政务服务中档案规范管理初探

尹宝华

摘 要：档案是政务服务发展的基础，加强档案规范管理，可以显著提高政务服务质量。加强政务服务档案规范管理，是档案工作人员的一项重要职责。这是政务服务本身需要，也是部门要求。本文主要对政务服务档案规范管理存在的问题进行分析，并探索强化档案规范管理的有效途径，希望可以为相关人员提供一些帮助。

关键词：政务服务;档案;规范管理

社会经济的快速发展，极大促进了政务服务的发展。政府服务的内容与形式越来越多，这逐渐加剧了共享档案和保存档案之间的矛盾，档案不能有效利用，进而影响政务服务的发展。提高政务服务质量将更有利于社会的快速发展，提升社会效率，而档案是政务服务发展的基础，因此档案规范管理非常重要，对保障政务服务事业顺利开展具有重要意义。下面将对政务服务中档案规范管理进行深入分析。

一、政务服务与档案规范管理的关系

在我国，现在政务服务已经全面转向电子政务。电子政务（ElectronicGovermment）的概念源于美国前副总统戈尔于1993年主持的政府绩效评估（NPR）的两份报告，是指政府在其管理中使用现代网络通信和计算机技术，精简、整合和重组政务服务职能，克服传统行政机构在时间、空间、部门等方面的局限，转变互联网服务模式，推进办公一体化。电子政务是以信息化为支撑，加大对政务服务的监管力度，对政府组织机构、工作方式和行政程序进行重组，使政府能更有效地工作，并为人民提供更好的服务能力。

随着电子政务发展的不断深入，档案规范管理在国民经济和社会发展中的地位和作用更加凸显。电子档案的创建和运行必须制定统一标准进行规范管理。网络环境下，电子文档等信息资源的使用需要制定权限标准。在我国，档案部门作为管理政府纸质档案的职能部门，拥有丰富的档案管理经验，而电子档案形成类似于纸质档案的业务流程，因此，随着职能的扩展，档案部门也迎来了新挑战。政务服务框架下的档案规范管理，主要是指在相应的生命周期内，对档案信息资源进行跨部门管理和跨部门整合。真正意义上做到跨部门、跨组织。特别是在宏观层面，政府要善于对档案进行统一管理规划，确保档案得到有效利用和保护。在微观层面，档案部门要相互配合、相互协调，为档案规范管理的实施打好基础。

二、电子政务发展中档案规范管理面临的新问题

电子政务的发展主要分为以下几个阶段：第一阶段以档案数字化为特征，组织模式碎片化，最典型的应用是办公自动化（OA）应用;第二阶段主要是应用系统，包括财税应用;第三阶段是综合应用，利用信息技术为公众提供服务。在电子政府的不断发展中也不断出现新问题：

1.管理对象的变化

在电子政务环境中，当前对文档生成的需求不限于传统的归档流程，而是扩展到当前文档生成系统开发设计的功能需求。改革后出现政府机关事业单位联合档案管理部门。随着体制改革的推进和电子政务的建立，建立了档案管理中心来存储现有档案，包括档案部门与其他相关部门之间的关系。面对这些新型档案管理变化，档案部门必须审视其性质、职责、方法，以及与档案的关系、组织的权利和责任。

2.管理实践的变化

电子政务环境下档案管理实践的变化主要表现在以下方面：一是在电子政务环境下，档案规范管理部门必须扩大管理实践，实施更加规范透明的管理和更广泛的服务;二是由独立工作转向与相关部门联合管理。在电子政务环境下，要做好电子档案的处理、识别、安全存储和档案的高效使用;三是从强制管理向建议式管理转变。强制管理是指档案管理部门在法律法规规定的职权范围内，不经行政人同意直接进行行政检查等行政行为。建议式管理是指档案部门在法律、法规规定的权限范围内提供的档案管理指导，并需征得行政人同意。

3.管理内容的变化

在信息技术高速发展的时代背景下，传统档案的数字化改造是必然趋势。传统的档案主要以纸质档案为主，对于档案保存条件要求高、档案占地面积大、档案查询不便等问题突出。通过大数据技术构建大型数据库，实现数字化改造不仅可以极大地确保档案的安全性，而且可以提高档案使用效率。因此，档案数字化改造是当前的重要任务。但是，由于我国传统档案的数量大，存储时间长，数字化改造存在着一定困难。而且智慧档案的发展过程中，很多档案仍采用传统管理方式，不同部分之间没有完成信息化建设与沟通，管理网络不健全，影响智慧档案的发展，也在一定程度上影响电子档案的管理。因此，仅仅依靠数字化或信息化来打造智慧档案远远不够。

