新时代加强房地产档案信息化管理路径研究

文/秦皇岛市房产交易服务中心 盛立燕

档案信息化管理是一种利用现代信息技术对档案资源进行管理、利用和服务的方式方法，是信息化时代一项重要发展趋势，将促进档案管理工作质量和效率全面提升。从专业角度来看，信息化档案管理工作具有工作效率高、信息查询快和档案资源共享等多方面应用优势，能够极大提高档案管理工作的便捷性和时效性。众所周知，传统档案管理工作主要以人工作业为主，档案资料的收集、整理、归档和存储都需要投入大量的人力。与此同时，当档案资料需要调取和使用时，也需要进行漫长的查阅和寻找，因此传统档案管理工作时效性相对较低。

一、房地产档案管理信息化的现实意义

（一）推动房地产行业健康发展。房地产行业是一个关乎国家经济发展及社会民生问题的重要领域，伴随着国家的不断发展与进步，房地产行业实现了繁荣快速发展。作为房地产管理工作的重要组成部分，房地产档案涉及房地产交易的相关法律文书及资料，只有强化房地产档案资料的管理质量，才能保障该领域的安全稳定发展。当下，关于房地产的交易行为日益频繁，而档案管理工作的强度也越来越高，只有强化房地产档案管理信息化建设与发展，才能满足时代发展的基本需求，并推动房地产行业健康稳定发展。

（二）提高房地产档案的安全性。作为一种十分重要的档案资料，房地产档案保存年限相对较长，甚至需要对其进行永久性保存。与此同时，与一般档案资料相比，房地产档案资料的使用频率相对较高，这对档案资料的安全性与完整性提出了更加严格的要求。房地产档案管理信息化转变包括两个方面：一方面，数字信息档案取代传统纸质档案能规避过往档案资料使用中产生的损耗、丢失问题，从而保障了档案资料的完整性；另一方面，信息化档案模式通过数据库储存房地产档案资源，如此便与传统纸质档案存储方式相结合，进一步提高了房地产档案的安全性。

（三）为房地产决策的制定提供依据。在信息技术推动下，大数据技术得到了更加广泛的应用，特别是在一些行政决策制定中，发挥了十分重要的作用。房地产档案资源是客观全面评价我国房地产行业发展水平的重要参考依据，然而由于过往纸质档案资源统计和分析难度较大，因此无法充分利用房地产档案资源的内在价值。而档案管理信息化模式的构建，使得房地产档案资料统计和分析更加智能化和自动化，依据大数据技术准确掌握档案资料背后的规律与发展趋势，为相关管理部门制定房地产决策提供了准确全面的数据支撑。

二、房地产档案管理信息化建设遵循的基本原则

（一）规范性原则。在房地产档案管理信息化建设过程中，规范性原则是必须尊重的基本原则之一。所谓规范性原则，是指在档案管理信息化转变过程中，必须按照标准化和制度化方式加以开展，切不可由各地房地产管理部门随意开展信息化建设，如此只会进一步增加房地产档案管理工作的难度。规范化建设的内容包含了档案资料信息内容的格式统一、文件大小等方面内容，如此才能为后期档案资源的整合与共享奠定坚实的基础。

（二）便捷性原则。本质上讲，房地产档案管理信息化建设的最终目的是提高档案管理与服务工作的便捷性，从而满足时代发展需求。随着我国房地产行业的飞速发展，档案管理工作的难度与强度越来越高，因此我们在进行房地产档案管理信息化建设过程中，要高度重视提升管理服务工作的便捷性。这要求房地产管理部门不断提高档案管理系统的功能性和运行计算能力，从而为管理人员及用户提供更加便捷、高效和精确的档案服务。

（三）系统性。众所周知，档案资料的生成是一个系统过程，并且涉及多个职能部门共同参与。在房地产档案管理信息化建设过程中，我们还需要高度重视档案管理的系统性原则，即将相关联的区域进行有效结合。这就要求对房地产信息化档案管理工作进行延伸，如在产权登记工作中，对相关信息数据进行有效采集和整理，并将其汇入房地产档案资料中，从而形成更加全面与客观的档案资料数据库。

