行政事业单位人事档案管理规范化水平提升对策

文/昭通市人民政府办公室 常开敏

提高行政事业单位人事档案管理的规范化水平、加强人事管理效率、合理运用人力资源，是促进行政事业单位持续健康发展的重要前提。相关调查数据显示，目前行政事业单位普遍存在管理不规范的问题，导致人事档案的效能无法得到最大程度的发挥。随着行政事业单位改革的不断深入，提高人事档案管理的规范化水平势在必行，这就要求行政事业单位必须完善现阶段的人事档案管理模式，注重人事档案管理的规范化建设，促进行政事业单位的长久发展。

一、规范行政事业单位人事档案管理的重要意义

（一）有利于提高工作效率和工作质量。行政事业单位的用人制度会随着社会经济事业的发展不断改革，而岗位人员的流动性也会随之增加，因此，提升行政事业单位人事档案管理的规范化水平显得尤为重要。首先，规范化的人事档案管理可以确保行政单位快速及时掌握相关人员的详细资料，缩短查询时间，减轻人事档案管理人员的工作压力，从而提高工作效率。其次，规范化的人事档案管理可以给行政事业单位提供重要的管理资料参考，确保行政单位充分了解每位员工的工作情况，完成相关的培训、考核、晋升等工作安排，帮助管理者做出高质量的决策，从而强化行政事业单位的管理质量。最后，提升人事档案管理的规范化水平，还可以帮助行政事业单位管理者准确评估单位员工的工作质量和工作效率，及时进行调整，从而打造一支高质量、高素质的员工队伍，提升行政事业单位的工作水平。

（二）可以反映行政事业单位的发展情况。人员流动已经成为现阶段行政事业单位发展过程中普遍存在的情况，因此，人事档案需要更准确、更及时、更全面、更详细地记录行政事业单位的人员流动情况，保证行政事业单位日常的管理工作可以顺利进行。人员的数量规模和人员岗位的变动情况是行政事业单位发展水平的直接体现，而规范化的人事档案管理可以更直观地反映行政事业单位在不同发展阶段的人员配置情况，帮助行政事业单位管理者完成相应的人才招聘和人才培养计划，满足行政事业单位不断发展的工作需求。

二、目前行政事业单位人事档案管理存在的问题

（一）对人事档案管理规范化的重视程度不足。行政事业单位对人事档案管理的重视度不足是阻碍其实现规范化、科学化管理的重要因素之一。目前，不少行政事业单位仍对人事档案管理存在较多错误认知，如缺少系统化的管理制度和办法，进而导致人事档案管理碎片化、边缘化。除此之外。行政事业单位并未提供充足的财力、人力和物力资源，致使人事档案管理水平无法得到有效提高，其对行政事业单位的作用也无法得到最大程度的发挥。例如，一些行政事业单位虽然将人事档案录入了相关的软件系统，但由于缺乏人员的维护或技术的支持，使得人事档案在录入系统后并不能得到充分利用，难以达到系统化、规范化的管理，影响了人事档案管理工作的开展。

（二）人事档案管理人员的专业能力有待提高。行政事业单位人事档案管理规范化的实现，管理人员的专业水平尤为重要。然而现阶段行政事业单位大部分的人事档案管理人员并不专业，缺乏档案管理经验，只能完成基本的档案管理工作，在提高人事档案管理的工作质量上无法发挥积极作用。不仅如此，部分行政事业单位一味追求降低管理成本，并未注重人事档案管理的培训和考核，导致人事档案管理的工作变得更加混乱。除此之外，部分行政事业单位并未完善相关的人事档案管理制度，致使人事档案管理人员的实际工作缺乏支持，容易出现散漫、随意的工作态度，在一定程度上阻碍了人事档案管理规范化的实现。

（三）人事档案管理模式向现代化管理模式转型。行政事业单位的改革得到了国家的大力支持，部分行政事业单位也随之发现了现阶段人事档案管理的不足，开始采用相应的改革措施，但仍然受到传统人事档案管理模式的影响，在改革过程中存在效率不高、管理方式不规范等情况。提高行政事业单位人事档案管理的规范化水平不是一蹴而就的，而是一个长时间的发展过程，在这个过程中维持原有的管理模式和管理特点，会导致其不良情况变得更加显著。在传统的人事档案管理模式中，不管是档案的收集、整理、存档、保管，还是后续的调阅、查询等工作，大部分都是由人工完成，工作效率较低，如果不及时向现代化管理模式转型，会明显降低人事档案管理的规范化水平。

