基于理念创新视角的档案管理信息化研究

张黎英

摘 要：伴随着我国科学技术的迅猛发展，社会上各项工作理念也有了创新，为了提高档案管理工作效率，在其中应用信息化技术也早已提上日程，基于此，本文从理念创新视角下档案管理信息化的重要性出发，探讨了档案信息化管理的原则与特征，分析了当前工作中存在的问题以及信息化管理的实践路径，希望为有关部门提供参考。

关键词：理念创新视角;档案管理;信息化建设

引言

档案管理工作是以资源建设为核心开展的一系列工作，而在档案管理工作中应用信息化建设，可通过互联网的共享性、便利性等为档案管理工作提升工作效率，而当前档案管理在信息化建设过程中却也面临着一些问题需要解决，相关部门应积极制定明确的发展目标，充分运用网络信息技术，实现档案管理信息化建设的全面发展。

一、理念创新视角下档案管理信息化的重要性

随着信息化时代的来临，档案管理工作中所要处理的信息量相比于传统有着成倍增加，依靠传统技术手段很难满足当前时代的工作需求，因此在当前形势下，实现档案管理工作的信息化建设极为重要，这也是新时期档案管理工作的必然发展趋势。在档案管理工作中运用信息化技术可以提升档案管理工作效率，信息技术可帮助档案管理工作实现高速地收集、整理、分类、储存等工作，还可以依靠其便捷的特性实行随时随地调阅审批，减轻了档案管理工作人员的负担。

另外，档案管理信息化建设还可以依靠其自身高度的共享性来转变传统的工作模式，通过将电子化的档案进行传输与共享，免去了纸质档案资料分离步骤或审批查询步骤，通过网络与其他计算机实现互联，加强档案传输的快捷性，并实现资源共享，全面提升档案的利用率。以此为基础，信息化的档案管理工作还可以为当前信息处理工作中的文件存储提供便利，免去了传统中纸质资料丢失或破损难以复原的不良状况，让资料可以实时进行保存，保证档案资料的完整性与全面性。而充分挖掘计算机网络，还可以让档案资料在传输过程中免去人力奔波，实现超远距离的实时传送，大幅度减少工作时间。

二、理念创新视角下档案管理信息化的原则

在理念创新视角下的档案管理信息化工作中，各个单位都拥有属于自己的制度与待处理资料，因此各个单位对于档案管理的需求也存在较大差异性，在档案管理信息化建设中，应详细针对各个不同单位的实际情况来制定适合自己的档案管理方式，这也就是说档案管理信息化建设应遵循需求引导原则。首先各个单位的工作人员应充分从自身单位档案需求出发，从不同的方向来判定本单位在档案处理中的需求，实现资源的最大化利用，还应根据当前时代的发展方向，适当调整信息化建设方式，并立足于档案管理的根本任务进行战略性布局，减少资金与人力成本。

另外，各个单位在不同时期也应制定出有针对性的信息化建设方向，各单位应从实际情况出发，稳扎稳打，遵循稳步实施原则，为档案管理工作提供各项保障。首先各单位应制定信息化管理项目，控制档案信息化建设过程，加强各项流程的管理，还应通过单一项目来寻找当前档案管理模式中的各项不足之处，制定出科学有效的解决措施，而由于档案管理工作的信息化建设是一项长期工程，在短期内不一定能取得显著效果，因此各单位也应建立长效的管控机制，配合档案管理信息化建设的发展目标，规范相关人员的操作流程，共同为实现信息资源最大化利用提供保障。

三、理念创新视角下档案管理信息化的特征

档案管理信息化建设富有时效性特征，正是这种时效性，才得以让档案管理工作对于信息化更加渴求。当前社会极为看重时效性，富有时效性的档案管理工作可以对档案的深加工或即时加工实行实时管理，让各种档案资源在有需要时可以第一时间提供给各部门，加强工作效率，还可以为资源档案在采集、分类、存储等各项过程中添加时限，避免工作时间过长，为其他工作带来影响，种种优势都可以依靠信息化管理来实现，为档案管理工作提供更多的发展机会。

另外档案管理信息化建设也应富有创新性特征。作为新时代创新理念的产物，档案管理信息化可全方位将计算机网络技术等各项新技术进行利用，弥补传统档案管理工作中的各项不足，并转变以往工作中各个流程的工作方式，不断改革与优化档案管理工作流程，并及时依据部门发展或企业经营目标来调整档案内容，为企业的各项经营活动、战略计划等提供精准的数据参考，通过创新方式增强档案管理工作的有效性。档案管理信息化也应具备高度的价值性。由于信息化建设可以拓宽档案收集渠道，并让单位可以掌握各方面的资料，因此档案中所蕴藏的价值也远非传统可比，单位可通过建立庞大的数据库来实现资源的深度利用与深度采集，挖掘可以影响单位发展的各项潜在因素，提升档案管理的价值。

