，档案信息化可以提高妇幼保健工作效率。

二、妇幼保健院档案信息化管理现状

医疗卫生事业改革深入加快医院档案的开发利用，妇幼保健院档案管理信息化是借助计算机对医院档案资料管理，提高医院资源实时共享性，相关人员要将安全性纳入管理系统中，安装杀毒软件，关闭不常用网络，档案信息化建设成为高效的医院管理方法。

（一）档案信息化管理中的问题

现阶段妇幼保健院档案信息化管理问题表现为发展不平衡，档案管理人员业务水平较低等。我国各地发展水平不同，发达地区科技信息较为完善，妇幼保健信息化程度较高，欠发达地区科技信息闭塞，妇幼保健院档案信息化建设滞后，各地妇幼保健院信息化水平差异是档案信息化管理的重要问题，妇幼保健院档案信息化管理缺乏统一管理部门，影响档案信息化管理工作的推进。

目前对妇幼保健院档案信息化管理缺乏明确界定，医院执行《电子病历共享文档规范》中存在差异。管理信息中患者预防、生育、保健等档案信息应列入医疗档案范畴，医疗档案系统、完整性、准确性等信息化建设涉及不同卫生行政管理部门或不同医疗机构等多个主体，应明确规范医疗档案不同部门共享信息范围。我国医院信息化建设发展取得重大突破，但医疗机构内部各信息化系统之间相对独立，形成信息孤岛，导致数据未实现共享。由于公立医院医疗档案信息不能共享，不同医院患者病历未形成完整的医疗档案。诊疗信息未整合导致医疗信息碎片化。患者因诊疗服务需要被医疗机构合法获悉，医务人员对档案信息系统账号密码管理不严，科研统计信息等造成患者隐私泄露。

妇幼保健院档案信息化管理存在档案管理人才匮乏，软硬件设备配备不足等问题。多数妇幼保健院资料归档不够规范，主要由于档案管理制度滞后。妇幼保健院档案管理部门缺乏综合管理协调能力，造成信息数据难以及时完成归档处理。妇幼保健院对档案管理工作重视不足，卫生科研档案亟需专业人员实施研究处理，现有档案管理人员对档案管理所需技能掌握不足，导致档案收集整合不及时，由于过于重视行政业务等档案归档，导致归档信息资料缺失不完善。由于档案管理信息化建设缺乏多部门协调联动，影响医院档案信息化管理工作的高效开展。

（二）档案信息化管理问题原因分析

妇幼保健院档案信息化管理问题受到多方面因素影响，主要原因包括利益分割阻碍信息化建设等。妇幼保健院档案管理制度不够完善，随着社会的快速发展，由于妇幼保健院档案管理方法不统一，医院档案管理范围不清晰，导致档案管理工作得不到重视。医院档案信息化管理需要建立健全相关制度，加强基础设施建设投入，保证医院档案信息化管理工作有效开展。由于未指定统一的档案信息化建设部门或制度健全等，严重影响档案信息化建设进行。

医院档案信息化共享不仅是软件产品的堆积，医院信息系统不同软件产品数据标准等方面存在差异，不同科室使用不同系统孤立运行，根本是政府对信息平台系统总体设计规划滞后。医疗档案信息化建设需要相应法律支撑保障，我国医院档案信息化法律建设滞后，缺乏针对医疗档案信息保护法律。目前各地尚未出台医疗档案信息化建设法规，信息孤岛主要由于医院信息化建设规范制定滞后，不同医院选择医疗信息软件系统不同，造成系统对接困难。医疗档案信息平台建设需要尽早制定实施标准。

妇幼保健院档案信息化管理对档案人员提出新的要求，需要管理人员加强对信息化技术的应用学习，有效运用现代网络技术开展档案收集整理保存等工作。由于医院档案管理人员无法快速掌新技术握，影响档案管理能力的提升，管理人员不能适应信息、大数据等工作环境，阻碍档案管理信息化建设。政府推动医疗档案信息化发展出台系列相关政策，各地贯彻医疗信息化建设政策，但对医疗信息化进展情况未有效监督。妇幼保健院要依靠自身创造效益，医院要独立承担运营费用，档案信息化建设预算不足，医疗档案信息化建设存在阻力。

三、妇幼保健院档案信息化管理建设策略

医院档案信息化管理受到多方面因素制约，现阶段妇幼保健院档案信息化管理中存在很多问题。随着医院改革的发展，急需加强医院档案信息化管理满足医院发展需求。妇幼保健院档案管理需要从档案管理特点出发，研究有效的信息化管理对策措施。档案信息化建设推进要坚持注重基础等原则，构建相适应的信息化管理系统平台。

