金融企业档案管理数字化研究

刘帅 铁岭县财政金融事务服务中心

在快速发展的经济时代背景之下，原有的纸质档案管理方式，已经不符合金融企业发展所需，还会使得金融企业档案管理的过程之中出现浪费大量人力、物力与精力的问题，十分不利于金融企业的健康发展。档案管理工作是金融企业工作中的重中之重，一旦档案管理出现了问题，就会使得企业中的各项经济决策信息失去档案数据的支持，这样企业就无法有效地开展档案管理工作，会严重影响到金融企业金融工作的顺利开展。但是通过开展数字化的档案管理工作，即可运用数字化的档案管理系统取代人工管理，有效地保障档案管理的实效性和有效性，使得企业能够运用数字化的档案管理系统开展对档案的高效管理，促使金融企业业务服务水平的不断提升，为金融企业的金融服务工作奠定坚实的基础，加快金融企业现代化与数字化发展的步伐，使其能始终屹立于激烈的世界经济市场之中。

一、档案管理数字化具有重要的意义

（一）档案管理数字化对于传统档案管理具有里程碑式的意义

企业根据需要，数字化档案管理可以从根源上解决传统档案所需大量的存储空间、所需大量的存储时间、良好的存储环境等问题，这些档案管理的优势，十分符合当前快生活节奏的企业和档案管理工作人员。这样档案管理工作人员，就可以运用数字化的档案管理系统，进行对金融企业发展与工作中所产生的大量档案的高效存储，只需进行对数字化的档案管理系统安全管理即可，可有效地降低企业开展档案管理过程之中，所需运用大量的管理成本的不良问题，而是可以以数字化的档案管理系统，不断地提高企业档案管理的工作效率、检索效率和档案利用率。而且相关的金融企业还可以运用这一系统，进行对档案的备份管理，当企业档案出现被不良损坏问题的时候，可运用备份中的档案资料开展工作，可有效加强对金融企业档案管理效果的保证[1]。

（二）档案管理数字化是社会发展的大势所趋

从当前我国的经济发展情况可见，档案管理数字化是社会发展的大势所趋，符合金融企业现代化发展的需求。因为在以往开展档案管理的过程之中，企业所运用都是纸质及磁性档案进行档案管理，这些档案较为容易受存储环境湿度和温度的影响，产生各种被不良损坏的问题，而且加上金融企业在不断发展的过程中所产生大量的档案，档案管理人员的档案管理工作负担和压力也会十分大，这就会使得传统的档案管理无法满足金融企业对档案管理的要求。但运用数字化的档案管理工作方式，即可通过运用信息技术进行人工扫描档案资料，运用系统将其转化为数字化资料，其档案存储的工作效率会更高，也会使得档案保护管理的效果更佳，所以，档案管理数字化对于金融企业的现代化发展至关重要。

（三）档案管理数字化对于档案的传输有一定的优势

金融企业在以往将开展档案管理工作的过程之中，都需要将档案存放到图书馆和政府要求的可以存放档案的地点，这就使得企业在查找档案资料的过程之中，需到档案存放室才能进行对档案资料的查询，这就使得档案查询工作耗时高，会严重影响到金融企业各项工作的开展，也十分不符合金融企业快速发展的经济发展需求。但是档案管理数字化对于档案的传输有一定的应用优势，这种新型的数字化的档案管理系统，可以运用各种技术手段将档案信息转化为数字信息，运用网络进行对档案信息的实时传递和查询，自然就可有效地降低企业开展档案管理工作中所需运用的成本，也能有效地实现档案信息资源共享的目标，这样金融企业本即可在数字化档案管理系统的支持下得到更好的经济发展[2]。

二、档案管理数字化的实践方式

（一）普及档案管理数字化

在全社会普及档案管理数字化的情况下推动数字化档案管理发展，相关的政府部门应在全社会普及档案管理数字化信息，形成整体性的数字档案管理系统，以保障各种档案信息都能有效地共享、传输和利用，这既可有效地降低纸质档案资料转化为数字化档案资料所需的时间精力，而是使金融企业和其他企业，都能通过对数字化档案系统的合理运用，有效地开展自身企业的工作，使得档案管理工作的效率和效果都能得到有效提升。

数字化档案管理系统对相关企业设计运用过程之中，将根据档案管理的实际情况，以及企业对于档案管理的要求，进行对系统管理工作的合理设计，将其细化为三个系统分支，分别为数字化的档案采集、数字化的档案查阅和档案管理三个综合管理系统。通过对数字化档案采集系统的设计，使得档案管理人员可以通过信息技术，扫描原有的纸质档案，将其有效地转化为数字化档案，并使其能合理地运用系统录入功能，进行对档案的输入，这样整个企业的档案资料都能得到高效地数字化管理，也能更好地服务于企业。

通过档案管理数字化与自己企业各个金融部门的管理工作系统整合到一起，使得档案管理人员能够运用数字化的档案查询系统，为各个部门提供所需的档案资料，有效避免档案管理工作人员需到实地进行档案资料查询的不良工作现象，也使得企业各个部门都能够从企业的数字化管理系统之中，及时得到自己工作所需的档案资料，促使整个企业工作更加高效地开展。通过对档案管理系统的合理，设计出层层递进的管理系统，使得上级档案管理人员能够通过数字化的档案管理系统，有效地监督与管理基层档案。同时，使得金融企业的高层管理者能进行对整个档案管理工作人员和档案全面监督管理，因为在档案管理数字化系统之中，每个档案管理工作人员的操作都能被系统记录，这十分有利于企业开展档案管理工作，其数字化的档案管理工作效果也会得到有效发挥[3]。

