医院文书档案管理与利用分析

张启航

摘 要：文章以遵医五院为例，简要概括了文书档案管理所具有的特点，说明了管理文书档案的必要性，同时列举了制约相关工作开展的问题，从信息管理视角出发，提出了管理效率得到提高、确保文书档案得到科学利用的策略，包括加大培训力度、升级现有配置等，希望能使相关人员受到启发，为其他医院开展此项工作提供理论参考。

关键词：文档管理;文档利用;信息技术;医院文书档案

作为医院档案管理不可缺少的部分，文书档案所承担的职责主要是对领导公文进行分类并归档，对医院内部开展的重要活动和重大事件相关资料进行收集。由此可见，文书档案承载着医院的发展历史，可对不同阶段医院所获得的发展成果进行客观并且全面地反映。新形势下，借助信息技术对文书档案进行规范且标准的管理成为大势所趋，此举不仅可使管理水平得到显著提高，还能够确保文档价值的实现，医院应以自身情况为落脚点，对管理模式还有服务手段进行优化，以此来保证文档得到科学管理以及充分利用。

一、医院文书档案管理特点

1.综合性

医院内部负责管理文档的部门主要有病案室、综合档案室。作为综合性医院的遵医五院，现开设了多个科室，既有常规的临床科室，还有辅助科室、后勤科室。在日常工作开展过程中，各科室均会形成文书档案，且文书档案内容与自身工作密切相关。

若以档案类型为依据，可将文书档案划分成党群类、行政类与医疗类，其中党群类包括党委办公室、宣传科、监察室、审计科、团委及工会;行政类主要涵盖院办公室、财务科、人事科、保卫科、物价办、经管办、安全生产办、后勤管理科、科研工作还有设备;医疗类则以医务科、信息科、护理部、医保办、防保科、药剂科、院感科和医患协调办为主。如果以文件来源为依据，则可以将文书档案划分成两部分：一是由本院制定或上级下发的业务文件、规定文件、指导文件以及政策文件，二是和医院业务密切相关的各单位或是部门提供的往来文件。

2.专业性

医院所开展业务以医疗保健服务为主，日常工作通常与临床医疗服务密切相关，基于医疗服务所形成文档的特点有两个，分别是更新速度快和数量庞大。由于文档所反映内容多为医疗工作开展情况，包括但不限于医院事务的管理、技能操作、发展规划、业务诊疗相关规范、医疗科研等，这就决定了其的固有属性为专业性。

二、医院文书档案管理必要性

1.提高办公质量

纸质管理模式对手工操作、人工管理的依赖性较强，由此带来的问题主要体现在三个方面：首先，工作所耗费时间较多;其次，需要占用大量的空间;最后，较易出现人为失误，导致文本档案无法得到合理应用。利用信息技术开展管理工作，通常只需要利用计算机便能够完成制作档案、存储数据和共享信息的操作，不仅工作效率显著提高，出错率也能够得到有效控制，即便有失误出现，管理人员也可以第一时间修正，管理成果有目共睹。

2.实现资源高效共享

信息化管理给文档所产生的影响，主要是使管理工作更加规范，这样做既便于各科室对自身现有资源进行共享，又可以凭借信息技术与国内其他医院进行交流，在对文档所具有宽泛度进行增强的基础上，使信息资源得到更加充分的利用。

3.提高档案保存的安全性

紙质管理模式往往需要人工操作，文档极易被距离、时间和温度等因素所影响，换言之，一旦有化学污染或是火灾等情况出现，文档将陷入丢失甚至是被损毁的困境。对信息技术加以应用，强调利用电子文档形式进行存储，对其进行备份和共享的难度极小，同时不会被距离、时间或是人为因素所制约，管理工作的时效性自然能够得到有力保障。

三、医院文书档案管理落实情况

1.人员能力参差不齐

虽然我国的信息技术发展处于世界前列，但利用相关技术管理文档的工作，近几年才在医疗领域得到推广，因此与发达国家相比，我国从事相关工作的人员普遍存在能力偏低的情况，虽然在确定管理人选时，医院通常会考虑管理人员对工作的认真程度和专业知识的储备量，在实际工作中，受专业技能影响，仍有一部分人员会出现无法对信息技术合理应用的情况，导致工作效率始终难以得到提高。加之医院提供学习的机会和平台有限，管理人员自然更倾向于沿用现有管理模式和技术，久而久之，文档所具有的价值自然无法得到应有发挥，管理工作也会陷入止步不前的困境。

