如何加强和规范煤炭企业差旅费的管理

张志红

所谓“麻雀虽小，五脏俱全”，小小的差旅费在煤炭企业成本中的比重虽然并不大，但在企业采购、运输、销售、考察交流、职工学习培训等各个环节必不可少，可谓是贯穿企业生产经营全过程。当然，企业会根据有关规定制定切合自身实际情况的差旅费管理办法，对发生的各种类型的差旅费进行规范性约束，在一定程度上会达到厉行节约、反对浪费的效果。但也是正因为企业生产经营各个环节中都会有差旅费的出现，往往在差旅费管理上会出现各种各样的瑕疵问题，笔者根据多年财务工作经验，结合从事行业实际，对企业差旅费的管理工作现状进行了剖析，为规范报销差旅费的个性问题进行了梳理。

差旅费，顾名思义，就是公司职工临时到常驻地以外地区公务出差所产生的各种交通费、住宿费及各种补贴等费用。为加强和规范企业差旅费管理，推进厉行节约反对浪费经营理念，企业会根据中央和国家机关差旅费办法文件，结合本企业实际，在不突破中央和国家机关制定的差旅费标准的情况下，制定适合公司自身情况的差旅费管理办法。

一、加强差旅费管理的意义

虽然每年差旅费的发生额在煤炭企业总成本中占比微乎其微，但其却是可控费用的重要组成部分。加强和规范差旅费的管理是企业可控成本管控的重点工作之一，也是把控企业廉政作风建设的重要关口。需要公务外出的工作人員应严格按照工作计划进行公务活动，从严控制出差人数、天数及差旅费规模。严禁在差旅活动中进行变相旅游、进行无公务目的及无实质意义的差旅活动、到异地单位间无实质内容的学习交流及调研考察活动。否则就不仅仅是在挥霍企业的差旅经费的问题，更是违反党风党纪、“四风”意识淡薄、从思想上未对廉洁奉公提高重视的表现。

二、目前差旅费管理的现状

《公司差旅费管理办法》对公司职工临时到常驻地以外地区公务出差所产生的各种费用及补贴做出了详细说明，并对国内各省市自治区的住宿标准上限作出了规定，且较为人性化的对旅游城市作出了淡旺季差别标准上限。

（一）下达预算指标，保证预算执行刚性

职工差旅费规模应符合预算控制的要求。财务部门依据年初各部门申报的各种差旅、业务交流及培训学习计划，通过对比最近两年各部门差旅费实际开销、部门人员变动、业务范围变化以及行业环境形势，科学地制定各部门的差旅费年度预算指标。差旅费预算指标一经下达，即制定了各部门差旅费支出限额，无特殊原因不得随意调整，以保证预算控制执行有效。

（二）履行事前审批手续，确保先审批再外出

职工公务出差前应先办理出差审批手续，由职工本人书面填写公务外出审批单，由相关负责人审批同意后，上交主管部门备案，方可公务外出。严控事前审批流于形式，口头批准或是电话批准等形式将会造成无据可查的情况。此外，应禁止先外出公务后补审批手续的情形发生。公务外出审批应严格控制出差天数、出差人数及出差地点，不得随意借由公务之名延长出差天数，不得随意变更出差地点，对未经批准擅自出差的人员公司将进行严肃处理。

出差员工选择交通工具为飞机的，也应当提前履行审批手续。公司差旅费文件规定，出差人员乘坐飞机要从严控制，原则上异地出差不允许乘坐飞机，确因工作需要乘坐飞机的，应提前填报公务乘坐飞机申请表，并由公司总经理审批通过后才可乘坐。凡是不经批准擅自乘坐飞机的，其机票只能按相应职级乘坐火车的票价报销，超额部分由个人自理。

（三）严格按规定审核差旅费开支，确保差旅费报销手续完备

财务人员按照《公司差旅费管理办法》文件规定，对差旅活动取得的原始票据进行严格审核。一是住宿费是否是在标准限额之内凭发票据实报销;二是城市间交通费是否按乘坐交通工具的等级凭票据据实报销;三是实行定额包干的伙食补助费、出差地市内交通补助费是否按规定领取;四是参加会议或是培训活动是否有领导签批的会议通知、培训通知;五是核验取得的发票是否真实有效;六是通过各种原始票据查看出差人员是否无故延长出差天数、变更出差地点。

