企业办公室精细化管理的五项措施探析

文/北京强度环境研究所 王欣媛 殷斌 张梦妍 崔婧

办公室是企业的综合管理部门，是连接领导和其他部门的纽带，是保证工作正常开展的中枢，是部门与部门间沟通协调的桥梁，是企业与外部联络宣传的窗口，承担着参谋助手、综合协调、督办查办、服务保障等多项职能。作为企业承上启下的关键部门，办公室的工作涉及企业的各个方面，办公室的工作水平、工作效能、工作作风及精神状态直接影响企业运转效率，对整个企业运营发展有着至关重要的作用，因此利用精细化管理理念提升办公室管理水平具有必要性和现实意义。

一、精细化管理的概念及意义

精细化管理的概念最早是由科学管理之父泰勒提出的，是经济发展新常态对现代企业管理的必然要求，是对常规管理固有模式的补充和提升，是将常规管理引向深入的思想和模式，是追求以最大限度减少管理成本而获得最优管理预期的管理方式。

实现精细化管理是对办公室工作的必然要求。办公室工作量大且较为琐碎，粗放式、传统式的办公管理模式会制约办公室运行效率的提升。精细化管理的本质在于对工作进行分解、剖析、细化和精炼。找准关键问题、针对薄弱环节是精细化管理在企业中发挥功能、效果、作用的前提。精细化管理模式的引入可以提高运行效率、规范工作步骤、优化工作流程、提升业务能力，进而推动企业发展，适应经济新常态下的市场竞争。

二、办公室业务特点及现状分析

（一）办公室业务特点。办公室业务涵盖行政事务和办公事务，具体包含公文、文秘、用印、督办、信访、外事、档案、会议、公关、行政与后勤等，具备重要性、综合性、保密性、服务性四个特点。

1.重要性。不论党政机关还是企事业单位，大大小小的社会组织都会在组织机构中设立办公室，其工作内容涉及党和国家的政策、方针，上级机关的决策、部署，体现着企业领导的意图，其重要性和不可替代性不言而喻。企业办公室对于政策的把控、站位的高低、业务能力的强弱不仅影响到党和国家的大政方针、政策法规、工作部署的贯彻和落实，还直接影响到领导的科学决策、企业的发展方向及运行效率、部门间的统筹协调、工作的开展推进。比如，在履行参谋职能时，办公室需准确把握国家相关政策和领导意图，紧密结合实际制定出切实可行的落实方案。又如，在履行助手职能时，办公室需组织实施调研活动，为领导提供全面的实情材料。另外，办公室对外还兼具“窗口”作用，办公室工作作风的优劣、工作质量的高低，影响着企业在外部环境中的形象甚至地位。

2.综合性。办公室作为综合办事机构，在职责上包括参与政务、撰写文稿、调查研究、协调监督、服务领导等；在工作内容上包含文书、档案、会务等；在事务上包含日程安排、值班接待、行政后勤等。作为企业的中枢神经，办公室需要统筹协调，促进职能部门协同合作，对日常工作督办督查，传达领导的决策部署、协调各方关系、保障工作运行。作为企业对外的联络窗口，办公室需要密切联系上级单位和从属单位，保证政策执行到位，维持企业平稳运行。

3.保密性。办公室是企业的重要工作场所，处于组织的信息枢纽位置，其相当一部分工作涉及机要公文、涉密资料、重要工作等。保密工作的好坏轻则影响企业的日常经营，重则影响社会的和谐稳定。办公室要对企业内部涉密信息严格保守，在一般性场合不得随意谈及企业内部秘密以及涉及领导、办公内容的敏感信息，需要根据谈话对象严格把控谈话内容，避免因失泄密造成不必要的损失。

4.服务性。服务性是办公室工作的基本特性之一。提供优质服务、做好后勤保障在办公室工作内容中占有很大的比重。全面履行办公室职责，做好服务非常关键。具体而言，办公室的服务内容主要有三个方面：为上级领导和领导机关服务、为本级领导和机关服务、为下级单位和企业员工服务。