三、提高行政事业单位人事档案管理规范化水平的有效对策

（一）优化人事档案管理规范化机制。现阶段，随着我国档案法治建设规范化水平的不断提高，行政事业单位应积极响应国家的政策，从管理制度出发，进一步优化人事档案管理规范化水平。这就要求行政事业单位建立健全的人事档案管理相关机制，使人事档案管理有法可依。首先，行政事业单位需要根据现阶段市场经济的发展特点，树立人事档案管理的规范化目标，通过扩大行政事业单位内部宣传力度的方式，强化行政事业单位管理者的建设意识。同时通过建立《人事档案管理规范》进一步强化相关部门与管理人员的认知水平，提高其在管理方面的配合度，继而确保人事档案部门工作的开展能够有序、高效且规范化。其次，行政事业单位管理者需要为人事档案管理提供充足的人力、物力和财力支持，并根据自身单位的实际情况完善人事档案规范化管理奖惩制度，提高管理人员规范化管理意识和自主性，从而提升人事档案管理的规范化水平。除此之外，行政事业单位要将人事档案管理制度落实到各个部门与单位员工身上，优化相关的追责和奖励制度，从而提高人事档案管理工作的效率，促进人事档案管理的规范化建设。最后，行政事业单位管理者需要密切关注不同阶段人事档案管理的情况，通过定期组织开展以“人事档案规范化管理”为主题的交流会，让相关管理人员就现阶段工作存在的问题、难点、解决策略发表自己的看法，提出问题、分析问题，并结合提出的意见建立完善的人事档案管理机制，优化行政事业单位人事档案管理的规范化进程。

（二）加强对人事档案管理人员专业能力的培训。人事档案管理人员作为人事档案管理工作的践行者，其专业水平的高低直接影响着人事档案管理的规范化建设成果。为此，加强对人事档案管理人员相关专业知识与技能的培训，是提升行政事业单位人事档案管理的主要路径之一。首先，在人才招聘阶段，需要将人事档案管理的专业知识和业务水平明确列入招聘要求中，避免聘用缺乏人事档案管理经验的人员，为组建一支高素质、高质量、高效率的人事档案管理队伍打下良好的人才基础。其次，要结合实际管理情况，进一步完善与人事档案管理规范化水平相关的培训内容，如人事档案管理人员的责任意识与规范化管理意识，以及信息化与数字化在人事档案管理中的技能培训等。在实际的培训过程中，需要充分考虑人事档案管理人员的个体情况，根据其实际的学习能力和工作能力，适当调整培训内容，确保人事档案管理队伍的人员均能充分理解、吸收并运用所学内容。除此之外，行政事业单位需要制定明确的奖惩制度，针对工作质量高、工作态度良好、工作积极性高的员工，给其提供一定的绩效奖金，并将其视为人事档案管理部门的优秀骨干进行培养，激励其在人事档案管理工作中继续保持积极主动的工作态度，使得人事档案管理能够向规范化迈进；针对工作质量一般，且工作态度较差的员工，按实际情况给予警告、停职或行政处罚，若其仍然以消极的态度面对工作，行政事业单位可让其自行离职，避免因此降低整个部门的工作效率和工作质量，阻碍人事档案管理规范化进程。

（三）转变行政事业单位人事档案管理思维。为行政事业单位的管理提供服务是人事档案管理的最终目标，管理思维的转变是提升人事档案管理规范化水平的基础。只有相关管理人员摈弃以往落后的人事档案管理模式，才能实现行政事业单位人事档案管理规范化水平的提升。因此，为顺应现代社会和行政事业单位的发展需求，需要重点转变人事档案管理人员的管理思维。首先，行政事业单位需要根据国家的法律法规完善相关的人事档案管理制度，明文规定人事档案管理的操作标准、操作法则和专业规定等内容，为人事档案管理的规范化进程提供服务，确保管理人员的每项工作都有充足的制度保障，提升人事档案管理的标准化水平和专业水平。其次，行政事业单位需要重点考虑现阶段人事档案管理部门的工作特点，形成专业的人事档案管理系统，通过设置各分支模块、系统、专业软件的方式，从源头上丰富和拓宽行政事业单位人事资料的收集方式，建立系统化、标准化、规范化的人事档案信息收集系统，在提高人事档案收集渠道安全性和可靠性的同时，优化人事档案管理人员的工作成果。最后，在完善人事档案管理系统的同时，还可以构建相关的人事档案管理系统各分支子系统的联动机制，保证人事档案管理信息既能进来，又能出去，同时建立人事档案联用机制，不仅可以确保人事档案在收集过程中的完整性和准确性，又可以拉近行政事业单位各部门与人事档案管理部门之间的联系，增强部门与部门之间的凝聚力，在一定程度上提高人事档案管理的规范化水平。

四、结语

总的来说，人事档案管理的规范化进程是行政事业单位长久发展的重要环节，但提升人事档案管理的规范化水平需要较长的时间，在这个发展过程中，行政事业单位不仅要及时发现并解决现阶段人事档案管理工作中的不足，重视提升人事档案管理规范化水平，建立健全人事档案管理的规范化机制，还要加强对人事档案管理人员专业能力的培训，组建一支高素质、高质量、高效率的人事档案管理队伍，更要转变行政事业单位人事档案管理思维，不断寻找更科学、更合理的人事档案管理新模式，从而优化行政事业单位人事档案管理的规范化建设进程，最大程度发挥人事档案管理在行政事业单位发展中的重要作用。