事业单位人事档案规范化管理的重要性分析

阿日古娜　张慧荣

摘 要：本文详细介绍了事业单位人事档案内容，并且充分结合事业单位人事档案管理重要性，通过介绍信息化管理水平、企业管理意识、管理人员能力等相关问题，进一步总结出事业单位人事档案管理发展策略。

关键词：事业单位;人事档案;核对制度;人事任命

人事档案管理是目前事业单位运转与发展流程中的重要组成内容，直接影响事业单位的安全、稳定发展。因此，在事业单位人事档案管理过程中，应该积极转变管理思想和理念，引进全新管理技术手段，从根本上优化人事档案管理核心质量水平，进而不断推进人事档案向标准化、系统化方向发展。

一、事业单位人事档案内容

在事业单位建设过程中，构建完整、系统的人事档案管理结构体系是确保其规范性的关键因素，其基础内容一般包含以下几个区域。

1.材料归档区域

在事业单位人事档案建设流程中，需要将新形成的档案材料和文件进行归类处理，其档案归档主要流程为：首先，需要针对人事档案材料进行种类划分和区分，进一步观察人事档案信息是否符合档案归属实际要求;其次，材料归档需要根据员工以及岗位档案材料基础属性、材料内容以及人事档案材料应用方向进行详细研究，进一步明确档案具体位置;再次，事业单位人事档案在归档制度操作时，需要针对事业单位人事档案管理目录相关材料进行补录，从而有效确保材料归档科学性和合理性;最后，将全新材料全面归纳进档案内容中。

2.检查档案核对制度

在事业单位人事档案制度核对过程中，应该详细检查人事档案的完整性和系统性，最终成为确保人事档案完整性的重要技术手段，其中人事档案检查内容相对比较复杂多变，不仅包含对人事档案本身内容的检查，如档案本身是否出现遗漏，信息错误等相关问题，还应该针对人事档案所存在的储存环境进行详细检查，如库房门窗是否完好、储存环境是否安全等。

二、事业单位人事档案管理重要性

我国在行政行业的结构体系划分过程中，事业单位是保证社会稳定和发展的重要环节，为此人事档案在全新市场结构形势条件下，无论是管理内容还是管理形势，其规范性普遍产生了较大的转变，所以只有事业单位的人事档案管理环节进行改革和完善，才能进一步适应社会发展变化。除此之外，对于事业单位来说，人事档案不仅有效记录了个人的发展和工作表现，一定程度上还记录了个人的经历，能够清晰且完整地将单位内部员工的知识程度、学习经历、社会阅历等方面进行详细分析和了解。除此之外，人事档案管理从本质上看则是对人事信息的统计、收集、保管以及鉴定等相关工作，因此在事业单位人事档案管理过程中，提升标准性和规范性成为保证人事档案运转质量的重要前提条件。

1.确保信息真实性

在事业单位发展过程中，由于人事档案环节是展现工作人员工作能力的重要平台，所以只有构建完整的人事档案，才能为事业单位提供真实且有效的理论根据。如果在档案管理过程中，人事档案无法保证真实性和有效性，那么在人事任命方面会出现各种类型的问题和缺陷。比如，事业单位工作人员对于档案信息的真实性认知产生缺失，就会造成档案在填写以及保存过程中出现错误。除此之外，事业单位在信息收集、整理、分析以及保管过程中一旦出现不规范操作，同样会造成档案信息失去真实性。

2.充分体现人事问题

在事业单位人事档案建立过程中，标准化和规范化的档案管理结构体系，不仅可以让事业单位各个岗位工作人员充分了解自身工作内容，同时还可以让人事单位进一步了解各个部门和岗位人员的配备情况，将人力资源所产生的问题直观展现出来。比如，详细的人事档案既让管理部门充分了解各部门存在人力过剩或者短缺现状，还可以让人事管理部门充分了解不同岗位的员工应该具备何种能力，并且将具有专业能力技术人员调整至适合的部门或管理岗位上。

3.规范企业工作

标准化以及规范化的人事管理结构体系往往需要制订出标准化的绩效评定制度，由此可见，事业单位针对岗位评定工作人员绩效水平时，会充分考虑岗位工作人员是否能够胜任工作，进而全面推动和促进事业单位的标准化发展和规范化运行。而对于事业单位人事档案管理的不断延伸，管理部门发现在运转过程中，人事档案管理制度与各个部门和岗位产生了密切的联系，为此事业单位在制订人事档案管理过程中，需要针对其他工作岗位和制度进行整体管理，全面推动和发展事业单位的规范化发展。

