大型公立医院后勤物资采供管理模式探讨

吴永仁，王宝姣，管德赛

(江苏省苏北人民医院，江苏省扬州市 225001)

后勤物资在医院的成本支出中占有较大比重，在维持医院健康运转及医院社会效益和经济效益方面发挥着重要影响。医院后勤物资存在种类多、项目杂、量多面广的特点，据不完全统计，一所开放床位2 000张以上的三级综合医院，后勤物资种类达到2 000种以上。后勤物资采供涉及到的范围领域广泛，囊括了除药品及医疗设备以外的所有物资，主要包括：家具、家电、办公设备、办公用品、信息硬件设备、消防保卫设备设施、后勤保障设备、维修材料及衣食住行用品等。

近年来，随着医院临床科室绩效考核制度的不断完善，后勤物资消耗也纳入到科室成本核算范围。如何加强后勤物资采购管理，规范流程、降低成本、提升后勤物资供应满意度，已越来越多地受到医院管理者的关注和重视，也成为当前公立医院管理的主要任务之一。

1 后勤物资供应满意度调查

2019年，江苏省苏北人民医院对49个护理单元进行了月度满意度调查，满意度分为五级：非常满意、满意、可接受、不满意、很不满意；对应分数分别为：90～100分、70～80分、50～60分、30～40分、10～20分、0分。调查结果见表1，总体满意度得分84.3。

表1 2019年全院护理单元月度后勤物资供应满意度调查结果

2 医院后勤物资采供管理工作中存在的问题及原因分析

对后勤物资供应临床满意度偏低的外因进行分析汇总形成鱼骨图(见图1)，其主要内因归纳如下：

图1 后勤物资供应临床满意度低原因分析鱼骨图

2.1 物资采购流程欠规范

虽然目前大多数公立医院物资采购基本上实行政府采购模式，但是未能实现全面覆盖，部分物资采购的方式仍然较为随意。在日常招标采购中缺乏有效的物资分类汇总，临时性采购现象普遍存在，计划性不强，导致采购方式及进货渠道复杂，进而造成采购成本增加、来源渠道复杂化，增加了流通成本和库存压力[1]。

2.2 采供工作人员不专业

医疗体系自身的特殊性导致目前国内大部分公立医院的采购管理人员多是由非专业采购专业人员组成的，采供人员的专业素质、敬业程度良莠不齐，且采供人员的采供管理知识结构不完善，又缺乏医院采购相关的培训机制，造成这些人员的采供能力有限，综合素质较低，很难适应日趋复杂多样化的医院采供工作需要，出现物资供应及时性不够、物资性价比不高、从而影响到临床满意度[2]。

2.3 物资请购权限不清晰

常规物资由后勤物供组直接编制采购计划，非常规物资由使用科室提出书面申请。但目前缺少常规物资目录，使用科室常常搞不清申购流程[3]，影响采购效率。这也是影响后勤满意度的一个方面。

2.4 缺少对供应商的评价管理体系

目前医院在供应商管理方面较为薄弱，习惯性沿用以前的供应商。没有及时更新供应商的相关信息，如商品降价信息、供应商经营条件改变的信息、授权期限更改的信息等。由于没有及时得到供应商的最新信息，增大了合同履行的风险性；供应商准入管理的无序性和盲目性给物资采购带来了负面影响，增加了物资采购的工作量、降低了采购效率、不利于掌握物资资源、降低了急需物资的供应效率。目前大多数医院尚没有明确的供应商准入标准，缺乏评估依据，因而导致了资质审查与管理的无序性[4]。

另外，招标确定供应商后，没有建立有效的评价机制，对供应商提供的服务及商品缺少记录与评价，对供应商缺乏实时管理，没有对供应商的服务质量进行实时追踪[5]。

2.5 医院内部监管不到位

医院物资采购的监督部门包括内部审计、纪检监察等部门。现阶段我国大多数的医院尽管在实际中监督部门会加入到对医院物资采购的监督管理中来，然而其所涉及到的监管范围存在一定的局限性，不能够对医院的日常物资采购展开相对较为全面的监督管理。

3 改进措施

3.1 建立健全内控制度并严格执行

3.1.1 完善内控制度。在我院集中招标采购管理制度的基础上，进一步明确后勤物资招标采购的各种情形和相应的招标采购流程。对常规后勤物资进行合理分类后统一招标采购，严格遵循政府采购规范及医院内控制度的同时，对非常规物资的采购加大公开招标及询比价力度。