三、差旅费管理过程中出现的一些问题

（一）传统手工报销模式下预算指标的使用效率有待提高

年初，财务部门会协同各业务部门针对本年差旅计划及往年差旅费实际使用情况，联合制定较为科学的差旅费预算指标，并下发至各部门。各部门单独使用本部门预算指标，每月的预算指标剩余额度以财务部门上月末结账后的记录为准，导致预算指标剩余额度无法做到每日实时更新，加之报销流程中的领导审批时间上不可控从而造成了差旅费积压，对有些出差业务频繁的部门在预算指标的把控上无法做到切实到位。部分相关业务部门瞻前顾后，影响了其出差计划。有些部门可能对差旅费积压未能及时报销以及出差中的差旅费不可控等原因考虑不周，造成差旅费超出预算指标的情况。

（二）差旅费的监督管理容易被忽视

按照《公司差旅费管理办法》规定，各部门对本部门的差旅费管理负责，财务人员对差旅费报销进行审核把关，并会同审计部、纪委监察部等有关部门对差旅费管理和使用情况进行监督检查。实际工作中，经审计部及纪委监察部负责的重点项目繁多，而差旅费报销金额一般不大且是公务发生，故很少对差旅费管理进行专项检查，差旅费违规报销引起的腐败作风容易被忽视。

（三）不同情况下的差旅费核算容易进入各种各样的误区

公司的差旅费核算主要责任部门是财务部门，主管差旅费报销审核的财务人员不仅仅要熟悉会计准则及差旅费管理办法，还需谨慎细致地对待每一笔差旅活动，确保费用核算计入会计科目无误。稍有疏忽，便会走入各种各样的误区。

一是并非公司承担的所有人员的差旅费都计入公司差旅费。有些财务人员会因疏忽而未辨别报销差旅费的工作人员是否为本公司职工，而将所有的差旅费全部计入到企业所得税税前扣除的公司差旅费中。某些情况下，公司也需承担本单位以外的业务往来的员工的差旅费，如合同内应承担的审计人员、律师的差旅费、接待来访的业务人员的差旅费等，这些人员的差旅费并不在公司差旅费范畴之中。

二是并非所有出差人员均可按照出差天数领取定额包干的伙食补助。《公司差旅费管理办法》规定，到省内其他地市及外省、市、地区出差人员的伙食补助费按出差自然天数实行定额包干。公司本部职能部门从下属单位借调人员协助工作的，一律不给发放伙食补助。工作人员外出参加会议、学习、培训等，由举办单位统一安排食宿的，仅报销往返途中伙食补助。

三是并非所有出差人员均可按照出差天数领取定额包干的市内交通费补助。公司差旅费管理办法有规定，到公司所在地以外的城市出差时，市内交通费按出差自然天数计算按规定包干使用。市内交通费补助的领取依据出差人员的公务事由而定，差旅费管理办法明确规定有些人员不适用市内交通费定额包干办法。如：到基层单位（包括公司所在地以外地区）工作的人员;各种工作队的人员;到外地参加会议、各种培训、学习及脱产进修的人员;自带交通工具、接待单位或其他单位免费提供交通工具的出差人员。这些人员可以凭票据报销车站至目的地往返交通费。

四是并非公司所有人的差旅费用都计入到管理费用。财务人员应按照差旅人员所属部门进行费用划分，有管理职能的机关各部室的人员的差旅费计入到管理费用，生产部门的人员的差旅费应计入生产成本，辅助生产部门的人员的差旅费应计入制造费用，销售部门的人员的差旅费应计入销售费用，招标部门的人员差旅费应计入到其他业务成本。实际操作中应重点关注研发部门的人员差旅费，其中属于为跑办、完成研发项目而产生的差旅活动的费用应计入到研发费用，而其他未涉及研发项目的差旅活动产生的费用应计入到管理费用。各部门职工的培训差旅费均需要在主管培训的部门进行审核登记，财务人员应将培训类差旅费计入到已计提的职工教育经费的支用部分。

五是并非所有的住宿费发票都能全额抵扣进项税。企业经营活动取得的进项税发票应该做到“应抵尽抵”，但是出差人员的超标准住宿费不能按照发票上的税额全额进行抵扣。按照差旅费文件规定，出差人员的住宿费超出文件规定的标准限额部分由员工个人承担，若将已由个人承担超标准部分的发票进行全额进账、全额抵扣进项税是不合规的，应将个人承担那部分住宿费的进项税做进项税转出处理。