三、事业单位人事档案管理现状

1.信息化管理水平不高

随着互联网技术不断发展和优化，事业单位在人事档案管理过程中使用信息化管理已经成为单位发展的必然渠道和基础条件，然而现阶段大多数单位在人事档案管理流程中，仍然使用传统档案管理方式，无法有效完成人事档案的信息化管理目标，加上现阶段传统管理模式实际应用过程中，不僅浪费了大量的人力、财力以及物力，也同样影响人事档案在建立过程中的精准性、安全性以及完整性，最终导致人事档案信息失去应有的真实性，人事档案的保密性以及安全性都无法得到应有保证，阻碍了事业单位的长期发展。因此，有效提升事业单位的人事档案信息化管理水平，是确保事业单位有序发展的基础因素。

2.档案管理意识不强

事业单位在运转过程中，人事档案管理相关工作对于事业单位的发展和运转十分重要，与事业单位的发展联系十分紧密。然而在事业单位发展过程中，大多数管理部门和领导将重点和精力放在业务拓展和经济发展方面，最终导致大多数事业单位的档案管理思维不强，忽视了人事档案管理和部门的重要意义，致使人事档案工作人员无法充分意识到档案的重要作用，造成事业单位人事档案管理工作停留在表面层次，加上现阶段管理部门和档案工作人员存在敷衍的工作态度，使档案管理工作无法得到全面贯彻和落实。

人事档案在真实性以及系统性方面无法得到应有保证，最终失去了事业单位人事档案存在的意义和内涵，对事业单位工作的正常开展造成了不良影响，严重约束和限制事业单位核心发展。

3.管理人员能力偏低

目前，大多数事业单位运营过程中，人事档案管理人员主要由其他岗位转岗而来，所以人事档案管理人员的专业水平不足，大多不具备人事档案管理的基础条件，加上有些事业单位人事档案管理人员的工作态度不够端正，所以人事档案管理无法跟上现代化社会发展和事业单位更新效率，以及人事档案管理的基础要求。同时，随着科学信息技术的全面发展，事业单位人事档案开展日常管理不能单纯依靠人力，需要积极引进信息化管理系统以及设备，这从根本上对人事档案管理人员提出了更高的技术水平要求。由于事业单位人事档案管理人员大多为兼职，需要长时间的岗位适应，并且流动性较高，不仅影响档案信息准确性，一定程度上还影响了事业单位管理工作的核心发展。

四、事业单位人事档案管理发展策略

在现代化社会经济全面发展过程中，事业单位始终扮演着重要的服务角色，在事业单位发展过程中，人事档案管理是事业单位管理基础条件，只有不断将人事档案管理模式规范化处理，才能最大程度实现和发挥出人事档案管理的核心价值和实际作用，全方位、多角度推动事业单位的可持续发展。为此在人事档案管理和实践过程中，应该尽可能使用科学、合理的管理渠道和策略，从根本上优化人事档案整体管理效果。

1.强化档案管理思维

在事业单位发展过程中，其档案文件的录入和管理与事业单位的工作人员产生十分密切的联系，因此事业单位管理部门应该起到带头作用，不断提高人事档案工作人员的管理思维和意识。

单位发展过程中，要求每一个工作人员从档案信息的录入开始，严格遵守人事档案管理具体要求，从根本上确保人事档案信息的系统性、完整性以及真实性。除此之外，无论是领导者还是人事管理部门都应该积极、主动地学习和了解先进人事档案管理结构体系，并且将其有效融合进日常工作结构中，将具备权威性、具体性等相关档案管理制度积极落实到人事管理制度中，为后续档案管理提供理论根据。

人事档案管理工作是一种系统性、复杂性的相关工作，所以在人事档案文件管理流程中，一旦缺少科学、合理的档案管理模式，必然会影响人事档案管理基础效果。为此，在人事档案管理以及实践中，必须重点关注管理意识的提升，充分结合现阶段人事档案管理现状及实施现状，不断优化和完善各种项目制度。

