研究型高校院系资料室建设研究

李 娜

（南京大学物理学院，江苏 南京 210093）

目前大多数研究型高等院校的研究生人数已超过本科生人数，院系教师除了从事本学科的科研工作外，还要承担本专业本科生的基础教学任务以及对本学科研究生的指导与学术培养任务。不断增长的专业学习以及科研需求对文献资源保障与服务提出了新的要求，院系资料室面临新的挑战和机遇。如何正视现状、分析存在的问题、寻求创新发展以提升读者服务质量是院系资料室亟待解决的问题。

1 高校院系资料室建设现状及存在的问题

1.1 学科资源优势不明显

一方面，院系资料室相比于高校图书馆，由于受到经费限制、读者数量、人员配置等影响，资源建设模式单一，多为简单地购入文献资源、上架摆放，资源布局缺乏长远的统筹规划，不能针对读者结构合理配置资源，不能根据读者需求按比例购入不同载体、不同类型、不同语种的文献资源，对院系学科建设的资源支撑力不够。与校图书馆相比，在同一学科文献资源的搜集、整理与保存等方面未能体现出异质优势。

另一方面，院系资料室未能充分利用资源的差异与优势开发建设学科特色资源。院系资料室保存的专业试卷、学位论文、本院系教师的学术会议资料等等都是其独有的特色资源。但是这些资源经常被简单地存放在院系资料室，未能加以整理、组织和开发，难以展示院系的专业教育特色与学科建设特色，更难以被有效利用。

1.2 读者服务工作专业度低

院系资料室的日常运作还主要停留在文献资源的上架、借阅等传统、被动、简单、单一的工作模式。在读者服务内容方面缺乏专业化、深度化的服务，既不能嵌入到读者的学习、科研过程中，积极沟通发掘读者需求，也不能为读者提供精细化、深层次的学科信息服务[1]。在读者服务形式方面则缺乏主动性和多样化，坐等读者前来借阅或咨询，而不是积极“走出去”融入教学科研活动或者利用网络平台的便捷优势，开展诸如定期信息推送、资源平台推广等个性化服务。读者无法充分获取有效文献资源，工作人员也不能得到读者的需求反馈，导致读者量少，资源利用率低。

1.3 空间建设工作简单化

院系资料室受读者数量及场地面积等因素限制，其空间功能主要体现在资源存放、为读者提供整洁明亮的阅览与自习区域，缺乏整体空间规划和区域功能设计，未能通过空间再造实现服务的延伸。

2 院系资料室资源优化与服务创新策略

笔者的调查问卷统计结果显示，师生们希望院系资料室“多一些专业相关类的图书”，去院系资料室借阅文献的主要原因是撰写论文等学术研究性的需求，89.19%的师生去院系资料室是阅读学术专业性资料，超过90%的师生认为院系资料室应存放专业方面的文献。

2.1 彰显学科优势的资源建设模式

2.1.1 优化文献资源结构

院系资料室需多层次按比例入藏专业教学及专业科学研究相关文献资源。在文献类型上，既有诸如图书、期刊、特种文献（例如院系教师参加的会议发言资料、本院系学位论文）、院系师生的专利成果等印刷型文献资源，又有相关专业的学术数据库、电子书刊等数字化文献资源。这些资源对教学科研的支撑侧重点不同。笔者的调查问卷统计结果显示，读者最希望院系资料室能够提供的资源类型是图书，其次是学位论文、讲义，其余依次是期刊、电子数据库、科研报告、报纸。院系资料室应根据读者的需求情况，设置合理的文献类型比例。

在文献内容上，一是注重资源的全面性、连续性、系统性、价值性、学术性、前沿性。二是合理补充国外书刊、专业数据库等文献资源，保证一定比例的外文资源。笔者的调查问卷统计结果显示，83.8%的师生倾向于阅读外文文献，仅有16.2%的师生倾向于阅读中文文献。

在文献的时效性上，一方面，及时补充新文献，尤其是学科研究的新领域方面的文献资源，既保障了文献的系统性和完整性，同时也确保师生可及时了解学科研究的新成果与学科发展的新动态。笔者的调查问卷显示，45.95%的读者希望阅读出版于5 年之内的文献，18.02%的读者愿意阅读10 年之内的文献，而愿意阅读更长时效的文献的读者比例较低。出于实际学习或研究需要，会有读者对文献的时效性没有特别限制。因此，这就要求院系资料室不断补充、更新文献资源，保证文献资源的连续性和文献内容的新颖性、前沿性。另一方面，对内容过时、老化的文献进行适度剔旧。剔旧不是简单地丢弃旧的资源，而是要从多个方面，例如对资源价值进行判断、对复本数量进行核实的。对内容缺乏新颖性，已有其他类似的参考书可取代等等，可予以淘汰；对旧版资料被新版取代者，若仍具有参考价值，视需要可移至密集书库；对于外观已破损到无法装订的程度的纸质文献资源应当淘汰；复本量较多且利用率低的文献，可视需求淘汰或下架多余复本；另外，一些出版年代过于久远的文献，由于缺乏参考价值，借阅率极低甚至为零，可对其进行下架淘汰处理。

2.1.2 学科特色资源建设

指依托院系优势搜集、保存、组织、开发院系师生的教学大纲、试卷、学位论文、会议资料、专利成果、实验数据等体现院系专业教学与学科研究水平与特色的文献资源并加以利用。这些文献资源是院系所独有的，承载着院系学科建设历程、学术传承、发展特色。

