高校教学秘书在教学管理工作中的职责及发展路径思考

王燕凝

[摘           要]  教学秘书是高校教学管理工作中的一个岗位，从表象上看其重要性似乎并不十分突出，但在实际工作过程中却扮演着不可或缺的角色，其直接影响教学管理工作的衔接性及实效性。在新时代背景下要充分发挥教学秘书的角色作用，首先就要进一步明确教学秘书在教学管理中应当承担的相关工作职责，进而结合中国高校教育改革的发展现状，采取一系列行之有效的工作路径及方法，以提升教学秘书的作用功能。

[关    键   词]  高校教学秘书;教学管理;职责;发展路径

[中图分类号]  G645                   [文献标志码]  A                 [文章编号]  2096-0603（2022）25-0103-03

高等院校是社会的重要组成部分，承担着为社会培养、输送高水平、高质量、多专业人才的重任，应达到为社会做贡献、促进社会发展的目的[1]。高校的主要工作内容是教学，教学效果与教学质量直接反映高校整体价值[2]。教学管理是高校教学中的重要工作内容之一，教学秘书则是参与高校教学管理的主要人员，承担的工作非常重要，在高校教学管理中起到极为重要的作用。从教学秘书的工作本质上看，教学秘书不仅要在高校日常教学管理中承担教学管理职责，还需扮演关系协调人员的角色，协调各个部门、各个学院的人员，达到教学管理和谐有效的目的。在新时代背景下，高校与高校之间的竞争越发激烈。为了提升竞争力，高校积极进行改革工作，达到提升高校竞争力的目的。教学秘书是高校教学管理中的重要参与人员，积极明确教学秘书的工作职责，积极进行工作创新，完善工作机制，制定有效发展路径，全面提升教学秘书的专业素养与职业技能，无疑可提升高校教学管理效果，提升高校竞争力[3]。

一、教学秘书工作职责

高校教学管理工作属于高校教育教学的重要内容，更是核心工作内容[4]。教学秘书必须明确自己的职责，准确定位自己的岗位，结合高校实际情况，积极参与到相应的教学管理工作中，充分发挥自己辅助教学的作用。笔者分析总结了新时代背景下高校教学秘书所承担的相关职责，内容如下。

（一）承接领导交代的教务工作

教学秘书属于专职工作，第一职责是服从上级领导的相关安排，积极做好领导的左臂右膀，积极贯彻领导下达的命令，准确解读领导的表述，保证教学工作能够规范、有序、顺利、高效完成[5]。在日常教学管理期间，教学秘书必须积极遵循高校教务处的相关部署要求，积极完善部署工作，结合实际情况合理安排教师、教学、考试等多项教学管理工作，積极汇集学院内外产生的信息数据，制作成相应的报表，主动辅助领导制作教学日历、教学计划，完成教科书购置、报刊书刊订购与日常基础管理等工作，保证各项工作能够顺利、有效完成，提升高校的教学管理实效性与及时性。教学秘书还需第一时间了解、学习、掌握国家、政府颁布的最新教育政策，并准确解读相关政策，明确上层领导的相关想法，了解教师以及学生的实际需求，在需求合理的情况下，尽可能向上级领导争取满足教师及学生的合理要求，改善学院教学管理情况。

（二）教学档案管理

高校展开各种教学活动的时候均会形成大量信息数据。正常情况下，活动举办人员需在举办活动期间详细记录各项信息数据，构建相应的教学活动档案。在构建档案的过程中，必须保证档案的完整性、准确性以及真实性，通过教学活动档案真实、准确地反映学院教育教学工作过程及成效。教学档案还是学校教学管理的经验总结，更是高校的重要财富。教学秘书承担着教学档案管理工作，主要进行收集、汇总、统计、分析各种信息数据、文件文档以及统计报表等，还需详细记录各个教学研究过程以及教学活动开展过程，做好相应的经验总结工作，为后期提升教学管理质量提供数据及经验支撑。

（三）教学质量监督监察

想要保证高校始终进行高质量及高水平教育教学，不仅要提升教师的教学能力，做好高校教学教育管理工作，还要建立符合高校实际情况的考核机构，而教学秘书则承担着定期检查考核以及随机抽查监督等重任。若发现教学期间或教学管理期间有不足及问题发生，需详细分析不足及问题的诱发原因，从根源解决问题，提出相应的改进策略。实际工作期间，教学秘书可抽查、监督以及检查教育教学过程，及时发现其中存在的问题与不足，并在第一时间反馈给上层领导，并向上层领导汇报自己深思熟虑后的问题、不足及解决方案。

