浅谈现代医院办公室的精细化管理

文/南京市高淳人民医院 王琴

办公室作为医院的重要组成部门，其主要对医院的运行与工作体系构建负责。精细化管理能够促进办公室工作效率的提升，并对工作流程进行优化，与传统办公室管理模式相比较，具有较强的管理优势。

一、精细化管理

精细化管理作为管理模式的一种，其管理优势明显。精细化管理能够提升管理质量与效率，对管理目标的实现具有促进作用。与常规管理相比，精细化管理模式体系具有现代化理念，对现代医院办公室管理工作的有效开展具有积极促进作用。精细化管理融入医院办公室工作中，能够对办公室管理工作体系进行优化，是提升办公室管理工作效率的重要途径。医院科室较多且日常工作繁忙，在精细化管理背景下，医院办公室管理价值凸显，对医院组织工作的开展具有重要意义。

二、精细化管理在办公室工作中的应用价值

（一）提升办公室管理工作效率。医院日常管理工作运作中，办公室是核心部门，其对医疗体系的构建、医疗器械的管理、日常组织机制的运行等负责，受医院工作模式的影响，办公室管理工作效率难以体现。精细化管理能够有效对传统管理思路进行优化，以快速、精准地达成管理目标，对当前医院办公室管理工作效率的提升具有重要意义。

（二）促进办公室管理工作的科学性。精细化管理在医院办公室工作中的应用，能够对办公室管理工作体系进行梳理，不断发掘办公室管理漏洞，并对办公室管理队伍进行优化。医院办公室管理工作内容较多，受医疗组织形式的影响，部分办公室管理工作内容较为迫切，精细化管理能够实现对管理工作的区分，通过轻重缓急开展管理工作，以此不断促进医院办公室工作效率的提升，优化医院办公室管理工作环境，调动医院办公室管理人员参与工作的积极性。

（三）实现办公室管理工作流程的优化。医院办公室管理工作的开展需要各科室工作人员的配合，受医院工作模式的影响，大部分管理工作流程卡顿，管理任务落实面临困境。医院办公室管理中融入精细化管理，能够结合当前网络信息技术对管理模式进行创新。在管理模式创新背景下，办公室管理工作流程性较强，且各科室之间的配合性较强。与传统管理方式相比，网络信息管理模式的构建极大减少了人力资源的应用，且管理流程更加简化，这体现出精细化管理在医院办公室管理工作中的积极作用。

三、现代医院办公室精细化管理措施

（一）立足人性化管理，提升工作人员行动力。医疗卫生环境在近年来逐渐受到国民重视，医院办公室管理工作的开展更加具有重要性，人性化管理能够增强工作人员对管理工作的配合程度。办公室精细化管理的应用需要以人性化管理为前提，不同的工作人员之间优势不同，差异性明显，为提升办公室工作效率，需要结合工作人员优势对工作内容进行划分，以保障工作人员参与办公室工作的积极性。人性化管理能够彰显工作人员个人价值，能够根据办公室组织机制进行优化与创新，因此，办公室工作人员基本权益得到保障，在工作过程中行动力明显提升。例如，在医院办公室工作过程中，办公室负责人需要对办公室成员进行工作状态的评估，以对工作人员的优劣势进行分析，以实现人力资源的优化配置。办公室工作的开展各不相同，结合办公室工作人员的性格特点进行工作任务的合理分配，有利于工作人员工作积极性的提升，对促进办公室工作质量与效率具有重要意义。部分办公室工作的开展需要进行沟通，性格内向的工作人员难以高效完成此类工作任务，这就影响了办公室工作效率。

