高校人事档案信息化建设与管理面临的问题及解决方案

关晶

摘 要：高校人事档案中记录了大量的人事信息，在人事管理和人才选拔中发挥着至关重要的作用。随着信息化技术的发展，对干部人事档案的信息化建设和管理是档案管理和开发利用的必然趋势，积极推进高校人事档案信息化建设可以大大提高人事档案的利用效率，减少管理成本。然而，对高校人事档案信息化建设和管理仍处于探索阶段，本文总结了高校人事档案信息化建设管理过程中遇到的问题和解决方案，为高校人事档案信息化建设和管理提供参考。

关键词：高校;人事档案;信息化;档案管理

高校干部人事档案记录了人才的履历、奖惩、思想表现、政治面貌、业务表现和科研成果等信息，这些信息为人才选拔、考察和任用等提供了主要依据和凭证。党的十八大以来，国家对如何做好干部人事档案管理工作提出了新要求。2018年11月，中共中央办公厅颁布了《干部人事档案工作条例》，进一步明确了干部人事档案管理工作的内容和要求。同时，随着数字化和信息化技术的发展，实现干部人事档案信息化建设和管理，不仅可以提高档案开发和利用的效率，也可保证档案信息的准确性、可靠性。因此，本文结合作者在高校干部人事档案管理和档案信息化建设过程中的经验以及文献调研，总结高校干部人事档案信息化建设和管理中可能存在的问题及其解决方案。

一、干部人事档案信息化建设的重要性

传统高校人事档案主要以纸质为存储载体，管理流程复杂，需要大量的人力、物力和财力来维护和更新档案，同时对新的信息或材料更新较慢。此外，随着高校的发展，高校教职工队伍的逐渐壮大，人事档案的数量及新形成的归档材料呈现出井喷式增长，传统的档案管理模式无法高效、准确地对人事档案进行管理。对人事档案实现信息化管理，采用计算机存储资料，具有数据存储量大的优势，可以快速检索和调取所需信息，大大提高管理效率，可明显降低资料在管理和维护过程中的成本。此外，基于计算机的加密存储技术，可以大大提高人事档案的安全性，降低人为篡改、丢失或损坏的风险。

二、高校干部人事档案信息化建设面临的问题

1.管理体制与模式存在差异

高校干部人事档案管理涉及档案管理和组织人事关系，因此不同高校干部人事档案管理的部门是不同的，有的高校由人事处管理部门负责，有的高校则由组织部管理或由综合档案馆统一管理。同时，不同单位在干部人事档案管理过程中的管理模式亦存在较大差异。高校干部人事档案的管理体制及模式的差异客观上制约了干部人事档案信息化建设进度。

2.信息化建设重视程度不够，投入不足

不同高校的干部人事档案存在多部门管理的情况，导致主管部门负责人往往对人事档案在高校管理中的作用缺乏系统认识，仅作为一项辅助手段，对干部人事档案信息化建设和管理重视程度不够，干部人事档案信息化建设程度总体滞后，甚至部门高校仍在使用office办公软件管理干部人事档案，上线的档案网站并没有与档案管理系统相联系等问题仍是普遍存在的。高校干部人事档案管理是一项短期内很难看到实际成果的工作，导致工作人员在推进信息化建设过程中积极性不高。由于从纸质化存储媒介向信息化建设和管理转化需要大量的人力、软件和硬件投入，但由于高校经费有限及主管部门重视程度不够，对干部人事档案信息化建设往往投入不足，导致进展缓慢。

3.档案管理人才队伍建设滞后

目前，从高校干部人事档案管理实际情况来看，档案管理人才队伍建设总体滞后，与档案管理科学的快速发展并不匹配。不同高校之间档案管理团队差异明显，如有的高校干部人事档案由一个科级部门团队（2～4人）管理，而有的高校仅由一名管理人员管理全校的干部人事档案，甚至有些高校可能是一名兼职人员。同时，大部分高校的干部人事档案管理人员一般为非档案管理专业毕业，且高校对档案管理人员知识理论培训不足，导致档案管理人才队伍无法适应信息化时代档案管理的发展，也就无法推动高校干部人事档案信息化建设和管理。