公开招标，选择具备ISO9000质量管理体系认证的专职代理机构，拓展代理服务的广度和深度，发挥其专业优势[6]。尤其是成套机电设备的招标，努力进行“招前”和“招后”的延伸技术服务，增加技术含量。

除公开招标以外，近几年我院物资采购进行网上公开询比价，2019年和2020年分别公开询比价56次、75次，综合节约水平达19.6%和22.5%。通过公开询比价，采用带量采购模式，2019年度生活垃圾袋采购单价较往年降低了65%；分体空调采购单价降低了31%，仅此两项年节约成本超过25万元；2020年通过公开询比价，分体空调采购单价再次降低26.6%，采购成本再节约8～10万元；在公寓楼即热式电热水器询价采购中，单台中标价格比官网价格低1 100元，节约成本近3万元。

3.1.2 建立专用邮箱发放订单制度。日常采购尽量避免口头订货，全部实行邮箱发放订单。订单包含所采购物资的品牌规格数量及单价，有效提高了采购效率，杜绝了与供货商之间的扯皮现象，对提高物资供应满意度起到了关键性作用。

3.2 加强学习培训

加强对采供人员进行业务技能培训及政策学习。定期分批组织相关人员到周边医院学习好的管理经验，取长补短；邀请行业专家来院授课。在提升业务技能并了解相关政策的同时，强化工作人员的廉洁意识、服务意识。鼓励工作人员“动起来”，定期到临床科室了解后勤物资使用情况，听取科室意见及建议，在采供工作中不断持续改进。另外对采供人员实行轮岗制，杜绝一切腐化现象发生。

3.3 加强资产管理，明确物资请购权限

加强资产管理，推行临床科室“同质化”。实行“同质化”管理，加强对科室申购物资的审核。各科室常规办公物品等配置尽量做到平等对待，由于医院科室调整常有发生，个性化的物资难以调剂到其他科室使用，因此要尽量减少个性化物资(特别是固定资产类物资)采购。因此，个性化物资申购实行归口职能部门审核监管模式。

3.4 加强供应商管理，优化供应商队伍

供应商管理是医院物资采购不可或缺的一部分。建立供应商评估准入制度，并将其列为物资采购制度的重要组成部分。后勤物资采购部门定期拟定新供应商开发计划，这些备选供应商可以是自己去发掘的，也可以是供应商毛遂自荐或通过别人介绍的。严格按要求进行审核备选供应商，淘汰不符合要求的备选供应商。

另外，利用后勤日巡查契机，对后勤物资使用进行跟踪调查；按季度发放临床科室后勤物资供应满意度调查表，根据调查结果及时整改；定期召开科室座谈会，征求意见及建议，做好供应商考核不良记录。每年年底，根据临床科室后勤物资供应满意度调查结果对各供应商进行客观评价，规定总分低于80分的，第二年终止合作。加强供应商管理，不仅能够优化供货商队伍，还能够有效提高供货商的危机意识，提升服务质量。

3.5 多部门联合监督模式

医院的所有采购活动均与资金方面存在较大的联系，因此财务部门是医院所有物资采购计划的制定以及监控的关键部门，医院在进行采购的过程中联合审计、纪检监察及财务部门一起，从预算执行情况、招投标、合同签订以及到最终付款，做到事前、事中、事后全过程监督，从而使得采购过程的监督更加具备实效性。如前期调研阶段，主管部门、审计部门及招标采购中心共同参与；项目启动后由财务审批预算金额是否充足；招投标及项目合同执行阶段，除主管部门及招标采购中心外，纪委、审计、财务要共同参与监督，确保整个采购过程的合法合规直至项目验收，财务根据合同约定履行付款手续。

4 取得成效

经过近三年的摸索，我院后勤物资采供模式得到了不断优化，后勤物资的成本得到了有效控制。以办公用品为例，我院门急诊量从2019年的1 760 372人次增至2020年的1 897 415人次，办公用品用量则由2019年的522.90万元降低至2020年的500.66万元，同时临床满意度也从84.27%升至95.46%。2020年度全院护理单元月度后勤物资供应满意度调查结果见表2。

表2 2020年全院护理单元月度后勤物资供应满意度调查结果(%)

医院后勤物资采供管理是一项专业性、政策性较强的工作，在紧跟国家相关政策形势的同时，需要不断创新工作思路、改进工作方法。完善内控制度，加强业务及政策的学习把握，建立后勤物资使用回访制度，不断优化供应商队伍，加强医院多部门监督，真正实现采购全过程控制，保证医院后勤物资采购合法合规，提高采购效率，降低采购成本，有效提升临床服务满意度。