（四）教学组织管理

高校领导承担着制定、决策学院政策的职责，但因为领导工作繁忙，承担的责任比较多，所以制定决策的时候所采用的资料均由教学秘书收集，教学秘书结合领导需求收集相应数据资料与文件材料后，进行适当整理与汇总，然后将相关材料一一汇报给上级领导，辅助上级领导明确学院教学管理中存在的问题或发展趋势，教学秘书也可结合自己收集的资料、调查的结果，在汇报过程中针对部分教学问题以及教学管理问题提出一定的建议。比如每学期进行期中教学检查这一工作的时候，教学秘书需主动收集本部门需要的各项教学基础文件，积极做好各个学期的学生公开课、学生座谈会以及学生评议课的开展工作，同时还需将学生座谈会中学生反馈的学习问题及时汇报给上层领导与教学管理部门，若教师在教学过程中发生问题并妨碍教学正常开展，教学秘书需将相关问题上报给上级领导，辅助上级领导及时了解教师的教学情况与学生的学习情况，结合实际情况制定符合教师与学生需求的相关决策，提升教师教学效率、学生学习效果。

二、教学秘书发展路径

（一）完善培训活动

想要提升教学秘书的专业能力与职业素养，就需积极构建符合高校实际状况的培训活动与培训方案，提高教学秘书的各项能力，帮助教学秘书尽快适应高校教学管理工作，督促教学秘书及时转变自身角色，积极参与到日常教学管理工作中。（1）入职培训：教学秘书成功就职后，高校需结合教学秘书工作的特殊性，安排教学秘书参与相应的入职培训，通过符合实际情况的入职培训，可帮助教学秘书及时将所学知识转变为工作技能，及时了解教学管理工作内容，充分明确日常工作涉及的范围，掌握基本工作流程，了解高校教学管理现状，准确定位自己的职责与所扮演的角色。（2）经验交流：高校的教学秘书数量不少，部分教学秘书的经验丰富，长期在高校进行教学管理工作。针对这一情况，高校需定时组织教学秘书进行年度或季度经验交流，通过相应平台或相应活动，让教学秘书充分展示自我，让高校各个学院内的教学秘书互相交流经验及方法。新入职或工作年限较短的教学秘书可获得经验丰富以及工作年限较长教学秘书的指导，教学秘书可充分吸纳自己需要的知识与技能，结合自己的实际工作方法，找出更符合实际情况的高效工作方法，持续提升教学秘书的整体工作水平。（3）定时培训：考虑到高校现今处于改革状态，高校教学管理工作会伴随着时代变化逐步变化。针对这一情况，需制定相应的教学秘书定时培训计划与调研制度，安排教学秘书每年进行1～2次的调研学习，提升教学秘书的专业能力与职业技能，满足高校教学管理工作需求，持续提升高校教学管理质量及效果。

（二）培养综合能力

教学秘书的综合能力直接影响高校教学管理工作水平，所以需结合教学秘书必须拥有的综合能力，明确相应能力标准，制订符合教学秘书需求的能力培养方案，持续、有效地提升教学秘书的能力。（1）提升教学秘书的交际能力：教学秘书参与大量教学管理工作，需要和各个部门的工作人员沟通交流，还需及时了解教师与学生的想法、需求，需要妥善处理相应的人际关系，在学院中营造理想的工作氛围，以更好的态度进行日常工作。相较于社会环境，高校环境更单纯，但也是一个小型社会，各个教师、学生的爱好、性格、专业特长以及学术造诣等均不一样。在这种情况下，教学秘书必须以充足耐心开展这些烦琐工作。在日常工作期间，尽可能听取更多人的意见，实现求同存异，从多个角度及多个方面看待事物，结合实际情况，合理协调关系，处理相关问题，尊重他人性格，满足学生及教师的合理需求。教学秘书还需积极和教师沟通交流，以更耐心的态度明确教师和教师的关系，尽可能以科学方法将学院教师有效团结在一起，营造更和谐、友好的教学氛围，改善学院教学工作质量。（2）增强自我修养：教学秘书想要成功且称职，则必须掌握多门才艺，成为“杂学大家”。教学秘书不仅要充分了解本学院的专业知识特点与相关工作要求，而且需要了解其与学院教学管理工作有重合性、衔接性及联系性的其他学院、部门工作体系及结构体系，充分了解各个学院的教学需求，明确每一个专业的各门课程间的相关性，主动熟悉相应的教学环节与教学过程，掌握对应的教学规律，积极学习心理学、管理学、教育学等学科的专业知识，结合这些知识优化自身专业技能，科学指导教学管理活动。高校教学秘书还需积极强化自身修养，培养良好、适宜的学习习惯，强化专业知识与业务技能学习，不断提高自身综合素质和综合能力。

