科研试剂管理流程及信息化系统构建研究：以XH医院为例

苏薇，王璐，高健

1.华中科技大学同济医学院附属协和医院财务处，湖北武汉 430022；2.华中科技大学同济医学院附属协和医院医学工程科，湖北武汉 430022

2016 年习近平总书记在全国卫生与健康大会上指出，要抓好建立现代医院管理制度建设，要显著提高医院管理的科学化、精细化、信息化水平，规范医疗行为，不断提高服务能力和运行效率[1]。随后国家众多文件的颁布也指出公立医院必须坚持高质量发展和内涵建设，通过完善管理制度，再造业务流程，保证医院经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高资源配置和使用效益[2-3]。

习近平总书记在2020 年9 月11 日的《在科学家座谈会上的讲话》[4]中谈到：“希望广大科学家和科技工作者肩负起历史责任，坚持面向世界科技前沿、面向经济主战场、面向国家重大需求、面向人民生命健康，不断向科学技术广度和深度进军。”

科研工作对于我国医疗事业的发展有着举足轻重的作用，科研试剂是从事科研工作的重要材料，科研试剂指利用科研经费购买的试剂。科研经费是指上级部门或平级单位拨付过来用于科学研究的经费[5]。科研试剂的管理是指科研试剂采购、申领、使用一系统活动的总和，对集临床、科研、教学为一体的大型公立医院来说极其重要[6]。

1 XH 医院科研试剂管理的现状

1.1 XH 医院科研试剂的特点

XH 医院是一所学科齐全的，集教学、科研、医疗为一体的大型综合型医院。各个科室都有自身的学科研究方向，科研任务非常繁重。所以科研试剂的总体开支巨大，同时试剂的种类繁多且用量相对零散。另外科研试剂存放条件要求非常严格，一个疏漏就会造成试剂的活性减弱，影响实验效果，对科研工作造成极大影响。

1.2 XH 医院科研试剂管理的原有流程

①课题组通过医院统一招标议价产品。公司接到医院发出产品订单后，制作《科研试剂送货验收单》并将产品送至试剂管理部门验收人员处验收，验收合格后交给申购人使用，《科研试剂送货验收单》由试剂管理部门验收人员和课题组收货人员确认签字。送货后，公司按照送货金额开具发票，发票需经费负责人和科研管理部门负责人确认签字。

②课题组人员制作《供货清单》，填写购买产品明细及科研经费信息，由领物人和经费负责人确认签字。每月科研经费报销时，课题组报账人员提供经费负责人和科研管理部门负责人签字的发票；有科研经费信息、领物人签字和经费负责人签字的《供货清单》及试剂管理部门验收人员和课题组收货人员确认签字的《科研试剂送货验收单》到试剂管理部门办理报账事宜。

③试剂管理部门确认无误后办理出入库，打印《科研试剂领物经费下账单》，并将发票、《供货清单》和《科研试剂领物经费下账单》一并交到财务部门办理结算手续，《科研试剂送货验收单》留试剂管理部门存档。

④财务人员对发票、《供货清单》和《科研试剂领物经费下账单》 明细数据与科研系统内数据进行核对，并人工对发票进行真伪识别。将发票及《科研试剂领物经费下账单》分类汇总与系统报表数据核对。确保本月购买试剂均已办理出入库手续，没有疏漏及重复，并手工制作供应商付款数据以便下一步供应商回款使用。

⑤财务人员将整理完毕的付款资料送至付款会计人员进行制证付款，付款会计会再进行一遍数据的核对，以检查在资料的传递过程中是否会有疏漏，并对供应商付款数据进行核对以确保资金安全准确汇出。

1.3 XH 医院科研试剂原有流程及应用程序的缺陷

原有试剂管理流程及应用程序只是在一定程度上满足科研活动的需求，但步骤与步骤之间人为因素过多，单据与单据之间易出现差错。具体缺陷表现为：①由于科研试剂在申领时科研经费没有冻结，经常会出现在办理出库时所使用的科研经费余额不足。②由于经费负责人暂时不在医院，供货清单有个别仿签的现象。由于经费负责人人员众多，单靠人工识别，存在内控风险。③由于经费、供应商、材料明细等均为手工填写或录入，会有系统内与供货清单及验收单不一致的风险。④纸质单据从试剂使用人到科研试剂管理部门再到财务部门，经过众多环节，会有遗失风险，所以必须在每一流程点都整理核对，造成不同流程点都在花费时间做重复的工作内容。⑤原有科研试剂系统所制《科研试剂领物经费下账单》是最后的步骤，无领用人签字，经费负责人只在供货清单上签字，经常成为审计整改项。