（二）制定具有科学性及合理性档案制度

保障好档案管理数字化在企业中的应用效果，相关的政府部门应制定出档案数字化的查阅标准、安全制度标准、档案更新和销毁标准等等，使得相关的金融企业能严格地遵守规定开展相应的数字化档案管理工作。以具有科学性及合理性的档案数字化建设制度，有效地规范各个企业的数字化档案管理行为，使其能严格地遵守国家所下发的各种档案管理工作效果，真正将数字化档案管理工作方式合理地运用到企业之中，以数字化的档案管理方式促进金融企业的健康、稳定与现代化发展。而且相关的政府部门还需进行对企业档案管理人员的严格管理，以相关的规范制度规范其档案管理工作行为，使其能真正肩负起做好这项工作的责任，便于进行档案管理数字化，使得档案管理工作的效率效果能得到高效地提升，随之游戏币地促进金融企业的现代化进步和发展。

（三）着重注重档案安全的管理、落实好档案管理数字化

为保障企业档案管理工作的有效实现，相关的政府部门还需格外注重对档案安全的管理，根据数字化档案管理过程之中，可能会因电脑网络的病毒、黑客的攻击和网络漏洞等等，产生的影响档案管理安全的问题，制定出相应有效的解决对策，通过在数字化的档案管理系统之中，制定出访问控制程序、系统漏洞定期扫描程序、病毒防护和档案信息加密程序等等，全面地保障整个数字化档案管理系统的安全性，使得系统中各个档案也都能得到更加安全的管理。由此，从根源上消除因政府与企业对于档案安全的不重视，所产生的各种使得我国和企业机密档案被盗的不良现象，而使得数字化档案管理工作能真正得到安全开展和实施[4]。

三、档案管理数字化对于金融企业业务创新的启示

（一）用档案管理数字化的创新理念武装企业档案管理的创新

作为金融企业的高层管理者，应正确认识到在新时代背景之下，创新数字化的档案管理方式对于企业发展的重要性，应及时改变自己陈旧的管理理念、单一的管理方法，而是以树立正确的创新发展的理念，创新数字化的档案管理系统，有效地满足金融企业现代化发展所需，以数字化档案管理系统的有力支持，促使金融企业各项金融服务业务的高效开展，也使得企业的高层领导者能够通过数字化档案管理对企业发展进行分析，总结企业发展的经验和教训，制定出切实可行的正确的发展目标，促使金融企业的健康和稳定发展。

同时，金融企业的高层领导者还需制定出关于数字化档案管理系统，其中收集、归档、检索和整理分类要求，保证人员能够正确认识开展各项档案管理工作，并通过网络建设档案，使数字化档案能够经过网络系统及时传递给有档案查阅所需的部门，通过加强安全建设，做到能够实时检测，及时发出警报以警示出现的问题，不断提高安全性的保证，避免企业中重要档案信息被窃取的情况发生，并使得档案管理工作的效果能不断提升，随之有效地促进金融企业工作高效开展。

（二）金融企业档案管理的创新需要进行档案管理方式的创新

有效推动金融企业发展创新，其中档案管理工作的数字化发展，是企业应改变传统的人工单一管理的管理方式，而是应建设符合企业内部工作结构的数字化档案管理系统，根据企业中不同人员的不同职位，进行对其数字化档案信息查阅功能的有效设定，使得基层员工不可查阅机密档案信息。并创新数字化的档案管理方式，以系统进行对基层档案管理工作人员工作的检查和管理，使其能够根据系统的提示错误，以及系统对于档案管理人员工作行为的分析，及时发现和解决档案管理工作人员存在的工作问题，使得数字化档案管理工作能得到更加高效地开展[5]。

同时，金融企业的高层领导者还需认识到档案对企业经济发展的重要性，如档案管理工作无法得到有效开展，将会造成企业各项经营工作的阻碍，更使得企业无法根据档案数据分析企业发展情况，这会使得金融企业产生严重的经济损失。对此，相关的金融企业高层领导者应高度重视档案管理数字化建设，进一步提高金融企业的业务开展效果和经济效益。

（三）确保金融企业管理人员素质的创新与档案管理创新步伐一致

金融企业中档案管理人员工作素质的高低，也直接影响着金融企业档案管理数字化开展的工作效果。所以，金融企业的高层管理者应进行对金融企业档案管理人员的高效培训，以确保档案管理工作人员素质的创新与档案管理创新的步伐一致，使得档案管理人员能有效地执行各项数字化的档案管理工作，不断加强对数字化档案管理工作效果的保证。由此，从根源上消除因档案管理工作人员素质或是能力的不足，所产生的无法摒弃传统的纸质管理理念，使得档案管理工作效率十分低下的不良工作现象。

使金融企业中的档案管理工作人员，能得到企业有效的培训、考核和管理，使其能够不断地提高自己的数字化档案管理工作素质和能力，使其能够积极地学习政治、经济和文化知识，使其能积极地学习现代管理和科学技术，真正成为企业所需的复合型人才，掌握数字化档案工作的方式方法，加强考核和管理，及时制止其错误的档案管理行为，并使其能够在考核之中，正确地认识到自己档案管理工作的不足和优秀之处，使其能够在不断考核中不断提高自己的档案管理能力，以充足的档案管理人才保障金融企业档案管理数字化工作的高效开展，加快金融企业发展。

四、结语

数字化档案管理是金融企业现代化发展与时代发展的必然趋势。作为金融企业的高层管理者应真正认识到开展数字化档案管理工作的重要性，应根据政府部门对于此项工作的要求，加强数字化档案管理工作的展开，进行对数字化档案管理系统中各项管理、保密与查阅功能的合理设计，并进行对档案管理人才的有效培养，以全面确保金融企业档案管理数字化的工作效果，从而促使金融企业朝着更高层次的方向健康发展。