新媒体环境对高校档案管理的影响

赵志杰

摘 要：新媒体就是以互联网为基础，通过诸多信息技术形成的发展环境，为各行业、领域带来了发展契机。高校应该抓住这一优势，对档案管理工作进行创新，借助新媒体环境下的传播形式、传播载体，为广大师生提供信息查询服务。新媒体时代的到来，促使高校档案管理发生变化，只有充分做到与时俱进，主动参与档案管理工作改革，才能克服困难迎接挑战，推动高校档案管理工作发展。本文对新媒体环境下高校档案管理的影响与创新展开分析，有效发挥出档案管理在教育和文化引领方面的功效。

关键词：新媒体环境;高校档案管理;创新研究

在各高校发展历程中，档案无疑是最为宝贵的资料，不过随着新媒体时代到来，纸质档案已经无法满足社会需求，朝向数字化档案形式发展，对档案管理工作提出了新要求。当下高校应借助信息技术创新档案管理工作，以此来优化、完善档案管理体系，并朝着现代化方向发展，通过合理运用新媒体工具，不断提高档案管理效率。新媒体环境下的高校档案管理工作，无论在内容还是方法，都与传统管理模式存在差距，因此需要管理人员具备创新意识，能够摒弃传统管理观念，实现档案管理转变目标。

一、新媒体环境下高校档案管理中存在的问题

1.需要增加设备与技术的投入

新媒体环境下高校档案管理需要信息技术与设备的支持，由于档案管理部门面向学校和社会机构，属于公益性质的为社会服务，因此很难独自创造经济效益，或者短期内无法为学校带来直接经济影响。另外，很多档案内容在保存后，对其重视度不断降低，所以无法获得学校方面的资金与技术支持，这也导致档案管理部门中的设备与技术不能做到与时俱进，因此资金投入成为目前最紧要的问题。高校档案管理想要跟上新媒体时代发展，完成技术与设备更新换代是必要途径，并且传统档案管理方法已经不再适用，这也代表高校应该加大资金投入，充分发挥档案管理工作的社会价值。

2.管理团队工作能力有待提高

目前，高校档案管理工作内容与方法都有了较为显著的变化，尤其在信息技术应用后，对管理人员的个人能力提出了更多要求。首先，必须改善传统管理观念，能够充分利用好档案资源的作用和价值，所以要增加档案管理的开放性。其次，进入新媒体环境，档案管理形式更多以信息技术为主，而管理人员对于信息技术的运用和掌握至关重要，促使高校档案管理向着专业化发展。不过档案管理人员未必能够掌握充分的知识理论、实践经验，有的还无法熟练运用计算机信息技术，在发挥不了新媒体工具作用的条件下，自然难以提高档案管理效率。

3.新媒体环境下档案管理制度缺失

传统高校档案管理制度已经不再适用，无法匹配新媒体环境下的高校档案管理工作内容，尽管以往形成了一套较为标准的制度，但已经失去了原有的作用。对于高校档案管理工作来说，能否顺利开展完全取决于制度是否完善，在缺乏制度支持的条件下，档案管理部门发展缓慢，不能充分做到与时俱进，甚至和新媒体环境脱轨，因此高校档案管理应注意完善制度，从而有效面对新媒体环境下的困难和挑战。另外，高校档案资源需要安全保障，包括设置权查阅权限、审查权限等，进一步完善相关规定，避免档案资料出现泄漏、篡改等严重后果。

二、新媒体环境对高校档案管理工作的正面影响

1.丰富了档案传播形式

新媒体环境下高校档案传播形式多样，尤其在完成数字信息转化后，通过加工、压缩、存储，从而满足搜索与传播需求。目前，档案管理借助数字技术可以实现大范围传递和交流，时刻丰富着高校师生的日常生活，使其不断拓宽知识范围，因此高校档案管理应积极引进信息技术，适应新媒体环境下的高校档案管理发展。以往档案管理大多使用纸质形式，并且在内容收集与服务方面存在局限性，服务手段落后并缺乏灵活性，而新媒体环境下的档案管理，主要依靠信息技术、计算机技术以及数字技术，构建出资源丰富、传播速度更快的系统，并且集合了各类科研信息、教育信息以及政治信息。另外，高校档案管理包容性更大，不仅丰富了档案内容，同时增加图片、音频、视频等形式，促使档案载体更为多样化。

2.拓展了档案存储空间

传统高校档案在存储方面相对困难，并且具有较为明显的限制，还会出现档案丢失等问题。不过，新媒体环境下高校档案资源存储获得有效改善，不在受困于高校档案馆，而是通过网络平台进行分类存储，没有时间、空间、地点限制，打破了传统档案管理的时空界限。当下高校档案馆建设相应的网站，利用更加科学的方法进行管理，并且隨时可以开展主题教育、信息反馈专栏，与校内或校外各界人士展开交流，以此来传播高校文化与思想，同时便于了解外界动态。由此可见，新媒体环境拓展了档案资源存储渠道，充分展现出高校鲜明特点，释放了高校档案文化和教育功能。

