多种用工制度下高校人事档案管理研究

摘 要：为适应市场经济和社会发展的需求，2000年以后很多高校在用人制度方面进行了改革，形成了以聘用制、人事代理、劳务派遣等多种用人制度并存的局面。随着很多地方高校扩招或升格，人才引进和教师队伍迅速扩大，各高校人事档案管理工作压力随之加大。因为多种用工制度导致一些高校人事档案管理混乱、“人档分离”的现象日益严重。因此，本文以辽宁省J高校为列，梳理、分析用工形式多元化给人事档案管理带来的影响及存在的主要问题，从提升高校档案管理水平角度就存在的主要问题提出相应的对策和建议。

关键词：用工制度;高校;人事档案

一、人事制度改革后高校用工形式现状

聘用制，是“聘用双方按照国家的法律法规，在自愿、平等、协商的原则下签订聘用合同，明确了单位和受聘人之间的权利和义务”。聘用制是高校为应对人事改革取消传统固定制而出现的一种新型、灵活的用工形式。聘用制取代了长期固定的终身编制，改以聘用合同为用人依据，首期合同一般是5或8年，之后可以签订长期合同直至退休，具有一定的稳定性，其工资支付来源主要是财政拨款。

人事代理，是指人事代理机构受到高校委托，为高校提供人才管理方面的综合性服务。人事代理人员的招聘、选拔、使用单位是高校，管理单位则是人事代理机构。也就是说，高校把管理人事的权利委托给人事代理机构，在一定程度上减轻了高校的用人负担。

劳务派遣或称人才派遣，是指人才派遣机构同高校签订人才派遣协议，由劳务派遣机构作为主体雇佣劳动人员然后派遣到高校工作，高校作为第三方用工单位向派遣机构支付费用和用工工资。

临时工的使用一般是高校的后勤岗位，因为临时用工而委托第三方招聘的。与以上三种不同的是，临时工只签订临时用工合同，不缴纳社会保险，也不存在人事档案的问题。

二、多种用工制度对高校人事档案管理带来的影响

1.人才流动频繁导致档案管理混乱

高校作为高学历、高水平人才流动较为频繁的重要场所，这种流动带来的影响是双向的。不可否认，高频率的人才流动给高校的发展帶来了新机遇，尤其为人才引进方面注入了新活力。但是，高频率的人才流动必然也会给人事档案管理带来多种问题。

聘任制的实质就是从“身份”向“岗位”过渡，以前“铁饭碗”的身份是固定的，档案也就是固定的，而聘任制的实施使人才真正流动起来，岗位模式的切换也使人事档案的管理呈现出动态模式。辽宁省J大学从2005年开始推行聘用制改革以来，最突出的问题就是人才流动呈上升趋势，这也给人事档案的管理带来相应难度，最突出的表现就是新旧档案之间无法正常衔接。在人才引进工作中，经常出现人已经到了新单位，档案却仍然放在旧单位的现象，新单位利用一些可以复制和补充的材料为引进人才创建新档案。旧单位“以档留人”、新单位“建档引人”，同一个人就出现了两个档案，造成人事档案管理的不规范，也损害了员工的个人权益。

人事代理和派遣人员流动则是完全的市场化趋势，灵活的进出机制使人才的流动更加便捷和频繁。这两种形式的用人制度，在档案的移交方面不受限，但是在频繁的档案交接过程中，经常出现档案资料遗失问题，造成的档案混乱现象十分严重。

2.人事档案管理主体不同导致的管理步调不一致

聘用制人才的档案由高校管理，大都有档案馆保存，也有一些是由人事和组织部门管理，在档案的使用方面比较及时方便，利用率高。人事代理人员的档案由人才中心或者人事代理机构代管，教职工在需要使用档案时，必须出具借用手续，查阅相对麻烦一些，利用率也较低。劳务派遣的档案一般由户口所在地或者工作所在地人才中心代管。

各地人才中心管理档案的部门有的是人事局下属机构，有的是半公半企的外包机构，这些机构代管社会档案较多，在使用和借阅方面就更加复杂。人事档案管理的主体不同，导致在使用档案过程中，尤其是考学、职称评定、干部身份认定、晋升考核等工作中因为档案使用不及时而影响人才的考核和发展。

3.劳动关系不同导致人档分离的问题

多种用工形式下，人员管理和劳动关系管理的分离，在档案管理方面就是人员管理和档案管理的分离。人事代理和派遣形式实现了人才的社会化配置，实质上是“对人才的‘所有权’与‘使用权’分离”，这种人档分离的情况也给档案管理带来了一些问题。

