信息技术在疾控中心文书档案管理中的应用分析

曹珊

摘 要：档案管理是疾控中心工作的一项重要内容，在各项工作中发挥着不可替代的作用。根据档案属性和功能，档案管理工作被划分为很多不同类别，比如专业档案管理、文书档案管理等。文书档案管理与其他类档案管理有本质不同，但在实际管理工作中又存在交叉性和重复性，这在一定程度上影响了管理工作有效性。信息化时代下，大量功能性强的信息技术被应用于疾控中心档案管理工作中，为管理工作提供便利，提升管理质量的同时也避免了很多由传统管理方式所带来的弊端。不同管理内容和目的下，所采用的信息技术管理手段有明显区别，比如应用计算机网络技术进行档案管理，可最大限度地提升档案安全性，使疾控中心内部信息传递更加畅通，而将数据挖掘技术应用于档案管理工作中，将有助于更好发现疾控中心工作内在需求，完善管理行为。文章以传统模式下疾控中心文书档案管理所存在的问题作为切入点，详细介绍了信息技术在档案管理工作中发挥的重要作用和价值，以网络技术和大数据为例，对如何应用信息技术于疾控中心文书档案管理工作进行分析。

关键词：疾控中心;文书档案管理;信息技术;应用分析

引言

文书档案属于疾控中心内部一项非常重要的资源，它对研究疾病防控工作具有一定辅助性作用，可为某些具体工作内容提供重要支持，很多资料都可以成为重要依据。因此，规范化、系统化、标准化、合理化、科学化文书档案管理内容和制度十分必要。信息化时代下，我国很多地方疾控中心文书档案管理工作正在发生巨大转变，从内容到模式，从人员到制度，那些无法跟上时代发展步伐，以及无法很好满足实际应用需求的管理方法和手段，已被信息技术所主导的现代化管理方式所取代。对于疾控中心文书档案管理者来说，若要充分提升档案管理质量和效率，使管理方式和手段变得更加科学高效，满足实际应用需求，就要及时更新管理思想，努力增强档案管理信息化属性，积极应用多种信息技术于工作实际，将那些长期存在于管理工作中的弊端剔除掉。

一、疾病控制机构文书档案分类中存在的问题

1.分类标准规范性缺失

现阶段，全国范围内还未建立起一套完整、统一、专业的疾控档案分类标准，导致疾控机构文书档案管理规范性不足。各省份自行编制的文书档案分类方案虽具有一定现实意义，且能够保证内容与工作实际需求相迎合，但材料归档缺失问题仍时有发生。全部相关问题多产生于管理行为，传统文书档案管理观念和思想在一定程度上制约了创新外延，同时也使分类标准丰富性和完整性受到限制。

2.档案划分层次不够细致

绝大多数疾控中心在进行文书档案类别划分时多采用一级划分方式，宏观上能够满足应用需求，但需要更进一步细致要求时，此种层次划分方式的弊端便显现出来，科学性和系统性不强。以病种和职业等作为依据对文书档案进行二次划分是很多疾控机构的需求，基于原有层次划分体系作层级扩充和延伸，将有助于解决因不常见疾病和业务所引发出的档案应用混乱问题。比如将寄生虫病划分到地方疾病种类中;将一些常见非传染性疾病划分为流行病范围，如高血压病;又比如将针对特殊内容的检验资料归类到地方卫生检验档案中，如病毒毒理、微生物等。此类由档案划分层次不够细致如引发的一系列问题值得关注，需要投入更多精力和时间着重解决，使档案管理一致性、連贯性和系统性得到增强。

3.档案收集与分类交叉问题严重

在疾控中心档案管理工作中，文书档案管理与专业档案管理存在本质不同，但在实际工作中也存在一定交叉性和重复性。举例来说，与疾病专业内容相关的计划和指示以及全部规范性文件，在专业档案管理中被划分到专业档案类范畴;相同的分类方式在文书档案管理中会被列入行政管理类范畴，属于疾病文书档案类。另外，包括科研计划和专业人员论文在内的部分科研档案归属于专业档案类，但从专业技术人员角度来看，它们又都属于个人业务档案。同样道理，对于那些因工作出色而受到表彰的疾控技术人员来说，他们所接收到的表彰通知和信息全部是针对专业技术和业务本身的，应当被归类为专业档案，但由于表彰决定、通知等一系列行为本身隶属文书档案管理工作范畴，因此具体内容也会体现在文书档案中。综合以上，交叉重复现象在当前档案管理工作中还是比较普遍的。

4.分类档案查找时间长

通常情况下，疾控中心文书档案管理工作需要管理员能够针对具体档案类型进行分类，在纯人工操作模式下，这样显然需要耗费大量时间，加之绝大多数管理人员不善于创新工作方法，始终坚持使用传统、保守的档案分类方式，因此很难大幅度缩减分类管理时间。另一方面，不少地方疾控中心文书档案仍以纸质文件为主，在缺少创新管理方法的前提下，单靠人工操作很难保证不出现错误，而纠错本身也需要大量时间，这便进一步增加了工作难度，致使管理质量和效率迟迟无法得到提升。

