调动高职院校部门兼职档案员积极性的策略

文/淮安市高级职业技术学校 魏婕

一、高职院校部门兼职档案员存在的问题

（一）相关人才储备不足。随着现代化建设事业的快速发展，信息技术水平的不断提高，社会生活中的信息量越来越大，高职院校档案的相关内容随着社会的发展而增加。档案涉及的内容范围越来越广，数量逐渐增加。高职院校部门较多，专业知识错综复杂，分工明确细致。当下，高职院校大部分兼职档案员是由各部门人员来担任，在处理档案方面没有专业的知识做支撑，这会导致档案工作出现错误，甚至会损坏档案。大多数高校未设立相关的专业进行培养，导致档案工作缺乏人才支撑。同时，高职院校兼职档案员大多数没有进行相关知识的学习。从2010年某高职院校档案调查来看，2010年以前档案数据处理以及整理方面，高职院校部门兼职档案员没有充足的专业知识支持，在整理过程中将很多不正确的数据与正确的数据整理在一起，在后期调取的过程中出现了数据不准确的情况。同时，近些年高职院校在吸收相关人才时出现了供不应求的局面，在档案整理的过程中经常出现人手不够的情况。从以上可以发现，我国高职院校部门兼职档案管理员的人才储备不足。

（二）档案工作网络体系不完善。随着我国经济社会的快速发展，高等教育事业得到提升，在高职院校中，档案工作日益重要起来。高职院校档案所涉及的内容随着时间推移不断增加，信息量也逐渐增加，运用传统的档案工作网络体系来进行维护，可能直接影响学校的发展规划。在档案工作体系建立过程中，高职院校没有进行系统完善和落实，只是通过表格的形式进行档案信息统计，并没有将档案依照内容进行归类，这种工作方式久而久之会出现档案找不全、找不到、内容混乱等情况。以某高职院校档案工作为例，在教育部门对该高职院校进行档案调查时，调查人员要求调出近两年工作报告的相关档案时，该高职院校兼职档案员通过电脑进行了长达两个小时的查找，才将近两年的工作报告相关档案找到，兼职档案员在档案柜寻找的过程中，出现了内容不全等问题。从以上案例可以看出，部分高职院校档案工作网络体系不够完善，如果没有完善的档案工作网络体系进行支撑，会直接影响档案的整理和寻找工作，也会直接影响院校对未来规划以及过去经验的总结。作为高职院校部门兼职档案管理员，未熟练运用先进的网络技术，在科学技术进步的道路上，大多数管理员还没有将传统的档案管理系统进行创新发展，没有结合网络技术进行深入研究。

（三）管理体制不健全。管理体制的健全发展是一个部门成长的重要因素。目前，个别高职院校档案管理体制不健全。首先，兼职档案员素质不高，大多数高职院校部门兼职档案员属于部门聘用人员，对于档案相关的法律法规不太了解，在处理档案过程中，缺乏必要的档案基础知识。其次，随着社会的发展，档案的收集量随之增加，部分兼职档案员没有相应的物质以及精神支撑。再次，档案管理部门的管理方式处于落后状态。高职院校部门兼职档案管理员没有相对应的管理部门，在档案处理工作中，基本上是兼职档案员根据自己的思维方式处理档案，长时间下来，不利于档案的整理，也不利于档案的查找。同时，没有相对应的管理部门对兼职档案管理员进行工作分配，会直接影响到管理体制的建立和完善，不利于调动高职院校部门兼职档案员工作的积极性。

