城建档案电子文件归档的制约因素及优化策略

文/乳山市建筑工程事务服务中心 孙心湖

信息技术的快速发展，为电子文件的发展奠定了良好的环境基础。如今，电子文件在社会各行各业发挥着重要作用，尤其在城市规划和建设的过程中，其优势日益凸显。目前，我国各地区在验收和归档城建档案时，依然主要聚焦在纸质文档方面。但随着信息化的快速发展和理论研究的不断进步，电子文档也逐渐进入到城建档案的归档处理工作中，成为城建档案工作的重要内容之一。因此，加强对城建档案电子文件归档中制约因素的分析，能够找到制约电子文档发展的原因，并采取针对性的措施进行优化调整，推动我国城建档案电子文件归档工作的不断进步。

一、城建档案电子文件归档的制约因素

（一）重视程度不足。目前，许多城市在进行城建档案电子文件管理时，并没有重视电子文档归档工作。首先，工作人员并没有正确清楚地认识文件归档的具体范围，也无法准确判定文件的归档程序，导致许多电子文件无法及时归档，或者存在遗漏。其次，工作人员不具备相应的综合素养，遇到问题时无法采取有效的措施进行处理。最后，工作人员没有树立起高度的责任意识，一旦出现工作岗位的调动，无法准确及时地将相关工作进行有效转接，最终导致整体工作质量出现问题，给城建档案的管理工作带来负面影响。

（二）规章制度不健全。在对城建档案的电子文件进行归档时，主要工作目标是分离实体和信息两个部分。在传统的城建档案保存和管理过程中，由于纸质档案极有可能出现破损、老化、字迹模糊等问题，因此很有可能导致城建档案的价值受到影响。同样，对于电子文件档案而言，在进行计算机保存和传递的过程中，也有可能面临木马和病毒的威胁，导致电子文件档案被盗取或者被损坏，同样会使得电子文件档案自身的价值下降。除此之外，由于我国在针对城建档案电子文件档案管理方面，仍未有规范化的规章制度，因此当文件出现损坏后，难以来界定文件的价值。

（三）真实性和可读性较差。一方面，个别建筑工程的电子文件为了粉饰项目的真实情况，存在内容造假的严重问题，导致电子文件档案失真，无法真实地反映城建实际情况；另一方面，在城建档案管理的过程中，一些管理人员进行电子文件的管理工作时态度敷衍了事，导致电子文件的可读性不断降低，无法让阅读者获取有效的信息。长此以往，城建档案的电子文件档案就会失去应有的价值，无法为城建工作提供有效的资料参考，也会影响城建档案管理的整体质量。

（四）规范化和标准化程度低。首先，在进行城建档案的电子文件档案管理时，许多城市采用了不同的管理软件，缺乏统一管理的基础。在不同地域之间，城建档案管理部门自主研发了一些适合本地域的城建档案电子文件管理软件，无法实现兼并运行，不利于城建档案全面实现电子文件档案管理工作。其次，城建档案工作的标准化和规范化程度较低。受客观条件的影响和各种历史因素的制约，不同地域之间的城建档案管理工作环境也有所不同，没有及时建立起规范化和标准化的管理模式，导致城建档案管理工作步调不一致。同时，在现阶段的城建档案管理工作中，由于没有统一完善的技术标准，因此电子文件归档工作的实践程序并不完善，导致城建档案的管理程序不能顺利升级，最终还是会影响城建档案的信息化发展。

（五）城建档案运作习惯落后。现阶段，城建档案的纸质管理模式已经有了成熟的体系和方案，在运行过程中所涉及的各个设计单位、施工单位和建设单位已经形成了与该体系相适应的工作方式。而电子文件归档模式产生后，传统的运作模式必然会与之发生冲突，需要各单位的管理人员及时转变理念，推动城建档案的管理机制不断进步。这种改变并不是一蹴而就的，需要付出较多的人力和物力来支持，甚至可能在转变的短期过程中无法实现效益的提升，需要牺牲一定的城建档案管理效率来完善机制的落实。因此，在推行城建档案的电子文档归档工作过程中，个别单位和部门会产生一定的排斥心理，无法积极投入到电子文件归档的改革工作中。

例如，在对竣工图进行归档时，如果要实现电子文档的顺利归档，一方面，要抓住纸质竣工图的编制流程，从设计单位设计出图纸、施工单位按照图纸施工、完成施工后的竣工图盖章等环节进行管理，并确保在整个过程中设计人员、设计审核人员、项目负责人、施工负责人、竣工图编制人员、监理单位等多个与项目相关的人员签字或盖章；另一方面，在这一过程中，要确保CAD竣工图电子文件能够顺利流转，并确保每一个负责人都在电子竣工图上签名。从操作的实际情况来看，这一流程具有较大的难度，并且需要综合考虑知识产权等相关问题，这就导致一些单位在进行设计文件的电子文档转交时不积极。