（四）安全性。安全性是基于互联网开放性特征提出的基本建设原则，是保障房地产档案资料不受外界影响和破坏的基础所在。伴随着互联网技术的发展，网络安全问题一直是人们关注的话题，而如何有效防范不法分子的网络攻击，是房地产档案管理信息化建设的重要内容。遵循安全性原则就是在强化信息化管理系统安全性的同时，通过科学完善的安全管理制度体系构建，进一步提升房地产档案管理工作的风险防范能力，由此推动房地产行业的安全稳定发展。

三、推动房地产档案信息化管理工作开展的路径

（一）强化房地产档案管理信息化重视程度。作为信息时代背景下房地产档案管理工作的一项重要发展趋势，档案管理信息化转变工作已迫在眉睫，为此我们必须对档案管理的信息化建设给予高度重视。一方面，鉴于档案资源及其管理在日常工作中日益凸显的价值与作用，房地产管理部门要充分认识到现阶段档案管理存在的不足，如此才能以更加科学和先进的管理模式与方法组织档案管理工作；另一方面，房地产管理部门要深刻认识信息技术给档案管理工作带来的转变与提升，从而积极推进信息化技术与档案管理工作深度融合，如此才能在提高档案管理工作质量和效率的同时，推动档案管理工作的转变。

（二）增加档案管理信息化建设的投入力度。从技术层面来看，房地产档案管理工作的信息化转变并非一蹴而就实现的，而是需要房地产管理部门投入足够的人力、物力和财力，如此才能达到信息化档案管理的最终目标。具体而言，档案管理工作的信息化建设离不开软硬件基础设施，这需要房地产管理部门投入大量资金完成计算机、档案录入设备等硬件仪器设备以及档案管理软件系统的建设。与此同时，在后期档案管理工作运行过程中，要对软硬件设备进行有效升级与维护。除此之外，房地产档案信息化管理需要更加专业的技术人员，因此管理单位要保障信息化管理人员的支持与储备，以满足实际管理工作的基本需求。

（三）注重房地产档案管理系统优化与完善。在房地产档案信息化管理模式构建过程中，信息化管理系统是十分重要的核心环节，对于信息化建设水平和质量有着决定性影响。首先，房地产管理部门要根据档案管理工作需求和内容制定一个贴合实际的管理系统，注重系统功能模块的强化，突出档案资源的查询和共享功能，从而确保档案管理系统能够满足不同工作需求；其次，房地产管理部门要注重管理系统安全性能的强化，通过设置档案管理系统平台防火墙及档案资料查询权限等安全举措，从而有效保障房地产档案资料的安全。

（四）构建一支高素质房地产档案管理队伍。专业管理人才是档案管理信息化建设的主体，针对现阶段房地产管理部门管理人员现状，我们需要构建一支高素质房地产档案管理队伍。一方面，房地产管理部门要注重现有管理人员业务水平的全面提升，对管理人员定期开展信息化档案管理相关知识的培训，使其对信息化档案管理有准确清晰的认知，并提高自身的档案管理能力；另一方面，房地产档案管理部门要注重高端信息技术人才的引进，并以此吸收和应用外界先进的信息化管理理念和模式方法，由此促进房地产档案管理工作的信息化转型与发展。

（五）健全房地产档案信息化管理制度体系。随着房地产档案管理信息化建设工作的逐步推进，传统档案管理模式无法满足新时期档案管理工作的需求，需要对档案管理制度体系进行优化和完善。首先，根据信息化档案管理工作内容及要求制定精细化和规范化的管理制度，监督档案管理人员全面落实信息化档案管理工作；其次，档案管理部门要强化档案管理责任制建设，通过明确各管理岗位工作职责来保障各项工作的高效落实；最后，档案管理部门要推行绩效考核制度，通过必要的奖惩措施激发工作人员的责任意识和工作积极性，进一步提高房地产档案信息化管理工作的水平与质量。

四、结语

综上所述，信息化管理是新时期我国房地产档案管理工作的内在需求，是提高档案管理水平和质量的关键所在。近年来，信息化档案管理工作的优势和特征被广泛认知，但由于相关建设工作仍处于起步阶段，因此需要房地产管理部门对此给予更多的重视和关注。针对当前房地产档案信息化管理存在的问题与不足，我们必须采取更具针对性和科学合理的举措，如此才能实现房地产档案管理的信息化，推动我国房地产行业长远稳定发展。