信息化档案管理归档整理分类技巧

文/山东省菏泽市牡丹区医疗保障局 谢霞

一、档案归档整理环节的相关概述

（一）档案归档管理的基本概念。档案管理工作当中的“归档”即是指，将档案中所涉及的所有资料内容以“件”为单位，将其转化为文本档案的过程，这也是档案管理工作当中的首要环节，更是档案形成的源头所在。在档案管理工作中，归档整理是第一步，对于整个档案管理工作具有重要的作用和意义，科学规范的档案归档管理，不仅能够有效降低档案管理的错误率，还能够加快档案管理流程的效率，为人们提供更加高效、便捷的档案查询服务。只有将档案归档整理工作落实到位，才能确保档案管理工作的顺利有序开展。

（二）档案归档整理的基本原则。1.精准性原则。档案归档整理作为档案管理的首要工作环节，必须按照相关规范标准严格执行及操作，在开展实际工作的过程中，要遵循精准分类的基本原则，档案资料分类是否合理准确，将会直接影响到档案管理的质量。除此之外，这一原则也是保障档案信息管理安全的关键。档案管理人员只有在归档整理工作中坚持遵循精准性原则，才能为人们今后的档案资料查询提供更大的便利，切实提高档案管理的工作质量。2.规范性原则。在开展档案分类整理工作时，工作人员首先应针对所有信息资料进行规范性分类，再根据不同的归档方法对不同的档案信息资料进行细化分析，最后实施科学分类管理，才能够切实保证单位内部档案资料信息的完整性和统一性。同时，管理人员在进行档案信息归档的过程中，还应秉持认真、仔细的工作原则，以此来确保档案归档工作的严谨性。只有这样，才能为今后的查取归档工作提供最大的便捷，充分发挥档案归档整理工作的重要价值。3.高效便捷原则。档案归档整理在整个档案管理工作中极为重要，能不断提高归档整理的工作效率。档案管理人员在档案归档整理期间，应尽量简化档案信息内容，减少档案信息的重复率。只有不断创新工作管理的方式方法，才能促使档案管理系统变得更加高效便捷，促使档案管理工作的效率从根本上得以提高，为今后档案管理工作的顺利开展打下坚实的基础。

二、信息化时代背景下档案管理工作所面临的困境和机遇

（一）困境方面。1.隐私与安全困境。互联网信息时代的到来，使得档案管理工作也逐渐应用到大数据技术，隐私和安全困境是目前有待解决的重要问题。当前的信息化档案管理工作中，网络安全问题尤其需要引起重视，一旦发生问题，重要的档案数据信息出现泄露，势必给用户造成相应的损失。虽然目前网络安全管理技术能够起到一定的保障作用，但对于档案管理工作中大数据技术的应用，尚不能保证完全的安全性，特别是一些重要的档案资料绝不能出现泄露，因此必须进一步完善档案管理工作中大数据技术的应用安全问题，才能为档案管理工作的完善起到充分的保障作用。2.人才困境。据相关抽样调查结果显示，目前部分企事业单位当中的档案信息整理人员大多非本专业出身，没有受过专业的档案归档整理培训和教育，是根据人事调度或从其他部门抽调过来的，因此档案管理团队的整体工作能力和水平都会影响到档案归档整理工作的专业程度。团队成员缺乏专业知识，具体的工作也很难顺利开展，并且会影响到档案信息整理的工作效率，进而影响档案作用的有效发挥。当前档案管理部门在人员方面存在以下问题：第一，缺乏专业人员来推进工作开展。第二，工作人员由于缺乏较强的专业知识，无法针对档案信息开展专业、科学的分类。第三，档案管理人员流动性强，人员不固定。第四，由于工作人员在正式上岗前缺乏专业系统的岗前培训，因此在日常工作中没有养成良好的工作习惯和固定的工作流程，致使档案信息整理工作缺乏科学规范性。上述情况导致单位档案无法在实际工作中发挥出应有的强大功能和作用。

（二）机遇方面。1.海量数据信息的提供。信息化时代涉及大量的数据信息，档案管理人员每天都必须面对大量的数据信息，如何科学高效地处理这些数据，不断提高档案归档分类整理的工作效率，是档案管理部门亟须解决的关键问题。档案管理人员工作过程中涉及大量的数据，单纯的信息存取显然已经不能更好地满足当前社会的实际发展需求，现有系统的存储容量也已经不能适应信息数据快速增长的需要，这就需要通过网络云存储的方式，才能让档案管理工作中的数据信息归类存储问题得到有效解决。2.档案管理系统得以扩展。应用信息管理系统是档案管理工作发展的必然需要，当前各行各业在发展过程中都陆续建立起了相应的管理系统，同时也让信息资料变得更加透明，工作时效性进一步增强。互联网大数据时代，档案数据信息的实际处理需求，势必要求数据管理系统的进一步扩展，只有不断提高数据信息的处理效率，才能更好地满足社会多元化的需求。互联网信息时代催生出了云计算技术，这也就意味着传统计算机档案管理处理系统也必须进行扩展，针对现有的计算机管理系统，在云计算技术构建的基础上进行设计，从而确保数据信息的收集、整理以及存储资源都能够满足今后数据量不断扩容的实际需求，这样不仅可以有效降低档案数据信息的管理维护成本，而且还可以促使档案信息管理系统的智能化程度进一步增强，使档案管理系统的应用价值得以提高，有效解决当前工作中的各种实际问题。