二、城建档案电子文件归档管理的优化策略

（一）强化电子文件归档管理的意识。从事城建档案电子文件管理的工作人员需要加强学习和培训，不断参加各种技术讲座和继续教育，学习新的城建档案信息化理论知识和技术内容，加强与其他工作人员的有效交流，不断提高自己的档案管理知识储备和信息化水平，有效提高电子文件归档管理的工作效率，从而更好地为城建项目提供专业化的服务。同时，档案管理人员还要积极转变工作的思维方式，从过去被动地进行管理走向主动地学习和探究，从而进一步提高工作的效率和质量。

例如，档案管理人员可以和档案形成单位进行积极的沟通与交流，了解项目工程所需要执行的施工步骤，掌握不同工序的审批流程，深入到基层项目和服务工作的核心地，并与工程报送资料员进行有效交流，宣传国家的档案管理政策，并严格要求窗口业务人员遵循规章制度和工作流程，对送审的资料进行仔细审核，从源头上树立起严格归档的正确意识，使城建档案管理的质量不断提升，确保归档的电子文件完整、准确、真实。

（二）建立健全规章制度。对政府和企业而言，在电子文件档案管理过程中，必须从具体管理的实际情况出发，不断完善现有的管理制度，使管理制度更加符合时代的进步需求和社会的发展需求。在现代城建档案电子文件管理中，需要进行数据的录入和信息的有效管理，因此不仅要建立相应的部门来保障工作顺利展开，还需要对档案管理部门的规章制度进行完善和升级，将管理的责任和义务落实到人，从而确保电子文件在归档管理的过程中真实有效，让电子文件能够准确反映城建工作的实际情况。从电子文件生成开始，相关管理人员就需要进行实时的记录和管理，并且确保流转的全部过程在严格的规章制度下进行，使电子文件具有较高的使用价值。同时，管理人员还需要对电子文件原件进行有效保护和监督，降低电子文件被破坏的风险，以此来提高电子文件管理的质量与水平。

（三）优化安全保护技术措施。城建档案推行电子文件归档管理是未来的发展趋势，因此管理人员需要深入档案管理的工作实践中，有效指导如何进行大量电子文档的接收与处理工作，确保有效的电子文件能够顺利进入存储空间，为电子文件的原始信息保护提供良好的环境。因此，在工作的过程中，管理人员可以通过技术措施将完成归档的电子文件属性更改为“只读性”，即阅读者只能进行文件的阅读而不能进行文件的更改，这在一定程度上确保了原始电子文件的安全。

（四）制定规范化和标准化措施。首先，需要制定规范化的电子文件归档标准，不断更新现有的城建档案电子文件管理系统软件，使其能够更加适应城建工作的发展水平，促进城建档案信息在不同区域之间的顺利流动，实现有效的城建档案信息共享，使城建档案的信息化建设能够全面展开。其次，要对城建档案中的电子文件规定统一的记录格式。由于建筑工程的复杂性，因此相应的电子文件也比较复杂，如果不采取标准化的统一格式，会给文件查阅带来很多问题。因此，在推动城建档案的电子文件归档管理工作时，需要统一电子文件的格式，确保更加高效的信息查询，促进电子文件归档工作质量的提升，为后续的审核与管理奠定良好的基础。

（五）开展技术攻关。从技术的角度而言，电子文件归档工作需要完成电子文件的格式转换、电子文件的有效存储和电子文件的审核鉴定等，涉及许多城建档案管理领域以外的知识与技术，因此，城建档案管理部门可以与相关科研单位、高校和技术部门共同开展技术攻关，解决电子文件归档工作中存在的瓶颈，不断开发电子文件归档的新技术与新方法，有效提高电子文件归档的质量和水平。其中，是否能够有效地落实电子签名和签章是能否提高城建档案电子文件归档工作质量的重要环节。因此，要想充分发挥数字签名技术的作用，需要解决以下问题：为城建档案管理工作建立一个适宜的证书中心；设计一套为城建档案管理工作服务的专业签章和签名软件；确保软件能够打开多种城建档案电子文件格式；数字签名能够以有效的符号标记展示在城建档案的电子文件中。只有攻克了上述技术问题，才能够确保城建档案的电子文件归档工作质量得到有效提升。

三、结语

综上所述，提高城建档案电子文件归档管理的工作质量，是推动城建项目顺利实施的重要保障。有效提高电子文件归档管理的效率，准确记录城建项目中的各项关键数据和信息，能够不断提高城建档案管理的水平。所以，城建档案管理的工作人员需要不断学习信息化管理的知识，提高自身电子文件归档工作的质量和水平，确保电子文件的真实性和可读性，这样才能为我国的城建项目发展奠定良好的基础，推动我国城市建设不断进步。