浅谈民办高校教学秘书应具有的基本素养

黄舒钰

（四川工商学院马克思主义学院，四川 眉山 620000）

前言

教学秘书是指在高等院校及其他各类学校中辅助领导实施教学管理、服务教学运行的工作人员。民办高校和其他高校一样，也担负着立德树人的重任。其中，做好教学工作更是重中之重。学校要提升教学质量，不仅仅要有优秀的教师队伍，同时还需要具备一支高素质、高水平辅助教学工作的管理队伍。当学校发展到一定规模时，为了教学工作更好地开展，下设的二级院系均会配备专职的教学秘书，他们要负责处理院内有关的教学事务，保证本部门教学计划的正常运行。

1 教学秘书的角色定位

教学秘书作为学校教学管理中最基层的人员，是学校教学计划任务落实的有机组成部分。其工作职能不仅仅是简单地上传下达，同时担负着联络员、助理和参谋等角色。工作任务庞杂苛细，有简单机械的体力劳动工作，也有复杂深入的头脑劳动。更是衔接教务处、二级学院领导与教研室、专任教师、学生之间联系的重要纽带，其各项工作完成的效率水平及质量将直接影响到整个学校的工作进度。因此，教学秘书无疑是学校教学计划任务落实的有机组成部分，是学校整个教育管理体系里不可分割的一环。

2 教学秘书工作中存在的问题

2.1 碎片化的事务性工作体量大，岗位认可度低

日常性管理工作的特点主要是大量的基础性教学工作。各种日常性的教学教务与过程性问题协调解决、审核等。此类工作的特征是时效性强、精度要求高、信息量大、涉及面广、处理需要投入大量的时间和精力，是一项十分细致的综合性服务工作。此类工作重在维持教学稳定，工作的完结标准通常是解决存在的问题，并回归到教学运行的正常状态。这将导致以下二个现象：一是由于工作压力和工作内容负荷过大使得教学秘书产生身心疲惫的状况，从而产生对工作效率的懈怠与无力，工作效率逐渐下降；二是教学秘书尽管始终以“纽带”的形式存在，但工作成果不够明显，只是起到中间作用，自身价值得不到体现。职务替代性强，琐碎繁杂的事务无法总结研究出教学成果，使得教学秘书对自身岗位的认可度下降，严重挫败了工作积极性。

2.2 缺乏专业训练

现如今名办本科院校数量不断增加，已超过全国普通高校数量的三分之一，各大民办高校已陆续开始聘用研究生等高学历人员来担任教学秘书一职，以期提高学校教学管理队伍的整体素质。研究表明，目前任职的人员大部分都不是教育类或管理类专业毕业，对岗位需要的专业知识、专业技能严重不足，且在入职前一般都没有进行过有针对性的培训。即便是学校每年入职培训和开学教职工培训，也多是把行政教辅和教师放在一起进行培训，内容更多注重于对教师的教学方法与专业技能培训，而忽视了现代高等教育教学管理方面的系列训练。目前，教学秘书对于教学管理技能的学习仍然以学习型、模仿型为主，这些方法都已无法适应快速发展和现代高等教育改革发展的实际需求。

3 教学秘书应具备的基本素养

为提升民办高校教学管理工作质量，针对存在的问题，教学秘书要胜任此项工作，应当具备以下基本素养：

3.1 具有坚定的政治站位和良好的职业道德

3.1.1 重视思想政治素质的提升

具备过硬的思想政治素质是成为一名优秀教学秘书的必备条件。首先，要坚持党的教育方针、政策，忠于党的教育工作，正确认识自身所担任岗位的重要性。认真学习中央、省教育厅的相关文件精神，了解高校管理工作的新动向新方法，认真阅读高校的教学管理规定和管理要求。熟悉学校的办学定位和人才培养目标，树立“为党育人、为国育才”的正确思想意识；其次，还要具备良好的职业道德，教学秘书所承担的工作虽然是一些简单的或者是些琐碎的日常工作，但是作为事业情怀和职业要求，教学秘书就必须要具有强烈的责任心和甘于奉献的敬业精神。因此，教学秘书在平时一定要认真学习上级的最新文件规定，领悟其中的精神，不断提高政治站位，提升思想政治素养，改进观念意识和方式方法，分析、解决在具体工作中出现的新状况、新问题，从而真正地做到为党的教育事业服务、为学生成才服务、为学校的发展服务。3.1.2 敬业爱岗，提升服务意识