三、信息化档案归档整理分类技巧

（一）创建合理规范的档案归档程序。档案信息的整理工作极为繁杂，工作人员每天都要面对数量巨大的档案资料，工作不仅辛苦、枯燥，也容易出现分类失误，因此档案管理部门应对此制定合理规范的操作流程，并在实际工作中按照相关流程步骤严格执行操作。对各室送来的档案进行质量检查，不符合要求的进行指导和修订，做好分类，对局内档案资料做好登记，确保档案分类能够达到官方要求。另外，还可建立子项目，根据切入点来进行分类，比如从材料所属部门、一定时间段收入或者是根据档案基本属性等进行筛分。在信息化系统的辅助下开展档案归档整理工作，必须对档案的分类标准进行明确划分，并且一旦选定使用某个标准分类，就尽可能坚持使用到最后，这样会避免或减少由于标准变更而产生大量的工作任务。档案资料有着多元化的形式，因此在归档整理分类过程中，应具有一定的针对性，这样才能让档案整理程序逐渐朝着简单化的方向不断发展。

（二）分类档案信息资源检索目标。在开展信息化档案管理的工作过程中，除了要积极构建智能化、信息化的检索系统外，还应注重检索目标的分类管理，以此来保证档案信息资源可以得到充分有效的应用。近两年，我局归档人事、财务档案300多件，整理文书档案1000余卷，图书档案1200余册，电子档案29盘，医疗保险档案1500多卷。全部列出目录索引，按照年限分开装盒、入柜，做到整齐规范、排列有序、微机扫描、便于查找。从档案资料的收集、整理、分类到借阅利用再到档案管理等，都做到制度先行。特别是新冠疫情暴发后，形成的档案资料达300多件，为了便于分类、归档、查找，又添置了档案橱，配备了消防器材，安装了档案管理软件，实现了档案数字化管理，还定期对档案室进行除尘、消毒等，高质量完成档案资料的归档分类工作。根据不同的用户需求以及档案管理目标，明确档案信息资源的检索目标，对检索流程进行科学规划，采用文字检索法、电子文献查询法和图片检索法，根据用户的不同需求进行优化与调整，以便用户能够快速查询到所需的档案资料。一方面，可以确保档案管理工作的服务职能以及科学性得到有效提升；另一方面，还可以有效避免档案信息资源不必要的浪费，为档案信息资源的科学管理、合理利用提供更加有力的保障。

（三）积极引入相关专业管理人员。要想保证单位内部档案归档整理工作得到切实有效的推进，相关工作人员就不能仅凭单位内部人员的调配，应招聘、吸纳具有较强专业知识的优秀人才参与到档案整理工作当中。这样才能保证有序地开展工作。另外，还应不断强化档案整理工作人员的信息化技能，及时学习各种新型的整理方法。档案管理部门的工作人员不仅需要具有扎实的专业理论知识和熟练的职业技能，还需要掌握一定的专业信息技术基础知识。只有这样，工作人员在进行档案归档整理的过程中，才能充分运用各种现代化信息技术，确保工作效率和成效得到有效提升。

（四）电子档案和纸质档案区别对待。档案资料通常分为纸质资料和电子资料，两种档案方式都有着各自的优点和不足，因此在档案归档整理的过程中，既要做到相辅相成，也要注意区别对待。信息化时代背景下，对于电子档案有着较为专业的归档整理软件，因此可以将工作重点放在对工作人员相关专业知识和操作的培训方面。纸质档案虽然不易存放，但可以简化相关工作流程，工作人员在进行档案整理时，要先做好收集、检查等工作，并严格遵循相应规定标准来进行档案的整理分类。纸质档案通常用于存底，需要保证档案的完整性，因此工作人员在整理时，应注意做到精、简，避免劳动资源的过度浪费。在现代信息技术快速发展的当下，这种管理模式让电子档案和纸质档案得到了齐头并进的管理，并不会由于电子档案的兴起，将传统纸质档案管理模式完全丢弃。而纸质档案管理模式的保留，也并不代表日常在查阅和翻检档案资料时，必须通过纸质档案来进行查找。信息化时代背景下，电子档案相关管理系统的设计研发也逐渐趋于成熟，当企事业单位能够完全借助电子档案管理系统开展日常办公管理后，日常工作中的档案查阅和翻检，就完全可以在不依赖纸质档案的情况下顺利开展。这样不仅可以节省宝贵时间，而且还能够有效提高单位档案管理的整体工作效率，为人们提供更加高效便捷的档案服务。

（五）合理选择电子档案整理软件。纸质档案逐渐向电子档案转型的目的，就是为了提高档案资料的管理效率和管理质量，防止档案资料受损、遗失、经济成本高以及调用耗时较长等问题的发生。因此，档案管理部门的工作人员应从现代化视角出发，提高对构建电子档案管理系统的重视度，并根据电子档案的实际管理需求，合理选择计算机管理软硬件配置，保证能够满足单位的工作流程和使用习惯，确保所有档案资料的分类与走向具有可控性，最大限度地提高档案资料的利用率。另外，在选择电子档案管理软件的过程中，还应考虑到电子档案归档系统上不够成熟的情况，选择功能较为完善且操作难度较低的软件系统，以便让档案管理工作人员的业务熟练度得到有效提升。最后，软件管理系统还应具有根据单位的档案流量和流向计算归档率的功能，并利用档案内容，进行自动化智能的合理划分。

四、结语

综上所述，当前档案管理工作实现信息化管理已经成为社会发展的必然趋势，但是纸质档案和电子档案会在很长一段时间内持续共存。因此在针对档案信息化开展归档整理和分类管理的过程中，必须做好纸质档案信息化的过渡工作，这也充分体现出信息化档案整理归档分类技巧的重要性。因此，在实际工作中，应不断提高相关工作人员的信息化档案意识和管理能力，以此来进一步提高档案管理的工作效率和工作质量，在部门之间建立起高效、统一的档案信息管理系统，以应对大量的档案资料收集与归档整理、存储等工作，确保单位内部档案归档整理工作变得高效化、程序化和简洁化。