疾病预防控制中心档案信息化管理探讨

赵程

摘 要：疾病预防控制中心加强档案信息化建设，是社会发展的必然要求，是提升工作效率与提供优质服务的重要举措，对疾病预防控制中心的社会服务职能发挥有着积极意义。本文主要对疾病预防控制中心档案信息化管理进行阐述，分析档案信息化管理的意义与问题，提出建设性的整改意见，希望对疾病预防控制中心的档案管理水平提升起到参照作用。

关键词：疾病预防控制中心;档案;信息化管理

疾病预防控制中心作为承担疾病预防与控制、检测检验与评价、健康教育与促进、应用研究与指导、技术管理与服务等专业技术机构，在疾病防控和研究方面有着举足轻重的地位。随着疾病控制机构承担的职能不断细化，工作留存的档案资料数量庞大，疾病预防控制中心的档案管理工作需紧跟时代发展步伐，加强与现代信息技术的整合，结合疾控中心档案特点，加速档案信息化建设，以实现档案管理作用价值的充分发挥。

一、疾控中心档案信息化管理的重要意义

1.提高档案管理效率

提高档案管理效率是疾控中心档案管理工作开展的重要目标，在档案管理工作中，信息化管理模式凭借便捷、高效等优势特征，逐步取代了传统的人工档案管理方式，加强档案管理工作与信息技术的整合，可显著提升档案管理效率，满足档案管理的实际需求。

2.提高档案安全性

从疾控中心的传统档案管理模式入手分析，档案资源通常以纸质档案管理模式为主，纸质档案易受各种因素的影响出现损坏，因此安全性较差。在档案信息化管理中，利用电子文件与信息数据逐步取代以往的纸质化档案，并在数据库中存储，可有效避免外界环境因素的影响，安全性能逐步提升，更符合档案管理要求，从而推动档案管理工作的转型升级。

3.提高檔案利用价值

实现档案资源的整合优化与高效利用，是疾控中心档案管理的重要目标。在传统的档案管理中，纸质档案信息的查询检索等工作的难度较大，需耗费大量时间与精力，不利于档案资源内在价值的深入挖掘。在档案信息化管理模式下，可通过关键词快速完成档案资源的搜索与提取，更利于实现档案资源的高效利用。

二、疾控中心档案信息化管理中的问题

1.基础设施建设不完善

在疾控中心档案信息化管理工作中，为确保信息化管理成效，需加强对基础设施的完善。但实际上，档案信息化管理中的基础设施建设不合理，究其原因与疾控中心对档案信息化管理工作不重视有关。另外，在投入方面严重缺乏，忽视对信息化管理设备及设施的建设配置，导致档案信息化管理工作展开缺乏基础支持，不利于达到理想的信息化管理效果。

2.管理体系不健全

在大部分疾控中心的档案信息化管理工作中，存在信息化管理体系不完善的问题，导致信息化管理工作形式化。档案信息化管理制度不健全，相关的管理制度规范尚未制订，导致档案管理工作展开缺乏制度化保障，档案管理主观随意，无法确保档案管理工作的有序展开。档案信息化管理中的信息化技术应用，普遍存在应用不合理或功能浅显等问题。大部分档案工作人员缺乏信息素养，无法熟练应用信息技术，导致档案管理工作的信息化建设进程缓慢。

3.档案信息安全问题

受网络的开放性等特征影响，疾病预防控制中心档案信息系统易受到网络恶意攻击，出现档案信息被篡改或丢失等安全隐患。尤其是网络病毒侵入，会造成网络信息系统瘫痪，给疾病预防控制中心带来不同程度的损失，因此加强安全隐患规避显得尤为重要。

4.档案管理员工素质水平参差不齐

档案管理工作人员的职业素养与业务能力，直接影响疾控中心的档案信息化管理成效。大部分档案管理人员的综合素质水平参差不齐，直接影响档案信息化管理工作的开展。档案管理人员的信息素养低，无法灵活应用信息技术进行档案管理，直接影响档案信息化建设的进程。大部分档案管理人员的责任意识与工作主观能动性薄弱，专业知识技能更新缓慢，不利于推动档案管理质量的持续改进。

