高校办公室管理创新实践路径探索

文/中国矿业大学（北京） 余妍妍 王洋；北京工业大学 张琳

高校是为社会培养与输送高素质、高质量优秀人才的重要基地，也是推动社会进步与发展的关键力量。近年，随着“科教兴国、人才兴国”战略的不断深入，各阶层教育体制改革愈发明显，高校的发展更是日新月异，这让高校办公室管理面临着越来越艰巨的挑战。高校办公室管理工作内容纷繁复杂，对管理人员有着越来越高的要求，以往粗放式的管理模式已经难以满足当前工作需要。因此，只有不断创新办公室管理途径，才能有效提升管理水平，让学术活动、科研项目及人才培养等事项更加规范，从而提升高校的整体竞争能力。

一、管理创新实践路径的重要意义

（一）提升高校办公室的工作效率。高校办公室管理创新实践路径能够有效提升办公室工作的整体效率及管理能效。通过对高校办公室管理路径的创新，可以让办公室管理工作的方式方法得到改善，让办公室相关事务的管理更具全面性、系统性及科学性等特点，从而明确各成员的职责分工，更有条理地开展各项办公室工作。

（二）提升高校办公室的管理水平。高校办公室管理创新实践路径能够促进办公室管理工作的开展，有效提升办公室管理的整体水平。办公室管理工作具有很强的综合性，通过创新管理方式，既可以推动办公室各项管理工作的进程，又能够有效促进办公室管理的改革与创新，让高校办公室的管理水平更加科学化与系统化。

（三）完善高校办公室的管理机制。高校办公室管理创新实践路径能够对高校办公室管理机制进行完善。对高校办公室管理路径进行创新，既能够让校园得到更好的建设，还可以进一步服务于高校的学生，让学生获得更好的学习环境及条件。由此可见，高校办公室管理路径的创新实践对于高校的发展与建设有着重要的指导、借鉴意义，能够有效促进高校办公室管理机制的完善。另外，由于我国倡导创新型国家发展理念，社会对创新型人才的需求量也日益增长，对学生创新意识及能力的培养已经成为当前教育的关键，高校办公室管理创新实践路径，可以提升自身的创新发展水平，为学生创新意识、创新能力的培养及发展打下良好基础。

二、管理创新实践路径存在的问题

（一）办公室管理目标模糊。高校办公室管理过程中存在目标模糊的问题。由于高校没有按照实际发展现状及将来发展的各种需求来制定行之有效的管理目标，所以在开展日常工作时，常常遇到各种阻碍，严重影响了办公室管理工作的管理能效。同时，由于管理目标的缺失，员工在工作中的主动性与积极性不强，不仅难以保持强烈的责任心，还经常按照个人经验行事，难以对管理工作进行明确分工。

（二）办公室管理的制度体系较为缺乏。高校办公室管理缺乏较为完善的制度体系。虽说制订了相应的管理制度，但随着高等教育的快速发展，高校办公室很多管理制度存有一定的局限性，难以与当前的工作要求相适应。同时，高校办公室一些管理制度在执行时出现形式化，造成管理时常出现混乱，非常不利于办公室管理工作的有效开展。

（三）办公室管理人员素质较低。高校办公室管理中有人员素质较低的问题。办公室管理工作的终极目的便是更好地服务学生，服务学校的建设与发展，让校园环境更加和谐美好，让学生的学习环境更加舒适，但在实际管理工作中，许多人员素质较低，专业性不强，且管理方式与理念较为落后，在管理工作中出现很多漏洞。同时，有的人员并未正确认识到自身的工作职责，在面对学生的咨询或其他事项时，不是态度冷漠，就是相互推诿，严重影响了高校管理工作的开展。

（四）高校办公室管理对现代化管理技术运用不当。高校办公室管理对现代化管理技术的运用不够普遍，且运用的科学性与灵活性也较差。随着信息技术的快速发展，信息数据量日益庞大，传统的信息数据系统已经难以满足当前发展的需要，而作为人才培养基地的高校，更应该强化信息技术的引用，从而建立起更为科学的数据分析、处理及管理系统，让办公室管理工作更为高效，但由于很多高校信息技术人才缺乏，加上在日常工作中不注重培养工作人员的信息科技水平，导致运用现代化管理技术时心有余而力不足。