4.纸质档案数字化及后期新形成归档材料的数字化

档案信息化建设的第一步需完成纸质档案的扫描和数字化，多数高校人事档案仍是以纸质存档为主，尚未开展纸质档案的数字化工作。在纸质档案扫描和数字化之前，需对档案进行统一分类和审核，检查材料是否有缺少，然后对档案进行扫描和数字化处理。对档案进行统一分类、检查、扫描的工作量巨大，需要投入大量的资金和人力，但由于目前高校档案管理团队人手、资金和场地等的限制，同时需要对档案中的材料保密，这些因素限制了档案数字化工作的进度。

另外，在完成现有纸质档案数字化后，每年都会有新形成的归档材料，及时将新形成的档案材料数字化，保证数字化档案的完整性、可用性，确保与纸质档案的一致性，對于数字化档案的应用也是十分重要的。

5.部分档案材料不完整，或不同材料相互矛盾

人事档案中的材料主要源于单位和个人提供，过去由于个人或单位对人事档案不重视或存档单位制度不健全等，在归档过程中存在归档不主动、不及时的现象，导致干部人事档案中材料往往不完整。同时，由于个人在不同阶段填写的材料中信息不一致，如在填写材料过程中修改了个人姓名、出生日期、年龄等信息，导致档案材料部分信息和内容相互矛盾。在高校干部人事档案管理过程中，由于人员流动、部门变更和搬迁等因素，也会导致干部人事档案中材料丢失、归档不及时和不全面，甚至死档和弃档等现象在各大高校普遍存在。很多高校在人才离职过程中规章制度不健全，存在未办理调档的情况下擅自离岗，导致很多高校存在“人档分离”的情况。

此外，部分高校为了吸引人才，给予了一定的特殊政策，存在为人才“重新建档”等情况，这些历史因素都会导致目前高校人事档案存在材料不完整和相互矛盾，甚至死档、弃档和“人档分离”等情况，这些在干部人事档案信息化建设前需要逐一解决。

6.聘用形式不同，档案存储方式不同

由于教育体制改革，高校存在两种聘用形式，包括聘用制和合同制，两种聘用形式的差别在于合同期限规定、用人方式、管理模式和经费来源不同，不同的聘用形式也导致了干部人事档案管理上的差异。目前，聘用制职工的干部人事档案是由学校统一保管和管理，而合同制员工人事档案主要由社会机构管理。不同的聘用形式导致了人事档案的不同存储方式，在档案信息化建设过程中要考虑不同档案储存方式如何处理，合同制员工的人事档案在信息化建设中是否要包括进来以及如何操作、合同制员工在工作过程中产生的材料如何归档，未来晋升如何查档等问题亟待解决。

7.信息化建设缺少统一标准和规范

目前，各高校干部人事档案数字化程度不同，部分高校虽然初步实现了人事档案的信息化管理，但是人事档案信息化建设仍处于探索阶段，信息化建设目标各不相同，功能模块不够完善，缺少统一的标准和规范。近些年来，计算机技术飞速发展，产生了很多新的存储方式和技术，技术的更新也为高校干部人事档案信息化建设和管理带来了新的机遇和挑战。

此外，干部人事档案信息化也带来了新的问题，即如何保障数据安全。数据安全包括两个方面，一是档案管理人员对数据操作不当或备份不及时导致数据损坏;二是管理人员是否具备相应的互联网安全知识，能否防范档案数据受到黑客、病毒和木马攻击。这些在档案信息化建设标准和规范制订过程中均应考虑。

