新时代高校行政管理工作面对的挑战与对策分析

刘 东

(南京森林警察学院，江苏 南京 210023)

引言

在高校管理工作中，行政管理是重要组成部分之一。行政管理工作是校园内部指挥、管理和协调各种事务的核心机构，高效率高质量的行政管理工作为教育和科研工作的顺利开展提供了基础保障。当前高校的行政管理工作面临许多严峻的挑战和复杂的问题。为了让高校行政管理工作更加准确化、高效化和规范化，针对目前行政管理工作中面临的挑战，各大高校应结合时代的发展，创新思考积极有效的对策，及时改善当前的行政管理工作模式，制定相应的管理策略，推动行政管理工作取得快速的发展。

1 新时代背景下行政管理工作的内涵

国家与政府十分重视高校的整体发展，在其中投入大量的人力资源与物质资源，主要目的就是为了推进高校行政管理模式的整体发展。高校的管理工作主要在于两个方面，一方面是校园组织管理工作，主要负责处理各种校园事件，保证教学和课外活动的有效开展。二是校园对学生的培养管理工作，主要负责为教师提供教学资源平台，教师结合人才规划培养目标开展教学活动管理。高校行政管理的主要内容体现在三大关系之中，一是高校行政管理相关领导和教师、专家以及学生之间的关系；二是行政管理部门设置以及具体部门发挥的功能之间的关系；三是行政管理人员和行政管理系统之间的关系。实践表明，高校的行政管理在校园中发挥的作用日益突出，为了适应时代的发展和管理信息化、教育现代化的要求，行政管理工作要及时更新相关理念，制定相应的对策，使得高校行政管理的工作实施更加精准与规范。[1]

2 当前高校行政管理工作面对的挑战

第一，行政管理制度较为落后。政府开展的高校改革主要在于教学方式改革和科研工作改革两项内容，行政管理制度比较落后，相关管理制度已经无法满足管理的需求。[2]当前时代的发展以多元化为主要特点，教育部对于高校行政管理工作也提出了更高的要求，高效率的行政管理工作对教育和科研工作都有一定的影响。除此之外，总体纲领性制度在行政管理中占据有重要位置，导致行政管理的适应性较低，不利于行政管理工作的有效开展。长期以来，传统的管理模式和固定的部门管理结构，工作人员很容易丧失参与行政管理工作的积极性，进而影响整体的工作效率。各大高校要积极完善行政管理工作制度，以严格规范的工作制度切实要求每一名高校管理人员。

第二，没有形成规范化的管理模式。目前许多高校的管理制度比较传统，没有形成较为规范的管理，主要表现在两个方面：首先，没有规范的文件管理。各大高校在处理行政管理工作时，随着具体工作内容的改变，工作理念也有着不同程度的变化，文件的整理是高校行政管理工作中的重要内容之一。信息技术的应用提升了工作人员处理文件与信息的工作效率，随着效率的提升，管理人员所要处理的文件也逐步增加，目前大多数行政管理工作部门并没有意识到大量复杂、多样的文件增加给实际工作带来的困难，缺乏文件的精确分类和管理意识。尽管高校鼓励工作人员利用信息技术开展工作，但由于缺乏对文件的精准管理，导致各个部门之间无法迅速交流和资源共享；其次，没有形成较为规范的管理流程。根据对高校的调查分析，当前高校的行政管理中，各个部门并没有制定较为明确的工作规范和工作细则。在执行行政管理工作中各部门过于重视结果而忽略了工作过程，导致一部分管理人员并没有掌握高效率的工作方式，管理过程过于复杂，大大降低了行政管理工作的质量和效率，不利于行政管理的标准化和精确化发展。

第三，行政管理工作缺少人才培养与引入。目前各大高校的行政管理人才缺失主要体现在以下几个方面：其一，部分岗位缺少人员配置。许多行政管理人员配置固定，导致一部分管理人员缺乏竞争意识和工作积极性，不利于高校管理工作的展开。在当前社会形式和科技发展的影响下，各个部门的管理人员要具备岗位竞争力和强烈的工作热情，才能更好地在高校行政管理部门中得到发展。其二，行政管理部门的整体素质仍然需要提升。许多高校对行政管理队伍的认知存在误区，认为行政管理人员只是负责教学之外的辅助人员，日常的工作较为简单，主要负责处理校园内部的琐事。这导致行政管理队伍没有得到应有的重视，进而没有形成较为完善的行政管理制度。在新时代，行政管理制度和行政管理模式需要不断完善与改革，也应该增加相关的管理人员整体工作能力和信息化知识与技能的培养。许多高校没有对管理人员进行相关的培训，仅仅注重管理人员的技术和技能掌握能力，忽视良好思想和创新意识的重要性。在不同的部门之中，都存在部分年纪较长的人群，对信息知识的了解和掌握程度往往比不上年轻的工作人员。高校要加强对行政管理人员的培训，针对学习能力较弱的工作人员要给予更多帮助和引导，从信息技术的运用、信息技术知识的掌握和信息意识的培养等方面引导工作人员积极学习。

第四，行政管理工作职责划分不明确。高校行政管理的整体工作结构通常是一种金字塔的形式，由领导开始对工作统筹规划，根据管理目标分解细化为各个部门。每个行政管理部门都有自己的工作职责，都是以完成上级分配的任务为工作目的。[5]受到传统的行政管理模式影响，各个职能部门之间划分的责任和权利并不明确，有些部门直接由教授进行行政管理，严重影响行政管理人员的工作积极性。所以高校要明确各个部门的工作内容，由领导将工作细分到每个人的工作职责上，要求管理人员要各司其职，促进行政管理工作的顺利开展。

