提升事业单位办公室能效的路径探索

文/福建省莆田市城厢区安福电子商务城管理委员会 陈萍萍

一、相关概念与理论基础

（一）事业单位办公室工作的主要特点。首先，信息的上传下达是事业单位办公室工作的主要特点。事业单位办公室工作涉及内容范围广泛，及时接受上级领导部门的指令并将其传达给下级管理部门，保证信息的传达能够在第一时间落实到相关负责人，并做好保密工作，是办公室确保信息传递时效性和真实性的重要方式。其次，事业单位办公室工作高效开展，在事业单位正常运行过程中起着统筹沟通协调的重要作用，不仅需要做好事业单位正常运行时产生的所有数据信息的整理工作，还需要根据工作流程和标准来做好其他职能部门的协调工作。尤其是特殊突发事件的协调工作、发展规划的参谋协助工作、下级部门的反馈情况等。最后，办公室在日常工作过程中还承担着一定的监督管理角色。根据事业单位提前制定好的不同岗位工作流程和考核内容，在日常工作的开展过程中，严格落实自身的岗位职责和使命，遵循相关的责任标准，以严谨务实的工作作风，做好监督管理工作，并明确相关的负责人，以督促和提升办公室工作效率以及其他岗位的工作质量，是推动事业单位整体工作顺利开展的法宝。

（二）创新办公室的管理与组织绩效关系。加强办公室业务建设，创新办公室管理，保证办公室各职能部门和工作人员都明确自身的岗位职责和责任权限，可以高效发挥办公室承上启下、统筹兼顾、监督管理的作用。这样既能严格落实事业单位的各项管理规章制度，实现资源合理配置，又能让办公室员工形成强烈的荣誉感、责任感和归属感，使其正确认识个人利益与单位利益，对提升事业单位的组织绩效具有重要作用。

二、办公室管理工作现状分析

（一）办公室管理工作概况。办公室管理工作是指企业生产经营过程中，办公室在做好自身日常事务、会前准备、会议记录、信息整理、到访人员登记等工作的基础上，高效发挥自身的协调、沟通职能，加强与其他各职能部门之间的沟通力度，确保会议记录内容、通知、命令等上传下达工作及时开展，并根据企业现有的资源，根据不同职能部门的实际需求做好资源的合理配置和协调，同时要严格遵循办公室管理工作的条例规定，做好保密工作与机要文档的处理和对接。综上所述，办公室管理工作具有一定的综合性和复杂性，主要分为管理、协调和监督三大职能，是为上级领导、不同职能部门以及基层员工做好服务的枢纽部门。

（二）办公室管理工作的主要过程。办公室管理工作内容复杂，主要包括公司资质管理、文件管理、文印管理、会议管理、档案管理等内容。办公室管理工作的主要过程分为两方面：一方面，办公室管理工作主要是根据上级领导日常指令或者会议内容下达的命令来做好上传下达的工作，同时做好相关文件的文印工作和归档工作，以便于后期查阅，并为领导管理决策的制定提供科学的数据支撑；另一方面，明确办公室管理工作的协调职能，在遵循相关工作标准和流程的基础上，充分发挥自身协调左右、联系各方的岗位职责和权限，平衡好各方利益，协调好各方工作，处理好各种矛盾，并及时收集、汇总、反馈下级各职能部门的反馈建议到上级管理部门，从而为事业单位日常运转提供良好的工作环境和氛围。

（三）办公室管理工作存在的问题与原因。事业单位办公室管理工作内容繁琐，在社会经济快速发展以及市场经济体制改革的不断推进下，事业单位办公室管理工作的改革发展存在一定滞后性。一味沿用以往的管理模式和经验，使得办公室管理职能发挥不完全，阻碍新时期事业单位业务的正常开展以及持续发展。事业单位管理人员尚未正确认识办公室管理工作对推动整个事业单位健康发展的作用，导致办公室内部管理制度建设尚不健全，存在新时期新业务与管理制度不匹配、不适应的情况。如事业单位档案管理工作的信息化程度落后于社会发展现状，既会影响办公室职能的高效发挥，不利于提高办公室业务的开展效率，还会降低管理制度的权威性。办公室作风建设问题一直是事业单位改革发展的重中之重，但在实际过程中受传统管理体制影响，办公室工作人员的创新意识、奉献精神、集体责任尚有待提高，尤其是新时期信息技术的快速发展，要求办公室人员在开展工作过程中能够充分利用先进的技术和软件，做好上传下达工作。当前办公室人员的综合素质和责任意识不强，无法充分发挥办公室工作的岗位职能和权限，工作缺乏热情和主动性，部分办公室人员之间以及与其他职能部门之间存在一些问题，不能正确认识个人利益与单位整体利益之间的关系，使得办公室业务逐渐流于形式，从而导致事业单位管理工作的整体效率低下。