三、建议及其解决方案

1.加强顶层设计，完善制度体系

顶层设计可以更好统筹全局，因此加强组织领导，科学统筹规划，尽快出台全国性发展框架，构建统一的干部人事档案信息化建设和管理标准。有了科学的标准化体系，各单位在人事档案信息化建设过程中便有据可依，从而实现规范化管理。高校干部人事档案信息化建设和管理系统需要结合高校人事管理特点，构建一套档案信息化标准体系，包括硬件、软件和数据库。

建立健全高校档案管理制度，根据《干部档案管理条例》等一系列法规政策对现有干部人事档案进行查缺补漏，为档案数字化提供基础。以政策法规为基础，制订一系列干部人事档案信息化建设和管理细则，并建立责任机制，使后续工作做到有据可依，分工明确。

2.明确目标和总体结构

高校应结合自身实际情况，明确档案信息建设目标和总体结构。总体上，干部人事档案信息化管理系统应注重实用性，至少包括四个部分：数据输入端、数据管理端、数据查看端和数据处理器等，主要功能应涵盖用户档案管理、档案查阅及统计分析等。根据需要对系统划分若干个板块，每个板块设置相应的管理员、用户权限等。为了实现高效的数据检索和调用，需要处理器具有良好的性能，并在不同数据库之间有效融合。统计技术也是档案信息化建设和管理的重要内容之一，可以为用户提供需要的统计数据和图标，为高校人才队伍建设决策提供支持。

此外，信息安全是干部档案信息化建设和管理过程中的重点之一，在系统设计之初应充分考虑可能的风险，加强安全性设计，如防火墙、用户权限管理等，避免来自外界的攻击或管理人员的误操作，导致档案资料的泄露和损失。

3.完善人力和资金保障机制

人事档案信息化建设和管理是一个系统工程，需要投入大量人员、物力和财力。首先，需要根据单位实际情况，配备相应数量的专业档案管理工作人员，并定期对其进行相关知识的培训，包括传统的档案管理知识、信息化建设和管理，以及网络维护和安全知识的培训，也可邀请相关行业专家为档案管理人员进行技术方面的答疑解惑，建设一支高素质的人才队伍。

同时，高校也应重视人事档案管理人才队伍建设，招聘专业人才，提供晋升通道，将高素质的档案管理人才留住，这样才能提高高校干部人事档案信息化建设和管理质量。

此外，高校需要多种渠道筹措资金，科学合理分配資金用途，保障人事档案信息化建设的实施。由于档案信息化建设不是一朝一夕就可以完成的，因此需要高校合理规划，持续资助。

4.强化保密和安全保障意识

由于人事档案中记载了大量人事信息，很多涉及个人隐私，因此需要建立一套完整的信息化档案管理细则，强化档案管理人员在信息化建设和管理过程中的保密意识，落实保密责任，定期进行检查和考核，确保人事档案信息安全。

高校人事管理部门应承担起主体责任，在纸质档案数字化、档案信息化建设和管理过程中，做好监督管理，既要做到档案的高效利用，也要保障档案信息的安全。

四、结论

人事档案信息化建设和管理是档案管理发展的趋势，通过信息化技术可以大大提高档案利用率，降低档案管理成本。但目前高校人事档案信息化建设仍处于探索阶段，面临很多问题，需要加强顶层设计，建立一套科学的信息化建设规范，并结合自身实际情况，构建一套干部人事档案信息化标准体系，为高校干部人事档案信息化建设提供依据。同时，高校也应重视和加强档案信息化管理的队伍建设和资金投入，加强档案管理人员的知识培训，强化档案管理人员的安全意识。

高校干部人事档案信息化建设和管理可以解决传统档案管理模式的弊端，在信息化的基础上，可以进一步拓展人才信息的数字存储、管理和数据挖掘等功能，为高校人才队伍建设、人力资源分配等提供支持。

同时，也应注重档案数据的安全性，在档案信息化系统设计之初就应考虑增加安全防护，充分保障档案信息，构建起一个高效、优质、安全的干部人事档案管理系统。

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【作者单位：中国石油大学（北京）】