四、当前档案管理信息化建设中存在的问题

1.缺乏信息化建设的观念

当前很多单位已经开展档案管理信息化建设，但在使用过程中却暴露出一些问题，阻碍了档案管理信息化的全面建设。当前很多单位还缺乏对于信息化建设的正确观念，很多需要档案管理的单位由于领导部门人员年龄较大，缺乏对于新技术、新科技的认知，没有对档案管理信息化建设足够重视，错误地认为档案管理工作只是简单地摆放存储文件档案，平日也仅需要形式上的书面调查，对于当前形势下档案管理时效性不重视，经常存在一次性集中处理的不当局面。另外由于在归档过程中管理人员的认知问题，仅仅将纸质文档摆放在档案室，将电子文档存放在一个文件夹，甚至有的单位随意归档，想起来就存储，想不起来就随意堆叠，不注重档案的分类，胡乱地将价值高低不同的档案堆叠到一起，从而造成档案丢失或损毁的情况，大幅度限制了档案管理信息化的有效性。

2.缺乏信息化建设的技术

在档案管理的信息化建设过程中，档案管理对于计算机网络技术水平要求较高，需要数字化技术的深度运用，应做好技术规范，但也有很多单位的技术水平不足，无法满足对于当前视角下所要求的档案管理时效性，在采集资料时缺乏全面性，传输资料缺乏时效性，整理数据时缺乏准确性，制约档案资源价值的发挥，难以跟上当前社会进展的步伐，以至于在信息采集、录入、分类、存放等环节难以得到保证，在存储过程中也有丢失的风险。档案信息是多种多样的，其中富含文字信息、圖片信息、声音信息、视频信息等众多媒体种类，在将原有的纸质化转为电子化的过程中，信息的提炼工作就需要专业技术的支持，这在当前很多单位较为短缺的方面。

3.缺乏信息化建设人才

档案信息管理化对于人才要求较高，需要档案管理、信息技术、行政等方面的复合型人才，但当前很多单位对于档案资源管理工作都有着错误认知，认为档案管理工作没有任何技术含量，因此也招聘了很多外行人士进行档案工作，招聘中也没有对其进行各方面考核与测评，上岗前也缺乏相应的岗前培训，再加上上级部门不重视，也让档案工作者对自身工作缺乏积极性，不懂得从哪些方面加强学习，甚至还有身兼数职的人员进行档案资源管理。久而久之，由于工作人员缺乏档案管理等多个方面的系统性知识，以至于严重拖慢了档案管理信息化进程，缺乏复合型人才的支持也难以有效开展信息化建设，让档案管理的信息化了流于形式，无法发挥出真正的价值。

4.缺乏信息化建设的管理

在档案资源的管理方面也有很多单位缺乏行之有效的制度，让管理工作流于形式。任何工作都离不开管理制度所制定的规范性标准，在档案管理工作中，更是应配合严格的管理制度加强工作的有效性，通过管理制度来落实信息的有序存放，便于分类采集与整理，如果缺乏管理制度，就会让工作人员意识不到各环节中存在的问题，缺乏与客户进行有效沟通，更加难以开发档案管理的信息化。在很多工作中，都需要对档案信息进行深加工，或分类调取，但由于缺乏管理，工作人员缺乏工作状态，工作拖泥带水，难以严格整理信息，无法满足客户需求，再加上缺乏相应的惩戒条例，工作人员也难以遵守单位规范，从而让档案管理工作陷入恶性循环。

五、理念创新视角下档案管理信息化的实践路径

1.树立正确的信息化管理观念

档案管理信息化意义重大，能够明显减轻人力负担，提升管理效能，但现阶段多数主体并未形成长远规划，团队内部信息平台建设、运用理念不统一，缺乏组织协调性，直接制约信息化资源的合理配置，因此要正视该短板问题，从理念角度入手强化宣传力度，明确档案管理信息化发展方向。首先应筑牢协同共享意识，数据交汇速度加快、频率提升是信息化管理的突出特征，这种天然优势能够促进部门、岗位之间的交互、合作，档案管理工作要积极利用这一特点，将信息化融入档案数据收集、催缴、调用的各个环节之中，简化档案管控流程，保障工作效率。