3.为档案管理增添活力

首先，新媒体环境为高校档案注入了更多活力，不仅解放了管理人员的思想，也提高了档案管理工作水平。其次，新媒体打破了真实档案与虚拟档案的界限，越来越多人运用档案信息，有效调动了校内师生的积极性，促进档案管理人员主体意识形成。在高校档案管理工作发展中，必须充分吸取新媒体环境下的精髓，并激发有效创新动力，唤醒广大师生档案运用意识，激发档案管理工作人员的服务热情。传统高校档案管理工作相对封闭，高校之间并没有太多联系，不过新媒体环境下增加了档案管理的开放性，不同高校可以针对性地展开交流，甚至能够资源共享，传播发展动态与成果，扩大知名度与影响力，因此新媒体也为高校档案管理建立了联结社会的通道。

三、新媒体环境对高校档案管理工作的负面影响

1.文化引领教育功能削弱

新媒体环境属于双刃剑，在为高校提供发展机遇的同时，也会带来一系列挑战和困难。首先，高校档案本身具有一定教育和文化引领功能，包括塑造师生心理、引领师生行为等效果，甚至为学生指明发展方向，这也是高校档案资源的显著特点。不过在新媒体环境下档案文化功能受到冲击，甚至削弱了档案文化的权威性，档案内容无法再对学生造成深层次影响。其次，新媒体时代信息数据泛滥，并且具有传播速度快等优势，但也导致师生的价值观遭到挑战，尤其是自制能力薄弱的学生，很容易丧失道德意识。由此可见，这些垃圾信息成为腐蚀学生心灵的关键因素，所以导致档案文化功能遭到侵袭，已经无法发挥出统率的作用和价值。

2.档案管理方法面对挑战

传统档案管理与新媒体时代档案管理存在很大差距，可以说有了诸多明显变化，包括服务对象、管理方法、管理内容等，这也代表高校档案管理逐渐多元化。在档案管理主体多元化条件下，管理方法和手段面临较多冲击，如果高校没有及时改革创新，必然会在新媒体环境下丧失主动权。另外，新媒体环境的开放性特点，也决定了高校档案管理工作转变，管理人员必须重新做好定位，规划新的管理思路和方法，才能在新媒体时代获得发展机遇。

3.檔案服务模式面对挑战

以往高校档案管理理念多为“重管理、轻利用”，并且采取坐等上门的服务模式，这也导致高校档案资源无法发挥出功能和价值，在为师生开放的过程中存在较大局限性，档案资源则成为“死档案”，而管理人员只是保管资料。由此可见，高校档案管理服务模式面临较大挑战，尤其在信息获取途径不断拓展的条件下，传统服务模式已经无法满足需求，并且与新媒体环境的开放性特点背道而驰，所以只有寻求改变才能满足新媒体环境下高校档案的管理发展。进入新媒体时代，高校档案资源仍然没有发挥出相应的作用，档案资源被蒙上神秘面纱，当下的首要任务是改变传统服务模式，充分满足广大师生需求，为其思想与意识带来积极影响。

四、新媒体环境下高校档案管理工作创新对策

1.加大高校档案管理资金投入

新媒体环境下高校档案管理工作迎来了发展契机，因此必须重视档案管理工作创新，在应用现代化新媒体技术、设备的同时，也需要耗费大量资金，所以高校应加大资金投入力度，从而改善新媒体环境下档案管理工作水平。目前，引入现代信息设备与技术至关重要，这样才能促进档案管理工作效率得到提高，加强档案信息化建设，从而完成纸质档案向数字化档案的转变。通过加大档案管理部门资金投入，可以为学校师生提供更多便利，随时随地分享档案信息，有利于促进高校持续性发展。准确来说，新媒体环境下的高校档案管理工作改革不仅仅是在技术上寻求突破，还要更换、更新档案管理设备，早日抓住新媒体时代赋予的发展契机，完成现代化档案管理建设，应对新媒体环境中的诸多挑战。

2.完善高校档案管理制度

首先，高校档案管理工作，除了针对技术、设备等方面进行创新外，还应完善管理制度，以此来保障档案信息的安全性。其次，在管理模式改变后，制度必须与其保持一致性，能够满足新媒体环境下的档案管理需求，如明确档案管理工作范围、工作职责，保证档案管理工作科学性等，形成良好的监督管理体系，对管理人员进行有效约束。虽然高校档案管理工作经过长时间发展，已经形成完善的制度，但在新媒体环境下应该适当创新，明确信息化管理流程。最后，管理人员按照规章制度开展相关工作，及时移交档案文件资料，或把握信息公开的内容和程度，有效避免非法使用或档案信息泄露问题，最大程度保障档案资源安全。