六是并非所有的机票、车票都能按照票款全价进行抵扣进项税。财务人员收到的差旅费报销单据的原始凭证中，机票、车票等应重点关注取得时间（2019年4月1日之后取得）、是否注明旅客信息，特别是出差人员信息应与出差审批单的出差人员一致，其次就是乘坐的交通工具是否超出相應的级别标准。对于超标准的机票、高铁票等超出标准部分需要个人承担，不能按照票据的全额进行抵扣进项税，应按照公司承担的票价部分按照适用的税率进行计算进项税。

七是并非所有的增值税普通发票均不能抵扣进项税。根据税法有关规定，纳税人购进国内旅客运输服务取得增值税电子普通发票的，可以按照发票上注明的税额进行进项税抵扣，如ETC通行费、滴滴打车费，开具的电子发票购买方信息必须为本公司发票信息，财务人员应将电子发票的电子原版妥善留存。

四、加强和规范差旅费管理的几点建议

加强和规范差旅费管理并不是一时的行为，而是持续贯穿每年的工作任务。煤矿企业人员结构较为复杂，那相应的涉及的人员差旅费也会是多种情形并存，为了加强差旅费管理，笔者依据自身的工作经验，提出以下几点建议。

（一）通过业务培训，提高出差人员意识。加强和规范差旅费需要各个部门差旅人员的大力配合，并不是单纯的财务部门、纪委监察部门等差旅费管理部门提出严格要求就能做到的。纪委监察部门可以通过多举办各种廉政从业、廉洁奉公的政治学习，提高出差人员厉行节约、廉洁自律的意识。财务部门可以通过办公平台、微信工作群等对各部门负责差旅费报销的人员进行专项业务培训，重点是对交通工具的选择上限、不同省市的住宿标准上限、定额包干伙食补助及市内交通费的领取限制条件等。此外，差旅费报销单的填写看似简单，却是代表的一项差旅活动的开始与结束，详尽的出差事由及行程记录、交通工具记录、车票费、各种补助补贴等都要记录在报销单上，一项都不能少，也不能存在涂改等情况。这些都应让负责报销的人员了然于胸，然后将各种文件规定传达至该部门所有有出差业务的人员。

（二）通过业务交流，提高财务人员规范差旅费业务的能力。大多数的财务人员对差旅费报销业务都是依据文件规定及财务经验或是职业判断，但是各项文件规定都不会细到各种突发情况，所以仅仅靠经验及个人对管理办法文件的理解，是不足以正确处理财务业务的。各子分公司的财务人员定期或是不定期进行业务交流是非常有必要的，每位财务人员都可以分享自己的经验与不足、听取别人的建议及经历，针对文件规定有歧义的地方进行讨论，商定较为理想的财务处理方法，进一步对差旅费业务核算进行规范管理。

（三）与时俱进，适时完善改进差旅费管理办法实施细则。随着经济的飞速发展，各种政策的不断推陈出新，公司的差旅费管理办法也应该适时地与社会发展接轨。各省市的住宿标准、交通工具的选择也应随着全民生活水平的日益提高做出科学合理的调整，以备工作人员更积极地对待出差活动。比如出差员工如遇机票打折费用低于按规定等级乘坐交通工具的费用时，可以本着为企业节约成本的原则，选择更加省时的乘坐飞机，此类情况可不用提供乘坐飞机审批手续，提供相关证明后凭票据报销。

（四）引入商旅平台，加强差旅费电子管控。企业员工出差的交通工具及住宿酒店等依托商旅平台的大数据，不但可以按照出差时间选择更优的出行工具解决出差人员的订票难问题，还可以通过设置住宿标准上限，在出差员工不超标准上限的范围内选择与相应出差目的地的距离较近且较为舒适的酒店，更重要的是如果通过第三方平台结算各种出差费用，提供的票据具备较高真实性，可进行线上辨伪，同时出差的员工无需由自己垫付各种资金，财务人员也可省去审核各种票据是否超标等繁琐工作，使得出差费用得到更好的管控。

结 语

在持之以恒落实中央八项规定的时代背景下，加强和规范差旅费管理更应该具有持续性，对日常管理中出现的局部问题不断地进行改进，对不同情形下出现的实际问题做到深化细化处理，为廉政作风建设添砖加瓦。