二、应用信息技术于疾控中心文书档案管理工作的价值与作用

1.提升文书档案管理质量和效率

传统理念下的文书档案管理工作，主要是以人工方式来进行档案管理，工作人员需要根据具体管理要求和档案存储需求来对文书档案进行收集与整合、归类与保存。显然，这种管理方式会浪费掉大量时间、人力、物力，增加了工作成本，却未能提高工作效率。运用信息技术于疾控中心档案管理工作，可以将相关档案资料转化为电子信息形式，这样便节省档案收集与整合、归类与存放的时间，使文书档案管理工作中的各个环节都得到优化和升级，既减轻管理人员的工作负担，又充分提升了文书档案管理效率，档案资源利用效率同样也得到明显改善。

2.提高疾控中心文书档案管理安全性

对于疾控中心文书档案管理工作来说，由传统管理观念和思想所支撑的管理行为以具体实物作为管理对象，所谓“实物”，主要是指纸质档案，也包括与之相关的事物，如书架、仓库等，它们都很容易受外界环境因素影响而发生“改变”。比如随着时间的推移，档案纸张会变黄、脆弱;比如室内湿度变高后会使档案受潮;比如室内杂物过多容易引发火灾等。在疾控中心文书档案信息化管理中，将纸质档案替换为电子档案，可有效改善和改变档案存储环境，在虚拟环境下，文书档案不会受到火患威胁，也不会受其他环境因素影响，使其档案安全性得到更好保障，满足档案管理的要求及需求，促使档案管理工作更好发展。

3.便于查找和搜索资料

办公管理类软件属于最浅显的信息技术应用，使用简单的计算机软件技术和网络技术即可实现。基于不同工作内容和性质，实际应用时对软件功能要求也会有所不同。考虑到疾控中心工作的特殊性和重要性，需要对档案管理行为给予足够重视，建议使用功能丰富、强大的信息技术类管理软件进行档案管理。既能够方便文书档案资料存储，也有利于提高档案存储安全性。此外，在信息技术类管理软件支持下，疾控中心档案管理工作人员可以更加全面和系统地对档案内容进行查阅。随着纸质档案逐渐被电子档案替代，文书档案信息能够被信息管理系统自动识别并存入后台数据库，对于管理人员来说，只要使用信息检索功能即可完成档案搜索和查找任务。

4.便于共享资料和节约存储空间

大数据技术是信息化技术的一种表现形式，随着大数据技术日新月异的发展，同一系统内数据共享行为变得越来越普遍。众所周知，流行病学统计是疾控中心一项重要工作内容，具体统计行为需要在对大量数据进行梳理和分析基础上去实现，与人工梳理、分析、统计相比，借助统计学软件、办公软件系统，以及区域内数据库，可更加快速准确地获得结论和结果。特别是在面对各类应急事件时，数字化和智能化特征明显的信息技术可对疫情信息做快速分析和处理，并帮助工作人员制定有效策略，使疫情得到有效控制。此外，由信息技术所支持的档案管理工作，可最大限度地节约存储空间，能够避免因环境问题所带来的影响，如火灾、潮湿等。

5.推动疾控中心信息化发展

随着信息化技术的不断发展和更新，越来越多具有现代化特征的新技术被应用于企事业单位工作中，工作人员对信息技术与信息化设备的应用需求也越来越高。将信息技术应用于疾控中心档案管理工作，可有效促进疾控中心信息化发展，使疾控中心各项与文书档案管理相关的管理工作能够更好地适应现代社会的发展，实现自身价值最大化。

6.促进疾控中心防疫工作顺利开展

疾控中心信息发布质量与有效性直接关系到社会大众身体健康，面对相关生产经营单位变化频繁这一现象，将信息技术运用到疾控中心的档案管理工作中，可以提升相关内容监测档案更新的有效性与及时性，使疾控中心工作人员有效掌握相关区域生产经营单位信息，及时调整相关的公共场所防疫工作，保证社会大众的生命安全。

7.便于更新疾控中心健康信息

应用多种信息技术于疾控中心文书档案管理工作，可以有效提升文书档案资料的整理与收集速度，使相关疾病健康信息得到及时更新。这一行为也间接性使社会大众获得最新疾病健康知识与疾病预防措施，在很大程度上阻止和控制了突发性疾病蔓延速度，降低社会大众感染疾病的风险，保证公共卫生安全。对于疾控中心科研人员来说，科学研究工作需要有最新专业信息和资料做支持，信息技術的广泛应用，将有助于提升科研工作效率和水平。此外，公共卫生专业领域的教育人员还可以有效利用最新的档案数据信息来开展相关教育活动，让学员可以了解社会健康问题最新情况，提升公共卫生专业领域教育水平。

