江苏省各档案网站信息服务比较分析

马经纬

摘 要：本文以江苏省13个市的档案馆门户网站作为研究对象，目的在于比较馆际之间门户网站信息服务的现状，阐述档案馆特色信息服务优势，从而能够取长补短，优势互补，为其他档案馆的建设提供一定参考，也为“十四五”时期档案馆网站信息服务的建设提供新思路。文章主要从服务功能和服务水平两方面进行对比，并分析差异产生的原因。研究表明，各档案馆门户网站建设均取得了一定的发展成果，但与《数字档案馆建设指南》的发展要求还存在差距，应当结合档案馆自身优势，采取实际对策，以期提升档案管门户网站信息服务的水平和能力。

关键词：档案馆;信息服务;门户网站

我国档案馆门户网站的建设从20世纪90年代开始，回望这20多年的建设历程，档案馆的发展已经从原有的实体本身开始转向数字化、智慧化发展的新阶段。以《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》为发展目标，到2020年全国地级市以上国家综合档案馆要全部建成数字档案馆。在2021年6月9日，针对新的“十四五”时期，中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》更加强调档案馆面向公众的信息服务能力，本文以江苏省各地市档案馆门户网站作为主要研究对象，进行信息服务的介绍和比较，挖掘出具有地方特色的信息服务，找出其中的不足，提出针对性的优化建议，以期更好地提升档案馆服务公民的能力和水平。

一、省内档案馆门户网站建设现状

回顾江苏省内档案网站的发展历程，全省的档案工作在“十三五”规划的引领下，均取得了长足进步。以档案信息化作为主要工作重点，把建立数字档案馆作为主要工作抓手，促进档案现代化工作扎实推进，积极推动数字档案馆（室）建设，拥有国家示范数字档案馆7家、国家示范数字档案室3家，建成全国首個“双示范”数字档案馆（室），数字档案馆（室）建设数量和质量位居全国前列。此外，整个江苏地区的数字档案馆发展迅速，截至2020年年底，省会南京的档案数字化、信息化建设加快发展，市、区馆馆藏档案数字化率均达95%以上，市档案馆馆藏档案数字化累计达8700余万页，数字化率达到98%以上，信息化建设走在全省前列。

二、档案馆网站信息服务对比及差异分析

1.服务功能对比

档案馆网站所提供的信息服务主要以预约查档、信息公开服务、档案展览服务作为主要的服务功能。

（1）预约查档服务及在线咨询。各个档案馆的门户网站均具备基本的信息服务体系和内容，在预约查档这项用户服务上，重视程度各有不同。例如，苏南的各家档案馆网站（南京、无锡、常州）重视在线预约查档，均要求填写在线预约表单再进行查档。无锡市的档案馆网站还提供开放档案查阅，公开资料，开放工程档案的在线查询，十分便捷方便。苏北的档案馆在预约查档方面只提供书面的查档注意事项，需要查档人自行电话联系或者赴馆查询。因此，在现行建立数字档案馆的要求上，显然苏南的档案馆要更达标。

（2）信息公开服务。各馆的门户网站上均有关于信息公开的相关服务，以政府新闻和政务资讯为主要公开内容，档案专业相关的信息显得比重不足，网站在大篇幅宣传政府政策法规和公告通知的同时，削弱了档案馆网站的专业性。苏南地区的档案馆中有不少侧重于政府信息的发布，对信息服务的开发程度还不够深入。泰州市档案馆和常州市档案馆网站则积极开展了其他形式的信息公开服务，泰州市档案馆注重档案理论研究，及时进行档案专业动态的更新。

（3）线上档案展览服务。在13个市的档案馆门户网站中，每个网站的首页都附有线上数字展厅的链接，以地方档案为主要介绍内容，形式丰富多彩。在苏北地区的档案馆网站上，多以图片和视频作为网上展厅的内容填充，同时运用Flash动画重现档案风采，让档案文化“动”起来。此外，宿迁市和徐州市的网上展厅还定期增加线上虚拟实景展览。在苏南地区，常州市专门设立了一个新的网页介绍常州工业的发展史，无锡市提供在线浏览档案馆的服务，泰州市虽然主要以图片作为展览形式，但是所有的照片都通过一定的分类筛选才进行展出，内容具有层次逻辑感，条理清晰。

