企业办公室行政管理精细化的思路与对策研究

文/湖南华菱湘潭钢铁有限公司高线厂 肖鸣

做好企业办公室行政管理工作，是确保企业正常开展经营活动的前提。与此同时，提高办公室行政管理精细化程度，能够提升行政办公效率，规范行政手段，减少工作失误。但是，目前我国企业办公室行政管理工作还存在一些问题，例如企业办公室行政管理手段缺乏创新，针对性及实效性不强，精细化程度不高。为解决这些问题，需要详细开展企业办公室行政管理对策研究工作，创新行政管理手段，提升行政管理效率。

一、企业办公室行政管理存在的问题

（一）缺少完整的行政办公制度。管理制度是企业单位所有部门必备的内部制度，完善的管理制度能够提高企业办公室行政工作的效率。但是某些企业并没有针对办公室行政工作的特点制定针对性的行政办公制度，导致企业不同办公制度的内容雷同，工作效率低下。除此以外，有些公司对办公室事务没有进行分工，岗位权责不明确导致行政管理工作效率低下，工作中容易出现相互推诿、逃避责任的情况。由于办公制度无法明确说明行政岗位的具体职能，导致行政管理工作中出现职权交叉问题。另外，办公室行政管理工作的内容随着企业规模的不断扩大而不断增加，办公室行政管理精细化程度不能与企业发展进程相适应，办公室行政管理制度不完善。

（二）缺少团结协作能力。做好企业办公室行政工作的前提是，各部门工作人员能够进行有效沟通，并在工作上相互配合，才能提升工作效率。但是在实际的工作中，有些员工的协作能力较弱，无法较好地与其他部门成员协调完成工作。缺乏有效的沟通导致办公效率低下，企业的管理成本也因此增多。与此同时，在企业推进行政管理工作时，需要做到权责明确，才能够确保行政管理工作取得一定的效果。但是，就目前的情况来看，承担行政管理责任的主要是部门经理，而企业的其他员工常常选择置身事外，忽视办公室行政管理工作问题。这种行政管理工作方法无法协调整个企业办公室的力量做好行政管理工作，导致行政管理工作无法实现良性循环。

（三）员工综合素质较低。企业办公室行政工作每个环节的具体任务都需要相对应的员工落实，所以，员工的职业素养及综合素质在很大程度上影响了企业办公室行政管理工作是否能顺利开展。首先，行政管理决策及具体的任务由相关管理人员实施，这部分管理者的管理意识直接决定了企业办公室行政管理工作的质量。如果管理者的管理意识不强，懈怠管理工作，就会导致行政管理工作的开展效率低下。其次，员工作为被管理的角色，对管理工作配合程度不高，会导致行政管理工作难以开展。并且，由于企业员工的综合素质不高，缺乏工作责任感和主人翁意识，在处理行政工作时缺乏工作责任心，从而造成企业办公室的工作堆积，行政管理工作难以进行。

二、企业办公室行政管理精细化的思路

（一）树立精细化的管理制度。企业应不断完善办公室行政管理精细化规章及制度，并通过采用现代化的信息管理技术，提高企业办公室行政管理工作精细化水平。首先，提高管理者对办公室行政管理精细化的重视程度，进一步推进企业办公室行政管理精细化进程。管理者根据行政管理工作的实际情况，严格根据国家相关的行政管理的法律法规要求，制定适用于企业内部的行政管理精细化制度，从根本上提高企业行政管理工作的水平，促进行政管理工作的内部调整与改革，提升行政管理精细化程度。通过制定与办公室行政管理工作相适应的精细化规章制度，使办公室行政管理工作有法可依，让管理人员有序开展日常行政管理工作。与此同时，在开展行政管理工作时，企业管理者必须明确行政管理工作的精细化程度，不断完善行政管理工作的流程，以此提升行政管理工作的精细化水平。

（二）强化团结协作意识。增强员工间的团结协作意识，能够提高企业办公室行政管理工作的效率。只有不断强化员工间的团结协作意识，培养员工的主人翁意识，才能促进企业办公室行政管理精细化进程。团结协作意识是提升企业办公室行政管理精细化水平的重点内容。提升员工间的团结及协作意识，能够降低行政管理工作的沟通成本，提升办公效率，从而有效降低企业的管理成本。企业可以通过定期开展企业内部团建活动，来提高员工间的团结协作意识。除此以外，企业管理者应该为员工创造和谐的工作氛围以及良性竞争氛围。和谐的工作氛围能够使各岗位工作人员形成向心力，提升工作质量，为企业谋取更多利益。而良性竞争能够促进员工工作水平不断提升，从而有助于提升办公室行政管理精细化水平。