教学秘书必须要具有强烈的事业心、高度的责任感，爱岗敬业、真诚奉献，这也是做好本职工作的前提条件之一。教学管理工作是一项既严谨又复杂的工作，工作中不能出现一丝偏差，必须时时刻刻提醒自己保持细心和耐心，并在坚持原则的前提条件下与人为善，能够包容并理解不同的看法。在工作上精益求精，遇到问题时需要尝试寻找更好的解决方案，不断提高效率，高质量完成任务。

教学秘书首先要确立的观点是：自身所从事的是服务型的工作，其实质是为教学服务，以教学为中心。教学秘书作为老师与学生的服务者，为教师的讲课和学生的学习提供协助与保障。这就需要教学秘书必须转变过去那种注重管理而轻视服务的工作认知，真正做到微笑服务，以热情、诚恳的心态开展工作。在工作中，既要能“吃得苦、受得气”，又要能学会调节、管理自己的情绪，使自己时常保持开朗、乐观的状态，用自己积极向上、任劳任怨的服务工作精神感染学生和教师。以友好、宽容的态度与人相处，把“服务师生，献身教育”当作自我成长的前提和基石，把“以身立教，为人师表”当作自身品德的落脚点。

3.2 具备良好的业务综合能力

一是管理能力。教学秘书是二级院系日常教学工作的管理人员，教学管理实际上也是一项需要较高管理能力的工作。对教学秘书而言，需要协助领导完成教学计划的制定，课表的安排，教师教学质量的监测，课程课时统计，试卷档案的装档、归档整理等，这些都需要通过熟练的操作才能提高工作效率。面对诸多繁杂的工作，为了避免各项事物的堆积，首先要进行有条不紊地组织，妥善安排好事情的先后顺序，分配好不同工作的时间，先集中处理最重要、最紧迫的工作。因此，为确保教学管理工作井然有序，彰显计划性和条理性，必须依据教务处等上级职能部门的要求制定本学院学期初、期中、期末或学年初、中、末的工作规划，在教学环节和开展教学活动中确保其科学化、合理化，使教师和学生能有章可循地顺利完成教学任务。

二是辅助能力。教学秘书也是教学院长、教研室主任的重要参谋与得力助手，学院许多教学工作都需要教学秘书的共同参与并完成，在实际的教学管理工作过程中，为协助领导更好地开展工作，教学秘书应善于观察分析，在平时的工作中要注重基础数据、资料的收集与整合，及时、准确、客观地反映教学过程中出现的问题，并提出改善建议反馈给相应的老师和人员。教学秘书还应该全面掌握本学院教师和学生的情况，了解学院各门课程的情况，掌握课程开设的动态和教学计划执行进展，不断地探索和总结教学经验。此外，还要注重搜集学校各教学职能部门和其他二级院系发出的各类消息，为领导决策提供及时的客观依据，并提出可供领导选择的意见或建议。同时，对某些突发问题能够给出自己的观点和解决办法供领导参考。

三是协调能力。教学秘书是教务处与二级学院之间、老师与老师之间、老师与学生之间开展教学活动的重要纽带。教学秘书要将学校的办学思路、策略、总体布局和教学计划等贯彻到与老师和学生的对接工作中去，同时也要通过辅导员收集掌握学生的现时情况，及时将学校和学院的工作要求传达给师生。当学生对老师、老师对学校、学生对学校的某些规定不理解时，教学秘书要第一时间做到沟通与协调，汇总问题清单，及时反映给学校教学管理行政部门，以便学校能够根据出现的状况，制定相应的办法加以解决。