2.服务水平对比

档案馆网站的信息服务对比还需要从各项服务水平出发进行实质性衡量，围绕网站功能设计、馆藏资源概况、服务对象细分情况这三部分进行展开。

（1）网站功能设计。档案馆网站的服务功能主要根据所提供的信息服务类型进行划分，基本体现在查档、信息公开、档案展览这三方面，在所涉及的13个档案馆网站中均有不同程度的体现，说明档案馆网站的基本服务功能较为完备。各个档案馆网站中还有区别于其他网站的服务功能，形成独特的服务项目，如苏中地区的档案馆网站均设立了地方档案专栏，泰州市档案馆在“影像泰州”中集中介绍了当地的专题片、老照片、口述史;“记忆撷英”专栏介绍了泰州地区的历史发展、红色革命、家风家训以及节选的志书;扬州档案馆网站从“扬州大事记” “扬州史志”“志书”“年鉴”介绍当地的档案文化;南通市档案馆网站针对下属的区县档案进行实时更新，并专门开通对公众来信来访的“解读回应”栏目，通过“南通名人”“记忆南通”展示地方特色档案。这些服务功能的上线为档案馆网站更加全面地提供信息服务产生了积极影响，同时给其他还没有形成特色功能的档案网站提供参考和借鉴。

（2）馆藏资源概况。各个档案馆的数字资源以多样化的形式呈现，持续、及时的更新有利于数字资源的开发和利用，在苏中地区的档案馆中，以扬州市档案馆网站为例，从年鉴、志书、扬州大事记和扬州史志四个模块出发介绍扬州的地方文化档案，并且每年都保持着稳定更新的频率;南通市档案馆主要针对国际档案日进行定期宣传，“地方文化”板块的更新主要围绕南通名人、历史景点展开;连云港档案馆网站在保持稳定更新档案资源的同时，通过“专题档案”“档案文化”加强输出地方文化，彰显地方特色。此外，南京档案的输出内容以“档案故事”“编研成果”两个板块为主，集中年份进行更新;苏州和镇江的档案馆网站主要以图片作为资源展示的形式。

（3）服务对象细分情况。用户与档案网站进行信息上的互动，同时也在接受信息服务。不同类型的用户对档案网站的信息服务有着多样化需求，在此过程中对用户的细分就显得尤为重要。常州市档案馆网站的服务功能中添加了“无障碍浏览”，照顾到了浏览有困难的残障人士。除此以外，网站还需要针对主要的用户群体进行细分，以政府人员、档案专业人员、高校师生、社会人士这四类群体作为主要的细分对象。在实际的信息服务中，苏北地区的档案馆网站注重建设地方档案学会，适时公开学会发展近况，便于高校师生进行档案方向的研究交流。

在专业档案人员的信息服务上，泰州市档案馆网站建立了“编研成果”栏目，供专业的档案研究人员进行学术上的参考和探究，了解地方档案文化和历史。

3.信息服务差异分析

（1）建设思路各有特色。档案馆网站信息服务上的差异有一部分是建设思路不同导致的，各个档案馆响应国家规划进行网站的建设，如“十三五”时期要求全面建成数字化档案馆，在落实的过程中需要结合自身已经发展的现状进行转变。档案馆网站提供信息服务的目的在于服务民众，有的档案馆推出了在线咨询服务窗口，有的还停留在电话咨询服务阶段，使得公众在档案馆网站咨询查档过程中享受到的是不同水平的信息服务。南京市档案馆作为省会城市档案馆网站，综合推出一系列线上咨询服务，开通来访信箱专栏回复公众的问题，成立《金陵档案》杂志介绍南京地区的档案历史文化;泰州市档案馆网站介绍和展示泰州当地的特色档案文化，有助于泰州人民增强对地方档案的学习和文化认同;无锡市档案馆网站积极与群众交流互动，专门设立来信办理平台，能够从群众的呼声中提升网站信息服务能力和水平;常州市档案馆网站设立在线档案博览中心，展示常州的工业档案，凸显地方档案特色;盐城市档案馆从业务指导和新聞速递两方面成立专栏，以信息披露作为网站的职责。这些档案馆网站的建立思路，都说明了关注群众需求，能够更好地从用户角度出发，提供有效便捷的信息服务。