2.信息难以做到实时共享

现阶段，各大医院所形成的文档类型及数量均较之前有所增加，对其进行管理需要遵循的标准还有需要达到的要求自然也与以往不同，管理难度有目共睹。而医院现有管理软件在对接接口、开发技术等方面均无法满足当前要求，不仅软件横向对接效果和预期相距较远，其兼容性、扩展性也有极大的上升空间，由此而带来的问题，便是信息难以做到实时共享，文档所能发挥的价值十分有限。

另外，医院文档包含的内容不仅有职工信息，还有医疗知识产权以及研究成果。虽然对信息技术加以应用，可使资源整合与管理效率得到显著提高，确保信息得到实时共享，但也会带来一定的安全隐患。计算机存储信息的载体以数据库为主，如果计算机受到病毒入侵或是不法分子攻击，不仅会导致电子档案消失，还会使文件信息遭到泄漏，进而带来难以挽回的后果。由此可见，如何提高文档管理所具有安全性，同样是需要引起重视的部分。

3.管理模式稍显滞后

由于信息技术被应用于文档管理的时间较短，现有管理模式及制度仍有较为明显的漏洞，这也是制约管理质量提升的主要原因之一。研究表明，医院内部与文档管理相关的工作，普遍存在以下问题：

一是文档涵盖信息量巨大，对其进行管理的难度自然不言而喻，为保证管理工作在规定时间内完成，管理人员往往不会采取分类与整理相结合的方式，而更倾向于直接将相关信息录入数据库。基于上述思维所开展管理工作，不仅无法保证信息技术优势得到充分发挥，还会给文档利用率造成不利影响。

二是管理流程缺乏应有的标准性以及规范性，正常情况下，针对文档所开展工作的内容，主要涉及获取信息、整理并存储信息、应用信息等方面。在信息整理环节，部分人员片面认为计算机能够自动完成分类存储信息的工作，而没有意识到采取正确分类方法所具有的重要性，虽然数据库所存储信息与文档相匹配，但无法保证相关信息得到高效利用。

4.未能充分重视档案利用

在信息技术持续发展的背景下，对文档进行管理的工作自然被赋予了较过去更加丰富的功能，管理人员可借助信息系统达到快速筛选并精确提取档案信息的目的，同时在现有技术的帮助下完成统计、整合、分析文档信息的任务。

考虑到医院所招收人员多为医学专业学生，对信息管理的认知难以达到相关专业学生的深度，与传统的纸质管理模式相比，信息化管理不仅要投入更多资金，还要定期对计算机进行维护。因此，现阶段信息技术未得到深层次利用的情况在相关群体中仍较为常见，具体表现为管理人员将信息技术的应用方向局限于整理信息、归类信息还有查阅信息，信息技术所具有的优势自然难以得到应有发挥。

四、医院文书档案管理及利用探究

文书档案是组成医院档案管理不可或缺的重要部分，其作用主要是对不同时期医院的发展水平及成果进行如实反映，借助信息技术对文档进行管理，可使医院高效建设、持续发展等目标成为现实。

1.加大人员培养力度

在医疗服务水平持续提高的背景下，管理文书档案的工作逐渐朝着信息化方向发展。现阶段，基于文书档案信息化建设的相关工作尚未达到预期水平，导致问题出现的原因，主要是管理人员在专业能力、综合素养方面仍有较大的上升空间，要想尽快解决该问题，关键是要转变医院领导的观念，使其对专业人员的价值有更深刻的了解，从而主动为其培养提供所需的资金支持，定期邀请专家举办专题讲座，在传递先进管理观念和方法的同时进行答疑解惑。事实证明，这样做不仅能够使管理人员学习意识得到强化，还可以使其拥有更丰富的经验，确保管理人员能够以医院情况为依据，对档案进行全面开发与充分利用，为档案管理人员信息化水平的提高助力。

众所周知，管理人员的能力往往决定着工作成效的优劣，新形势下，要想使医院文档得到科学且高效的管理，管理人员既要具备坚实的理论基础和丰富的实践经验，还要具备独立操作相关软件开展管理工作的能力，如自动编辑档案并生成索引。由此可见，医院内部从事档案管理相关工作的部门，应酌情加大对人才培养的力度，综合考虑人员专业能力、综合素养等因素，定期组织管理人员开展培训活动，在保证人员拥有充足知识储备的基础上对其专业能力进行提升，帮助其形成正确的信息化意识和工作责任感。

