略论企业实物档案的管理与利用

文/国家能源集团江苏电力有限公司国能徐州发电有限公司档案室 王巍

一、实物档案对发电项目产生巨大作用

企业实物档案，是人们在企业实践活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，能真实地记载企业各项实践活动，并生动反映出企业发展历史。近年来，我公司累计利用档案创造直接经济效益达2亿元，而且以翔实的资料和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

（一）促进发电项目顺利通过备案。2017年7月，我公司10MW厂区分布式光伏发电项目顺利通过备案，并在江苏省投资项目在线审批监管平台信息公开系统上公示。为了备案顺利通过，公司二期项目办公室认真收集、整理公司土地证书、房屋产权证、营业资质证书等材料，安排专人前往华东电力设计院、常州建筑设计院、兖州建筑设计院等单位核实并办理承载证明，同时克服了部分原始材料缺失或设计单位注销等不利因素，想方设法采取了有效的弥补措施。同时，积极与徐州市政府、区政府、区发改委等部门沟通协调，确保了备案申报工作的顺利开展。下一步，公司二期项目办公室将认真编制项目投资分析报告等，按相关流程上报国华公司，待获取批复后迅速推进项目进展。二期项目办公室的专业人员到档案室借阅了大量的土地证书、房屋产权证、营业资质证书等实物档案，使我公司顺利取得10MW厂区分布式光伏发电项目备案。

（二）为立项提供有力保障。我公司二期项目办公室到铜山区政府发改委办理厂区屋顶分布式光伏备案延期的资料文件准备前期工作，同时密切关注厂区10MW光伏发电项目的集团立项批复工作，做好立项准备。2019年6月，为了完成上述工作，二期项目办公室的专业人员到档案室借阅了公司厂区及培训中心土地证书、公司全部房屋产权证、公司平面图等档案，档案人员业务熟练，熟悉馆藏，调卷准确、迅速，为完成公司上述工作档案起了重要作用，提供了有力保障。

（三）助力分布式光伏项目顺利备案。近日，公司分布式光伏项目顺利取得备案许可证，并在江苏省投资项目在线审批监管平台信息公开系统上公示。公司二期办按照国家、地方最新的光伏备案政策的要求，认真收集、整理公司具有土地证、房屋产权证、承载证明、营业资质证书等手续的建筑物资料，同时克服了部分申报材料信息名称与原始材料信息名称有变更等不利因素，并积极与区发改委等部门沟通协调，顺利通过了现场核查，确保了备案申报工作的正常开展。此次取得厂区屋顶分布式光伏项目的备案许可证，确保了公司在原厂区分布式光伏发电项目备案有效期逾期的情况下继续保有光伏项目开发的基础优势。下一步，二期办将按照集团公司“四个革命、一个合作”能源安全新战略工作方案的最新要求，即试点开发厂区屋顶光伏以及灰场地面光伏项目等，依据相关流程上报国华公司开展项目审批意见，积极推进相关项目的后续开发建设。

（四）助力光伏发电项目开工建设。2021年8月25日，我公司厂区光伏发电项目正式开工建设。标志着该项目进入实质性实施阶段。为贯彻落实国家2030年前实现碳达峰、2060年前实现碳中和的战略目标，按照集团公司加快发展新能源的决策部署和江苏公司加快推进向综合能源服务商、绿色低碳能源提供商转变的工作部署，公司根据江苏省发改委〔2020〕994号文件精神，利用原7、8号机组拆除区域与屋面建设分布式光伏发电项目，采用“厂用电接入，平价上网”模式，并网电压等级6kV，建设容量约为30.1MWp，建设工期3个月。预计该项目建成后，年均发电约3307.3万度，与相同发电量的火电相比，相当于每年可节约标煤1.025万吨，每年约可减排二氧化碳2.56万吨、二氧化硫约4.142吨、氮氧化物5.918吨、汞及其化合物3.551吨，同时还可节约大量淡水资源，具有良好的经济和生态效益。2020年底至今，公司新能源建设开发部等部门、施工单位的专业技术人员到档案室借阅了大量的科技档案及土地使用证、房屋所有权证等实物档案，档案人员服务热情周到，熟悉馆藏，业务熟练，调卷准确迅速，档案为公司厂区光伏发电项目正式开工建设提供了强有力的保障。

二、实物档案助力企业其他项目的开展

（一）助力公司前亭南北仓库场地出租。2019年4月28日，由于我公司后勤保障部准备将公司前亭南北仓库场地对外出租，公司后勤保障部经营财务处业务经理程某到档案室，要求查阅前亭南北仓库征地问题的批准通知书及协议书、土地使用证、房屋所有权证，档案人员服务热情周到，熟悉馆藏，业务熟练，调卷准确迅速。程某查阅了0300-8030-14，32及2016-SW-CQ17等档案案卷，表示非常满意，前亭南北仓库场地具备出租条件，可以顺利出租。