（三）提高工作人员的综合素养。由于个别从事企业办公室行政工作的员工综合素养较低、专业技能欠缺。所以，要切实落实行政员工的职业素养培训工作，以此促进企业办公室行政管理精细化制度的落实。首先，企业应当定期开展行政办公职业培训及技能训练，不断提高员工对行政管理工作精细化的认识，让员工在行政管理工作中主动落实精细化要求。其次，针对行政管理工作过程中出现的问题，企业应该定期开展行政管理会议，管理人员之间加强工作交流。针对工作中出现的难题，共同商讨解决措施，提升行政管理工作效率，促进行政管理精细化水平提高。最后，注重行政管理人才的培养工作，通过招聘新型管理人才，增加企业行政管理人才储备。在招聘过程中，应当重点评估管理人员的责任心及管理能力。与此同时，注重培养内部行政管理人才，通过增加岗前培训，注重培训行政管理知识及管理精细化内容等，切实提高行政管理人才队伍的精细化管理水平，以此确保企业办公室行政管理精细化水平的提高。

三、企业办公室行政管理精细化的对策

（一）行政考核指标细化量化。通过建立精细化的考核指标，能够提高员工工作的积极性，明确职权范围。首先，要细化办公室行政工作内容，让管理者从整体上细化行政考核目标，以便管理人员能够从各个考核指标中做好办公室行政工作总量的把控工作，了解每个行政工作阶段的工作量，提升办公室行政工作的效率。其次，应该建立系统化和流程化的考核评价法。通过使用行为锚定等级评价法（BARS），考核员工的工作态度、责任心、配合度等等。行为锚定等级评价法，主要通过建立等评价表的方式，量化绩效评价。与此同时，还结合了关键性事物评价及量化等级评价法，有效提升了评价表的准确性。此评价表的考核主要内容包括：办公室行政岗分析、评级等级的具体定义、纳定职位关键事物的最终评价指标及考评标准、以此建立符合岗位特点的最终工作绩效评价体系。最后，建立办公室行政量化记录系统。通过应用企业办公系统、互联网考勤技术等，对每人每日的工作进行量化考核管理，记录办公时长及工作任务，作为行政考核数据参考指标。

（二）强化办公室工作人员精细化意识。强化办公室工作人员的精细化意识，提升企业办公室行政管理精细化水平。企业办公室行政工作人员在实际工作中起着上传下达的关键作用。要提升办公室行政工作精细化水平，需做到如下几点：首先，行政工作人员主动适应行政工作要求，落实做好岗位工作。其次，行政工作人应该认清形势发展要求，从大局出发，不断依照精细化工作要求，切实强化行政责任意识、服务意识、效率意识。最后，注重培养员工的办公意识及公文办理效率，提升员工的工作精细化意识。

（三）培养办公室工作人员的精细化习惯。培养办公室工作人员的精细化习惯，需要从以下五个方面入手：首先，要调动办公室工作人员的工作积极性，全面了解行政工作岗位价值及细节。通过营造企业办公氛围，创造尊重平等团结的办公环境，帮助员工适应岗位要求。其次，培养办公室工作人员按时完成任务的工作意识，增强工作人员的时间观念，并帮助其养成资料分类、保持办公区域整洁等习惯，以此提高工作人员的办公效率。与此同时，注重提高工作人员的规划能力，让其养成制定工作计划及任务的习惯，减少工作出错及返工概率，提高工作效率。注重培养工作人员的归纳总结习惯，通过定期召开工作汇报及总结会，帮助员工增强归纳总结能力，不断提高工作水平。最后，培养员工的沟通协调能力，通过开展多种形式的工作分享会，促进员工间的沟通交流，从而提升办公室行政管理效率。

四、结语

针对企业办公室行政管理中存在的问题，如缺少完整的行政办公制度、缺少团结协作能力、员工综合素质较低等问题。应该明确企业办公室行政管理精细化的思路，从树立精细化的管理制度、强化团结协作意识、提高工作人员的综合素养三个方面入手，切实做好行政考核指标细化量化、办公室工作人员精细化意识强化、培养办公室工作人员精细化习惯，以此实现企业办公室行政管理精细化目标。随着时代的发展以及社会的进步，企业办公室行政管理精细化是信息化时代的必然趋势。行政工作的精细化及分工专业化有助于提升办公室行政工作的效率，提升办公室行政管理工作的科学性，降低企业的管理成本，提高企业竞争力。