（一）医院档案信息化管理要求

档案信息化管理是长期系统性工作，要坚持统一标准等原则。妇幼保健院档案信息化管理要购置计算机扫描仪等硬件，将传统介质文件组织为有序结构档案信息库，通过互联网等形式实现档案信息共享。医院档案信息化建设管理面临非传统安全因素威胁，要把安全作为底线，确保档案信息数据安全。医院档案内容保存医疗管理工作中的重要信息数据，档案数据丢失泄露会对医院造成很大损失，要重视医院档案信息化安全管理工作，通过数字化处理提供信息支撑，医院要重点做好电子文件新型载体档案收集整理。

妇幼保健院档案信息化管理要积极投入资金设备，制定可行的信息标准，积极解决信息化管理中的安全性问题。相关部门要根据妇幼保健院的发展需求投入大量资金，妇幼保健院档案信息化管理需遵循相关标准，医院档案信息化管理工作需要采取技术管理手段加强安全保障，解决安全问题才能保证档案管理效果，医院要制定规章制度，妇幼保健院档案管理人员要养成正确的安全意识，保证档案信息化管理有效性。妇幼保健院档案信息化管理是系统的工程，需要各部门积极配合协调，医院档案管理部门要加大档案工作宣传力度，使各部门积极配合档案信息化管理工作开展。

医院档案信息化管理需要完善管理工作制度，强化专业人才培养，加大档案保管条件支持。院方领导重视是档案管理工作开展的保证，要结合医院档案工作实际针对各环节各部门开展信息化建设宣传，实现档案管理工作指标细化分解。医院档案信息化管理工作需要各部门积极配合支持，档案管理人员专业能力素质关系到档案信息化建设的推进，妇幼保健院档案管理工作开展需要强化专业人才培养，要组织档案管理人员参与专业知识培训，将知识培训同档案人员岗位绩效关联，提高档案管理人员的专业技能水平。

（二）档案信息化管理措施

妇幼保健院档案信息化管理要从信息开发等方面入手，丰富档案库资源储存有利于促进妇幼保健工作发展，应重视对信息技术的应用，根据医院需要对信息资源处理，通过信息新技术、物联网、大数据等支持建立档案管理新模式，建立符合医院特点的档案信息化系统，应加强信息资源的反馈更新，促进妇幼保健工作良性发展。

妇幼保健工作中档案信息资源具有复杂性等特点，要积极开展档案开发利用工作，提高妇幼保健工作效率。要充分了解档案信息内容，满足用户的需求提高满意度，应贯彻落实党的指导方针，合法进行档案信息资源开发利用。随着科技的进步，妇幼保健事业中信息技术广泛应用，档案信息资源开发利用脑中要加强对信息技术的应用，如计算机档案管理软件等。医院档案信息化管理需要革新管理技术，创新管理理念，提高服务质量。档案管理人员要创新管理理念，注重档案信息资料收集整理，为使用者查阅使用档案提供便利。根据妇幼保健院档案管理需要，为档案资料使用者提供个性化服务。管理人员要针对性地提供服务，促进档案管理服务质量提升。

医院档案信息管理系统构建要具有开放性，系统应含有相应的查询借阅服务功能，档案信息化建设需要统一规范格式保障。医院档案信息化管理需要相应的管理队伍落实执行，加强信息技术的培训，为档案信息化建设提供优质服务。医院档案信息化管理要树立服务意识，加强档案收集整理各环节规范管理，利用大数据信息提高档案信息利用服务水平。要重视管理人员培训工作，推动建立档案管理人员素能提升为核心，做好电子档案增量管理。对收集医院档案进行结构优化，将不同档案进行信息化分类处理。

四、结语

随着社会的进步发展，大众对医疗服务质量要求不断提高。地方医疗资源配置不足，卫生事业发展规划提出实现医疗机构资源共享。当前我国医院信息化规模效应显现，妇幼保健院档案管理中仍存在很多问题有待解决，必须加快医院档案管理信息化建设。妇幼保健院档案工作信息化要对相关管理人员进行培训，提高档案管理人员的专业技能水平；建立档案信息管理系统成为医院现代化的重要环节，要多渠道开发档案信息资源，使档案信息资源更好地服务于医院发展。要注意计算机病毒入侵问题，促进医院档案管理工作发展。