3 改善行政管理工作的具体对策

3.1 完善具体的行政管理制度

行政管理工作制度是保障工作顺利实施的重要前提。传统的行政管理工作由于没有形成完善的管理制度，导致相关人员没有明确自己的工作职责，部分管理人员可能会出现消极怠工等不良现象。针对行政管理制度，可以从两个方面分析。首先，各大高校要设定纲领性制度。并在设定制度的同时要注重与目前行政管理工作中的不足之处相结合，以未来的工作目标为设定制度的前提，进而总结制定具体、准确的纲领性制度。高校方面在设定制度的同时，要注重为行政管理的服务工作提出指导意见，保证各部门的各项工作可以严格按照制度有理有据地展开，进而为高效率开展行政管理工作打下坚实的基础；其次，在新时代的背景下，高校行政管理工作所面临的挑战具有多样化和动态化的特点。各个管理部门要积极运用信息技术加强对校内各种服务的管理，进而为校园的教育和科研工作提供便利条件。为激发教育工作者和行政管理工作者的积极性，各大高校要完善具体的奖惩制度，鼓励在职工作人员树立正确积极的工作态度，促进工作人员工作效率的提升，提高当前行政管理工作人员整体的工作质量。

3.2 加强对相关文件的管理

行政管理工作的主要内容以处理相关文件为主，确保行政管理工作质量的提升就要保证文件管理的规范化。各大高校要将文件的分类管理作为行政管理的重点。明确规定各类文件在字号、字体和行间距等方面的写作格式标准，确保文件内容的简洁性和规范性，进而提升管理人员处理文件的效率；其次，要完善相关的文件管理制度，针对不同高校的具体情况，引导行政管理工作利用统一的信息系统处理工作内容，实现各部门之间文件资源的共享和互相交流。同时，高校要对文件进行检索和分类，便于工作人员在处理工作时精准地找到相关文件。除此之外，高校要注重对文件系统的保护，针对重要的文件，要设定双重备份等保护措施。针对行政管理人员，要控制好工作人员对文件的浏览、下载和使用权限，保证本校园内部的文件资源只能被本校园的管理人员所打开。管理人员也要利用移动硬盘或纸质文件等形式对重要文件及时拷贝存储，以备不时之需。对于文件资源的保护，高校制定保护系统的同时也需要管理人员具有基础的文件保护和存储意识，保障校园内部资源的保密性。[3]

3.3 重视对行政管理人才的培养

根据调查分析，各大高校行政管理工作者的综合素质仍然需要提升。许多高校一味地重视相关制度的完善和设备的提供，忽视管理工作者的整体人员素质。大多数管理人员没有接触过相关培训，这就导致他们在实际的工作过程中很难掌握高效率的工作方式，更难提出创新的工作理念。高校的行政管理人员在开展工作之前，要以良好的政治素养和文化素养为基础，保证每一名管理人员具有过硬的职业技术能力。高校方面首先应该建立完善的人才选拔制度，在选拔管理人员时，不仅要注重其知识理论体系的掌握程度，更要重视其实践经验，进而选择综合素质较强的专业人才。对于校园内部的行政管理人员，也要提升具体要求，使其通过学习和实践逐步具备创新思维和思考意识，并在实际的工作当中形成善于发现问题并解决问题的实际能力。对于管理人员的培养，要从思想和技能两方面入手，确保管理人员的思想与时代紧密结合。通过自我学习，完善管理人员的具体思想，实现管理理念的明确性和管理实践的高效性。[4]

3.4 避免传统理念，运用信息技术处理工作

高校必须转变已有观念，重新认识与定位行政管理工作在高校工作中发挥的重要作用。在传统的行政管理模式之中，通常以管理人员的工作经验衡量其能力的高低。这种衡量形式是片面的，不利于有效激发行政管理人员的工作积极性。伴随着信息时代的到来，互联网和信息技术的不断应用，信息技术加速了社会的发展进程，此时传统行政管理形式已经不能适应当前社会的需求。高校要迅速转变工作理念，在进行行政管理的人才培养工作时，将培养方向以行政管理人员的信息技术应用、信息思想的掌握和创新为主，并根据时代的发展及时变更行政管理工作中设定的制度与条例。除此之外，教师要注重对于先进设备的引入，使得具体的软件设备和硬件设备符合当前管理系统的需求。管理人员也要加强对信息技术的学习和运用，积极利用计算机等先进电子设备对信息进行收集与处理。比如，各大高校可以积极利用信息采集系统，以便后续工作的高效率开展，充分发挥信息技术在行政管理中的作用。同时管理人员要注意文件处理的准确性，处理相关信息与文件之后及时地进行检查，确保文件内容准确无误。经过信息技术的应用，最大程度上减轻管理人员的工作压力，提升管理人员的工作效率。

4 结语

在新时代发展的大背景下，科学、标准和规范的管理模式是开展行政管理工作的大势所趋。传统的行政管理模式受到各方面的限制，面临着许多问题与挑战。行政管理的效果直接影响了校园内部的教学和科研工作的开展，各大高校应该积极响应现阶段时代发展对行政管理工作提出的需求，加强行政管理工作在理论和实践的改革，思考探究出应对挑战的具体对策。从完善行政管理制度、加强对相关文件管理、重视行政人才的培养、转变传统观念、应用信息技术等方面推动行政管理工作的整体发展，运用高质量的行政管理工作服务于高校教育和科研工作之中，促进各大高校的不断进步。