建设项目档案行政许可中档案管理工作思考

文/济南市行政审批综合保障中心 吕秋仪

随着对档案管理工作的优化，档案行政许可项目成为档案管理工作的重要内容，特别是建设项目的档案行政许可。随着经济社会的不断发展，建设项目的类型逐渐增多，为了实现更优质的服务效果，不同管理部门针对管理工作进行提升，这样不仅能提升行政许可的效率，还能保证建设项目档案行政许可的规范性和时效性。近几年，档案行政许可根据相关文件要求，在行政许可方面做出一定的改革，不仅对一些行政许可进行取消，也在不同地区构架起重点建设项目，对档案行政许可提起重视，还进一步对行政审批进行思考，为建设项目档案构建专门的验收环节，实现建设项目档案行政许可工作的全面性效果。

一、建设项目档案行政许可的法律规定

针对省级政府，能够设定行政许可，档案行政部门对于一些能够建立行政许可的地点进行申报。和建设项目相关的档案行政许可能够在不同的建设项目中实施专项验收，对一些重点建设项目设定全新的验收环节要求，在内容中明确提出，要建设项目档案验收主体等。由此看出，建设项目的档案行政许可已经成为档案管理中不可或缺的内容。建设项目的档案行政许可管理主要目的是：在一些重点建设项目中，通过实践过程对其中的验收不规范、不完整等问题进行完善。因此，要在档案行政许可管理中加强专项验收的强度，才能从根本上提升档案行政管理的整体水平，进一步解决质量问题。

二、建设项目档案行政许可现状分析

现阶段，档案行政许可是通过不同级别的行政审批部门针对日常行政许可审批之后所产生的结果，和行政审批形成有较为紧密的关联，是对行政行为中比较公平与合理的方式进行评价。因此，要加强对建设项目档案行政许可的观察，对整体的工作情况进行分析，针对行政许可档案管理中存在一些管理效果不佳的情况，不仅体现在管理工作薄弱方面，还体现在档案管理不规范等行为，主要体现在以下几点：

（一）缺乏思想上的重视。在长时间的工作中，一些部门特别是基层单位领导人员和行政许可人员对工作缺少重视，在工作中仅仅注重建设项目行政档案数量，在申请资料方面没有进行严格审查，甚至还有一些对审批过程直接忽视，进而实现建设项目档案行政许可管理。建设项目档案行政许可没有发挥自身的真正机制效应，同时对档案行政许可人员没有定期开展知识培训，在工作中也经常使用一些较为落后的手段。

（二）管理缺乏规范性。我国针对建设项目档案行政许可还没有形成较为统一的内容、格式和管理方式，对于不同地区所运用的审查方式也不同，建设项目档案行政许可过程中方式存在不同，随着建筑项目监督体系的不断整改，还没有形成健全的管理制度，甚至一些档案的管理条件不符合要求。

（三）缺乏高质量的规范材料。首先，是建设项目档案行政许可中所需要的内容不够完善。例如，申请人在材料提交过程中，不仅缺少项目的布局图，还缺少一些关键性材料；处于受理和审批过程中的材料，一些缺少受理凭证，甚至还不具备完善的报批手续。其次，在制作方面也存在不规范情况。例如，在大量的申请材料中，一些表格项目填写不够完善，所提供的材料不仅没有加盖公司章，所使用的纸张大小也不同，甚至还有直接用铅笔填写资料。还有一些在现场文书审核中将公司名称通过缩写进行填写，也没有完善填写地址和负责人，导致材料中的一些内容不够规范。最后，建设项目档案行政许可与法定形式不同。如其中的材料出现问题，没有检测报告认证表等。