（2）建设侧重点各有不同。南通、淮安和无锡的档案馆网站注重政务信息公开;盐城、连云港、扬州和镇江的档案馆网站以档案学术建设为主;宿迁、常州的档案馆网站将网上展厅作为主要发展的对象，其余的档案馆网站综合性较强，各方面均有所涉猎。在网站服务功能的提供上，可以区分出网站的具体服务类别，比较各个网站的建设侧重点，反映网站的建设情况。因此，以政务信息公开为主要建设重点的网站，往往会在服务模块中包含“政府信息公开”“政务服务”“互动交流”等这样与政府信息相关的功能，有助于更好地了解政府档案信息和相关的政务信息。在重点建设档案学会、展示档案编研成果的档案馆网站中，通常会介绍当地档案学会的发展历程和各项研究成果。例如，《无锡年鉴（2020）》和《苏州年鉴（2020）》成功入选2020年度“江苏精品年鉴”。上述优秀的编研成果，彰显了地区档案人员的编研水平，在全省档案馆网站的发展中名列前茅。

（3）改进程度各有迟缓。在新的“十四五”时期，针对档案馆网站信息服务的规划明确要求了档案馆需要在档案的利用服务上下功夫，在档案服务理念上要做到以人民为中心，把档案的开放力度和共享程度进一步加大。因此，档案馆网站所提供的信息服务需要进行调整和升级，有的档案馆选择固本不变，有的则转变思路及时推陈出新，说明网站的优化是拉开档案馆信息服务水平差距的又一因素。例如，无锡市档案馆就开放了许多档案的在线查询，用户可以实时获取相关的公开资料以及开放的工程档案。苏南地区档案馆已经逐步完善数字档案馆进程，苏北的档案馆网站普遍只提供电话预约，给查询档案的用户带来了一些不便，在改进服务方式的道路上有一定的快慢区别。

三、提升档案馆网站信息服务水平的优化建议

（1）吸纳相关专业人才。先进的科学技术确实能从某些方面解决档案馆网站在信息服务过程中所遇到的部分问题，但基于长久发展目标，档案馆网站还需要聘用专业人才进行管理和维护，他们不仅是学习过档案专业知识的理论家，还是具备一定计算机技术的复合型人才。既能帮助优化档案馆网站的资源配置，也能从实践中汲取经验拓宽档案馆网站的信息服务道路，使档案馆信息服务的类型和内涵都随着时代进步而不断扩充，因此实施人才强档工程，功在当代，利在千秋。

（2）提高网站设计水平。首先，主页作为整个网站的门面，需要明确总体风格，找准自身档案馆和所在城市的定位，将城市的文化底蕴作为整体设计的着色点，以地标性建筑或著名景点作为主页背景，既能达到宣传城市的目的，又可以兼具美观性。此外，网站的布局要具备实用性，主页的导航栏不超过5个服务窗口，服务类型层次分明;其次，页面用词简洁明了，从用户的角度优化内容;最后，添加在线客服，帮助用户高效查档，提高档案的利用效率。

（3）加快档案数字化和数据库建设。在“十三五”和“十四五”时期都重点提出加快档案数字化进程的要求，数字资源作为档案馆网站服务的基础，需要不断进行更新和优化，才能更好地为用户提供全面的信息服务。在档案数字化进程中，档案馆可以和相关的研究机构进行合作，通过建立用户画像方式，总结出不同人群的信息服务需求，对主要人群进行细分。比如，针对专业的研究人员，可以邀请他们参与档案数字化布局和建设，吸纳他们提出的专业性建议，从而搭建贴切用户需求的档案数据库。对于非专业人士，如学生、社会职员等普通查档或学习档案知识的用户，针对此类用户需求较大的档案信息，可以优先对相关档案进行数字化，及时更新数据库，使用户有档可查，提高档案利用效率。

参考文献：

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[2]潘梦雅.信息偶遇视角下我国档案局（馆）网站研究[J].档案与建设，2020

[3]周耀林，陈晋雯.我国省级档案网站教育服务现状调查研究[J].档案管理，2019

[4]周林兴，徐承来，周 丽.用户画像视域下档案用户隐私问题研究[J].档案学研究，2020

（作者单位：黑龙江大学信息管理学院）