三、不同信息技术在疾控中心文书档案管理工作中的具体应用

信息技术涵盖广泛，其中最基础的一项技术就是计算机技术。但计算机技术又分为很多分支技术，如网络工程技术，软件工程技术等，且每个分支又包含很多专项技术，这与计算机应用方向广泛有直接关系。下面以网络技术、数据库技术为例进行论述。

1.网络技术在疾控中心文书档案管理工作中的应用

应用网络技术于疾控中心文书档案管理，需要借助具体的网络设备和应用策略。所谓网络，简单理解起来，就是由多种不同功能硬件网络设备所构成的信息传输体系，它可以实现不同部门在同一时间、不同地点进行数据通信，可加强各部门间的联系。常用硬件网络设备包括：路由器、二层交换机、三层交换机、服务器、防火墙等，每一台网络设备都可以根据实际应用需要设置安全策略，因为数据信息在整个传输过程中很容易被窃取和篡改，所以加强网络安全防护是每一个网络技术发展时期都最为重要的话题。由信息技术所支持的疾控中心文书档案管理，会在局域网构建起的网络环境下完成工作任务。局域网属于内网，所使用的IP地址是内网IP，一般认为，只要管理好核心路由，严格防火墙策略，就可以保证内网主机和二层交换机应用安全。实则不然，由于工作需要，主机直接访问外网IP的行为时有发生，若病毒被嵌入进主机所感兴趣的网页或网站，主机就会面临严重安全风险，一旦病毒通过中间介质进入主机，局域网环境下的其他主机也会被感染，因为局域网环境下，不同主机间的通信行为十分频繁。因此在应用网络技术于疾控中心文书档案管理时，不仅要关注表象层信息技术应用效果，更要加强内网设备安全防御能力。网络技术人员需要定期检查路由策略和交换策略是否安全可靠，是否能够满足档案管理工作需求，同时详细制定应急方案，一旦出现网络安全问题，立刻启用备选方案。

由下至上看，底层主机主要依靠核心交换机光纤接口实现与外网通信，通常情况下，内网通信行为主要被限定在由普通二层交换机、服务器、集线器、打印机、扫描仪、绘图仪、客户端所构成的应用型网络环境，在此条件下，服务器系统与客户端系统运行环境是关键，要保证操作系统功能足够强大，这样可以满足工作需求，同时也要制定安全策略，这样可以提升系统安全性。而作为衔接内外网络的关键设备，核心交换机与核心路由器的功能和安全等级必须最高，只有这样，高级别安全策略才能得以发挥。

2.大数据技术在疾控中心文书档案管理工作中的应用

大数据时代，维护数据信息已成为人们的共识，掌握大数据技术就是掌握大数据资源，只有掌握更多数据资源，数据存储价值才会得到提升。对于疾控中心文书档案管理来说，应用大数据技术于工作实际，能够更好洞悉档案管理行为，把握管理工作尺度，从而有效提升档案管理工作质量。

大数据技术可看成是很多类技术的集成或汇总，因为这些技术应用目的和行为都与数据有关，且数据量非常巨大，因此被称作大数据技术。其主要内容包括：数据收集与存取、数据处理、统计分析、数据挖掘、模型预测等。站在不同维护和空间，大数据所代表的意义也有所不同，站在行业角度，比如销售，相关部门和技术人员可以借助数据挖掘技术和统计分析技术对消费者消费行为进行整理、分析，将重要元素提取出来，揣摩消费者心理，然后制定更容易被消费者接受，或更能满足他们心理的营销策略。对于疾控中心文书档案管理工作来说，若要充分发挥大数据技术优势，最大限度地使档案管理工作变得更为合理以及通过技术应用来纠正管理行为，预判事件发生行为，提高文书档案管理有效性，首先要基于档案数据资料收集与存储需求来建立数据模型，然后通过统计分析对档案收集和存储行为做进一步数据挖掘。

四、结束语

在疾控中心实际工作进程中，为获得更多令人满意的发展结果，需要在紧密衔接各项工作内容时，最大限度地发挥每一项工作所具有的价值和作用。作为整个档案管理工作中一项比较重要的内容，文书档案管理对推动疾控中心业务发展有着重要帮助。作为文书档案管理人员，需要在提升自身管理能力和更新管理理念的同时，充分利用现代化管理手段于实际工作，使文书档案管理信息化水平得到显著提升，确保档案管理工作的开展符合实际需求，为档案资源的理想应用提供有效支持与保障。

参考文献：

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[2]李晖华.疾病预防控制中心档案信息化管理探析[J].办公室业务，2021

[3]金 鹏.大数据环境下疾控档案信息化建设研究[J].黑龙江档案，2021

[4]江 歆.疾控档案管理信息化建设的分析[J].科技资讯，2020

（作者单位：临沂市疾病预防控制中心）