三、建设项目档案行政许可实施过程与要求

（一）优化档案行政许可程序的规范性。无论是从行政许可角度，还是档案法角度而言，想清楚掌握档案行政许可在相关程序中的一些要求，需要档案行政管理部门在程序处理方面更加规范，可以从以下四点进行分析，保证程序的规范性。1.申请与受理。也是在建设项目档案管理程序中的基础环节，需要申请人按照程序中需要的相关材料进行准备，实行电子存档备份，接着将内容提审到档案业务部门，需要公司出示证明文件和委托证明。经过受理部门进行处理，对其中的有关文件进行复印，在系统提交之后形成规范的内容，之后对申请人进行通知，档案留存相关部门完成存档。2.审查。针对程序中的审查，不仅需要档案行政许可部门，还需要项目主管部门共同进行审查验收，对于整个程序环节的开展，需要对工程档案中的一些情况保留建议，通过现场查看的方式，保证档案材料已经呈现整理完毕的情况，保证其中存在备份记录。对于其中有不足的档案，要在第一时间进行整改，同时还要做好审查中的全面记录和存档工作。3.决定审批。业务部门对于其中的项目档案完成验收环节之后，需要将最终的建议完善成报告，并交由档案主要负责人完成审批，在审批统一之后发往对应的申请单位，在系统中构建档案行政许可审批表，对其中的不同信息填完之后，出具行政许可决定。4.送达。行政许可送达的方式一般采用直接送达，其中需要注意的一点就是要落实送达回证，需要送达人和申请人共同完成送达签字，才能在最后阶段针对回证完成存档环节。

（二）强化档案行政许可的时效性。文件处于申请和受理期间，受理部门在收到有关材料时，需要结合不同情况确定处理方式：首先，所提供的申请材料要符合一定标准，要在第一时间进行受理，并对文件中的档案行政许可申请材料进行填写，受理通知书在填写过程中也要按照一定的规范。其次，在申请人事项依法时，不需要获取行政许可，其中的申请内容不属于档案行政管理部门的权力，需要在第一时间对申请人进行通知。再次，若材料中存在可以改正的错误，需要申请人在场的前提下进行更正。最后，如果出现申请材料不齐全或者与规定形式不符合的情况，需要进一步补充与材料相关的内容补充通知书，能够保证材料内容的完整性，在5个工作日之内保证完成对申请人的通知。可以通过信函方式对内容进行提交，同时，受理部门要在接到材料的5天之内做好材料的相关处理。对于审查阶段，审查部门在接收申请材料期间，需要遵照内部的正规流程对申请人的材料展开审核。在材料的审核过程时，要与相关部门进行沟通，适当征询其建议。对于决定阶段，负责档案行政许可的部门需要对内容进行处理，并在申请开始之日起，在20日之内完成与行政许可有关的决定；一旦出现的情况比较复杂，不能在有限时间内完成决定，需要经过档案行政主管人的批准，才能得到10日的延长期限，同时要拟定符合档案行政许可的延期通知，第一时间发予申请人，并在其中赋予延期理由。对于送达阶段，一旦档案行政部门决定同意或否决行政许可的建议，需要在决定完成当日开始的10之内，将最终的行政许可证是否给予的书面决定送达给申请人。可以通过邮寄或者公告等不同的方式进行送达，若申请人在接受通知后的五日中没有进行对行政许可文件的领取，受理部门同时无法利用邮寄方式进行送达，可以通过公告进行传送，从公告起始时的16日，直接视为已经将文件送达。随着审批中心不断提出全新的要求，如申请人对材料准备十分完善的情况下，档案局在一天中就能完成对档案行政许可中的所有程序，为档案工作的时效性奠定基础。档案人员需要定期针对一些重点建设项目中的案卷内容和电子档案内容展开指导，能够将行政许在申请中的要求和所有材料第一时间通知给申请人，为申请人做好一定的材料准备工作奠定基础。