改善档案服务要及时有效整合数字资源，只有这样，才能为用户提供优质服务，不断提高档案规范管理水平，丰富档案资源，提高档案信息的利用率。随着档案规范管理的发展，需要做好档案资源的及时整合工作。整合工作不仅要组织实物资源，推动数字化转型，还要充分重视档案资源的利用和开发。根据部门档案资源实际情况，开展综合评估工作，杜绝重复档案和无保存价值的檔案，为更有效地实施数字化工作奠定良好基础，提高输入档案资源的质量，明确归档范围、类型和方法，确保归档馆藏资源符合标准，并提高利用率。

三、政务服务中加强档案规范管理的措施

1.加强档案规范管理意识

政务服务档案管理逐渐由传统的自我管理向市场化、信息化管理转变，演变为社会化管理形式。首先，档案规范管理必须与时俱进，转变传统管理思维，积极向工作人员宣传档案规范管理的重要作用，让工作人员充分认识政务服务中档案规范管理价值，进而提高政务服务质量。其次，政务服务档案规范管理包括行政部门、监管部门、职能部门等各个部门，开展档案规范管理工作，需要团结各部门，形成共识，加强合作和默契沟通，以及部门之间的相互理解，促进档案规范管理工作的顺利开展。最后，电子政务环境中档案规范管理的主要目标是以完整、安全和标准化的方式接收和归档电子文档，创建档案数据存储库，并在互联网上发布数字档案信息。

2.完善档案规范管理制度

完善档案规范管理制度，要做到以下几个方面：一是实行岗位责任制，明确档案管理人员的职责和权限，提高管理人员素质;二是提高档案规范管理意识，要做好档案的收集。收集是做好档案规范管理的第一环节，也是最基本、最重要的环节，应注意以下几个方面：（1）收集工作前移，建立档案质量管理机制。前移意味着档案管理工作从生成文档和检查档案来源的质量开始。管控档案质量的关键是建立可靠的质量管理机制，建立职业前培训体系，将档案规范管理纳入有关人员的工作职责，建立考核奖惩制度，确保档案规范管理质量在整个过程中受到监控和监管。（2）收集全类型档案，包括文字、图形、音视频、电子档案等，集中生成具有研究价值的档案资料的积累。（3）全员参与。在整个档案收集过程中，所有参与者都应注意收集项目档案，以确保生成一个完整的档案。有时一个人随意销毁的图片、一张纸或一段数据可能成为对未来搜索很重要的档案材料。一旦被破坏，就没有办法修复。（4）广泛收集积累。为保持档案的完整，在收集阶段要进行分析、审查和核实以确定选择科学的档案文件，必须根据完整的要求完成。（5）做好归档阶段的管理工作，对收集到的档案进行识别整理，按照要求进行整理归档，确保其准确性、完整性、一致性和可靠性，做好管理和储存工作。

3.对档案管理人员进行业务培训

随着信息时代的到来，政务服务的档案管理逐渐由传统的人工管理向计算机管理转变尤为重要。利用计算机技术对纸张、电影、影音文件进行分阶段批量数字化，使政务服务档案信息与现有文件资源数据库联网，链接现有数据库，并对各部门链接分支文件资源，实现自动化管理，提供便捷高效的使用服务。档案管理部门必须与时俱进，改变陈旧管理理念，管理模式要向信息化方向发展，让工作人员真正认识到档案规范管理尤为重要。在这种情况下，档案规范管理过程将涉及多个部门。各部门要共同谋划、协调行动，形成可靠、连贯的体系。加强不同部门之间的沟通，有效促进管理工作的发展。

4.通过互联网技术实现智慧档案建设

档案在政务服务领域占有重要地位，因此要立足政务服务，通过互联网技术打造政务档案智慧平台，实现政府档案的高效应用。政务档案智慧平台上高度集成的政务服务应用系统，有效提高档案信息的利用率，档案的功能也实现智能化扩展。比如，根据档案规范管理功能保存的档案共享信息;按照相关档案规范管理原则，有效实施档案分类等，要做得以下几点：