四是办公自动化能力。使用电子文档处理各类数据和信息，是现代信息化社会的基本需求。熟练地使用电脑、打印机、多媒体等现代办公手段，这些都是作为教学秘书应该掌握的必备技能。利用word文档、Excel表格、PPT等办公软件，做好数据的编辑、处理与资料统计工作，形成完整的教学电子档案。及时运用恰当的方法和各种渠道（如电话、邮箱、聊天软件等）来接收文件，快速选择最合理、方便的方式来处理即时工作。在当下，因为新冠疫情的肆虐，更高效地进行居家办公、网络办公，改变传统的办公模式是对高校信息化教务管理工作所提出的必然要求。另外还由于部分高校存在多校区、多办学点等具体情况，需要构建起一种兼顾校内外、校际间课程资源共享、技术数据共享的网络化教学平台，这也成为了当前高等学校教务管理工作技术发展的新趋势，而所有这些也对高校教学秘书工作的管理能力提出了新的挑战。

3.3 具备一定的学习与创新意识

3.3.1 学习管理育人知识

作为新时代的民办高校教学秘书还要不断地学习，更新自身观念。认真学习有关政策、文件，以适应教学中发生的变化，系统全面地掌握校情、院情，掌握教学运行规律、学生学习规律等一系列知识，努力使教学工作更加科学化、规范化。作为教学辅助人员，与任课老师、学生接触机会更多，交流更广，更需要时刻检查自己的一言一行是否符合一名教学秘书的身份，千万不能有认为教育学生就只是任课老师的责任，自己不承担课堂教学任务，学院的课程特性知识与自己无关的错误想法。对于学生来说，高校是一个半社会化的地方，校园里不是只有老师，还有教学管理人员、后勤保障人员甚至还有进出校园的社会人员。上述所有人员的言谈举止都会影响到学生对学校、老师的总体印象，甚至直接影响到学生的成长。所以作为教学管理人员必须虚心学习，提高自身与人相处的水平，以真诚务实的状态做好管理育人工作。

3.3.2 提高科研创新水平

在大学的教师群体中，有着浓郁的科学研究氛围，这是一个很好的方面，民办高校也不例外。教师不仅要在教学上完成定时定量的任务，在科研上也有要求，所谓教学与科研相长即是如此。同其他高校一样，民办高校也加大了奖励政策力度支持教职工开展科研工作，教师不断取得的科研成果也有利于学校知名度的提升。作为教学管理人员的教学秘书，在科研上同样也需要下功夫。但是教学秘书的研究能力与成果质量在高等学校中来说相对偏弱，主要原因有二：一是由于教学秘书知识水平相对比较薄弱，研究能力不强；二是教学秘书在高等院校改革中所处的工作岗位，无法充分发挥其相应的研究功能。为进一步提高教学秘书的研究意愿与研究能力，首先需要学校相关部门在顶层设计中予以重视，结合教学秘书工作的实际情况，制定其在科研工作绩效标准的定位上可与教师群体略有差异，即顾及到教学秘书的岗位工作性质，又能充分调动教学秘书进行科研的积极性。其次，教学秘书自身也要有科研意识，提升自己的科研水平无疑也是十分必要的。在实际工作过程中也要做到善于发现新问题、分析新问题、解决新问题，把这些问题通过科学研究的方式呈现出来，形成自己的研究成果，并运用这些成果改进教学管理工作。除此以外，教学秘书还要不断克服自身工作生活中遇到的实际问题，充分利用业余时间来提升自己的学历，从而更进一步提高业务能力与科研创新水平。

随着我国教育事业蓬勃发展 ，学校教学管理工作也在探索中不断前进。国家、社会、用人单位对于高校培养的人才质量要求不断提高， 这也对民办高校的教学秘书提出了新的要求。总之，不管是在什么性质的高校，做好教学管理服务工作都要求教学秘书具有坚定的政治站位和良好的职业道德、较高的业务知识水平和熟练的办公操作能力、以及虚心学习的意愿和开阔的科研创新意识。此外，教学秘书还要积极进取，从多方面不断提高自己，这样才能胜任新时代民办高校的教学管理工作。