高校人事档案数字化管理的优势与弊端

文/河北建筑工程学院 马爱芝 王学光

为了提升高校人事档案管理工作的质量和效率，各大高校人事部门开始了人事档案的信息化、数字化建设，高校人事部门利用计算机、扫描仪等信息技术将传统的人事档案资源、各种文字、图片等等转化成为数字资源，并且建立了专门的人事档案信息库，为人事档案管理工作提供了很多便利。

一、高校人事档案管理数字化建设的必要性

（一）适应时代发展需求。在国家信息化政策的大背景下，作为人才培养高地的各高校也在积极推进和加强数字化校园、智慧校园的建设与应用。2019年发布的《中国教育现代化2035》进一步提出智能化校园的建设目标，高校信息化建设也由此迈入“智能化”阶段。在各个行业、领域都开始应用信息数字技术的时代背景下，高校开展人事档案数字化建设工作是时代发展的需要，是学校建设现代化、信息化大学的必要组成部分。高校人事部门应抓住这一契机，积极推进人事档案数字化建设，积极探索人事档案数字化管理的模式，不断创新和完善管理技术和方法，充分提升高校人事档案的管理和服务能力。近年来，随着信息化技术的迅猛发展以及现代化设备的不断研制开发，为人事档案数字化建设提供了先进的技术支撑，有利于人事档案数字化管理工作的开展。

（二）海量数据管理的需求。无论是传统管理模式下还是信息化时代，高校人事档案都具有庞大的信息资源量。一方面，高校人事档案涉及的内容较多。高校人事档案包含了教职工的履历材料、鉴定、考核、考察材料、学历和职务材料、加入党团组织等十类材料。随着时间的推移，人事档案的材料种类、数量、内容也会越来越多，特别是考核材料、职称评审材料、奖惩材料等每年都需要进行整理归档，工作内容复杂繁琐，工作量大。传统的档案管理方式是以纸质管理为主，通过人工管理、人工加工的方式对信息进行搜集和归纳，容易造成案资料的重复或遗漏。而且人事档案管理对档案保管的空间、场地、时间的要求较高。另一方面，随着信息技术的广泛应用，数字文件的数量也不断加大，人事档案呈现出海量数据的特点，需要应用数字化技术进行处理，解决传统档案管理中存在的各项问题。尤其要加强大数据、云计算等技术的应用，促进信息系统的完善和升级，提升高校各个部门的服务水平，使人事档案管理工作可以真正发挥作用。

二、高校人事档案管理数字化管理的优势

（一）提升管理水平。传统的人事档案管理以纸质档案为主，单纯依靠人工管理的方式，通过手工查找得到个人的基本信息，不仅不利于人事档案的管理、利用和保存，而且工作效率低。通过数字化建设，可以构建完善的档案管理信息系统，将档案信息录入网络系统中，利用系统平台管理档案，掌握档案的信息内容，拓宽管理范围，满足新时代人事档案管理的需求。数字化档案管理系统采用先进的数据采集工具，可以捕获各种业务系统预归档案的数据，可以提供即时信息、自定义表单等服务，在档案收集、利用等环节中，管理人员可以在线审批业务流程，实现信息化的档案管理、移交、归档、统计等等。可以结合云盘类存储产品，具有文档在线打开的功能，支持多人同时在线编辑，创新了人事档案的管理方式，为人事档案利用提供了很多便利。

（二）突破时间空间限制。如果采用纸质档案管理的方式，管理工作需要在特定的时间和空间开展，管理、查询、使用等工作都会受到限制。应用数字化管理模式则可以打破时空的限制。数字化管理只需要采用计算机终端和互联网络就可以随时随地查询、管理、使用人事档案，不需要在档案室阅读资料，也不需要复杂的审批流程，只要设置不同用户的使用权限即可，操作便利、流程简单。管理系统的用户可以检索查找对象的关键词，精准搜索档案内容，极大节约了档案查找的时间，同时也降低了档案管理人员的工作压力。采用数字化管理的方式，可以提升档案分类、排序等工作的效率，通过数字化的整理之后，将电子档案存储在相应的载体中，便于档案的查找和存储。在数字化管理中，可以提升档案管理的保密性，也能使档案的分类更加详细、精确，不仅能便于管理，也可以为使用和查找提供便利。用户经过身份验证之后获得相应的权限，根据自身权限查找档案信息，只需利用搜索引擎检索关键字即可，不需要在大量的档案中逐一翻查。