（三）提升档案行政许可的完整性。针对档案行政许可这部分内容，需要在实施许可环节中形成不同形式的文件，这就需要档案部门在工作中不断优化管理的规范性，才能为档案行政许可的完整性奠定基础。根据档案法律中的一些具体管理要求和方法，要想提升档案行政许可的完整性，需从以下几点入手。首先，在整个档案行政许可整理中，需要对相关的文件材料提起重视。材料整理这项工作看起来十分容易，因为在建设项目档案行政许可申请过程中，一般都是有较为明确的材料目录，只要根据目录中所要求的内容整理和收集就可以。其次，对于材料收集的过程，对行政负责人需要签字和盖章资料的收集和准备要进行十足的准备，因为这些资料在档案行政档案审批中起着十分重要的作用。再次，实施现场审查这一环节中需要收集的材料，一些验收环节需要负责人的签字和有关的验收记录，这些内容是不可缺少的内容，特别是材料中需要共同签字的单据和表格。最后，对于行政许可审批部门而言，其中所涉及的内部决议文件，也需要全面收集。等到行政许可不同程序中所需要的材料都收集完毕，需要遵循“决定在前、受理在后”的准则，针对材料展开排列，按照正确的顺序进行安排，同时对材料中的原件和复印件进行明确区分，最终装订成档案，完成封存保管。

（四）提升管理人员的综合素养。建设项目档案行政许可能够直接体现出工作人员的整体工作质量，因此，可以从工作人员入手，加强档案行政许可工作人员的责任心和使命感，才能对建设项目档案行政许可提起重视，在工作中逐渐转变工作观念，才能从根本上做好申请材料的整理和审核，保证档案行政许可材料的完整性和准确性，遵循法定要求的规范形式，进一步保证行政许可档案的法律依据，按规范的程序完成。同时，加强对工作人员的培训。一方面，加强审办人员自身的基础知识，这是加强建设项目档案行政许可质量提升的重要基础。建设项目档案行政许可的制作过程中，需要工作人员具备一定的知识水平和专业技能。相反，若工作人员没有扎实的知识和广泛的业务知识，想胜任这项工作存在一定的难度。特别是在工作中遇到一些较难的问题，根本不具备处理问题的能力，也不能全面对问题进行分析，直接导致不能制作出较高质量的建筑档案行政许可文书。所以，针对行政许可档案管理人员进行专业化的培训是十分有必要的，只有构建比较优秀的审核队伍，也能使档案行政许可的质量得到保障。另一方面，不断提升审办人员对法律法规的了解和掌握，这是管理人员必备的专业条件之一。作为审办人员，不仅要具备扎实的专业技能，还要对熟知的法律法规进行不断运用，实现审办人员综合素养的全面提升。在培训中，将自学和培训进行融合，也能在培训中对建设项目的档案行政许可实际情况进一步了解，深层次了解其中的管理含义，能够对法律灵活应用，才能在档案行政许可中提供高质量保障。另外，针对档案的行政许可管理工作，不断强化基础设施，进一步完善档案管理的内部条件。为审办人员配备工作中需要的专门档案库房和档案室，选择符合要求的档案设备，不断更新档案现代化管理的装备。针对审核人员建立完善的考核制度也是十分必要的。从建设项目档案行政许可的质量能够直接看出审办人员和现场审核人员、检验检测人员自身的工作素养，以及对工作的态度，将建设项目档案行政许可办理水平纳入对审核人员的业绩考核，使制度更加规范化，才能对审办人员起到监督和促进作用，进而为完善档案行政许可工作做出更大的贡献。

四、结语

综上所述，档案行政许可随着事业的不断发展和行政审批事项的增加，进而分化出不同的档案类型，发展至今已有十几年的历史，已经不是一个新鲜的事物。结合现阶段的档案行政许可而言，对其中的含义理解不够深入，需要从不同方面对管理工作进行完善。同时，随着政府机关工作作风的不断改革，一些地方针对档案行政许可设立针对性的审批窗口，专门对于一些与建设项目内容相关的档案进行审核，在政务工作的提升过程中，不断提升档案行政许可方面的工作效率，使建设项目档案行政许可变得更完善和规范。文章结合有关法规内容，针对建设项目档案行政许可内容进行三个方面的完善，分别是完整性、实效性和规范性，能够为建设项目档案行政许可工作提出建议。