不动产登记档案整合和集约化管理

高瑜

摘 要：随着我国社会发展以及国民经济的增长，不动产登记工作直接关系到人民财产安全和物权管理。本文在阐述不动产登记概念、管理主要内容和管理形式基础上，提出不动产登记档案整合与管理的难点，并从档案整合、平台构建、技术、人员等层面提出相应解决策略。

关键词：不动产登记;档案整合;集约化管理;交接与整合

近年来，随着人民财产权管理意识的不断增强，社会各界愈发重视不动产档案的整合与管理工作，并且有着强烈的不动产信息获取需求。国家也明确要求完善管理程序、提升信息查询的速度和效率，并且构建现代化不动产档案登记形式与制度，推动不动产登记档案高效整合与集约化管理。

一、不动产登记的相关概念

1.不动产登记的概念

根据我国现行的民法体系来看，不动产一般是指基于性质层面无法进行移动或者移动后对自身价值产生一定影响的物品。不动产登记是指权利人或者利害关系人按照有关规定和程序提出申请，由国家专职部门工作人员通过一系列程序在不动产登记簿上记载相关不动产权利和变动情况。严格来讲，不动产登记制度能够发挥其经济学价值从而推动市场经济发展。

2.不动产登记档案的分类

根据我国《不动产登记暂行条例》，不动产登记档案主要分为9大类：集体土地、房屋建筑、湖泊、林地、草地、耕地、森林、海域、建设用地、宅基地，这些都是由自然资源管理部门进行统一登记，其中最常登记的物品就是人们的房屋建筑。不动产登记所需材料具体包括地役权、抵押权、各类申请材料以及申请人的相关身份信息、法律文件等，这些材料都是民生档案的重要组成部分，能够有效证明申请人的物权信息，对统一管理和查询信息等都有积极作用。

二、不动产登记档案整合与集约化管理的意义

1.满足物权登记依托的需求

根据国家对物权的法律规定，申请人在登记不动产时，需要对档案进行详细查询，确保档案内未出现重复不动产，才能以合规、合法方式进行不动产登记。换言之，不动产登记机构正是以档案登记形式来实时对物权、产权的合理化、合法化管理。如今，很多不动产登记机构将业务都推到一个责任部门中进行集中管理，这也增加了此部分的工作量以及档案管理的难度。因此，对责任部分的工作人员来说，若想提高登记效率，降低不动产登记难度和烦琐度，最好的途径便是通过档案管理形式推进不动产登记档案集约化管理。

2.满足便民服务的需求

对传统不动产登记制度和流程进行有效简化和整合之后，能够为办理不动产登记业务的人民群众减去不少麻烦，节省群众的等待和登记时间。现代不动产登记方式不仅简化了整个登记流程，提高工作效率，还能有效维护登记人的合理物权以及财产。此外，群众进行不动产登记时必须要提供有效的物权证明，具体包括申请书、房屋竣工证明、房屋测绘报告以及一系列的相关复印件。而这些物权也直接证明申请人财产的合法性，对整个申请过程发挥一定监管作用。详细来讲，登记人员通过信息技术和科学手段对现有不动产档案进行整合，主要负责对不动产登记档案进行集中储存以及分类，利用信息技术能够有效减少工作人员档案查检时间，还能减少人工查阅出现的错误，从而提高工作效率。

三、不动产登记档案整合与集约化管理的主要内容

1.档案部门的整合

在实现登记机构统一之后，在资金等条件允许状况下还可以尝试在一定地区范围内构建不动产登记档案馆，根据不动产类型与性质进行分科室管理，从而方便工作人员检索与分类管理。实现业务的统一规范，以相同的工作标准和技术来要求严格规范登记工作，这样就能在公平的前提下提高整个登记机构的服务效率和工作质量。

2.管理人员的整合

实现管理人员的整合是指在开展不动产登记档案集约化管理初期，由经验丰富的登记人员借助原有工作经验和知识为驱动力，通过“以老带新”的模式实现管理模式的更新。此外，不动产登记档案整合和集约化管理的工作人员必须具备一定法律、管理以及信息技术等理论知识，有着扎实的业务技能以及专业的服务态度，因此相关单位必须要落实好人才培养工作。

四、我国不动产登记档案管理形式

不动产登记档案主要是由两大载体沟通：电子档案和纸质档案，在过去，由于能力和技术有限，主要是以纸质档案进行集中管理和存放，如今随着前沿的信息技术发展以及各大公共平台的建立，电子档案成为主要管理形式。