（三）促进信息内容的开发。纸质档案具有原始性的特点，但保存难度较大，容易丢失或损毁，同时也会占据较大的存储空间。高校对档案室有较高的要求，不仅要有足够的存储空间，还要对室内的环境条件进行控制，做好防潮、防火等工作，并且采取有效的安全措施，所以查找难度较大。随着时代的发展，高校人事结构发生了一定的变化，人事关系变得更加复杂，档案信息也随之增多，档案管理人员的工作任务更加繁重。针对这种情况，应该加强数字化建设和管理，利用先进的计算机和网络技术，为资料整理、信息加工、信息收集等工作提供高效的技术手段，促进现代化办公水平的提升。构建自动化管理系统后，可以采用办公自动化系统生成文件，传阅、办理等工作效率也随之提升。在人事档案管理的过程中，需要落实文件管理、整理编目、档案利用、鉴定销毁等多项工作，所以系统包括多个模块，可实现自动或半自动化的管理，具有制作目录、查询、原文管理、案卷调整等功能。在组卷的过程中，管理人员可以通过系统软件对整个管理过程进行监控，整理完成后，档案室人员还可以调整各项数据，然后进行装订整理，为档案的利用和查找提供便利，使档案信息内容可以得到进一步开发和使用。

三、高校人事档案管理数字化管理的弊端

（一）选择受限。在信息化发展的过程中，虽然人事档案管理工作的质量得到了改善，但数字化管理也存在一些问题。在实际管理中，很多管理人员并没有掌握专业的网络知识，缺少数字化操作的能力，所以很难在数字化管理中发挥作用。从目前的发展情况来看，我国档案管理人员的专业素养还需要进一步提升，不仅要具备档案管理的能力，还要学习先进的数字化、信息化技术，促进数字化管理系统的建设和完善。管理人员要学习相关的政策法规，提升自身的理解能力、创新能力，同时具有较高的工作敏锐度，可以及时更新工作方式，使管理水平不断提升。由于数字化管理对工作人员有较高的要求，所以在人员筛选方面会受到限制，管理人员的从业门槛提高，人才选择范围缩小。所以，应该加大人才的培养力度，不仅要严格筛选，还要做好培训教育工作。

（二）安全隐患。在数字化管理模式下，虽然在一定程度上提升了档案管理的安全性，但同样也存在一些安全隐患。包括查找使用、资料窃取、黑客入侵等安全隐患。在查找方面，应该根据不同人群对人事档案的需求设置查找和使用权限。例如，学生在系统中可以查找自己的党团信息、学籍卡、成绩单等信息，但不能进行分享和修改，只有人事档案管理人员才具有档案修改、移动、删除等权限。要避免人事档案信息公开化，因为档案中有很多信息涉及个人隐私，包括身份证号、家庭住址等等，所以一定要做好权限管理，学生或教师都需要在登录后才能进行信息查询。此外，档案存储鉴定也十分重要，如果没有进行有效鉴定，则档案保密等级划分不合理、档案分类不恰当，会导致机密档案中的信息泄露出去，不仅影响个人权益，还会对学校发展造成影响。

（三）利用不足。随着档案管理工作任务的加重，数字化管理已经成为必然的发展趋势。目前来看，虽然很多高校已经开始进行数字化建设，但对数字化技术的利用并不充分。因为管理人员对数字化管理的认识不够全面和充分，仅仅将纸质档案转化为电子档案，并没有充分利用数字信息系统中的各项功能，没有达到节省成本的效果，资源分配不合理。针对这种情况，应该加强数字信息技术的宣传和推广，加深管理人员的认识，加快数字化发展进程。

四、结语

综上所述，大数据时代已经到来，信息技术、数字化技术作为不可缺少的技术手段，已经渗透到各个行业各项工作的管理过程中，数字化管理已成为高校人事档案管理发展的必然趋势，在高校人事档案管理的过程中，数字化管理模式的合理应用既提升了高校人事档案的管理效率，又降低了管理成本，但由于档案内容、种类较多，所以管理难度较大。同时，人事档案涉及个人隐私，所以对安全性有较高的要求。为了满足管理要求，可以进一步优化数字化管理的方式。在数字化建设的过程中，应该充分发挥数字化技术的优势，同时解决数字化管理的弊端。