档案信息异地备份机制研究

刘燕燕

摘 要：档案信息异地备份是指对纸质档案和电子档案以不同方式进行数据同步，实现异地备份。在数字化时代，人们对档案信息异地备份主要是对于电子数据的备份。在数字化技术发展之后出现了一种新型保护机制，它可以有效避免传统维护工作中遇到的人为问题、错误操作等情况发生，避免造成数据丢失或损坏，而且还可以将所有需要保存到磁盘、光盘的文件资料全部都保存在同一个数据库之中，大大提高了档案信息的安全性、可靠性与完整性。因此，档案信息异地备份机制的发展是必然的。

关键词：档案信息异地备份;档案备份;信息共享

一、研究目的、必要性及其方法

1.研究目的

档案信息异地备份是对传统档案管理方式进行有益补充，有利于提高工作效率，使资源得到充分利用，同时又能够为其他相关部门提供可靠数据。随着计算机技术的不断发展和进步，人们在生活中可以看到档案馆已经不再是一个单纯保存文件资料的地方，它已成为人们日常生活中不可或缺的一部分，不仅只是存储信息、传递信息的场所，更重要的是档案管理与服务工作。智能化和信息化對档案管理人员提出了更高的要求，所以档案馆的档案信息异地备份是一个重要课题。本论文研究的意义在于档案信息异地备份是对传统档案馆的一种挑战，也是在网络时代实现档案共享、远程管理和自动化技术的必要措施。

2.研究的必要性

档案是各项活动的真实记录，如不动产登记档案。不动产登记档案主要是针对房屋买卖而形成的档案，记录了房屋的所有权变更情况，是具有真实性的，对于房屋的确权有很重要的意义。如果档案损坏，会对房屋所有权人产生很大影响。因此，必然要进行档案信息异地备份研究。

3.研究方法

本文主要采用了文献分析法和比较研究方法，通过对档案信息异地备份机制进行分析，对其特征、现状和存在的问题进行了探讨，并且提出了解决措施，希望更多人了解档案信息异地备份机制，并且为其发展做出努力。

二、档案信息异地备份机制概述

1.档案信息异地备份机制的产生

根据档案的实际使用情况，为了使不同地区的档案信息可以共享，方便群众办事，也为了防止档案资料由于遭受重大自然灾害而受到损坏，需要对档案进行异地备份，因此产生了档案信息异地备份机制。在汶川大地震之后的档案重建工作中，档案信息备份的问题就引起了国家档案局的关注，从2009年开始，部分省级档案馆就开始互相结对，进行档案备份。我国档案信息异地备份机制的发展大概经历了两个阶段：一是20世纪30年代初，周总理提出，党中央的所有档案均搞3套，一套送中央文库保存，一套送中央特科，一套送共产国际。档案信息备份机制开始萌芽，对其研究始于1999年;二是2009年全国档案馆提出要全国47家副省级档案馆在2012年完成备份，从此，我国的档案信息备份机制进入发展期。

2.档案信息异地备份机制的特征

（1）数据一致性。对同一个文件进行不同层次上的数字化处理，然后将其统一时间点、时间域等、内容不一致时由系统自动完成统一操作，而对于某些特殊情况则采用非定期备份方式进行保存，或者远程拷贝的方法来实现档案信息异地备份，保证数据的一致性。

（2）同步性。档案信息异地备份机制是一个动态变化过程，需要对不同文件进行定期和非周期性同步处理、记录、统一管理，而对于一些特殊情况，如不随时间发生变化并且其性质也无变动的档案则由系统自动完成统一操作，将此刻所有文件归档保存或调取到同一个数据库内存放起来。

（3）数据完整性。该体系以“数据完整性”为中心，通过采用数据完整性、业务关联性和非周期性备份三个基本原则，对档案信息异地备份进行动态管理，保证系统内的所有文件不发生丢失或损坏。

3.档案信息异地备份的机制范围

（1）档案信息异地备份系统范围：建立一个中心数据库，不同的数据在同一个数据库内进行共享，实现对所有文件的保护。比如，磁盘上记录的许多重要数据、电子文档等，这些资料可以被多个计算机或网络设备读取和保存下来，也可将其放在硬盘或者其他介质中储存起来。