综上5 点缺陷归结为3 类原因：①科研试剂系统与经费管理系统未联网，使得科研试剂的经费数据为孤立数据，实时性差，且试剂数据及经费录入为手工录入易出现差错。②依赖纸质签名，使得有纸质签名的单据非常重要，所有环节必须仔细核对，以免错漏。③发票中商品数据与系统入库数据的核对及发票验真等众多工作只能依靠人工审核。

2 XH 医院基于自身成熟平台基础创建新科研试剂管理流程思路

随着医院科研任务的增多，原有科研试剂管理系统已经完全不能满足现有的管理需求。由于各个环节人为因素过多，任何一个环节有疏漏都会在使得工作无法完成，使得科研及职能部门人员花费大量时间在更正错误上，严重影响科研工作的开展，同时也降低管理效率。为提高科研经费的使用效率，完善科研试剂的管理要求同时兼顾医院财务管理的需求，财务部门利用自身的财务知识同科研试剂管理等各部门积极沟通，重新梳理科研试剂管理流程。

由于科研试剂为零库存管理，试剂由项目组验收领用后办理结算。与高值耗材管理相类似，所以新的科研试剂管理流程较大程度借鉴医用耗材供应链平台[7]，以医用耗材供应链平台为重要基础并有机融合网上财务报销平台及光学字符识别（optical character recognition,OCR）技术等平台概念[8]，又将各平台优点有机融合在一起：科研试剂的经费审批模块利用网上财务报销平台的经费申请、审批、冻结及网上审批系统；科研试剂的出入库模块利用耗材供应链管理系统的出入库及发票关联功能；科研系统的发票验真、发票数据与入库信息核对模块利用OCR 技术。由此构建起的XH 医院科研试剂流程及管理程序可初步解决原有流程的缺陷，又可避免增加库房人力物力的额外投入，增强管理的效率。

2.1 医用耗材供应链管理功能在科研试剂管理系统中的运用

医用耗材供应链管理是在供应链管理（supply processing and distribution,SPD）理念的基础上将医用耗材从供应到最终消耗全过程进行综合性管理，以管理数据和任务为手段处理从患者需求发起到物资最终消耗的全程式管理模式[9-10]。

耗材供应链管理平台是将耗材的招标、科室申购、物资入库、科室领用，代销管理、患者计费、耗材付款等耗材由进院到付款一系列物资流动汇总到一起的平台，可以做到耗材的可查可控。而科研试剂则利用耗材供应链管理系统中的物流管理模块，由各个课题组提出申请，进行招标及采购，在收货领用时形成结算数据与供应商结算。名称及规格均由招标系统推送，该过程无人工录入，杜绝由于人为原因带来的内控风险。

2.2 网上财务报销平台功能在科研试剂管理系统中的运用

网上财务报销平台是借助信息技术手段与先进管理理念实现财务信息全流程管理与优化的功能平台，可实现财经政策宣讲、政策咨询答疑、经费预算管理、借支管理、费用报销、商旅订票、网上缴费、电子发票、电子票据、合同管理、查询平台、报表分析和银医直联等线上服务[11-12]。可有效减少沟通障碍，降低沟通成本。对内提高运营效率，对外提升服务质量。科研试剂管理系统运用网上财务报销平台中的经费授权审批模块，将科研试剂的试剂数据库镶嵌于经费使用模块中，选定试剂种类和数量后经过经费使用审核及冻结，使经费数据与试剂采购实时联通[13]。同时网上财务报销平台的电子签名模块可运用于经费授权确认和收货验收的确认，使得经费负责人无论身在何处都可操作，具有电子签字的电子收货验收单存在于平台内，可以在任何流程中查看打印，不再担心仿冒和遗失的风险。

2.3 OCR 技术在科研试剂管理系统中的运用

OCR 技术是通过扫描等光学输入方式将各种票据、报刊、书籍、文稿及其他印刷品的文字转化为图像信息，再利用文字识别技术将图像信息转化为可以使用的计算机输入技术[14-15]。OCR 技术可批量识别纸质发票数据，发票数据可与国家税务总局增值税查询系统相联自动进行发票验真，商品数据可与科研试剂出入库数据核对，保障数据的一致性。同时OCR 技术可以抓取发票中供应商银行账号导入网上财务报销平台中的银企直连模块，进行付款操作后直接付款，节省手工转账的时间及风险。

