OA办公系统在疾控公文管理中的应用分析

文/北京市疾病预防控制中心 王佩

随着电子信息化和办公软件技术的不断发展，OA办公系统已经在各级企事业单位中被广泛应用，逐渐取代了原有的纸质公文管理模式，有效提高了公文管理的质量和效率，尤其是在新冠疫情防控下的疾控公文管理中发挥着十分重要的作用，对疾控工作体系产生了巨大影响。

一、OA办公系统中的公文管理

办公自动化（OA，即Office Automation），是指把办公的特定流程或环节与日常的事务联系在一起，从而使办公文件在不同办公室、不同地区的流转、审批以及发布等方面实现方便的共享，以提高办公效率。

OA办公系统在公文管理中的使用可以实现对公文的规范化管理，一般OA办公系统中的公文管理分为收文管理、发文管理、公文查询、公文督办等模块。收文管理，主要是处理上级单位及外来单位来文的接收、拟办、送呈办、传阅、签批意见等工作，实现外来文件的顺利传达及存档功能。收文管理模块中包含收文管理、公文流转管理、公文信息查询等内容。发文管理，主要用于单位内部的发文工作，实现文件的起草、审核、签发、校对、套用红头、盖章、发布、归档等流程的管理。

二、疾控公文管理的重要性

疾控中心承担着传染性疾病、慢性非传染性疾病、病媒生物传播疾病等预防与控制；突发公共卫生事件应急处置和疫情报告和信息管理；食品卫生、环境卫生、放射卫生和职业卫生等健康危害因素的监测与干预；居民的健康教育与健康促进和科研教学；重大政治、经济、社会活动的公共卫生保障、反恐怖袭击应急等工作和任务。近年来，在应对突如其来、席卷全球的新冠肺炎疫情过程中，疾控中心作为主力军之一，承担着流行病学调查、核酸检测、消杀等重任，为我国现如今取得的疫情防控成绩贡献着巨大的力量。

公文是上传下达、沟通协调各部门工作的纽带与桥梁，公文管理是在疾控工作中工作量较大的基础性和日常性工作，也是行政管理工作中的重要职责和任务之一，更是有序开展其他工作的基础和基石。疾控中心在日常工作中会收到许多涉及疾病预防控制的公文，尤其是自新冠疫情以来，涉及大量疫情防控的相关数据等资料。这些公文专业性极强、涉密程度极深，具有极强的严肃性和机密性，需严格控制知悉范围。因此，公文管理的质量和效率直接影响疾控整体工作的质量和水平，处理好公文对疾控工作特别是对新冠疫情防控的顺利开展有着十分重要的意义，而完善的OA办公系统是对公文管理质量和效率的重要保障。

三、OA办公系统在公文管理应用中的优势

（一）提高公文处理效率，加快信息传递流通。在新冠疫情防控下，疾控中心每天需对接大量公文，传统纸质公文的呈阅、批转、印制、装订、分发等都需要专职人员来完成，不仅需要大量的人力资源，还造成纸张、笔墨等耗材和工作时间的浪费。纸质公文审批程序繁琐，如需要多个科室综合处理的，则需要多个分管领导都签批完再分别发送至各执行科室，从而影响了公文流转速度，耽误了处理工作的进度。疾控中心工作人员不仅仅从事行政工作，也经常需要参加学术会议、科研交流、疾病预防、疫情防控等外出事务，纸质文件极大地限制了文件处理的及时性。使用OA办公系统处理文件改变了纸质文件无法实现及时决策的情况，解决了纸质文件发放与接收的时间差和地域的问题，实现了即时异地办公。利用OA办公系统处理公文不仅操作简便，减少了工作人员的工作量，而且缩短了公文批示、传阅等工作时间，加快了公文流转速度，加强了工作流程的及时性，实现了时间的最大化利用，极大地提高了处理公文的效率。

（二）提升公文检索服务，实现信息资源共享。OA办公系统不仅具有录入公文的功能，而且还具有强大的存储功能，系统能够自动存储公文，减少了档案管理中文书档案的分类、录入等环节。系统对公文的归档实现了实时电子信息化，既提高了公文归档的工作效率，又方便了公文的检索。在传统纸质公文的检索过程中，首先需要找到文件，再逐页查询，效率低下。利用OA办公系统能够实现对公文的文号、流程的统一管理，便于对公文进行统计分析，通过检索关键字、标题、发文字号、发文日期等信息即可查询公文，实现了对公文的快速、精准定位，提高了检索速度和质量。纸质公文通常只能在小范围内传递，难以进行广泛的信息资源共享。OA办公系统可以通过电子公文的形式进行信息共享，打破了时间与空间上的束缚，提升了公文的利用率。同时也有效地保护了公文原件，降低了因借阅过多导致的纸质公文的流失率和破损率。通过OA办公系统规范化和标准化的流程管理，能够实现有序高效的公文管理模式。

（三）明确工作权限职责，增强流程监督效力。在日常工作中，OA办公系统是各科室信息收发共享的通道。系统根据前期的职工信息采集，对每名职工的工作做出分工，明确工作职责，规范工作权限和文件处理流程，系统会自动记录每一流程的办理人员、办理方式、办理时间、操作记录、完成情况，进行全程监控和追溯，增强流程监督效力，使每一条公文都具备来源可查、去向可追、责任可究的信息链，减少了因职责不明确而引起的推诿和失职。相关工作人员可以监控公文流转的状态并合理安排时间，有效提升工作人员的执行率和办公效率。公文管理工作人员还可以设置系统自动催办，保证电子公文在规定的时间、地域、机构、人员范围内得到方便快捷的利用，确保文件不漏、不压、不误、不拖，提高文件的时效性，提升公文流转的自动化水平。