（2）档案信息异地拷贝系统范围：异地备份档案不可随便拷贝，需要与原档案保存单位履行一定的手续之后方可拷贝。电子档案的拷贝是指通过对计算机的操作来实现复制和数据传输。在同一个数据库里，如果需要拷贝、传送相关资料时就必须要有一个完整统一的系统，同时还要具备一定容量的硬盘空间，并应保证其可长时间保存。

（3）纸质档案中采用复制等方法进行异地备份时，进行档案备份的单位一定要符合档案保管和备份条件，保证档案的安全性。

4.档案信息异地备份机制的必要性

随着信息化时代的到来，档案信息管理实现了无纸化，这也使得文件丢失、损坏的可能性增加。为了保障档案资料在网络上传播时不被破坏和流失，备份数据是必不可少的，但是目前我国很多地区的档案馆都没有专门针对保存数字文件或者电子文档进行异地备份的工作，没有建立起完备且有效快捷的信息异地存储机制系统。

由于计算机技术发展不够完善，很多地区的电子文件备份工作还是处于空白阶段，档案信息异地存储机制也成为当前急需解决的重要问题之一。因此，如何对这些问题进行妥善解决就显得非常重要，为了能够保障档案信息异地备份工作有效进行，就需要对这些问题给予足够重视，并提出相应解决措施。

三、我国档案信息异地备份机制的现状及存在的问题

1.我国档案信息异地备份机制现状

（1）我国目前还没有建立起一套专门针对档案资料异地备份工作的制度，也尚未制订出系统方案，只是在不同地区分别设立了相应的机构和人员。但是由于各地区经济发展水平不一致、技术设备条件有限及工作责任不明确等原因导致了各部门之间数据共享困难，各个部门之间信息孤岛现象严重。

（2）档案信息异地备份机制发展缓慢，国内对于档案信息异地备份的研究始于1999年，2009年全国档案馆工作会议提出连接全国多个副省级档案馆进行档案异地备份，推动了档案信息异地备份机制的发展，一度达到了顶峰时期，之后对于档案信息异地备份机制的探讨热情有所回落，直到近几年又开始回升。

（3）目前，我国档案信息异地备份工作的管理方式还不完善，仍然采用纸质、档案号等传统载体，在信息化时代背景下我们需要对这些数据进行电子化处理。

（4）可以满足档案信息异地备份条件的档案馆有限。

2.我国档案信息异地备份机制面临的困境

（1）档案信息异地备份机制的相关法律法规并不完善，到目前为止，国家尚未出台用以指导档案信息异地备份机制完善的法律。

（2）全国各级档案馆由于自身条件的差异，实际开展的工作差别较大。省级档案馆的档案异地备份工作要快于市级档案馆的档案备份工作。部分副省级档案馆2009年就开始进行合作，对档案进行异地备份，而部分地区的档案异地备份刚刚起步。例如黑河市档案局与吕梁市档案局在2016年双方才签订了《异地备份意向书》，第一批备份数据2017年4月才到达吕梁市进行异地备份。还有部分地区尚未加入档案信息异地备份的队伍，甚至尚未认识到档案信息异地备份机制对于灾后档案重建工作与数据共享的意义。

（3）档案信息异地备份工作需要多个单位和部门共同参与，尚未建立起完善的機制，导致档案信息异地备份的工作难度增大。

（4）档案信息异地备份的综合性很强，需要计算机、工程建筑、档案学等专业人才的合作，而国家缺少这方面的综合性人才。

（5）档案信息异地备份数据管理难度大。在我国，由于计算机网络技术的发展，档案工作面临着大量电子文件，但却没有对这些数字化资料进行存储。因此，导致了许多重要的文档无法保存。

（6）档案信息异地存储技术困难。由于我国目前还没有建立起专门针对档案馆数字化资料进行存储和管理的系统，而且在实际工作中也缺乏相关理论指导，所以造成了许多重要文件无法保存到光盘上。另外，还有一些文件因为被泄露或者损坏而影响系统资源的安全问题等情况存在于档案信息系统当中。

（7）网络安全问题。由于互联网是以无线为主，所以在进行网络信息传输时，就会产生大量数据。这些数据都具有共享性和不可预测性，一旦出现黑客攻击等问题将会造成巨大损失。此外，还有可能被非法入侵者利用、窃取机密文件等，将对国家安全构成威胁。