三、疾控中心档案信息化管理的实现策略

1.加强基础设施建设

在疾控中心档案管理工作中，加强基础设施建设，是实现档案信息化管理的重要前提。疾控中心的领导应当加强对档案管理工作的重视，转变思想观念，增大对档案信息化管理方面的资金投入，根据档案工作的特征与管理要求，合理构建信息化设备，夯实档案信息化管理基础。除引进硬件设施外，还需加强对软件设施的配置，合理开发利用信息化管理系统，加速档案信息化管理的转型升级进程，切实满足档案管理需求。

档案信息化建设进程中，需遵循“存量数字化，增量电子化”的发展战略，丰富建设内容体系，涵盖传统载体的数字化建设与增量电子文件的管理等内容。建设内容的落实，还需完善的基础设施作保障，信息化基础设施体现在档案信息管理系统、档案数字化装置、档案信息化管理硬件设施等方面。比如，档案智能库房是实现档案管理的基础数字设备，涉及档案温湿度控制系统与档案智能密集架等功能模块。除此之外，还包括计算机网络与数据库、档案管理系统等软件系统。推动疾控中心档案信息化建设，离不开软硬件设施的配置，但基础设施的配置不能一蹴而就，更不能照搬照用，需根据疾控中心的档案工作实际情况，本着引进来与走出去的原则，引进先进的档案管理经验及设备，从整体上进行基础设施建设的部署，以推动疾控中心档案管理水平持续提升。

档案资源建设是信息化建设的核心内容，但档案信息资源建设的过程复杂烦琐，通常从以下几方面入手：一是强化传统纸质档案的数字化。传统纸质载体档案的作用价值不能忽视，但随着信息化时代的深入推进，档案数字化与纸质档案共同存储，或是单独存储电子档案文件成为主流。疾控中心还需根据档案工作实际情况，加速档案数字化建设，扫描纸质档案，技术处理形成的图像文件，提高文件的可识别性。还可以利用光学字符识别软件将图像文件转化为可检索的文字，以提高档案的检索便利度。尤其是档案全文检索的实现，更利于挖掘档案的利用价值;二是电子文件。在办公自动化工作进程中，电子文件的重要性逐步突出，同时电子文件的数量与类型逐步增多，加强对电子文件的管理，成为档案信息化建设的核心工作。疾控中心需根据实际情况，合理设计或购买档案信息管理系统，通过对接各业务系统，实现电子文件的及时归档。

2.完善档案信息化管理体系

要想实现疾控中心档案信息化管理，还需加强完善信息化管理体系，为信息化建设提供保障。首先，根据实际情况，合理制订疾控中心档案信息化管理制度，明确管理标准与规范，使档案管理工作开展有章可循。在制订信息化管理制度时，需依据疾控中心的实际情况与档案资源特征，确保档案信息化管理制度更贴合档案管理要求，以充分发挥档案管理制度的作用价值，促使档案管理工作顺利展开。合理运用现代信息技术，为档案信息化管理提供技术支持。完善档案信息化管理系统，合理分类整理与安全存储档案信息，实现档案管理水平不断提升，以实现档案资源的高效利用。

在档案行业信息化建设与发展过程中，国家颁布了《中华人民共和国档案法》等法律规定与建设标准。但各地疾控中心档案管理工作存在明显差异。在制订疾控中心档案信息化管理制度时，首先，应从参照档案行业现行的法律法规与建设标准，合法开展档案信息化建设，使档案工作紧跟行业发展步伐。其次，根据疾控中心档案管理工作需要，遵循现行的建设标准，适应疾控中心的长足发展需要，合理规范制订档案信息化建设制度。疾病预防控制中心应当加强对档案数字化管理工作的重视，根据本地疾控中心的工作特征与实际情况，加强对可行性资料数据的管理，完善档案数字化管理的规章、制度及绩效考核机制，确保管理体系的可操作性、完整性及有效性，实现档案数字化管理质量的持续改进。