院系和学校图书馆可以帮助院系资料室整合学者的学术成果并建立特色资源数据库，将学院师生的科研进展和成果及不同学科的文献资源进行整理合并，建设本学科学者和专业的数据库，在学院的官方网站上展示资源的链接，增加老师和学生之间的学习和交流，资源的公开也可以促进交叉学科的前进与发展。全面收藏本院系的学位论文，进行分类整理，师生也可以随时查找阅读，让学位论文在教学和科研中发挥出最大的作用[3]。

2.2 泛在化、嵌入式的学科服务模式

院系资料室要突破传统服务模式，以用户为中心，实现“所有服务学科化、学科服务泛在化”的泛学科化服务模式。根据用户需求，服务内容、服务方式、服务形式均围绕用户学科需求所开展，并通过先进的技术方式、智慧化的服务手段将学科服务延伸到读者服务的各个方面，提供深入、个性化的学科服务，使得学科服务无处不在[4]。

2.2.1 加强师生互动

院系资料室依托院系优势，可定期开展交流活动，主动沟通，积极了解教师在教学工作和科研过程中的信息需求，掌握学生在学习与科研方面的进展与困惑，同时有重点的将新的学科文献资源推介给师生。同时开展信息素养培训，如编写数据库使用手册，分发给院系师生，在每年新生入学时举办“专业数据库介绍与使用方法培训”活动，让新生学会如何利用数字资源快速精准地获取所需文献，助力其学习与科研。

2.2.2 加强科研信息推送服务

根据院系师生的学科研究范围及前沿方向、研究兴趣等，主动跟踪国内外相关领域的研究动态，定期提供文献信息推送服务。例如学科最新研究热点、各种学术会议信息、专业培训通知等等。

2.2.3 即时性、交互式的参考咨询服务

充分利用网络和各种新媒介，改变以往读者到馆面对面的被动咨询服务方式，通过网络平台、微信、E-mail 等多样化的手段实现即时性、交互式、主动化的参考咨询服务，实现学科服务“无时不在”。

2.2.4 多方位推广学科文献资源

充分发挥网络和新媒体优势广泛宣传学科文献信息资源。比如新进文献编制入库后，汇总发送链接至师生邮箱；在微信公众号编写更新的文献信息推送给师生；与学校图书馆主页、各课题组网站等进行合作，展示本院系专业数据库的“友情链接”，方便读者点击链接，扩大用户群，提升影响力。另外，在文献资源入藏时，上传其数字编制，并在院系资料室微信公众号中设置在线公共查询系统，读者可随时查询资源位置、借阅信息等，方便读者快捷准确地找到所需资源。可增加借阅资料预约的功能，方便读者通过公众号预约文献，管理员根据预约信息提前准备好该资料，读者按照预约时间段前往资料室获取，节约读者时间，提高工作效率。另外，适当结合传统方法宣传推广，例如将展架、宣传栏设置在明显的位置，引起读者关注。

2.3 可持续发展的空间服务模式

院系资料室是资源、设施、用户、服务等交汇的场所，对资料室空间的研究包括具体的物理空间、虚拟的网络空间，以及抽象的意识、表征、文化空间等等，此外，也有围绕资料室空间的有关资源分配、管理员服务、用户行为等相关的研究。总之，院系资料室的空间及相关服务是一个内涵丰富、庞大的、多向度的研究课题[5]。空间服务是指院系资料室充分利用自身空间优势，推出以图书馆讲堂、报告厅、展厅、会议室、研究空间等各类空间的服务，以满足读者的多元化、个性化需求的一种新型服务模式[6]。

2.3.1 建立多样化的空间服务模式

空间服务不仅是传统的藏书空间、阅览室和自习室，而是一种全新的服务模式，即是被赋予新内涵的物理空间，也包含适应时代技术发展应运衍生的虚拟空间。建立多样化的空间服务是院系资料室为院系师生提供的一种重要服务形式。

2.3.2 通过空间再造拓展空间服务

优化现有空间布局，合理划分藏书区域、阅览自习区域既区分明确又不影响使用的便捷性。同时也新增研讨间、展示空间、信息共享空间等多功能多样化的空间服务。研讨间给师生提供教学、知识交流互动的场所，让师生很快地融入学习氛围中，在互动的过程中思想不断碰撞，也可以举办学术讲座，传播知识，增强互动。展示空间可以举办书展，开展新书推广展架，陈列院系有代表性的优秀研究成果、最新的优秀学术成果、院系资料室特色资源收藏的介绍等等。总之，是一个展示学科资源和学科服务、方便读者及时了解新资源和新动态的窗口。信息共享空间为读者提供可供上网查阅数据库的计算机、自助复印扫描打印设备、投影仪、新技术设备体验、提供远程会议系统设备等等。通过空间再造完善空间功能性建设，丰富了空间服务的内容和方式。

2.3.3 虚拟空间服务实现无时限服务

通过将所收藏的院系师生的学位论文、学术会议发言稿等独特学科特色的资源进行数字化加工并制成数据库，为读者提供网上查阅服务，既是对资源的有效保存，也方便读者随时随地获取资源，提高了资源的利用率。院系资料室在网上收集与学科专业相关的资源，通过加工、整理，制作网络导航，读者可以随时随地使用这些网络化学科服务。通过开发网上预约系统，读者可以24 小时随时在网上预约借阅服务、预约研讨室等等，提高服务效率。

3 结语

院系资料室相较于校图书馆，应着重于学科资源建设和学科服务提供，注重资源的学术性、专业性、前沿性、连续性、系统性、完整性、特色性，做到“人无我有，人有我精”，充分发挥学科服务的专业性特点，积极助力于院系学科教学科研。