（二）现存问题。当前，精细化管理被日益广泛地推行到企业办公室的工作中，但在落地实施过程中仍存在诸多问题。

1.精细化管理意识问题。办公室对于精细化管理的实施来源于上级单位要求，对精细化管理的内涵、实践策略及措施的了解只停留在表面，不够深入。缺乏将精细化管理渗透进日常工作的意识，不能主动将精细化管理与自身业务相结合。以上原因导致精细化管理在办公室工作中内生动力不强，实践效果不佳，使问题得不到解决、漏洞不能被发现、盲区不能被扫除、细节得不到打磨，管理质量和效率均受到制约。以请示报告为例，请示报告是办公室履行上传下达职能的一项业务。当下级机关向领导汇报工作、反映情况、答复询问或向上级请求指示、批准时会向上级递交请示或报告。请示报告的事项具有临时性和非常规性的特点。在实际工作中存在诸多问题，如：某项业务已有固定审批流程，但业务部门仍然每次向领导递交请示；新增的某项工作逐渐常态化之后仍然沿用递交请示的方式办理等问题。若具备较强的精细化管理意识，识别并着力解决以上问题将同时为企业领导、办公室、业务部门节省很多精力，提高工作效率。

2.制度问题。统筹协调是办公室的重要职能之一，其本质是企业资源调配。企业内部资源复杂多样，理想状态下各部门分管不同领域内的资源，相互独立，互不干涉。但在实际中，部门间的分管内容存在交叉现象。使用精细化管理手段梳理、完善规章制度可以有效避免部门间因分工不清、业务重叠造成的“踢皮球”现象。推动规章制度的精细化建设，细分岗位职责，充分把握企业内部资源、合理调配资源，驱动各部门积极配合办公室落实工作的需求极为迫切。以会议管理为例，办公室具有会议管理职责，但会议相关的事务却涉及多个部门。会议事务具体包含会议制度、会议安排、会议组织、会议通知、会议报名、会议室准备、会务管理等。通常会议制度及会议安排由办公室负责，会议组织、会议通知、会议报名由会议承办部门负责，会议室准备及会务管理由指定责任部门负责。在制度中清晰界定各部门在会议举办中的分管责任、负责内容和实施方法非常重要。若未能在制度中详细清晰地界定这些工作，会造成承办部门组织会议时遇到无从处理的问题不知向哪个部门咨询情况，办公室需要花费更多的精力去解答和宣贯，同时可能会造成其他责任部门拖沓懈怠、拒绝履行相应职责的现象发生。

3.机制问题。领导与基层之间的互动是组织运行的关键。上下级关系的质量直接影响下属的工作效率、角色行为、工作幸福感及求职意向等。企业办公室承担着上传下达的工作，保证领导意图可以下达至基层，民情民意可以上传至领导、上级机关。但在以“关系取向”和“权威取向”的国情中，上下级关系较其他国家更为敏感。因此在实际工作中常会存在上情准确下达、下情上传无力的情况。这样的运行机制难以察觉工作缺陷及盲区。顶层策划与实际工作的冲突最能暴露管理问题，通常一线的作业人员对此类冲突最为敏感。通过精细化管理手段建立有效的沟通机制，畅通反馈渠道，解决此类问题，避免因此造成的重复工作和资源浪费是提高办公室业务水平、推进精细化管理的重要着力点。以印章管理为例，常规的用印流程为：由申请人提出申请，经部门领导审批同意后，再由业务主管领导审批同意，由申请人携带审批手续及需用印的材料前往办公室，由办公室印章管理员实施用印。但在实际工作中，常会遇到非常情况。如领导工作繁忙，在办公室的时间不固定，申请人在需要用印时难以找到领导签字，耗费大量精力。有时情况紧急，申请人急需用印却不能联系到主管领导，此时若不用印将贻误科研生产，若用印则未经主管领导审批不符合用印规定。又如，在用印时，无从审核申请人携带至办公室用印的材料是否与交由领导申请时的材料一致。