四、OA办公系统在公文管理应用中的现状分析

（一）公文管理制度不完善。制度在规范和约束人的行为方面，具有无可替代的重要作用，完善的公文管理制度是办公室有效开展日常工作、维持正常运行状态的根本保障。虽然建立了公文管理相关制度，但是随着OA办公系统的不断更新，公文管理还存在一定的制度缺位或缺陷。同时，随着新冠疫情防控力度的不断加强，疾控公文的数量也随之增加，对公文管理的要求不断加大，旧的制度既跟不上电子信息化的步伐，也不能满足疫情防控下对公文的要求，公文管理工作就不可避免地出现各种疏漏，不能构建起良好的公文管理工作体系。

（二）系统安全措施不到位。目前遇到的系统安全问题主要分为三大类：一是网络安全问题。系统可能会遭遇黑客、病毒和软件自身漏洞的威胁，如果是黑客和病毒入侵，会窃取和破坏数据信息，恶意删除和篡改服务器硬盘中的原始数据、损坏程序，导致系统瘫痪，互联网服务器不能正常运转；如果是软件自身漏洞，可能会导致文件丢失、数据无法恢复。二是计算机硬件故障问题。计算机是OA办公系统赖以生存的硬件环境，一旦计算机硬件如主板、硬盘等部件出现故障，也会导致数据信息出现丢失和泄露的风险。三是工作人员操作失误也会导致系统内信息的丢失和被破坏。这些都会导致疾控文件相关数据的泄漏。

（三）人员保密意识不够强。疾控中心的工作性质决定了疾控公文的严肃性和保密性，对公文使用者的保密意识要求很高。但是在实际开展公文管理工作中，不论是公文的管理者还是公文的实际使用者，都存在保密意识淡薄的问题，缺乏对公文管理保密性的正确认识，没有深入把握公文管理工作在疾控工作中的重要作用，没有充分认识到公文泄露对疾控工作造成的负面影响和损失，缺乏公文管理工作所要求的高度保密意识。

五、OA办公系统在公文管理应用中的有效措施

（一）完善公文管理体系。公文管理是一项系统而完整的工作，公文的接收、登记、保存、传递和审查等环节相互关联，因此有必要通过有效的规章制度来规范和指导公文管理，以保证公文管理的规范化和标准化。结合疾控文件的特殊性和OA办公系统的运营特点，从管理流程、管理业务标准以及人员职责分工等方面，从公文登记制度、公文归档与存储制度、公文查阅制度、公文责任制度等方面及时制定并完善公文管理制度，形成规范的公文管理体系，使疾控公文管理更加系统和规范，各个流程之间更加紧密结合并合力监督。

（二）强化网络安全管理。一是在OA办公系统中设置防火墙，将办公网络与外部网络相互隔离，并对企业的数据进行审核和检查，从而对整个OA办公系统进行有效保护。二是采用加密措施，对服务器、数据库以及内部存储实施加密，保证系统中数据信息的完整性以及安全性。三是定期对设备进行监测和维护，定期维护数据库，并实行数据备份制度。四是加强物理硬件的安全管理，比如避免因火灾、水灾、电路故障、设备丢失等因素导致的数据丢失和信息泄露等。五是必须做好用户登录和知悉权限的设置，对用户身份施行加密和入网访问控制，用户名、密码、账号缺一不可，首次登录必须修改初始密码，密码不能少于8位，应由字母、数字以及特殊字符组成。不同工作人员只能在自己的权限范围内进行录入、检索、查阅、检索等操作，确保公文管理的安全性。

（三）加强人员保密意识。公文管理在保密性方面有着极高的要求，必须做好公文的保密工作。为有效提高公文的保密管理水平，应对公文管理者和公文实际利用者进行保密工作培训，加强工作人员的保密意识和安全意识，使其充分认识系统安全和公文保密的重要性，要求其严格按照公文管理制度对公文进行登记、传阅、查阅等工作，做到“上网不涉密、涉密不上网”，严格控制文件的知悉范围。

（四）培养专业素质人才。公文管理对工作人员的专业性与技术性要求相对较高，工作人员需要详细掌握公文处理的相关流程与规章制度，具备较高的专业素质。严格按照流程办理公文。首先，应加强公文管理工作人员的培训，采取网络授课和现场培训相结合的方式，针对不同的身份和不同的权限制定出相应的培训内容和方案，通过对OA办公系统的理论知识、使用操作、功能模块以及数据采集等方面进行不同层次的培训，使工作人员能够严格按照系统的操作流程和公文的管理要求进行公文处理，达到规范操作、安全使用系统的目的。其次，要对专业技术人员，如网络工程师进行疾控相关业务知识的培训，学习疾控业务知识，熟悉疾控工作环境，使他们能够将OA办公系统与疾控工作更好的相结合，及时解决在OA办公系统公文处理过程中遇到的问题，达到提高公文管理质量和效率的目的。

六、结语

伴随着办公现代化进程的不断加快，OA办公系统在疾控公文管理中的有效应用促使疾控公文管理更加系统化、规范化、便捷化和信息化。同时，重视当前OA办公系统应用在公文管理存在的问题，才能真正实现高效、便捷的数字化公文管理，提高公文管理的质量和效率，提高疾控整体工作水平，为疾控事业的发展奠定基础，为新冠疫情防控贡献一份基础力量。