（二）助力奎山宿舍问题。2019年11月7日，我公司后勤保障部张某根据领导要求因国华徐州发电有限公司奎山宿舍问题到档案室要求借阅奎山宿舍的土地证书、房屋产权证、图纸等档案，档案人员调卷准确、迅速，张某圆满完成工作任务。

（三）助力迎检工作。2021年3月1日，公司财务产权部财务专业人员王某为迎接上级机关检查和检查人员到档案室要求查找公司全部土地使用证、房屋产权证档案原件。档案人员迅速调出公司全部土地使用证46本、房屋产权证25本档案原件，保证检查工作顺利进行。

（四）助力污泥掺烧技术改造项目开工。徐州电厂污泥掺烧技术改造项目是我公司2021年重大技术改造工程，2021年9月9日，公司生产技术部锅炉专业工程师马某由于污泥掺烧技术改造项目开工的需要，到档案室要求查找公司两台百万机组项目核准文件、环境影响报告书及徐州电厂营业执照、厂区土地证等档案，档案人员迅速调出案卷0400-8000-001（国华徐电2×1000MW建设工程项目核准文件及申请报告）、0400-8003-001（国华徐电2×1000MW建设工程环境影响报告书批复、预审意见及报告书）及徐州电厂营业执照、厂区土地证实物档案等档案，马某表示非常满意，档案为公司生产经营管理工作保驾护航。

三、实物档案展风采

“自古彭城列九州，龙争虎斗几千秋。”在历史文化名城江苏省徐州市北郊，矗立着一座大型的火力发电厂，这就是国能徐州发电有限公司。国能徐州发电有限公司是国有特大型企业，于1976年正式建设，1987年底全部建成，总装机容量1430MW，是当时全国第三大火力发电厂，被誉为镶嵌在淮海大地上的一颗璀璨“明珠”。2000年9月22日被命名为国家电力公司一流火力发电厂。公司先后隶属于江苏省电力公司、国网新源控股有限公司；2007年12月23日划归中国神华集团国华电力公司管理；2021年10月1日，正式成为国家能源集团江苏电力有限公司全资子公司。公司按照国家“上大压小、节能减排”政策，扩建2×1000MW发电机组，两台2×1000MW发电机组于2011年12月投产发电。从第一台机组投产发电至今，国能徐州发电有限公司为我国经济社会发展和满足国家电力需求做出了巨大贡献。公司先后获得如下荣誉：原国家电力公司“双文明单位”“一流火力发电厂”；原能源部“火力发电厂安全文明生产达标企业”“全国电力系统思想政治工作优秀企业”；原江苏省电力公司“双文明单位”等。展示本单位“三个文明”建设成果的荣誉陈列室已建成，2006年2月正式开放。辉煌历史历历在目，荣誉陈列室里的奖杯、奖状、奖牌、奖章等，记录我公司一路风尘与荣耀，把历史真切鲜明地展现在职工眼前。国家能源集团领导、原国华电力公司领导等都曾到公司档案室的荣誉陈列室参观，档案室把公司昔日的辉煌风采、一路风尘与荣耀展现在各级领导面前。

四、实物档案的利用途径

利用实物档案为企业各项工作服务。实物档案的收集、保管目的在于利用，充分利用实物档案更具有直观性，具有无可争辩的凭证作用，多形式、多渠道、多层次、多方位地开展利用工作，更好地服务于工作。利用的途径有很多：一是为了制作单位网页、展览，需要借阅实物档案的荣誉照片，加以宣传；二是为了写材料，需要查阅本单位的获奖证书、有关内容及获奖时间；三是为了上报材料，需要统计获奖荣誉数以及省部级以上荣誉；四是为了评职称需查阅获奖项目、复印证书；五是参加投标需要借阅获奖证书来展现单位的实力；六是编史、修志需要荣誉证书及题词；七是单位资质申报、年检、项目申报等需要查阅实物档案。要加强实物档案的开发和利用，实物档案是本单位的宝贵财富，实物档案的管理最终目的是为了提供利用，档案管理员要积极对实物进行收集整理，有序存放，这样更加有利于提供利用。

五、结语

服务是档案的宗旨，服务是档案的最终目的和归宿，近年来，我公司累计利用档案材料创直接经济效益达2亿元，而且还以翔实的原始凭证解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。档案室实物档案必须以利用为目的，我们应有效保管好实物档案，利用好实物档案，为企业的发展作出贡献。