三平台中优势互补，使一套数据可服务于各平台，既提高工作效率又在内控关键点上运用信息化手段避免风险，保证资产安全和使用有效、财务信息的真实完整。

3 XH 医院科研试剂新建流程及程序满足

3.1 XH 医院科研试剂新建流程

①建立科研试剂申领验收管理网络平台，系统连通使用方、供货方、各管理方。

②经办人在平台试剂库中选择试剂提出购买申请，经费负责人及经费管理部门审批冻结金额。耗材管理部门确认，发给供应商，生成科研试剂订货单。

③供应商携带科研试剂及订货单至耗材管理部门验收，库管人员查看试剂是否与订货要求一致在网络平台确认验收后，供应商将科研试剂拿到科室，经办人收货，同时在网络平台操作确认收货，同时完成入库及出库动作并生成结算单。运用电子签名功能，使得签名存在于电子版出库单上，解决以往系统出库单没有领物人签名的问题。

④供应商将结算单及对应发票交至耗材管理部门，耗材管理部门扫描结算单二维码与发票关联，并将期间试剂发票汇总交至财务部门办理结算手续。

⑤财务人员将发票进行扫描，扫描结果中的产品及供应商信息自动与系统内信息对比，同时验证发票真伪。发票扫描所得供应商账号信息自动导入网上银企直连账号系统。

⑥财务人员将当月发票汇总交至付款会计人员付款，会计人员核对发票是否存在疏漏，核对完毕自动生成付款凭证及出入库凭证。其中带有领物人及科研项目负责人电子签名的《科研材料领物经费下账单》打印装订成册。流程见图1。

图1 XH 医院科研试剂新建流程图

3.2 XH 医院科研试剂新流程的使用效果

在此管理系统运行半年时间内，带来的成效非常显著，大大提高科研试剂管理的工作效率及工作质量。

①原试剂管理系统需10 个工作日完成的工作量，新程序降低到只需3 个工作日完成，发票数量减低50%。

②由于在申购环节就冻结经费，由此杜绝付款时经费不足情况的发生。

③由于科研试剂管理程序为层层审批层层控制，人为工作疏漏引起的差错基本减少为零。

④由于运用电子签名及网上OA 审批，使得经费负责人可随时随地审批，杜绝仿签冒签的情况。

⑤由于试剂所有出入库信息都做到电子化可直接传导至会计系统并自动生成会计凭单，减少人为核对单据的环节同时也保证会计信息的准确性。

⑥由于是试剂平台，科研人员可随时查看所购试剂的送货及结款情况，遇到问题可以及时反馈，也将科研人员从繁琐的运营业务中解放出来，可以全身心投入到科研中，同时提高科研效率。

⑦待电子发票及电子会计凭证管理全面实施后，可进一步免除汇总审核发票和打印出库经费单据的时间，进一步提供工作效率。

4 总结

科研试剂管理平台的建立是一次财务与业务及信息化内控管理的有益探索实践，各程序的协调合作，取长补短，在一个整体框架下有机地结合在一起构成一个完整的管理系统[6，16]。财务人员与业务管理人员一同作为系统构想者与程序开发者的密切合作，也为管理会计在医院各个环节中信息化的运用打下基础[18]。除参与人员个人的努力外还需要以下方面的支持与协助。

4.1 各部门领导的支持

任何的改进必须得到领导层的支持，领导的支持是项目推进的重要保障。在实际工作中，涉及到整个流程的改进，势必涉及其他工作岗位甚至其他部门的工作范围，必须得到各部门领导的理解和支持。

4.2 各部门的沟通协助

整个流程的构建和改进，不是单一一个部门可以完成的，采购、招投标、业务部门必须参与其中。而流程的改进应该是整个流程环节的管理及工作效率的提高。绝对不是减少这个环节的工作使工作量转移到其他环节，甚至只是减少某一环节少许工作量，却使整个流程工作量大增，必须做到数据一经录入，整个流程共享。各部门间数据的开放，程序之间的兼容，都需要沟通与协助，使之可以多赢。

4.3 程序开发的协调协助

系统开发构架搭建始终是理想状态，特别是在程序上线初期，一定会有种种未曾料想的情况。所以必须不断与程序开发沟通，让程序开发了解项目的具体需求，做出适合自己的软件。

在财务、试剂管理及信息化等各方面领导同事帮助协助下，财务人员得以理顺新的科研试剂流程及搭建科研试剂管理系统的初步架构。同时由于财务人员对会计科目的熟悉，使在设计自动凭单时为程序设计提供正确的构架、分类，使之效率快速提高。另外对已开发程序的了解，运用现有资源进行有机的改造运用，节省大量开发成本。多程序间的联通与磨合，充分了解其他部门的需求，再向程序开发提出需求时才能言之有物，做到既不异想天开，也不盲听盲从。