1.虚拟管理形式

虚拟管理形式与物理管理形式相反，主要是电子档案。从来源来看，电子档案主要来源于申请录入信息、登记信息、共享库信息以及图像信息这四大层面，其中申请录入信息是指申请人在申请不动产登记时所上传的各种必需资料，包括不动产证明、申请人身份证明等，而登记信息是指登记人员如录入的重要信息，图像信息是指申请人上传、审核人员拍照所得的信息。

2.物理管理形式

物理管理形式就是指实体管理，主要包括登记簿等各类纸质档案和图像档案，由于各个地方的经济发展水平、资金投入状况、管理库配置、管理水平和工作人员性质都不同，因此会根据各地实际情况采取相应管理形式。

物理管理形式可以分为高度集中、相对集中以及集约管理三大形式：

第一，高度集中式是指对不动产登记档案等相关资料进行集中管理，有利于档案整合的规范化与整体化，确立不动产登记档案管理體系。但是采取高度集中式对档案库房有着较高要求，对档案库房的容量、库房面积、高度以及宽度等方面都有着严格标准。

第二，相对集中式是指按照不动产类型进行分别管理。对于房屋、草地、海域、森林等定着物可以通过二维码、超链接等形式进行分享和关联。相对集中式管理方法能够在不动产管理库房的基础上进行集约化管理，从而达到节省人力、财力和物力的目的。

第三，集约化管理是指集合一定人力、物力和财力以节约、高效为价值取向，从而降低管理成本。集约化管理以统筹规划思想为指导，对系统、机构、档案馆以及人员配备进行统一管理，集中下优化可以有效节省资源，避免造成不必要的资源浪费和经济损失，提高不动产登记的工作效率。

五、档案整合与集约化管理存在的问题

1.移交档案前存在交接和整合问题

在整个不动产登记档案整合和集约化管理过程中，登记工作与管理工作密切衔接，如果档案移交前的整理和交接工作中出现纰漏，会为后期档案管理和调动带来一定麻烦。因此工作人员在进行档案交接时，必须要说明不同类型档案的要求以及注意事项。同时，在不动产集约化管理中，必须严格根据档案类型进行相应分类，集中装订和保存，如果文件数量过多，整个档案整合过程中就需要花费更多时间、人力和物力，降低工作效率，这就更需要高效的整合与交接。

2.档案整合入库问题

传统不动产登记档案入库需要经历一系列烦琐程序，并且存储方式十分落后、陈旧，通过人工存储方式很容易在入库过程中出现错误，并且管理效率十分低下，工作速度、工作效率以及质量还存在巨大进步空间。如今，随着国民经济发展以及人民收入的增加，不动产登记档案的数量如海量一般扑面而来，并且档案类型和内容众多，成千上万档案都会集中存储在档案馆中。如今容积有限的档案馆逐渐无法满足不断增长档案数量的存储需求，在不动产登记档案进行整合与集约化管理之后，档案馆容纳面积缺乏问题进一步严重化。而国家对于不动产登记档案馆建设的要求十分严格，有着一定高度的建设标准。

六、优化不动产登记档案整合与集约化管理的举措

1.落实档案入库工作

在不动产登记档案入库登记过程中，必须设定统一、科学的标准，从而规范整个管理行为，提升工作效率。档案管理人员是整个不动产登记档案管整合与集约化管理的主体，因此必须定期对档案管理人员进行严格培训，积极开拓信息资源并构建管理平台。

首先，构建统一的不动产登记信息管理平台，这是完善不动产登记档案集约化管理体系的基本要求，也是贯彻不动产登记制度平台与信息技术支撑，这对保障交易安全、提高工作效率、增强管理力度、整合资源以及提供便民福利都有至关重要的作用。以不动产登记信息平台为依托，建设不动产档案管理系统，打通档案归案整理、查询、计算、服务、监督和存储等多项功能;其次，帮助管理人员掌握信息管理技术以及基础办公软件操作，熟练运用不动产登记信息管理平台，才能改变传统的档案登记和管理方式，实现不动产登记档案的集约化管理;再者，在进行不动产登记档案交接工作时，管理人员必须严格根据不动产类型分成不同类别的档案，并做好相应标记与信息记录，贴上条形码并扫码登记，完成电子信息后并上传平台，及时更新档案信息，并将已经完善好的工作与待完成工作都详细告诉交接人员，实现工作的有效衔接。

2.推动不动产登记档案整合和集约化管理

不动产登记档案资源的有效整合是开展地区范围内登记联网业务的重要前提，也是未来进行不动产登记以及档案管理的主要形式。推动不动产登记档案整合具体分为三大步骤：

第一，制定目标，分步实施。严格贯彻《建立不动产登记制度工作部署》的工作要求，首先清算档案资料，对已有不动产档案进行分类整合，厘清档案之间的关系，着重分析和处理分散档案;其次再建立电子数据库，将已有档案分类有序地输入登记，完善档案数据库资料，实行信息化管理，提供高效、快速、准确的查询服务。

