基于六西格玛管理工具的档案管理系统实施

何南洋

摘 要：本文结合六西格玛管理法的研究和实践探索，开展DMADV管理工具应用于企业档案管理系统建设和实施的全过程分析，从精益改进角度，通过六西格玛DMADV管理工具开展过程分析设计和管理绩效改善，旨在建成符合研发制造型企业以项目档案管理为核心需求的档案管理系统，实现档案管理创新变革。

关键词：六西格玛;DMADV;档案管理系统;案例实践

一、六西格玛管理工具概述

六西格玛管理法是一项以顾客为中心、以数据为基础，以追求几乎完美无瑕为目标的管理理念。其核心是通过一套以统计科学为依据的数据分析、测量问题、分析原因、改进优化和控制效果，使企业在运作能力方面达到最佳境界。

DMADV管理工具是六西格玛管理法的重要实现模式，应用于流程设计，其主要过程包括：

1.Define界定

界定项目范围和定义，制定项目的组织变革计划和管理计划。

2.Measure测量

测量顾客需求，多維度收集顾客之声（VOC）数据，并将其转化为质量关键因素（CTQs）。

3.Analyze分析

通过对各CTQs的分析，评估并且选择最关键的质量因素。

4.Design设计

根据分析结果开展产品的过程概要和详细设计，并测试设计构成，准备试点和全面的展开实施。

5.Verify验证

通过试点和重点测试后，充分验证产品和过程的性能。

二、六西格玛管理工具的应用途径

六西格玛管理工具广泛应用于世界500强企业的管理变革过程，且伴随着这些国际企业如通用电气（GE）等公司的业务在中国不断发展，六西格玛管理也在中国受到广泛重视，越来越多中国企业逐步开始借助六西格玛管理工具开展企业流程再造和管理创新变革。

为确保六西格玛管理的有效进行，结合实践经验，业界普遍把六西格玛管理看成是帮助企业走向更优更好的未来之路，这条道路的三个基本途径包括：解决问题、战略改进和业务变革。结合企业档案管理系统的实施，可以通过系统来帮助企业档案管理实现变革，解决档案业务面临的痛点堵点问题、以信息化工具代替人工操作实现档案管理业务的战略改进、再造档案业务流程实现管理性变革和创新。

1.解决问题

相对力度最小，系统的实现解决企业档案管理现阶段面临的痛点和堵点问题，能解决传统档案管理在信息化背景下的管理桎梏。但不能解决档案管理存在的潜在问题和本质问题，不能获得全局性、整体性的改变和优化。

2.战略改进

可以帮助实施团队把重点放在高度优先的问题上，例如基于目前业务流程实现电子文件在线归档，实现电子文件归档的四性检查等。战略改进属于阶段性的变革和成功，在企业内部表现为档案管理部门的业务改进和优化。但是对于企业整体而言，尚未把“在做档案管理的部门”与“不做档案管理的部门”统一起来。

3.业务变革

有望在几个月之内看到迅速变化和一些重大改进，通过业务流程再造和分阶段嵌入形式，以点带面带动企业档案管理的整体性变革。但是变革通常会带来明显混乱的场面，对变革控制，包括时间和人员都是个很大挑战。

无论以上哪种途径都可以采取六西格玛设计过程管理工具，应用其设计的过程模式来实现档案管理系统质量和经济性最佳融合，通过提高系统满意度和忠诚度，以及降低缺陷和劣质成本来实现系统实施的目标，突出六西格玛管理用户与组织的双赢，实现档案用户与档案管理者的双赢。

三、六西格玛管理工具应用的主要做法

1.开展问题定义（Define），界定项目内容

档案管理系统是一个建设目标相对明确的系统实施项目，按照六西格玛流程设计和再造的理念，在系统实施前开展项目初始定义工作，主要包括：明确项目背景、开展问题陈述、界定项目范围、倾听客户声音、确定项目目标、组建项目团队、制定项目计划、识别项目风险共8个步骤，如图1。

通过以上步骤，完成项目内容定义，明确项目目标是建成满足公司档案分级管理需求、支持公司项目档案有效性管控、能有效提高档案用户满意度的可持续发展的数字档案馆系统，同时明确项目一年建设周期，并识别出可能存在的人员、技术和管理方面存在的各类风险。

2.开展需求测量（Measure），明确质量关键因素

通过定义阶段的客户声音，结合公司系统建设项目的实施目标，制定详细的系统功能需求清单，包括归档计划、档案收集、档案保管、档案利用、档案处置、协同管理、资料点管理、系统管理及基础业务定制共9大模块。同时，根据卡诺模型，对以上功能需求开展质量关键因素（CTQs）筛选和分析，确定了基本需求（优先改进部分）、一元需求（其次改进部分），以及魅力需求（最后改进部分），如图2。

经卡诺模型分析后，完成质量关键因素筛选，明确影响公司档案管理系统实施项目的关键因素包括电子文件归档、档案整理、档案基础架构等方面的功能模块，以及归档管控、档案利用、档案馆务管理功能模块，将档案资源的开发利用、档案知识管理作为本阶段档案管理系统实施的延伸扩展需求。同时，从需求角度对以上因素开展影响排序，进一步定义影响档案管理系统的质量关键因素（如图3），为后续的系统分析和实施提供基础和依据。