（三）提升现代化办公手段

信息化时代背景下，信息化技术与计算机技术积极进入各行各业，并取得了卓越的成果。高校与时俱进，积极引入信息化设备与信息化技术。在这种情况下，教学秘书也应该转变传统工作理念及工作模式，实现日常工作现代化、信息化以及科学化，持续提升教学管理效果与质量。多数教学秘书均具备较好的计算机应用技能及手段，所以在信息化设备引入后，能够很快上手应用这些设备，能够有效转变工作模式。但是，伴随着社会发展速度的加快，信息化技术与计算机技术不断推陈出新，教学秘书必须与时俱进，不断提升自身的现代化办公手段，改进现有办公效率和办公质量。考虑到部分教学秘书的认知比较单纯或存在一定偏差，高校必须积极转变其认知与理解，积极安排教学秘书进行信息化技能培訓，增加教学秘书对相关技术与技能的了解与掌握。高校还需积极和兄弟学校沟通，了解其教学管理期间所用软件及硬件，积极学习兄弟学校的先进方面，提升教学秘书的业务技能水平，改善教学管理质量。以微信公众号为例，教学秘书需积极创建高校独有的微信公众号，要求每个学生、教师均关注这个微信公众号。公众号会在第一时间将高校各项决策与各个学院的决策推送给学生、教师等，学生及教师可结合实际情况与个人需求，主动配合高校或学院决策。若学院内或是高校范围内举办知识竞赛等活动，公众号还需自动推送这一信息，并附上电子报名流程，学生可结合个人意愿决定是否参赛。若决定参赛则按照电子报名流程在相关页面报名，不会被时间及空间限制，可随时随地操作，只需要在报名最后截止时间前完成操作便可。公众号会自动汇总相关信息，并以统一格式提供给教学秘书，进而满足学生的实际需求。教学秘书还需结合工作需求，积极掌握远程会议系统、通信设备以及电子邮政系统等多种功能，达到随时随地进行信息有效传输与交换的目的，改进高校教学管理的质量与效果。

（四）完善相关制度

因教学秘书所服务的对象大都是以本科及以上文化水平为主，所服务对象有丰富知识及自主思想，多数人均比较聪明。想要成功且及时地服务这一类群体，教学秘书必须与时俱进，积极学习，提升自己的知识与素养，将学习变成终身性与常态化学习。教学秘书工作量很大，工作内容十分烦琐，所以经常出现精神崩溃的现象。高校需根据教学管理工作的实际需求，明确教学管理的相关需要，积极完善符合教学秘书需求的相关制度。（1）构建合理、科学的激励制度：增加上层领导和教学秘书的沟通交流频率，帮助上层领导充分认识到教学秘书工作的压力及困难，结合实际情况第一时间解决教学秘书面临的压力与困难，并对教学秘书提供充足的鼓励、赞扬及认可，达到精神激励的目的。（2）构建合理的工作质量控制制度：为保证教学秘书不会被个人因素影响，始终坚持端正、认真的工作态度进行日常工作，还需结合现有管理制度，构建并完善相应的工作质量控制制度，安排责任心强且实习教学秘书工作的质控监督人进行质量控制，约束教学秘书的不良行为，减少教学秘书工作中的偷懒耍滑、随心所欲行为，有效管理教学秘书。若发现教学秘书工作态度不端正、工作不认真，则需记录在案，并与其交流了解相关情况。（3）合理调整薪酬制度：教师需将激励制度与工作质量控制制度有效结合，以两者分析结果为绩效管理制度的数据支撑。结合激励制度实施情况与工作质量控制结果合理调整教学秘书的薪资，让工作态度端正认真、工作质量及水平始终较高的教学秘书获得更多奖金，对工作态度不端正、工作质量及水平不高的教学秘书进行惩罚，实现绩效奖金合理，从而促使教学秘书积极工作。

三、结语

教学秘书是高等教育教学管理中的一个重要岗位，进入新时代，我们要进一步明确教学秘书岗位的各项职责，并且要积极落实相关职责。随着社会的不断发展与进步，高校教育改革不断深化，高校教学秘书更要与时俱进，不断创新发展路径，从而不断提升自身的各项工作能力。

参考文献：

[1]赵天华，刘亚敏.高校教学秘书参与教学管理的角色研究综述：基于CNKI的计量统计分析[J].河北科技大学学报（社会科学版），2018，18（1）：101-107.

[2]孙妍雪.基于新时代的视角探讨高校教学秘书的职责、素质与能力[J].经济师，2019（7）：202-203.

[3]马瑜，李朋伟，强彦，等.“双一流”建设中高校教学秘书的发展困境与职责定位[J].教育现代化，2020，7（6）：83-84，102.

[4]王炫.高校教学秘书在教学管理中的协调策略分析[J].科学大众（科学教育），2020（6）：160.

[5]李志博，徐建伟，赵志明，等.新时代高校教学秘书的工作现状及提升路径[J].教育教学论坛，2020（38）：36-37.

编辑 郑晓燕