三、办公室精细化管理措施

办公室在工作中需构筑精细化管理体系，以求能够全面、系统、持续地将精细化管理融入工作中，为企业服务。

（一）增强精细化管理意识。意识是行动的先导，认识不到位就难以实现行动自觉。精细化管理的渗透依靠办公室对精细化管理意识的增强。具备精细化管理意识是办公室开展精细化管理的基础。办公室需要深入学习精细化管理内容，在工作中建立并不断强化精细化管理意识，注重工作中遇到的问题，培养用精细化管理解决问题的思维模式，更加细致、客观地剖析问题，根据问题制定更加精细的规章制度、提供更加务实的参考意见，避免实际工作中的“形而上学”——只有精细化管理口号，却不知如何开展的弊端，将精细化深入工作的方方面面。

（二）制订精细化管理制度。无规矩不成方圆，精细化管理在办公室工作中的落地依靠精细化管理制度的建立。从细节入手，健全办公室管理制度，一定程度上可以通过刚性的制度要求有效提高工作效率和工作质量，防止部门间因职责不清造成的推诿扯皮、企业内耗，避免因工作人员凭借经验主义办事带来的不利影响。精细化管理制度的建立可分为两类：第一类是日常管理制度的修订。利用精细化管理思维梳理、归纳现有工作流程，分解、细化工作步骤，删减、提取工作节点，建立规范化、系统化的管理制度。鼓励全员参与完善制度的工作，群策群力，保证制度的合理性、可行性，做到办公室工作事事有章可循、件件有文可依，推进办公室工作由粗放型到精细型的转变。第二类是奖惩制度的建立健全。从精细化管理的奖惩制度入手，约束办公室行为的同时，激励办公室的积极性与能动性，营造积极的精细化管理氛围，为精细化管理的实施创造有利条件。

（三）完善精细化管理流程。管理流程是办公室控制风险、降低成本、提高服务质量及工作效率、提升反应速度及服务满意度、推动企业有序发展的重要途径。办公室需要明确精细化管理目标、统筹业务规划、梳理工作业务、正视管理问题、制定精细化管理流程，因地制宜地对业务流程进行再造和调整，不断探索研究业务与流程的结合方式，以精细化流程为推手完善业务系统、弥补流程缺失、明确责任主体、畅通业务途径、精简工作步骤、反观管理漏洞，切实提高办公室工作水平。

（四）创新精细化管理手段。创新是发展的动力，一切长远的发展都离不开创新，办公室精细化管理也是如此。当今的社会是信息的社会，网络已经深深融入人们的工作和生活中。传统的粗放型管理模式已逐渐落后，远不能满足市场对企业提出的新要求。利用信息化创新办公室精细化管理手段势在必行。信息化手段能够在业务流转过程中获取更丰富、全面的讯息及材料，提高事务办理的准确度和精确度，是办公室落实精细化管理中不容忽视的途径。如将信息化手段应用于印章管理，建立印章使用申请流程，上述领导审批、材料审核等问题将迎刃而解。

（五）建设精细化管理队伍。1.重视精细化管理知识学习，把加强办公室人员学习精细化管理知识摆到重要位置，强化理论修养，使人人成为懂管理，善实践的行家。办公室领导要有意识地指导办公室人员对本人负责范围内的工作进行精细化思考，锻炼办公室人员的精细化思维，从宏观方面把握办公室精细化管理进程，从具体落实上结合工作实际提出精细化工作建议。2.加强业务知识学习。加强办公室人员业务能力培养，不断加深对业务的理解，能够做到“人人上讲台”。只有对自身工作足够了解、熟悉、掌握，才能在工作的精细化中做到对症下药、有的放矢。3.定期开展业务交流。办公室应定期开展部门内部、办公室与其他部门、办公室与相关企业办公室的业务交流活动。办公室内部的业务交流可营造共同学习的气氛。办公室与其他部门间的业务交流活动有利于调动各部门的工作主动性，清扫业务盲区。办公室与相关企业办公室的业务交流有助于搭建信息沟通平台，畅通信息渠道，促进办公室提高精细化管理水平。

四、结语

综上所述，办公室需要在日常工作中有意识地推进精细化管理，把握精细化管理的实质，建立起精细化工作思路，锻造精细化管理思维，形成精细化管理常态，进而推动企业发展及精细文化的建立，促进企业核心竞争力的提升，为企业应对更加激烈的市场竞争、迎接更高的挑战目标奠定基础。