医院突发公共卫生事件档案的特点与管理

崔冬

延边大学附属医院（延边医院）党总支办公室，吉林龙井 133000

医院档案管理涉及到很多环节，管理内容繁多且复杂，特别是在发生突发公共卫生事件之后，档案管理复杂程度提高，而且对管理工作的要求也随之提高。医院的档案管理通常是记录医院内部事务，而面对突发公共卫生事件，则需要与多个因素相结合，不断完善档案管理工作，这样才能保障档案管理的有效性及真实性，将档案管理工作的意义体现出来。突发公共卫生事件档案管理涉及到各种申请批文，还包括一系列可行性报告，另外还需要涵盖各类工作经验，这些文档存在特殊性，是医院突发公共卫生事件情况的直接反映，不管是内部资料，还是外部资料，均需要归档[1]。档案管理对医院来说有历史性意义。在新形势下，医院应充分重视档案管理，不断完善管理技术及方法，使管理能力得到提升。

1 医院突发公共卫生事件的概念

在我国，突发公共卫生事件是指突然出现的大范围、大规模、不可控的卫生事件，这一类事件不仅危害性高，而且传染性也比较高，无法在短时间内得到有效控制。突发公共卫生事件最重要特点就是突发性，事件发生时间不可控，事件影响范围不可控[2]。突发公共卫生事件档案是基于国家机构以及社会组织，个人应对、预防这一类事件的过程，将这些内容记录归档，成为历史记录。在突发公共卫生事件档案记录过程中，还涉及到对突发事件的应急处理方案，这对之后应对突发事件提供宝贵经验。当前，面对突发公共卫生事件，需要实行强效管理方案，可利用归纳档案数据和资料，对突发公共卫生事件的规律予以掌握，并明确其发生特点，以便于在之后再次遇到同类事件时，可以及时进行有效处理，使应对处理工作效率提高，并结合突发公共卫生事件的特点总结经验，使医院应对能力提高，为后续工作的开展提供支持[3-4]。

2 医院突发公共卫生事件档案的特点

2.1 突发性

对于突发公共卫生事件来说，突发性是其重要特点之一。在突发公共卫生事件发生期间，医护人员及广大民众无法提前做好思想准备，对医院档案管理工作人员来说也是如此，面对突如其来的新任务，加上陌生的环境，档案管理难度增加，工作人员工作难度提高，另外档案管理质量也容易受到多种因素影响[5]。在以往的档案管理过程中，首先是搜集信息，之后是整合信息，再经过鉴定、分类处理，并予以统计、保管，最后通过多种方式进行保存。但对于突发公共卫生事件来说，传统管理方式无法与实际需求相适应，所以需要基于原有管理形式进行优化、创新，使工作人员工作积极性、主动性提高[6]。为使档案安全得到保障，还应与档案管理原则、体制相结合，针对不同类型的档案实施对应的方法、制度进行管理，以提高档案管理的效率及水平。

2.2 复杂性

突发公共卫生事件档案包括政府及相关管理部门的文件，面对突发公共卫生事件，档案内容不仅涉及到监测报告，还包括应急预案，另外对于不同事件，预案内容也不同，这也决定着决策方案，使得决策方案不同，但所有结果均需要记录。之后再将不同内容分别上报，最后进行汇总，经过汇总所得的资料信息均需要统一记录[7]。对社会不同阶层的信息进行总结形成一个整体，以便于对同类事件进行及时响应。突发公共卫生事件本身的复杂也决定着相关档案管理工作的复杂性，因此如何提高档案管理水平也成为医院研究的重点内容。

2.3 专业性

对于医院来说，突发公共卫生事件档案管理存在一定专业性，在其总结、归纳期间将事件类型体现出来，所以对档案管理人员的要求比较高，需要具备较高的专业水平[8]。面对不同类型的突发公共卫生事件，需要对类型进行判断，再进行深入、细致的分析，特别是从专业角度将事实内容反映出来，进而为事件的处理提供可靠、可行的处理方案，并在之后工作中结合相关程序，做好预防、抗御工作，这些内容均需要记录在案，建立档案[9-10]。相比于传统档案，突发公共卫生事件的档案管理不仅内容多，而且范围广，因此专业性更高。

3 医院突发公共卫生事件档案管理的意义及作用

3.1 为应急方案制定提供支持

在医院中，面对突发公共卫生事件，可以以相关档案内容为参考，更加高效、快速地建立应对方案，不仅可以确保决策的科学性，而且可以使信息不对称的影响降低[11]。在突发公共卫生事件发生过程中，医院可以通过信息整合的方式，对当前信息进行掌握，再与以往类似事件处理方案相结合，对整体发展、影响进行预测，进而充分考虑不同影响因素，对各种可能发生的危害进行预测，确保处理方案的科学性，使处理错误率降低。在突发公共卫生事件发生之后，充分利用相关档案的内容，可以方便对工作经验进行总结，完善档案内容，为之后相关事件的处理提供参考[12]。

3.2 记录历史

突发公共卫生事件档案是对党和政府领导下人民应对突发公共卫生事件全过程的真实记录，医院可以通过分析与总结相关档案内容，从中吸取经验、教训，并在实际工作中应用[13]。突发公共卫生事件档案可以在关键时刻起到重要作用。

3.3 服务大众

突发公共卫生事件档案记录的基础是真实性，客观地收集并整理整个事件的信息资料，对整个事件的发生与发展过程进行集中反馈，总结处理经验[14]。这些内容在宣传突发公共卫生事件中起到关键性作用，能够为广大人民群众传递信息，同时也发挥了教育、警示作用，使大众的预防观念得到强化，同时也帮助其建立良好的心理素质，提高其应对能力。