其次还应树立安全管理意识，信息化背景之下，档案数据以整合、集成形式赋存于虚拟数据库之中，档案查询、调用的难度降低，有助于服务管理提质增效，但与此同时也带来一定安全隐患，要正视该种风险，强化技术研发和平台监控，定期升级防火墙，跟踪异常访问账号，防止数据泄露、篡改，同时关注数据库稳定性问题，定期做好调试、升级工作，避免代码崩溃导致的节点丢失问题，物理层面也要积极完善门禁设施，通过制度颁发、宣传教育等方法手段，严格控制管理员权限授予，提升档案管理人员安全理念。

2.加强信息化技术的运用力度

在市场经济繁荣、城建事业持续推进的时代背景之下，以互联网为代表的现代科技手段逐步进入各行业生产、管理活动之中，为工作效率的提升、资源配置的优化创造了良好条件，档案管理环节同样要建立信息化意识，积极引入现代信息化科技，最大限度地精简档案管理流程，优化档案管理服务。实践中首先应当稳抓物质基础，加大信息化基建投入力度，要将档案信息化建设纳入年度预算支出中，设立硬件购置、档案数字化等专项资金，为实际工作的开展提供充足支撑，在统筹管理思想指引下，对所有信息化设备进行整合管理。

其次还应强化软件平台的设计，综合运用照相机、扫描仪等设备，加快内部纸质档案的数字转化进程，指定专人清点电子文件，审核转化过程中有无错误、遗失状况，明确统一的电子文件格式，以及归档类别、保管时限等，确认完毕后需在元数据的基础上，建立备份文件夹并实施分开管理，保障数据库安全性和可靠性。同时关注到档案管理的服务性特质，主动引入、开发数字化管理平台，设置账号注册、档案统计等模块，为用户查询、添加档案提供便利。

3.引进信息化建设的优秀人才

档案管理人员是开展档案工作的中坚力量，其自身的素养能力、专业背景直接制约着信息化建设的推进，因此实践中必须将团队培育作为关键方向，首先要广泛吸纳专业化、年轻化的档案管理人才，依托微信公众号、招聘软件等信息化平台，广泛发布招聘信息、优化团队人才结构，与当地高校建立合作，通过优秀毕业生推荐等方式实现共赢，改变部分企业、单位中档案管理岗位边缘化的现状，革新薪酬福利制度和岗位晋升制度，全面激发档案管理者的积极性和创造性。

其次还应完善教育培训机制和绩效考评机制，为档案管理人员提供高度开放的进修平台，结合团队自身素养状况、能力结构制定有针对性的培训计划，将信息化建设、维护、使用方法有机融合到现有培训体系之中，除周期性的集中培训外，还应依托信息化平台发布实操技巧、注意要点等，推进自学常态化、辅导有效化，配合知识竞赛、模拟训练等创新方法，在档案管理团队内部建立起比追赶超的学习氛围，与考评机制互为配合，提升管理人员信息化素养。

4.完善信息化建设的管理制度

档案管理具有鲜明的烦琐性特征，案卷类型多样且信息体量巨大，管理控制不当很容易影响档案质量，造成数据错误、漏洞百出的现象，在信息交汇速度加快、信息体量膨胀的时代背景之下，重新梳理档案管理流程、完善管理制度显得尤为重要。首先应当规范立卷标准，立卷前要科学划分、筛选档案资源，减少源头数据的重复、冗余问题，归档前仔细核查数据的真实性、完整性，借助制度手段明确权责划分，对态度敷衍、工作随意导致的数据错漏问题，要依照制度及时进行处罚，同时关注档案时效性，选取能够反映企业、单位时代发展特征的资料入档，人事档案收集环节也要依托信息化平台加强催缴，最大限度地保障归档效率。在此基础上，还应规范保管标准，将档案数字化归入制度管理范围，所有电子档案一应汇聚至集成化数据平台，编制《电子档案保管与备份制度》，依据管理实况增设平台运营、维护岗位，明确权责分配，同时完善机房管理“6s”条例，为信息化设备创造良好、洁净的运转工作环境，降低设备故障概率。最后还应健全风险应急预案及隐患排查制度，综合档案管理现状提取可能发生的风险问题，比如涉密档案泄露、调取环节档案遗失等，在此基础上建立高风险区域日常巡查制度，信息流转跟踪制度，档案存储室电气线路定期检修制度等，将档案损坏风险扼杀在摇篮之中，促进管理制度效能的发挥。

五、结语

总而言之，理念创新视角下的档案管理信息化在当前应用中还存在着不足，相关单位应树立好正确的信息化思想观念，加强信息化建设的技术培养，引进信息化建设优秀人才，并完善相关管理制度，全面提升档案信息化的工作效率，努力推进档案信息化管理进程，提升档案管理的工作质量与工作效率。

参考文献：

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（作者单位：山东省巨野县卫生健康局）