3.构建专业高校档案管理团队

新媒体环境下对高校档案管理工作要求不断提高，尤其是管理人员的专业能力与综合素质，因此高校必须构建专业管理团队，确保其具备良好专业知识，能够熟练掌握现代信息技术，从而提升高校档案管理水平。虽然新媒体环境并没有要求管理人员必须是计算机领域人才，但应该能够掌握好基本操作，这样才能完成传统纸质档案与现代数字档案的转换，所以建立专业化档案管理团队至关重要。高校必须提高人才选拔门槛，尽量具备档案管理能力和计算机操作能力，同时拥有良好的责任意识，能够承担起档案管理工作任务。另外，高校应采取教育培训方式，不断更新现代信息技术，为档案管理工作提供支持，获取新媒体时代管理理念，为广大师生提供优质服务。

4.开发高校档案管理信息系统

信息化建设是高校档案管理工作创新的重要环节，也会影响高校档案管理水平，由于近些年我国倡导全民创新，在这样的条件下档案管理工作改革迫在眉睫。首先，应建立完善的信息管理系统，开发适用的数字化管理软件，同时保证软件规范与兼容性，能够有效提高档案管理效率。其次，借助信息系统完成传统纸质档案转换，加强电子档案收集整理与归档处理，通过科学合理的方式进行存储。信息系统除了能够为档案管理提供便利以外，还能适当增加档案管理的安全性，避免受到网络安全问题影响，全方位做好信息管理系统安全防护工作，避免受到恶意入侵造成档案泄漏或损坏。

5.增加高校档案管理传播渠道

新媒体环境下应该注重加强拓展档案管理传播渠道，与广大师生形成良好的互动交流，这样才能发挥出档案资源的文化功能、教育功能。一般来说，高校档案资源往往具有显著特色，很多高校会利用档案建立校园文化，营造出不同的文化氛围，不过传统档案管理传播渠道单一，并且无法掌握师生的实际需求，所以很难发挥出档案资源的作用与价值。

新媒体环境下高校逐渐重视师生的使用，因此需要在档案馆中建立教育领域区、用户体验区等，同时加强档案资源共享，积极传播高校自身文化，为培养学生奠定良好基础。通过转变思路创新管理模式，最大程度发挥出档案资源作用，不仅仅是面向校内师生，还应增强档案信息互动与开放性，对档案资源使用范围进行明确规定。

6.拓展高校档案管理服务范围

互联网在高校档案管理工作中发挥出了关键作用，促使档案管理工作继承了互联网的开放性特点，高校应该利用这一优势，拓展档案管理服务范围，确保师生能够随时随地通过多渠道获取档案资源。在以往的高校档案管理工作中，任何人想要查阅档案必须进入档案室才能获取信息内容，会受到时间与地点限制，但在新媒体环境下打破了这个限制，只要在有网络的条件下就能获取档案资源，随时随地查阅档案信息，为师生提供了更为便利的服务。除此之外，还可以通过网络平台进行高校档案资源推广和宣传，借助网络平台使档案网站的浏览量不断提高，同时还能随意分享、转载以及互动，进一步增加档案服务范围。

7.树立现代化新媒体管理观念

高校档案管理工作想要顺应时代发展必须改变管理观念，应以新媒体环境为创新基础，结合新媒体环境下诸多特点，改变传统高校档案管理工作弊端。例如，基于网络平台实现数字化档案资源管理，从而打破档案馆地点限制，要面向全社会，为高校未来发展打下基础。档案资源内容方面应充分结合时代动态，不断丰富档案资源内容，同时增加管理方法和互动渠道，促使高校档案管理工作多样化。此外，应充分认识到档案管理的重要性，能够科学、合理地做好电子档案管理，保存有价值的档案资源，删除没有存档价值的内容，运用好新媒体不断丰富服务内容，增加高校档案管理有效性。

五、结语

新媒体环境对于高校档案管理工作有着积极影响，因此高校必须充分认识新媒体环境的推动作用，依靠现代信息技术寻求发展突破，改善档案管理工作现状，完成创新改革。当下新媒体环境促使档案管理工作更具特色，展现出档案管理在高校教育中的功能，所以管理人员应全面学习信息技术，了解新媒体环境优势，进一步强化档案管理效果，满足现代社会发展需求。以往高校档案管理模式存在很多问题，只能通过规章制度进行规范，在新媒体环境下可以借助信息技术弥补不足，提高档案管理工作效率，为高校发展奠定良好基础，紧跟时代发展步伐。

参考文献：

[1]苗洪丽.新媒体环境对高校档案管理的影响及对策[J].办公室业务，2020

[2]余 跃.新媒体环境对高校档案管理的影响与应对对策[J].大众文艺，2020

[3]刘 珊.探讨新媒体环境对高校档案管理的影响与应对对策[J].才智，2020

（作者单位：德州学院）

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