3.4 丰富医学研究资料

突发公共卫生事件档案可以为医学研究提供参考，具备重要的研究价值。通过对突发公共卫生事件档案内容的了解，可以对事件发生整体情况进行分析与研究，分析具体诱发因素，并对预兆信息进行分析，再经过专业判断，使应急预案得到进一步完善，处理方法也更加规范化、系统化，为科学、合理地防控突发公共卫生事件提供支持[15]。另外结合突发公共卫生事件档案，可以使医院档案管理体系更加完善，资源更加丰富，为医学研究提供参考与支持。

4 强化医院突发公共卫生事件档案管理的策略

4.1 重视档案管理，提高管理人员素质

相比于一般档案的归纳和整理，突发公共卫生事件的档案管理存在特殊性，负责收集及整理档案的工作人员业务素质直接影响着原始档案质量，所以为保证突发公共卫生事件档案得到充分利用，则需要重视档案管理工作，提高工作人员业务素质，组建更加专业且高水平的档案管理队伍。在人才选择上，需要严格学历及专业要求，在专业方面，不仅需要具备档案管理知识，还需要具备医疗管理知识，提高入职人员的门槛，以提升档案管理队伍工作水平。在人才使用方面，需要做好规划与管理，对于不同责任的工作人员，应设置对应的激励措施，通过明确的奖惩措施提高工作热情，同时也起到约束和限制作用，使其权责明确，通过提高薪资待遇，以更好的待遇留住人才。另外对于档案管理人员应定期开展实践培训活动，组织开展应急演练，强化防控与预警，使工作人员形成应急防控意识，提高应急防控工作水平。开设档案管理信息化的专题，让档案管理人员学习新管理方法及技巧，进一步提高档案管理工作人员综合素质。

4.2 优化分级管理结构

为使突发公共卫生事件档案的实用性得到提升，可对档案实施分级管理，并对管理结构进行优化。首先在初期收集档案过程中，应尽量收集更多信息，以保证档案完整性、全面性，确保信息完善，从不同角度、不同层面整理档案，方便之后查证。实际工作中，因档案数量多，所以人工处理相对困难，可以结合应用档案处理软件，实现分级管理，同时对现阶段医疗服务中的问题进行分析，总结优秀经验，使数据更加真实、有效，这也可以为之后档案的归纳整理提供参考。另外，如果涉及到特殊病例档案，可通过医院内部系统实现信息共享，方便医护人员学习与借鉴。利用专业信息化软件对档案结构进行优化处理，并通过信息化方式进行传播，可以使档案信息的指导作用充分发挥出来，可以使档案信息的有用性得到提升，使突发公共卫生事件档案价值得到充分体现。

4.3 强化信息化建设

在以往的突发公共卫生事件档案收集中多存在不规范、分散的问题，对于此可充分运用信息化技术，规范统计相关数据及内容。现阶段，多数医院在档案管理工作中硬件设备不足，只能实现基本功能，对于一些突发事件的记录也很少有重要内容，多是时间等基本内容，这不仅影响档案的使用率，同时也影响档案保护。医院及各大院校并未形成完善的信息沟通平台，限制档案的互通，无法充分利用档案信息。对于此可强化信息化建设，实现电子档案管理，提高档案管理科学性，建立突发公共卫生事件档案信息库，信息库内容可以在各个地区与部门之间相互共享，同时设计一套信息编排分类方式，保证信息有序性、内容合理性。一旦发生突发公共卫生事件，则可以在短时间内查阅相关资料，一方面可以使档案查阅、利用更加方便，另一方面也可以使突发公共卫生事件相关的资料信息得到不断更新和完善。另外电子档案相比于纸质档案，更利于保存，还可以增加单位面积储存量，另外可以充分运用先进的科学技术，如人工智能、大数据等，使医院对突发公共卫生事件的预防、决策更加科学、合理，面对突发公共卫生事件时也可以尽量避免不必要的资源浪费。

4.4 统一档案格式

在突发公共卫生事件档案信息化管理的前提下，应对档案格式予以明确，确保其规范化、科学化，这样才能档案管理工作流程更加完善，这也是收集、整理档案的关键环节。通过信息化工具，格式化原始数据，保留其中有价值的突发公共卫生事件档案，如食品安全与卫生、传染病等。在现有的数据上报及处理软件前提下，以统一的格式进行档案管理，对工作流程进行规范化要求，使医院档案更加规范，以充分运用有价值的部分，在发生突发公共卫生事件时，可以及时查阅资料，而且查阅到的资料内容更加简洁，为应对突发公共卫生事件提供有利依据。

4.5 强化监督反馈工作

在突发公共卫生事件档案管理中，各部门应明确职责权限，以档案整体经营规划为中心制定监督反馈机制，要求目标明确，考核体系明确，使人力资源得到充分调动，实行奖惩机制，使监督反馈部门工作积极性得到充分调动，进而保证执行力。安排专员负责实时监督档案整理归纳的整个过程，对归档中的不足、问题进行指出，反馈给上级部门，以便于及时修正，提高档案整理的工作效率，保证档案管理的质量。

5 结论

对于医院来说，突发公共卫生事件档案管理不仅可以为医院内部应急决策提供参考，还可以用于医学研究，另外还可以开展教育活动，所以医院应重视突发公共卫生事件档案管理，认识到其对医院及公共卫生事件的重要作用。当前在突发公共卫生事件档案管理中仍存在一些问题，主要表现为专业人员不足、信息化水平偏低等。对于此要想使突发公共卫生事件档案得到充分运用，则需要结合其特点，重视档案管理，提高管理人员素质，对分级管理结构进行优化，强化信息化建设，对档案格式进行统一，并做好监督反馈工作，提高医院应对突发公共卫生事件的能力。