二、调动部门兼职档案员积极性的重要性

（一）高素质的兼职档案管理员是档案管理的基础。说到积极性，首先想到的便是高效，在我国高职院校中，高效的兼职档案员是整个档案管理的基础，如果没有高素质的兼职档案员进行档案管理，那么在当下社会快速发展的背景下，大量的档案资料将会积压，档案管理工作的内容就要从基础资料整理开始。高职院校提高档案员工作积极性有利于保证档案收集的及时、高质，在一定程度上可以直接影响档案管理的整体水平。高职院校部门兼职档案员对于相关部门的档案资料比较熟悉，能够及时将本部门的档案资料进行整理分析。提高高职院校部门兼职档案管理员的工作积极性，可以大幅度提高对档案管理工作的开展，可以保证高职院校对档案资料进行分析的过程中提高正确率。以某高职院校档案管理工作为例，该高校为了进行未来工作规划，将对近几年学校发展资金的相关档案进行研究，相关部门档案员及时从档案库中找到了本部门的档案资料，保证了学校正常工作的开展。同时，该校在档案管理方面有着丰富的鼓励政策，在保证工作正常开展的过程中，对兼职档案员进行了相对应的精神和物质鼓励，每年通过学校档案室，对各归档部门的任务完成情况进行评比，完成较好的兼职档案员除了发给荣誉证书鼓励外，还给予工作量奖方面的兑现，这种政策大幅度提高了兼职档案员的工作效率。

（二）积极性的提高是促进学校教育工作发展的核心。随着高职院校的不断发展，档案管理方面的工作显得越来越重要。提高档案管理员的工作积极性不仅仅有利于保证学校相关工作的开展，也在一定程度上提高了学校对未来规划的布局和前期工作的总结。因此，提高高职院校部门兼职档案员的工作积极性是促进学校教育工作的核心。兼职档案员处在高职院校的基层，他们在工作中认真负责的态度等优秀品质可以有效推动对档案工作的宣传，能够充分带动高职院校其他人员的工作积极性，也在一定程度上推动了学校教育工作的开展。由此可见，高职院校部门兼职档案员积极性的提高，是促进学校教育工作发展的核心。

三、调动高职院校部门兼职档案员积极性的策略

（一）加强兼职档案管理员的重视程度，提高档案管理水平。我国高职院校中的档案资料基本上是在日常工作中积累下来的，每一位档案管理人员都应当加强管理意识，脚踏实地做好对档案的收集和整理。档案是原始资料的记录，是高职院校发展的历史凭证，想要做好档案工作，首先要提高自身的素质，提高对档案资料的重视程度，这样才能保证档案资料的完整性。试以某高职院校档案管理工作的相关案例进行分析，由于校方对档案资料的管理和监督要求比较严格，促使兼职档案员在处理档案工作的过程中，一直保持认真负责的工作作风，当院校需要档案管理人员提供相对应的档案资料时，总能及时整理出来。该院校为了保证档案资料的管理更加完善，针对档案资料管理的相关内容设立了管理部门，对档案管理员进行了系统管理，不仅保证工作中分工明确，还在一定程度上提高了档案管理人员的工作效率和工作质量。由此可见，加强对档案管理人员的管理，有助于提高高职院校档案管理工作的水平。同时，加强对高职院校部门兼职档案管理员的重视，对高职院校档案管理有着重要作用，高职院校针对相关问题制定了相应的鼓励方案，比如档案人员提前完成当日的档案任务时，校方将对管理人员进行奖励，促进了兼职档案员的工作积极性。

（二）校方积极推动兼职档案管理员网络建设。高职院校中的档案工作对学校的长远发展有着重要的参考作用，随着高职院校的快速发展，档案管理工作出现了变化，档案所涉及的面越来越广，想要充分提高档案资料的管理，首先要构建新的档案管理模式来推动学校的发展。高职院校部门兼职档案员是档案工作的重要力量，是保证档案工作正常开展的基础，同时也是学校建设的重要组成部分。想要提高档案管理的工作水平和工作效率，校方必须积极推动兼职档案员网络建设。在建设过程中，需要做到如下几点：首先，要大力宣传档案相关的法律法规，增强兼职档案员的档案意识。院方可以组织档案管理专家或学校专职档案员开设讲座，提高档案管理员的档案意识，这不仅可以提高兼职档案员对档案工作的认识，使业务能力得到提升，还可以增强工作效率。其次，想要推动兼职档案员网络建设，就要建立科学的档案管理网络系统。随着科学技术的发展，我国在网络的应用能力方面得到了提升，档案管理是院校发展的重要组成部分，是关系到院校发展的重要因素，因此建立一个好的档案管理网络系统非常有必要。某高职院校聘请网络专家对档案管理制定了相应的档案管理网络系统，在该系统中，兼职档案员可以将每一份档案进行归类。同时，标明档案的位置，有助于后期的查找。随着现代社会的快速发展，档案资料随着增加，因此校方应当积极推动兼职档案管理员网络建设。

