谈关于信访档案管理工作的思考

马丽颖

摘要：信访档案是由接到信访人来信（包括网上投诉，领导信箱）和来访单位在处理从各个地方来的人们来信来访时所产生的具有保护作用的文献和信息。这是一份原始的书信和来访的记录及信访信息系统里信访件组成的，是档案工作的一个重要部分。信访档案工作的开展，直接影响着信访工作的开展。信访档案工作的重要意见，一方面为党委政府的未来策略制定提供资料。另一方面，也能维系人民的感情，维持社会的安定，推动经济的发展。这是信访档案工作人员应尽的职责与义务。

关键词：信访;档案管理;思考

前言：

信访档案是反映人民群众诉求的重要文件。信访是我国人民群众信访工作中的一个重要方面。加强对信访档案的管理，是解决信访问题、协助领导决策、强化党群关系、维护社会安定、推动经济发展的重要途径。这是信访机关和档案工作人员的职责。

一、信访档案的特点所在

1.资源的范围

信访工作是在党政机关、公安机关、检察机关、法律服务机构、社会团体、政府机关、地方组织、部门、政协机关等部门进行的。在一定意义上，申请者不受性别、民族、教育、年龄、社会地位、宗教信仰、社会地位等条件的限制，涉及个人、集体、乡镇;而要快速达到信访目的，通过走访、采访、曝光，往往通过网上投诉、写信或曝光，向政府等职能部门、上级、社会名人或媒体求助，以加快事件的发生。它对各级行政机构起着重要的作用，能够迅速解决信访问题。但是，在信访工作中，由于各种渠道的存在，使其管理工作复杂化、交叉化。

2.信访工作流程

在上级管理部门和上级领导的高度重视和领导下，信访工作实行“属地管理，分级负责，谁主管，谁负责”和“首登首办责任”即谁首接，谁办理的工作原则。严格按照《信访条例》和《依法分类处理信访诉求工作规则》（国信发（2017）9号）的相关规定，准确判断和选择信访件的“信访目的”、“内容分类”、“问题属地”等基本信息，及时准确的转交给相关事权责任单位进行处理。信访案件的处理有其独特的处理流程，包括登记，确定诉求、受理、调查核实、办理、办结、反馈送达，报告、结案、资料整理、存档等。交办件、督办件由上级领导批准后，按照信访程序登记，受理，办理，办结、结案、归档。在档案保存过程中，任何人不得随意修改、涂改、损毁档案，以保证档案的真实、正确性。

3.信函信访形式途径多样

信函信访的形式多种多样，包括普通信件，挂号信，特快专递，网上投诉，领导信箱等。信访件文字的清晰度、语言表述及随信件附带的光盘或其他证明材料的种类等各有差异。同时也存在着同一信访信件多次投放或同一信访信件向多个部门或多层级部门投放的现象。

4.信函件与来访件的交叉

在信访事项办理过程中，存在同一信访事项多种信访形式投诉的现象，即信访人既通过信件或网上投诉方式信访，也通过走访形式信访，这样就会对信访事项形成大量的书面材料。这些资料是直接从事权责任单位或者涉及到的相关事权部门发出的。这种有多种合作或委托作业时所产生的档案，在确保文件内容完整、交叉的前提下，充分体现了信访工作的真实流程。

二、做好信访档案工作的对策

1.做好信访档案的搜集

文件管理工作很复杂。这就需要具备高素质的档案工作者，具备一定的职业素质，并掌握与之相适应的知识与技能，对于以后的业务工作和管理工作将会有很大的帮助。要做好信访事项的办理及其档案的管理，必须从第一批材料入手。信访部门受理信访事项，在接收到上级部门转交办的信访事项或信访人写的信件后，立刻登记，判断信访目的，内容，问题归属并及时转送或交办给相关的事权责任单位。信访部门督促其按时限要求受理、办理、办结。然而，信访案件的调查往往会产生大量的原始资料，而这些资料往往会被储存在基层的事权责任单位，从而容易造成档案的丢失。所以，要及时的整理和归档，这就要求事权责任单位保证按时的受理和办结信访事项，并将办结的信访事项相关档案交信访部门统一保管，确保档案的完整性。

2.做好信访档案的整理

在整个档案管理中，档案的整理是最重要的。档案的搜集是档案管理的出发点。档案的管理是文件收集、整理、检索的全过程，具有承前启后的功能。所以，档案管理必须严格遵守档案管理的一般原则，以档案形成的规律和特征作为其工作的基本准则，使档案的交存与信访事项的调查办理过程、处理结果、处理意见反馈送达的历史相关联。把信访件和信访事项的办理的过程全部归类并组织起来，这一点很重要。所有的信访事项的档案都是历史事件的结果。其内容既是反映了当时信访工作的现实状况，也是信访工作的一种历史表达。

3.确保信件的完整与安全

档案的安全、完整是信访工作的根本要求。档案管理的主要目标是为未来信访工作人员提供有用的意见和學习。因此，档案工作既要重视档案的完整，又要重视档案的安全。忽视档案的完整与只顾利用方便、忽视保存工作是两个不同的概念，是一种既矛盾又统一的关系。因此，信访工作人员要做到“十防”，即：防盗、防破坏、防防火、防水、防尘、防霉、防鼠、防虫、防光。以提高档案的价值和档案工作的重要性。

4.提高对信访档案功能的认识

首先，档案是对信件、来访人员的管理，是一种凭证。这与文档生成方法的特点相关。从卷宗的内容看来，上访文件并非是在上访之后伪造的。是在上访中提出的。这是一个变化过程，也是一种客观、实际、理性的行为。信访笔录是反映信访工作发展的客观依据，是反映信访问题的客观体现，是信访工作的一个重要依据。一是，信访文件的内容体现了信访工作的全过程，具有独创性、公正性、真实性等特点。二是，信访文件具有一定的参考价值，过去的调研数据因民众认识的局限、政治斗争的复杂、时代背景的特殊性，使其真实性存在着一定的偏差。它的主要内容是反映了人物的生活轨迹，反映了当时的社会情况，具有一定的参考价值。

结语：

简而言之，档案工作在行政管理中起着重要作用。因此，要提高档案管理的管理意识，提高档案的收藏、整理、管理、保管、使用等管理，以最大限度地发挥档案的功能。

参考文献：

[1]李家文.如何创新档案管理工作[J].职业技术，2012（03）.

[2]汪晓胤.创新档案管理工作的几点体会[J].青海统计，2013（03）.