三、创新管理工作提升办公室能效的路径

（一）完善事业单位办公室能效管理模式。办公室是综合协调管理服务部门，相关人员要正确认识办公室管理工作的岗位职能和价值体现，通过完善事业单位办公室能效管理模式，建立健全办公室行政管理体制，明确办公室人员的职能权限，以保证办公室工作人员在开展正常协调、信息传达等业务时做到有制度可循；创新办公室管理工作职能和组织框架体系，实行分化管理模式，保证办公室工作内容具体落实到每位负责人身上，使其正确认清自身的定位和职责使命，以身作则，做到事事有落实，件件有回音；建设完善办公室管理工作的监督管理制度，并制定适当的奖惩机制，保证办公室工作人员定期对其他职能部门生产经营活动的开展情况进行跟踪监督，通过办公室管理工作加强各职能部门之间的紧密联系，提交监督反馈记录登记表，并且保证及时纠正事业单位在人力、财务等管理方面存在的漏洞和不足，保证办公室日常事务的开展和运转更加顺畅和高效，真正做到人尽其才、物尽其用，从而提升事业单位办公室的能效。

（二）合理配置资源。在社会经济快速发展的时代背景下，事业单位要紧跟时代发展步伐，采用动静结合的管理方式，学习和吸纳先进企业的管理理念和模式，以保证事业单位的办公室管理工作顺利开展。办公室管理工作的开展涉及多元化的人、财、物等资源，为高效发挥不同资源的价值优势，事业单位在创新办公室管理工作过程中，要结合新时期市场经济发展现状，根据事业单位不同职能部门的实际需要和岗位任务，讲究适当、科学的工作方法和态度，在分清事务轻重缓急的基础上，遵循先整体后局部以及大、小、先、后等管理原则，合理配置已有的企业资源。如针对以往事业单位岗位分工模糊、职能权限交叉等发展情况，细化岗位分工，做好人力资源安排工作，确保不同工作内容都有专人负责，如档案管理人员、会议记录人员、对外接待人员等，同时避免出现岗位职能交叉的情况，保证不同岗位工作的衔接流畅，杜绝资源浪费现象，从而推动新时期事业单位办公室管理工作朝着更加科学化、精细化、标准化的方向发展。

（三）提高干部职工的工作能力。干部职工的工作能力是保证办公室管理工作顺利开展的关键。首先，在信息技术快速发展的新时期，干部职工要重视提高自身的工作能力，丰富自身的知识体系建设，保证在会议记录整理、文件档案管理以及信息上传下达的过程中，高效发挥先进技术的时效性，在降低自身工作难度和压力的同时，做好信息的实时传递和档案查询工作。其次，定期开展办公室工作人员的培训和再教育工作，增强干部职工的思想作风建设，通过认真学习《党章》和上级文件精神，在办公室管理工作开展过程中，严格遵循规章制度和标准，如实、客观地记录和收集、反馈相关信息，克服懒惰心理和贪腐心理，时刻保持清醒的头脑，严守保密纪律，不擅自做主处理重大敏感问题。最后，重点培养办公室工作人员的奉献精神和大局意识，引导员工将自身利益与事业单位的整体利益有效结合，使大家自觉维护事业单位利益，克己奉公，作风正派，保障事业单位日常业务顺利进行。

四、结语

新时期，在创新事业单位管理工作过程中，要重视完善办公室能效管理模式。建立健全办公室业务开展的工作流程和标准，结合市场发展实际和事业单位不同职能部门需求，遵循相关的处事原则，合理配置资源，实现办公室岗位分工精细化、科学化；做好事业单位干部职工的培养和再教育工作，不断提高干部职工的工作能力，解放思想，增强办公室工作人员的责任意识、团队合作意识以及荣誉感、使命感，保证事业单位办公室管理工作的开展能够紧跟时代发展步伐，要不断创新办公室工作方式和管理模式，促进事业单位高质量发展。