无论是领导管理部门还是基层岗位工作人员，都应该将人事档案管理放在重要发展目标上，并且以高水平、高层次的负责态度认真对待档案工作。除此之外，事业单位人事档案开展日常管理过程中，管理部门还应该将人事档案管理结构制度更加直观展现，其中无论是档案管理人员还是档案使用人员，都应严格按照规章制度实施人事资料收集，依托人事档案规章制度优化管理，进一步提升制度的使用和操作安全性，进而以清晰明了的人事档案管理模式全面提升管理效果和质量水平。同时，事业单位在人事档案管理和执行制度建设时，还应该积极贯彻和落实权利与岗位责任思维，将标准化、规范化管理工作与个人绩效考核相互结合，从根本上提升人事档案管理部门基础建设水平。

2.合理开展人才引进

在事业单位人事档案管理过程中，需要进一步引进先进的档案管理制度和专业技术人才，为事业单位的管理工作和规范化操作提供新思想和新动力。有效摆脱传统管理思想的约束和阻碍，制订出人事档案管理制度全新目标。除此之外，事业单位引进先进结构体系和人才的同时，还需要不断强化对现有人员的技能培训和理论知识提升，进而确保事业单位人事档案管理水平的有效提升。

3.充分了解管理问题

完善人事档案管理结构体系需要根据事业单位实际情况进行，因此事业单位的人事档案管理人员应该深度了解其可能存在的问题和不足，从而根据事业单位各个部门以及基层岗位员工实际情况，制订出符合事业单位发展目标的人事档案管理结构制度。除此之外，人事档案管理制度在制订过程中，可以从录入、调取、归档等方面详细开展，其制度主要面向的对象是档案的录入者、查阅者、管理者、被记录人。人员是重要的基础元素，如果档案管理人员综合素质不高，缺少管理意识和思维，就无法有效提升人事档案管理的标准性和规范性。所以，事业单位在人事档案管理实践过程中，应该重视档案管理人员综合素质的有效提升，以此作为基础，积极打造专业性的管理团队。其一，在事业单位人事档案建设和管理过程中，应该积极提升档案管理人员的综合素养，并且充分结合管理实践搭配专业的技术人员，进一步强化管理人员的岗位技能培训和理论知识教育等相关方面;其二，事业单位人事档案管理过程中，事业单位还需要构建出具有专业性的管理团队，尤其在提升和优化员工综合素养的同时，还应该重点培养政治基础素养和管理素养，进一步促使档案管理人员完成人事档案合理性。

4.提升档案管理效率

随着现代化信息技术的不断发展，越来越多的事业单位逐渐开始引进数字化人事档案管理技术手段，进而保证人事档案管理的顺利开展，并且经过一段时间的技术优化和完善，取得了一定程度的经济效果，使事业单位中人事档案管理结构水平得到了有效提升。因此，事业单位在人事档案管理部门建设过程中，需要使用科学技术水平建立全新人事档案信息库，最大限度缩减人事档案管理流程中不必要的环节，尽可能缩短档案管理流程，降低人事档案管理时间损失，从根本上推动档案管理工作核心发展。

5.完善信息化建设

在事业单位人事档案管理和实践环节上，需要进一步提升和完善人事档案管理的规范性和标准性，不断展现人事档案在事业单位的重要价值，为此应该不断推动信息化基础建设，全面贯彻和落实档案管理信息和数字化整体进程。其一，事业单位在人事档案建设过程中，需要将传统纸质档案转化为数字化档案，有利于人事档案在日常管理中的统一性、高效性以及便携性。同时，有利于档案的共享以及应用。其二，事业单位的人事档案建设还应该构建出安全级别和技术水平相对较高的内部信息管理系统，通过相关权限的设定来实现人事档案的调阅以及利用。

五、结束语

由此可见，在事业单位人事档案部门建设过程中，人事档案管理是事业单位各项管理的重要基础内容，为此事业单位想要进一步在人事檔案管理实践环节上取得成效，就应该积极开展和实现标准化、规范化管理，进一步提升人事档案管理的质量水平，全面贯彻和优化人事档案管理专业素养，不断提升人事档案管理的整体水平。

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【作者单位：1.中共鄂托克前旗委员会统一战线工作部（鄂托克前旗党外代表人士联络服务中心）;2.内蒙古鄂尔多斯市鄂托克前旗退役军人服务中心】

作者简介：阿日古娜（1984-），女，蒙古族，内蒙古鄂尔多斯人，本科，研究方向：档案管理;张慧荣（1983-），女，汉族，内蒙古鄂尔多斯市鄂托克前旗，本科，研究方向：档案管理。