3.我国档案信息异地备份机制缺失的原因

（1）数据共享机制不够完善。在实际操作过程中，各单位之间缺乏有效的数据互换。例如，某公司将其员工资料、文件和系统软件等资源进行整合后，由不同部门负责保管，这种模式虽然能使相关人员及时了解备份信息以及进行远程维护，但却会造成信息共享困难，难以保证档案信息异地备份工作的有效进行。

（2）缺乏统一管理。在实际操作过程中，由于各单位之间没有良好数据交换制度与技术支持，因此导致不同部门之间的保密文件、资料和系统软件等资源无法实现统一配置。另外，还存在一些人员对计算机知识不熟悉或者是专业技能不够熟练等问题也会造成相关档案信息异地备份不及时、不准确的现象发生。

（3）缺乏完善的网络管理机制。在实际工作中，档案信息异地备份工作的实施需要一个完整的网络管理机制，才能使档案资源安全、稳定和高效运行，但由于缺乏完善的网络管理机制，导致档案信息异地备份工作难以有效进行。

4.我国档案信息异地备份机制解决途径

（1）由国家制订从上而下的档案信息异地备份的管理机制，统一进行管理，提高档案异地备份的效率和规范性。

（2）建立完善的、指导性的法律法规，为档案信息异地备份工作提供依据。

（3）加强各部门之间的协调配合与交流合作，避免出现信息的“孤岛现象”，从而影响档案信息的准确性。

（4）建立完善的网络管理机制，在实际操作过程中，要做好数据的交换工作，确保网络系统的安全性，确保档案数据的安全。

（5）对于不同的档案使用不同的方法进行异地备份，如纸质档案可以采用扫描件转为电子信息进行保存，也可以用复印等方法将纸质档案进行异地备份，创立多元化的异地备份方式。

（6）将不同地区、不同时间和空间上的所有文件都统一保存到同一个数据库中，实现资源共享，这样既可方便群众办事，也可以减轻相关部门的工作量。

（7）建立完善的档案信息异地存储、管理以及查询等环节，建立一个系统平台，该系统平台可以为不同部门之间、机构间和企业内部提供统一标准，确保数据共享而不乱用。

（8）建设档案信息异地备份基地，并且在各档案馆之间建立联系，形成合作机制。

（9）根据不同用户角色需求设计相应功能模块。通过建立数据库和设置不同的权限级别来实现分级保护，同时也考虑到跨区域、跨部门管理带来的数据丢失、维护成本较高的问题，将异地资源集中存储在同一个服务器上，可以有效避免跨区域的数据丢失。

（10）将传统数据库管理模式与远程网络技术相结合，基于多通道、集中化管理等多种方法构建一个动态、多联机数据库管理系统，对档案资料进行统一维护和共享利用。

四、结论

1.进一步的工作

档案信息异地备份是一项系统的、重要的、艰巨的任务，需要在实践中不断进行改进和完善。因此，我们要加强对数据资料异地备份机制工作重要性的认识。首先，应提高工作人员的重视程度，建立健全档案共享中心制度，促进我国数字档案馆建设与发展的必然趋势;其次，应该加大培训力度并定期组织学习交流会等活动来提升人员档案信息资源异地管理意识;最后，应该对相关单位提出明确要求，让其在规定时间内进行复制、修改和提交，并对档案信息异地备份工作进行考核，从而提高工作人员的积极性。

2.研究展望

本文对档案信息异地备份工作的研究，从理论上丰富了传统档案管理方式，如利用网络技术进行数据存储和传输、远程设备监控进行档案的异地备份等新功能，为未来档案信息异地备份机制的建设提供参考。目前，在我国在档案信息异地备份中，纸质档案会通过扫描等转化成电子文件进行备份。一方面电子文件方面实现无纸化办公是必然趋势，由于计算机系统故障率高且不易检查，维护系统会造成大量经费浪费，同时也存在着保密性差、安全性低的问题，如磁盘损坏严重或硬盘空间有限等原因导致备份档案丢失。另外，网络病毒及黑客攻击对数据安全和信息质量有很大影响，对用户的保密性提出了挑战。另一方面地震、洪水等自然因素和人为因素也对档案安全有很大影响。因此，未来档案管理部门要重视档案信息异地备份工作，避免由于种种原因造成档案丢失和损坏，进一步发展我国的档案信息异地备份机制。

参考文献：

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（作者单位：吕梁市不动产登记中心）