（三）加强沟通合作，营造兼职档案管理员与校方领导的良好关系。档案管理工作的开展离不开档案管理员与校方的沟通合作，如果只靠单方面来维护，可能会在后期工作中出现矛盾纠纷。高职院校档案工作或多或少会存在兼职档案员由于“兼职”工作与本部门 “本职”工作发生冲突、从而与部门领导出现沟通不协调的问题。以某高职院校的实际问题为例，探讨沟通不协调的问题：该校某教务处工作人员在档案管理处兼职，在一次，教务处领导安排该人员进行教务系统审核任务，但同时，档案方面来了一批新的档案资料，这两部分工作时间发生了冲突，该工作人员与教务处负责人进行沟通，想将本职工作延迟到下午，或者将任务交付给其他人，但是双方沟通无果，导致该工作人员只能被迫参加教务处的工作，而忽视了档案管理工作。从案例中可以发现，要加强沟通合作，才能保证双方工作都顺利完成，才能提高兼职档案管理员的工作效率和工作积极性。良好的沟通协调促进档案管理工作得以顺利开展。为此，需要学校分管档案管理工作的领导主持协调，在学校建立一个完整的档案工作网络，从基层开始，明确要求每一个兼职档案员以及领导都有工作任务，这样才能保证档案工作顺利开展。

（四）提高相关的知识水平。随着教育事业的不断改革创新，无论哪项工作都需要相对应的知识水平来保障工作的顺利开展。高职院校部门兼职档案管理员在开展档案相关工作之前，首先要对相关的专业知识进行学习，这不仅可以促进档案收集、整理等工作顺利开展，也提高了工作效率和质量。如果没有充足的专业知识储备来支撑档案工作的开展，好比“盲人摸象”，尤其是档案管理的工作，关系到高职院校未来的发展规划。提高相关的知识水平是当下兼职档案管理员工作的重要环节，高职院校的档案主要以科研、教学等资料为主，没有相对应的知识来进行操作，很容易导致档案出现一系列问题。以某高校为例，近几年，该高校为了节约成本，从校外雇保安管理档案，该保安对档案管理相关知识一无所知，导致后期教育部门调查档案资料时，档案库一片混乱，压根就没有办法查找到相关的档案资料，同时档案库的档案保存状况也不容乐观。从这个案例可以发现，兼职档案员没有相对应的知识储备，不仅会损害学校的利益，还会影响到自身的工作。随着档案资料的增加，涉及面积越来越广，高职院校要提高部门兼职档案员的相关知识水平，这样才能保证档案资料的管理和保存，也才能保证学校的长远发展。

四、结语

随着科学技术的发展，高职院校部门兼职档案员要不断提高个人的知识储备，用新的管理网络系统来促进高职院校的档案管理。随着社会的发展，各类档案的归档要求越来越细，因此要提高对兼职档案员的业务水平，保证档案管理工作顺利开展。本文对高职院校部门兼职档案员工作中出现的问题进行探讨，并提出相对应的意见和策略方针，在一定程度上促进了高职院校部门兼职档案员的工作积极性，同时也保证了高职院校档案工作的顺利开展，对高职院校部门兼职档案管理员积极性的提高有着一定的借鉴作用。