3.加强安全管理

在疾控中心档案信息化管理工作中，需加强对大数据等现代科技的整合，为档案信息化管理工作的开展提供技术支持。档案管理工作人员灵活利用现代信息技术收集、整理疾病信息，利用大数据技术分析数据信息，建立疾病信息数据库，整合相关的疾病信息与防控知识，建立完善的档案，进行安全存储，切实提高信息化管理的效率与质量。完善疾控中心档案信息化建设中的安全方案，规避档案工作的安全隐患，以确保信息安全与实体安全。在档案实体安全管理中，加强对档案库房的科学管理，规范落实档案“八防”措施，在档案管理各流程中，做到档案真实完整，尤其是在档案信息化建设进程或档案利用中，应当加强对档案的保护，以加速档案数字化建设进程。在档案信息安全管理中，应完善档案信息安全管理制度，落实保密规定，档案信息存储计算机与公共信息网络连接时，需经过安全保密审查。还要加强档案信息网络传输的管理，确保网络与使用过程的信息安全，同时加强计算机系统管理，及时更新杀毒软件版本。计算机外送修理时，需做好计算机修理情况登记与数据内容清空处理，做到数据复制与异地保存。磁性载体定期抽样，机读检验，发现问题及时处理。在电子档案的信息技术管理中，可采取数据签名技术、加密技术、身份认证和防火墙等技术。利用各种先进的技术管理措施，规避各种影响档案信息安全的因素，以尽快实现网络传送与信息共享等目标。

本着真实性、共享性、保密性的原则，进行电子档案的信息安全管理，切实维护档案网络安全。加强对电子档案信息安全的管理，包括存储环境、管理制度与技术管理等。在电子档案信息安全管理中，一是明确电子档案信息安全管理的责任，尤其是在电子档案的制作中，提高工作人员的责任心，要求其明确自身的责任范围，通过只读模式调阅档案信息，避免出现随意篡改信息等不良情况。二是及时保存电子档案信息，尤其是公文性电子档案，在确立后需减少变动，需要调整的档案应在部门审批后再进行改动，不断提高电子档案的信息安全指数。三是完善保管制度，电子档案归档后，设置相应的保护程序，使电子档案处于只读状态。定期检查档案信息的实效性与准确性，发现数据库出现问题，需将信息拷贝后再进行全面修复，使电子档案恢复如初。四是加强对电子档案活动的管理，采取访问用户的身份验证方式，避免非法访问用户的入侵。

4.提升档案管理人员综合素质

档案管理工作有专业性强、涉及环节多等特征，尤其是处于信息化时代，需根据用户的习惯不断提高档案利用的便捷性，这也对档案管理人员的职业素养提出了更高要求。疾病预防控制中心的档案工作人员普遍存在专业档案管理人员少、档案管理人员不被重视等问题，不利于档案人员综合素质的提升。

一是应当引进优秀的档案管理人才，加强档案管理队伍建设，夯实档案信息化建设的组织基础。同时，建立竞争上岗与职务绩效挂钩机制，对责任意识不强与应付了事的人员施行降级或调岗等处理。唯有完善人才引进机制与加强制度管理，才能实现档案管理工作质量不断提升。

二是加强思想教育，提高人才的道德水平。加强对档案管理人员正确价值观的教育，提高其思想道德水平与职业道德素质，确保档案信息的安全，提高其工作积极性，同时利用职业道德准则，避免其做出违反法律制度的违法行为。

三是加强业务能力培训。对档案管理人员加强培训教育，使其掌握先进的理论与方法，了解国家政策法规，明确档案数字化管理的基本流程，并能够得心应手地管理各类别与各载体的档案。还应要求其掌握行业发展的新要求、新技术和新方法，以适应不斷变化的需求。

四是加强思想转变，培育创新精神。注重档案管理人员的创新能力提升，拓展其知识面与眼界，多学习先进的档案管理经验，掌握先进的档案管理方法，加速档案管理工作的转型升级。还要求其积极学习与掌握基本的信息技能，紧跟档案信息化发展步伐，不断提高自身的信息素养，熟练运用常用办公软件与档案管理系统，以快速检索到所需的档案信息。通过掌握先进的信息技术，根据工作需要不断拓展软件与系统功能，以加速档案的数字化建设进程。

四、总结

在现代科技的发展带动下，我国档案信息化管理水平不断提升。利用数字化系统进行档案数据的精准、便捷查阅，实现档案管理质量持续改进，更利于提高疾控中心的社会服务水平。疾病防控中心档案管理需向着信息化、网络化与数字化的趋势发展，加强常规档案管理工作的改进，挖掘档案资料的利用价值。在档案信息安全、人才培养、管理体系完善等方面加强创新，充分发挥疾病档案信息的优势。

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（作者单位：德州市疾病预防控制中心）