对于在培训、考核环节表现突出的人员，可酌情给予其相应的精神以及物质奖励，通过对人员积极性进行充分激发的方式，使其能够以更饱满的热情投入到管理工作中。未能顺利通过考核的人员，通常需要再次进行培训，直至其能够达到考核标准方可正式上岗。

2.全面升级软硬件配置

随着医院规模的扩大，其工作量也较之前有所提升，利用原有模式对海量文书档案进行管理所能取得的成效十分有限，对信息技术加以应用成为医院的必然选择。事实证明，基于信息技术开展档案管理工作，无论是工作速度还是最终成果均更加理想，要想使全新模式得到合理应用，一方面要酌情调整资金投入数额，通过采购先进设备的方式，使管理部门基础建设得到完善，保证管理文档及相关工作可得到有序开展;另一方面要尽快将传输网络布局的工作提上日程，真正做到依托医院现有网络平台，对档案信息网站进行设立。

为保证网站价值得到最大程度的实现，技术人员需要重点开发以下功能：首先，对接管理软件，确保文书档案信息能够依托该平台实现共享与传递，根据使用者需求，为其提供查询信息、检索信息或是联机服务;其次，解答使用者所提出档案信息相关问题，确保使用者能够享受到更加便捷且高效的交互式服务，为其获取科室、文件档案信息提供便利;最后，对信息技术所具有的价值深入挖掘，做到快速提炼并整合文件档案相关信息，通过对服务范围进行拓宽的方式，使管理水平得到显著提高。

与此同时，管理部门还建立安全防护机制。在信息技术持续发展的背景下，采用数字化手段对文档管理所面临的安全威胁逐渐浮出水面，只有尽快制定有效策略，增强管理工作的安全性，才能避免文档质量受到不必要的影响。鉴于此，管理部门应尽快完成建立防护机制的工作，通过对人员安全意识进行强化的方式，从源头避免文档信息由于人为疏忽而被泄漏，在此基础上，由技术人员负责对网络防护系统进行建立，合理安装并定期更新防火墙及其他现有防护软件，密切关注信息存储及传输情况，确保病毒入侵、不法分子攻击等问题能够被及时发现并得到阻挡。

3.建立健全管理模式

在各行各业均采用信息管理模式的大环境下，各大医院纷纷选择利用信息技术对文书档案进行管理。要想使管理工作取得理想成效，关键是要尽快转变领导对相关工作的认知，确保其能够对管理文档和医院发展间存在的联系具有准确且清楚的认识，明确相关工作需要各部门形成合力，方可得到高效发展。在此基础上，通过建立适用文档管理的规章制度，使相关工作的开展有据可循，管理流程自然会变得更加规范。同时，还应加大宣传管理文档作用的力度，充分利用医院会议、职工培训等平台，帮助职工树立起正确的档案意识，落实奖惩制度，真正做到以工作效益、效率为落脚点，严明工作纪律，确保职工能够主动配合管理部门开展各项工作，管理效果通常能够因此而得到一定程度的提升。

4.加大档案价值挖掘力度

在醫院所能提供的医疗服务中，管理文档的工作往往需要依托上级领导而开展，只要能够做到借助现有技术对信息管理系统进行开发，便可使医院的信息资源变得更加丰富，人力以及物力资源被大量浪费的问题自然能够迎刃而解。对医院而言，作为战略性资源存在的文档，在自身发展进程中发挥着极为重要的作用，对档案价值进行深入挖掘自然很有必要。在日常工作中，管理人员既要对涉及科研项目、重大事件和重点项目的档案进行整理，还要对日常管理资料进行归纳，确保日后文书档案可得到高效利用。同时，管理人员还应当利用现有信息技术管理文书档案，通过定期更新相关信息的方式，确保文书档案具备应有的全面性以及实时性，随着档案服务质量得到提高，文书档案自然具备了持续发展的先决条件和坚实基础。

结论

通过上述的分析能够看出，近几年，随着信息时代的来临，纸质管理模式逐渐退出了历史舞台，利用计算机对医院文书档案进行管理是大势所趋，同时也是未来医院工作的主要内容之一，要求医院做到与时俱进，借助信息技术对文书档案进行高效且规范的管理。要想达成以上目标，医院应做到以文书档案特点为依据，充分利用信息技术开展管理及应用工作，在保证管理有效性的前提下，使文书档案所具有的价值得到最大化实现，通过不断提高自身效益的方式，为达成持续发展的目标助力。

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【作者单位：遵义医科大学第五附属（珠海）医院】