通过对辽宁省J大学文学院、法学院的人事代理人员的访谈发现，人事代理和派遣人员的档案实际情况是静态管理。从人事代理机构来看，机构与人员的关系在签订劳动合同之后，实际工作中关联并不多，而档案管理则基本上是原始档案状态，对于后续的材料没有主动收集、归档;从高校层面来说，人事代理人员的人事关系不在高校，档案管理则和高校没有关系，一些考核和评定的材料没有专门向代理人员移交。在这种“人档分离”“两不管”的情况下，人事代理或者派遣人员的档案呈现出分散管理状态，代理机构和高校各保存一部分，两方又不主动催要或移交，档案始终都是不完整的，给人才的考察和培养带来了许多不便。

三、存在的主要问题

1.人事档案管理制度不健全

目前，高校档案管理制度不完善，或者现存的档案管理往往流于形式，缺乏实际的指导意义，难以满足人事档案管理需求。

以辽宁省J高校为例，一些基本的人事档案制度条款还停留在2005年以前，档案制度和管理办法落后，一些制度条款已经不适合现在的档案管理。在一些高校因为档案管理工作人员配备较少，有些档案管理制度很难严格落实，档案管理工作人员在档案管理时比较随意。档案管理制度上的缺失和漏洞，让人事档案的管理职责不清、归档材料杂乱无章。在人事制度改革后，对于多种用工制度并存的情况，缺少专门针对档案在代理机构或人才中心人员的档案管理附则，如转移制度、代收集方案、监督方式等都没有涉及。

2.缺乏对人事代理档案的有效监管

高校的档案管理部门仅仅局限于聘用制人才的档案管理，对于人事代理和派遣人员的档案管理缺乏监督意识和手段。通过对辽宁省J高校一些人事代理人员的访谈中了解到，人事档案的管理主体不同，高校作为用人单位，对于人事档案的重视程度也不尽相同，缺乏有效监管，存放在代理机构的档案资料更新不及时，缺乏连续性，导致在档案使用时问题频出。

3.人才流动造成的档案重建现象严重

人事改革制度下，人才的进出相对便捷，人才的流动也比较频繁，随之而来的最突出的问题就是档案重建问题。比如，某教授从原单位离职到辽宁省J高校任职，原来的用人单位为了留住该教授，将其人事档案扣留，而辽宁省J高校为引进人才为其重新建档。重新建档也就意味着“一人多档”，重新建档的后果是无法追溯到个人之前的学习、工作轨迹，在职称评定、社保缴纳等方面都会带来影响，而且最严重的后果是在办理退休时无法核算工龄。近年来，随着社会整体对于政策法规的意识提高，这种现象已经有所缓解，但是依然存在。

4.人事档案日常管理不规范

人事制度改革所带来的人才流动频次增加，档案的转移交接次数也随之增加，档案管理不规范的问题也就日益突出。在人事档案管理方面，存在着管理流程不规范、权责不明确的问题。不管是何种用工制度，人事档案在收集、审核、归档、移交等流程中都问题频出。

比如，辽宁省J高校有位教师离职时，就出现了这样的问题：离职时自己拿到的档案与当初存档时并无变化，很多资料的缺失都需要重新补充，至于谁来补充，那只能是自己的档案自己负责，难度很大，索性就不补了。而对其本人来说，原单位不会给你补充材料，新单位又没有材料可补，处于“两不管”境地。

四、多种用工制度下高校人事档案管理的改进措施

随着人事制度改革的大范围推行，人事代理和劳务派遣人员将逐步成为高校发展不可或缺的人才力量。在人事制度改革的条件下，高校的人事档案管理必须做出相应的调整和改革。“高校若想与人事制度改革相适应，就应当明确此项改革为人事档案管理创新带来更多契机，及时革新与时代发展不相符的管理模式，从而保证档案管理工作成为高校人才选拔与培养过程中的可靠保障。”

1.健全高校人事档案管理体系

在制度保障的前提下，档案管理还要制订详细工作程序和细则，明确归档内容和程序等。比如，明确不同种类人才的档案收集目录，按照指定目录对档案进行收集和归档，确保档案资料完整;对于增加的档案材料，也要制订归档程序，保证档案资料可以及时更新。按照制度和流程，对人事档案实行精细化管理。

所谓的精细化管理就是人事档案的管理需要标准化、科学化。在人事档案管理中有章可循、有序可依，严格按照制度和程序工作，保证档案管理各个环节的规范性。

制订档案管理纪律、管理办法和奖惩条例，明确档案管理各个环节的责任人，当人事档案出现问题时可以追溯到责任人。最好還要形成一定的监督机制，设定专门的档案问题投诉部门，允许教职工通过合理渠道申述档案管理中出现的问题，修订和补充自己的档案。同时，高校的档案部门也要做好代理机构的档案监督工作。