（1）智慧档案中档案存储管理的应用：在建设智慧档案时，互联网技术可以有效提高档案存储管理的效率与安全性。通过RIFD 技术，可以使用附加到文件的 RIFD 标签来定位文件。不仅方便管理文件存储，也方便查阅文件。不管是档案管理工作人员还是其余的档案使用人员都可以使用高效的数据检索系统快速找到他们需要的文件，并可以在存储过程中快速查找和分类文件，这大大提高了档案工作的效率，并大大降低了存档错误的可能性，并有效提高智慧档案管理效率。应用互联网技术打造智慧档案，是未来我国档案管理系统智慧化建设的重要趋势。

（2）档案安全监管的管理应用：档案安全是智慧档案建设的重中之重，尤其在数字化发展过程中如何防止档案失窃尤为重要。通过互联网技术的应用可以实现不同档案之间的联网，并利用 RIFD 标签和 WSN 技术对档案文件进行定位跟踪，不仅可以提高档案的检索效率，同时可以实现多点备份与防止盗窃。此外，数据库的建设可以实现档案资料的实时查询，无须再进行定期盘点，在档案出现缺失时可以及时发现，因此互联网技术可以有效提高智慧档案的安全监管。

（3）在智慧档案建设中的日常管理应用：在智慧档案管理的日常管理层面，互联网技术也能起到很好的作用。比如，可以智能调整纸质档案的存储温湿度，利用温湿度监测装置实时监控并自动调整;在火灾报警监控和消防系统中，可以对与火灾报警系统相关联的烟雾传感器进行监控，第一时间发送火灾报警信息;在档案的通风控制、照明控制等，都可以使用设备进行监测和调整，并通过信息技术上传到控制中心，实现真正的智慧管理。

（4）基于用户需求的服务创新水平的管理应用：智慧档案的创建不仅限于自动化，还要注意人们使用的感受和需要。因此，在互联网技术支持下，智慧档案的创建应着眼于用户需求，引入创新的知识服务。利用RIFD技术，可以智慧判断用户需求，进而分析用户需求，在此基础上为用户提供更精准的信息服务。这种创新知识服务不仅有效提高了文件搜索的效率，还简化了相应的文件借阅流程，可以帮助用户更快、更高效地找到所需文件。

四、结束语

政务服务中档案规范管理，需要不断提高档案信息化水平，对档案规范管理人员进行培训，切实完善档案职能，建立可靠的档案规范管理工作机制。做到如下几点：

（1）创新管理理念：理念创新就是观念创新，政务服务档案规范管理要进一步提高档案使用效益意识。无论是收集档案还是组织档案，最终目标都是有效地使用档案。目前，部分档案工作者的职业意识、责任感、工作热情不高，创新意识淡薄，工作方法硬朗。因此，政务服务档案规范管理要创新管理理念，体现服务价值，以默默奉献的精神作为职业道德的要求。

（2）管理理论创新：与其他学科相比，档案规范管理理论起步晚，发展缓慢，仍在不断完善中。因此，需要在档案规范管理实践中不断研究，不断丰富管理理论;同时，更系统科学的理论可以指导、推进和改进档案规范管理实践。比如，档案概念的不断丰富和完善，所有对政府和社会有价值的文件，无论是纸质还是电子，都属于档案，而不是在工作研究过程中提出归档和备份档案系统时，才将其基本属性定义为档案。

（3）管理体制创新：档案工作应当按照《档案法》进行：一是政务服务各个阶段的档案材料收集、整理、反馈、纠正和必须及时收集整理，并及时反馈、整理和补充档案，由实施部门和档案部门验收，充分展现档案部门的积极性，及时整理档案，识别和分析档案的完整性、一致性、准确性等;二是加强档案部门与行政实施部门的密切协作。与实施部门密切合作，档案工作者要积极参与会议管理活动，了解活动动态，根据活动进程及时对档案资料提出要求，在活动期间进行建议。加强与实施部门的联系，了解实施部门对档案使用的要求，以满足收集档案、建立档案分类的要求和需要，促进档案工作规范化。

（4）管理方式创新：数字档案是实现传统管理向现代管理转变的最佳途径。我国传统的档案管理模式在数字信息化发展中面临重大挑战。档案工作必须与时俱进，以现代管理模式取代传统模式，实现档案管理现代化，满足社会各方面的需求。数字信息技术在档案规范管理中的应用，可以系统地完成档案的编制、修改、刪除、查询、打印、登记、收集和统计等工作，档案规范管理迫切需要现代化的办公方式和先进的管理技术。而档案信息化实施的基础是数字化建设，才能适应新时代的档案规范管理工作。但是，本文的研究还不够完整，需要相关人员进一步补充和加以改进。

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（作者单位：日照市政务服务中心）