（二）强调成本管理，构建办公室精细化环境。成本管理作为办公室管理工作的重点，医院应当对成本管理工作进行重视，以保障办公室对财务成本的精细化核算，为医院管理与运营工作的开展提供帮助。成本管理与医院财务数据具有相关性，其共同作用于医院未来发展趋势，因此为保障医院的发展持续性，医院办公室需要对成本管理进行强调，以实现对医院财务资源的优化配置。精细化管理较为细致，能够对成本管理数据与财务数据进行精准核算，对减少数据漏洞具有重要价值。办公室管理对成本管理的重视，能够对办公室工作环境形成影响，在精细化管理工作氛围下，医院办公室工作人员状态更加稳定，对医院办公室管理工作现代化发展意义重大。例如，在办公室工作过程中，以财务管理为例，成本管理需要格外受到注重，扭转财务工作人员的工作态度，以强化办公室工作氛围。精细化管理体系能够加强对成本控制的管理，对财务预算工作质量提供保障。另外，精细化管理能够对医疗设备的采购与管理体系进行完善，这也在一定程度上促进医院成本管理工作质量的提升。伴随医疗技术的不断进步，医疗器械成本支出不断增加，因此成本管理重要性难以凸显，通过办公室精细化管理，管理工作的开展既有效解决了管理问题，又可以实现成本节约，优良管理体系背景下，全面保障了医院日常工作的顺利开展。

（三）融入信息化技术，优化办公体系。现代化医院建设过程中，各类信息技术、网络技术得以充分应用，医疗工作模式不断进行创新，信息化技术在医院办公室工作中的应用，能够实现办公室工作效率的大幅提升。医院办公室工作的开展受工作内容的影响，需要各科室之间的沟通与配合，以保障管理工作流程的有效性。信息化技术能够实现医疗信息数据的立体化呈现，创新医疗管理工作模式，进而促进医院办公室工作效率的提升。信息化技术对医院办公室工作人员提出了一定的要求。信息化技术的应用往往以计算机技术与网络技术为基础，工作人员必须具备一定的计算机基础，以此保障办公室信息化工作模式的有效应用。

医院办公室与信息化技术的融合，以信息化办公平台为主要形式，信息化办公平台能够实现办公室管理业务的线上开展，工作内容不再受时间与地点的影响，极大提升了管理工作的便利性。信息化办公平台能够拓展办公室管理模式，同时为保障办公流程的有序性，办公平台需要对工作人员之间的权限进行明确，以保障各级工作人员工作的有效性，强化工作质量。办公平台能够实现对医疗数据资料的存储，为管理工作的有效开展提供了数据信息依据，进一步促进了医院运营效率的提升。在信息系统辅助下，优化的调节机制作用得以充分发挥，实现了对医院各部门之间联系的有效加深，各部门的精密协作加强，大大提高了管理体系的执行力度，精细化管理的实施在医院各个方面得以统筹兼顾，实现了工作整体效率和水平的提升。

（四）对医疗信息档案工作的不断完善和管理工作的进一步优化。部分医疗档案是由医院办公室开展管理的，一般来讲，由办公室负责管理的档案资料具有重要价值，为完善此类资料档案的管理，办公室需要就档案管理模式进行优化，进而实现对医疗信息档案的高质量管理。办公室管理档案的丢失与遗漏不利于医院的发展，甚至会给医院带来一定的难题。因此，对于该方面问题，需要引起管理者重视，在开展精细化管理过程中，需要对档案管理体制进行进一步改革优化，构建新型、完善的管理体制，并保障相关工作人员具备较高责任感，以规范化流程进行活动的有效规划，并在档案存放中注重查询和整理，为工作的开展提供便利，促进医院服务水平的有效提升。此外，以多元化手段提高医院的调用信息效率，投入更多的精力开展收集和保存工作，以信息技术作为辅助，实现档案管理的精细化、便捷化和流程化。例如，设置专门的档案管理工作人员，对档案管理工作的开展和质量保障全权负责，重视档案管理工作的信息化发展建设，以保障档案信息管理的质量，减少环境对纸质资料的影响，杜绝人为传阅过程中资料的丢失。档案管理人员要明确自身职责，并对档案管理规范进行落实，进而保障档案管理工作质量。档案包含员工档案、患者医疗档案与医疗研究档案，因此档案管理工作需要保障精细化，以此减少不必要的办公室档案管理问题，确保档案管理工作开展的科学有序和高效精准。

四、结语

现代化医院发展过程中，医疗体系不断优化、医疗制度持续改革，这就对办公室工作提出了一定的要求。精细化管理在医院办公室中的应用对提升办公室工作质量与效率具有重要作用，但作为管理模式的创新，部分医院在精细化管理的应用过程中难以体现精细化管理工作质量，对此医院办公室领导者应对精细化管理模式充分重视，以探索精细化管理在医院办公室的应用措施，进而彰显精细化管理在医院办公室的管理价值。