2.全面更新和适应人才流动观念

随着人才流动更加自由化，高校间的人才竞争也日益严重，为了防止人才外流，高校之间逐渐产生了“人才壁垒”现象，阻碍了人力资源的发展。许多高校为了引进高层次人才，利用一些能够收集和补充的材料为人才重新建档，这只能说是一种权宜之计，治标不治本。高校想要留住优质师资，不能以档案相“要挟”， 手握档案不放。如果所有高校都按照这个办法操作，人才的流动机制将运转不畅，人才流动和人才的合理资源配置也无法实现。人才的流动应该是积极的流动，高校与人才之间应该转变观念，本着平等协商、双向选择的原则，正确认识人才的流动，积极引进人才、培养人才。

在多种用工制度并存的局面下，想要实现“人档合一”，无论从理论还是现实层面来看显然都是不可能的。但是，在档案管理的实际工作中，可以试着向“人档同步”努力。人事档案管理兼顾档案所有人和高校之间的利益，“人档同步”不仅是人档流动的同步，也是个人发展和成长痕迹的同步。在人才的引进和流出过程中，做好档案的收集整理与转接工作，实现人事档案的有效流动;在档案的收集和归档过程中，高校和代理机构的档案管理部门应及时更新人事档案资料，实现“人随档走”“档随人增”，发挥好档案管理主体作用，保证档案所有者档案资料的真实性和实效性。

3.提高高校档案管理人员的服务意识和服务水平

首先，要保证人事档案管理人员数量在一定范围内，做好定岗定员，保证专职档案管理人员的数量。多为人事档案管理人员提供外出学习和交流的机会，重视业务知识培训，以便提高档案管理的专业水准。

其次，还应该强化人事档案管理人员的服务意识，在人事档案管理工作中注重延伸和扩展服务功能，构建一个高效、便捷的服务型档案管理平台。

最后，人事代理机构想要实现档案管理的专业化还存在一定难度，需要高校做好档案管理的专业指导和督促工作。高校和人才代理机构要密切配合，充分利用档案管理的专业知识为人才服务，共同构筑起一座为人才档案优化服务的坚实桥梁。

4.实现人事档案数字化、信息化管理

信息技术的高速发展逐渐改变了人类生活，办公自动化的普及提高了工作效率。近些年来，档案管理信息化呼声很高，实际执行却不尽人意。高校应该加大对档案管理方面的资金投入，以自行开发或者向第三方委托定制开发的方式，尽快寻找适用于本校的档案信息化管理类软件，对纸质档案扫描入库，设置分类、检索，并实时对档案进行补充和数据维护。档案信息化的实现可以减少档案在交接过程中遗失的问题，“实行信息管理后，可以在数据库中直接获取流动人才数据信息，减少档案原件的损耗，有利于纸质档案的长期保存”。通过档案的数据化管理，提高人事档案管理的工作效率，能够更好分析人才流动的趋势和原因，及时了解学校对于人才引进的需求，进行人才引进方面的预测。

人事档案的数字化、信息化发展要与社会人才流动紧密相连。从高校人事档案平台的建立，到全社会人事档案信息化共享平台的推进，通过数字化信息利用效率的提升，既可以保护当事人的档案，又可以拓展业务的公共性服务。如果实现了全社会的档案信息化共享平台的创建，在保障信息安全的前提下，可以实现电子档案的转档，那么人事档案管理中的许多问题都可以迎刃而解，尤其是可以行之有效地解决“人档分离”的问题。对于人事代理和派遣等外包档案管理，高校与代理机构之间要加强沟通与协作，利用好档案信息管理的查询和利用功能，对代理人员的档案进行动态化管理。在用人选人方面，充分发挥人才档案数据库的功能，也有利于高校对代理人员档案的管理。比如，在归档方面，利用档案信息化共享平台全程跟踪，确保职务晋升、奖惩、绩效考核等材料定期归档，保证人事档案资料的及时性、真实性和连续性。

五、结语

在多种用工制度并存的局面下，高校的人事档案管理应尽快形成与之相适应的管理模式，健全与之相匹配的管理制度。同时，要认识到人事档案管理工作的重要性，形成权责分明、制度清晰、管理规范、信息化完备的档案管理模式。在完善档案基础建设的同时，也要与时俱进，加强人事档案信息化建设，围绕社会需求，提升档案的利用率，使人事档案在高校和整个社会的人才使用和培养过程中发挥更大作用。

参考文献：

[1]罗艳丽.聘用制下高校人事档案管理的问题与对策[J]，决策探索（下），2019

[2]王晓燕.人事代理制度下高校人事档案管理关键问题分析[J]，技术与创新管理，2012

[3]耿伟娜.人事制度改革背景下高校人事档案管理[J]，办公室业务，2021

[4]吴彧一.人才流动背景下的高校人事档案信息化建设分析[J]，兰台世界，2020

[5]吴丽坤.高校人事档案数字化建设研究[J]，兰台内外，2021

（作者单位：辽宁铁道职业技术学院）

作者简介： 裴营（1983—），女，汉族，辽宁锦州人，本科，馆员，研究方向：档案管理。