三、对管理创新实践路径的建议

（一）对管理目标进行明确。办公室管理工作的重要基础与前提便是树立明确的管理目标，这样才能让管理人员在同一目标的引导下全面梳理与分解各个工作流程，尽可能避免工作中的疏忽与错误。高校为了落实管理目标的各项要求，可以根据实际情况划分具体的岗位职责。指定相关人员分别负责资料的起草及文字编辑、员工活动和会议的组织协调、重大事项决策及监督反馈、合同起草及审查等工作。这样一来，将每个人的工作目标与要求明确出来，能够保障高校办公室管理工作有条不紊地开展，各个工作环节之间也可以更好地进行联动，提升了办公室管理的能效。同时，在实际管理过程中要坚持“以人为本”的理念，密切关注员工在工作中的动态及需求，重视其个体力量的发挥，从而让管理目标更具可行性，达到事半功倍的管理成效。

（二）对管理体系进行完善。高校应当对管理规章制度体系进行不断完善，在制度约束下让办公室管理工作真正做到有规可循、有章可依，切实预防和避免不规范的行为。首先，在制度中明确规定办公室管理的内容，并对每个人的职责进行明确，并且要对现行的工作标准进行明确，让权责一致性得到保障，避免两者混乱造成办公室管理工作效率及质量低下。其次，为了保障管理体系获得良好的执行效果，高校必须创建相应的监督制度，促使管理体系发挥出最大的作用。最后，高校应当对相关的奖惩制度进行完善，对于工作中那些表现优异的员工，要进行精神及物质方面的奖励，让其发挥好榜样作用，并鼓励其他人员效仿与学习，促使办公室工作人员的积极性得到整体提升，形成良好的工作氛围。与此同时，对于那些在工作中比较懈怠的人员，应该对其进行适当惩罚，并通过谈话、沟通等方式让其知晓自身的工作职责，进而谨慎认真地做好本职工作，严守自己的工作岗位。

（三）对人员素质进行提升。管理者的专业素养不仅影响着高校办公室管理工作的效率，而且对办公室管理的实施效果也有着决定性的作用。高校应当定期或不定期开展专业性的培训教育活动，让管理者的相关技能及知识素养能够及时更新，从而提升其综合素质。高校还要对工作目标与内容之间的衔接关系进行明确，保证管理者在办公室管理工作中养成良好的行为习惯。另外，高校需要重视员工职业道德方面的培训及教育，促进其奉献精神、服务意识及责任意识等优秀精神品质的养成，从而在其个人价值实现的同时，为高校的建设与发展贡献一份力量。最后，创新是现阶段推动时代发展的重要因素，当人才具备了创新意识及能力后，才能为社会贡献出更多的力量，所以高校可以在培训内容中融入一些提升创新能力的内容，譬如，利用一些创意文化节、创意比拼等活动，对学生与工作人员的创新思维进行丰富，继而更好地为学校办公室管理工作建言献策。

（四）注重现代化信息技术的运用。高校办公室管理应当注重现代化信息技术的运用与建设。首先，高校可以对工作人员增加关于现代化信息技术运用方面的培训，或是在招聘办公室工作人员时，选择熟练运用现代化信息技术的人才，从而建立起一批现代化的专业性人才管理团队。其次，高校在办公室管理工作中，可以适当引进类似大数据技术的现代化信息技术，让传统信息数据系统的分类更加科学，运行速度更加流畅，进一步提升办公室管理的现代化科技水平，从而高效服务于学校建设与学生学习。

四、结语

办公室管理工作服务于学校的建设与发展，以及学生的教育与培养，是高校各项工作的重要组成部分，对高校各项工作的开展有着至关重要的影响。随着高等教育改革的持续深入，高校办公室管理工作面临着更多挑战和机遇，在此形势下，高校办公室管理创新实践路径存在管理目标模糊、相关制度体系缺失、人员素养低下及现代化管理技术运用不当等亟待解决的问题，导致办公室管理工作的推进受到较大阻碍，这就需要从管理目标、机制及人员等方面做出改善与努力，推动高校办公室管理工作不断发展。