第二，根据登记情况采用多种形式的不动产登记档案过度管理方法。在档案整合期间，以现有不动产档案资源为依托，实现局部范围的网络档案共享，再逐渐将海域、林业、农业等自然部门的不动产档案上交给国土资源部门，达到以国土资源为主，房屋资源为辅的管理模式。同时，要以高标准、严要求的工作原则对现有档案资料进行有效整合，将纸质档案进行全文扫描转换为电子档案并入库，延长档案保护时长;已经是电子形式的档案按照统一标准整理，纳入管理体系。

第三，档案行政部门作为主管部门，有责任及时解决档案工作中出现的各类问题，并协调好各个部门之间的工作和关系，构建有效协调机制。改革涉及方方面面，业务种类烦琐复杂，需要各个部门相互沟通与配合，工作任务也十分艰巨，要求工作人员在短时间内快速适应工作方式的转变，以及更快更好地处理巨量不动产登记档案。因此，为确保业务顺利开展，档案行政部门有必要制定统一的档案整合方案，梳理和简化工作流程，制定交接程序，充分调动各个部门的工作热情和积极性，规范管理不动产登记信息资源与数据，完善管理体系。

3.建立风险防范机制，维护档案信息安全

基于互联网大背景下，不动产登记档案管理系统会受到多方面信息安全威胁，黑客攻击、病毒、系统漏洞以及技术故障等都会造成安全事故，信息资源的复杂性以及整合的实效性也让信息安全问题愈发受到重视。对此，必须建立统一、规范的社会信用代码制度，以及不动产信息公开查询制度。首先公开查询制度的建立必须逐步进行，不能一蹴而就，并且对需要查询的人员进行信息核实，进行实名制认证，避免他人信息被不正当使用;其次，各个登记机关和部门建立统一的内部网络，通过构建内网进行信息、数据资源共享，保障信息的流通;最后，在构建公开查询制度和内部网络时，必须落实好风险防控工作，采取保密措施从而维护申请人的信息安全。

4.优化人才结构，建设优秀人才队伍

挑选优秀的档案管理人才是优化人才结构、构建优秀管理队伍的基础和前提。各部门可以积极向社会公开选拔优秀档案管理人才和信息人才，为员工队伍注入新鲜血液，在挑选过程中，不动产登记档案管理工作要求员工要有统筹规划、创新思维、沟通能力以及动手能力，从文件的收集、整理到入库管理，从档案的保存、开放、查询以及规范制定，這些都要求工作人员有清醒的头脑、明确的规划和实践能力。

不动产登记档案需要明确各个岗位的职责，决策部门是整个档案管理的组织者和领导者，组织和安排下级部门工作事宜，并协调好各部门之间的关系，同时还要具备一定战略格局与长远眼光，并且立足整体关注局部，强化科学意识和全局意识;技术部是有效进行整个不动产登记档案工作的技术支撑，负责不动产登记信息管理平台的运营，让平台和系统始终保持在健康状态正常运行，还负责解决现代档案管理中技术性问题，比如数字保存、信息安全漏洞、防火墙设置、木马查杀以及网络、管理技术等高技术难题;基层管理人员需要掌握档案整合与集约化管理的理论知识，对外负责申请人的不动产档案登记，服务申请人，对内整合档案资源并进行集约化管理。总之，不同部门对所需工作人员的能力要求都各不相同，档案管理部门着重培养拔尖人才、技术人才以及复合型人才，并给予他们足够资源和发展空间，充分调动人才工作的积极性和主动性，真正奉献于档案事业之上。

七、结束语

总而言之，我国现代化数据信息正值高速发展的黄金阶段，对于不动产登记档案整合与管理而言，集约化发展趋势是目前适应不动产登记工作创新发展的模式。因此各行政管理部门和登记机构都应从自身入手，借助信息技术以及管理人才落实好管理工作。

参考文献：

[1]黄亨蕊.不动产登记档案整合和集约化管理分析[J].科技资讯，2020

[2]王 琛.集约化管理在不动产登记档案整合中的应用[J].黑龙江档案，2021

[3]孙明华.浅析不动产登记档案整合与集约化管理[J].南方农机，2018

[4]史智赟. 我国不动产登记档案管理策略研究[D].黑龙江大学，2018

[5]秦 朋.试析不动产登记档案整合与集约化管理[J].办公室业务，2017

[6]朱志梅.如何整合和集约化管理不动产登记档案探讨[J].建材与装饰，2016

[7]杨小莉.大数据背景下不动产登记档案海量信息资源整合研究[J].中外企业家，2019

（作者单位：济南市不动产登记中心）