3.开展过程分析（Analyze），明确项目支撑要素

在分析过程明确系统设计概念，为系统高层设计提供所需要素，明确人员、技术、工具、流程等方面的要求，对重要的详细设计资源进行分类，对供应商开发设计能力进行评估，选择最优设计并完成设计需求。在此阶段通过鱼骨图模型，将影响系统设计和实施的各方面因素进行分析，如图4。

经分析，系统的设计开发综合考虑人员、技术、流程、供应商等方面要素，在人员方面，项目管理人员的时间投入、项目测试人员的过程跟进、项目利益相关方的参与以及系统主要用户的使用习惯是主要影响方面;技术方面，云计算和大数据技术的应用情况、三维数模文件归档和保存利用、业务系统电子文件推送等是技术实现的重要方面;流程方面，系统的功能实现和现有业务流程的契合及融合程度，相互促进提升效果是系统影响力的重要体现;供应商方面，供应商系统开发人员的开发能力、开发人员对档案管理的理解以及开发实施人员的资源投入是系统设计的主要影响因素。

4.开展系统设计（Design），实现需求功能

开发设计是需求转换的重要手段，是项目进入实施阶段的重要标志。针对一个系统的设计开发，是技术、需求的交互融合过程，通过对前期各阶段形成的关键因素及分析要素进行计划，形成项目详细的设计内容，如有必要，在设计过程中可能还会重复并迭代定义-测量-分析-设计过程，以达到最完美的设计体现。

系统的设计要精益求精，设计过程是回答需求的过程。例如：归档计划管理模块，需求的目的和初衷是否完成功能化、系统化，模块的设计是对档案管理效能的提升还是妥协，是否综合考虑到人员、技术、流程等各相关方面。通过此设计过程，完成系统的开发和功能实现，实现结果如图5。

5.开展用户验证（Verify），进行效果评估

用户验证是系统功能实现的重要方面，通过对系统进行测试、反馈、完善、试运行、试运行评估及正式运行，开展全方位的效果评估和系统验证。系统验证有多种方式，包含多个维度，主要有：验证过程按模块开展，分为归档计划模块、档案收集模块、档案整理模块、档案保管模块、档案利用模块、档案处置模块;验证过程按角色开展，分为档案管理员角色、档案浏览员角色、利用管理员角色、专题管理员、系统管理员角色、审计管理员角色、安全管理员角色;验证过程按阶段开展：文件阶段、整编阶段、档案阶段、销毁阶段。在具体的验证过程中，应综合使用以上各种方式，开展对系统全方位、全周期的测试评估，以期达到最初的使用需求。

四、六西格玛应用的效果分析

通过六西格玛管理工具，对档案管理系统项目开展流程再造和转型升级，使整个项目过程阶段明确、分工合理、流程完整，对档案工作的管理效率和管理效能进行显著提升。

1.满足企业档案分级管理需求

档案管理系统优化升级后，有效解决档案数据管理结构混乱、存储逻辑不清晰的问题，在档案分类体系的指导下，将业务规则进一步落实到系统工具中，厘清了档案的整体分类要求。同时，分级管理明确档案数据库权属关系，在系统架构的支持下，落实管理职责的划分，明确系统权属要求，增强档案数据的管理权责，有效规避档案数据丢失、篡改和刪减风险。

2.满足企业型号研制项目和固定资产投资建设项目档案管控

满足项目档案管理要求是档案系统升级优化的核心目标。经六西格玛管理工具设计后的档案管理系统增加档案计划管控功能，以项目归档计划形式加强对项目文件归档的管控和跟踪。通过系统进行填报、发布、反馈和考核，做到计划跟踪无遗漏、文件归档无缺失，进一步提高项目文件档案的完整性、系统性。

3.支持企业数字档案馆的持续性建设

档案管理系统建设是档案信息化的重要方面，也是企业数字档案馆建设的重要组成部分。根据国家档案局《数字档案馆建设指南》要求，通过档案管理系统转型升级，优化电子文件归档四性检测、支持多样性的档案馆务管理、优化多媒体和专题库功能、完善业务系统电子文件归档功能、提高检索效率，为公司数字档案馆的持续建设和发展提供支持。

4.提升企业电子文件归档和电子档案管理效率

系统再造对业务系统电子文件推送归档和管理具有显著成效，开发配置的归档接口支持电子文件四性检测，提升了电子文件归档接口的可扩展性和开放性，统一企业电子文件推送标准，实现归档的电子文件自动分类和初始整理，进一步减轻了档案管理员重复劳动和手工干预的情况，提高档案管理效率，增加档案管理效能。

结束语

以上通过六西格玛DMADV设计管理工具，界定档案管理系统的范围和内容、收集测量各利益相关方需求、分析定义质量关键因素，并以此为依据开展系统的设计分析，再对其进行必要的验证和评估，最终设计出满足企业实际和需求的档案管理系统，支撑企业档案管理的变革和创新。

参考文献：

[1]唐晓芬，邓 绩，王金德.六西格玛管理丛书[M].中国标准出版社，2002

[2]王金德.《6SIGMA管理的计划和实施》[J].上海质量，2001

（作者单位：中国航发商用航空发动机有限责任公司）