互联网时代的学校档案管理的挑战与应对策略

摘 要：当前我国科学技术发展迅速，互联网、大数据等信息技术被广泛应用于人们的生活和工作中。在教育体制深化改革的背景下，学校工作发生了较大变化，其中档案管理是学校日常事务中的重点内容，由于档案资料类型十分多样，管理起来较为烦琐，学校档案管理人员可利用信息技术有效解决传统工作中存在的问题。本文对互联网时代学校档案管理的挑战以及应对策略进行了分析。

关键词：互联网;学校;档案管理;挑战;应对策略

信息技术的广泛应用，为很多行业的发展带来了新机遇，同时也让其面临着更为严峻的挑战。对于学校档案管理工作而言，其主要面对的问题包括学校对信息化建设的认识不充分、基础建设不完善、没有相应的规章制度、人才队伍建设不足等。想要有效提升档案管理工作效率，就要对当前存在的问题进行全面分析，在问题中寻找策略，在策略中谋求发展，让档案管理信息化建设工作顺利开展，为学校发展而服务。因此，对互联网时代学校档案管理中存在的问题进行分析具有重要意义。

一、互联网时代学校档案管理概述

1.互联网时代特点

首先，互联网时代具有较强的互动性。当前我国科学技术发展迅速，在移动设备普及度越来越高的背景下，人们接触信息、发布信息的渠道越来越多样化，能够实现人与人之间的实时交流沟通。其次，信息数据更加丰富，人们可以利用不同的平台自主发言，信息传递十分简便。最后，互联网能够为人们营造更加开放的社交环境，信息交流、传递基本无障碍、无边界，人们发言更加自由，不会受到约束。

2.学校档案的价值内涵

（1）教学文化的重要构成

学校档案详细记录了学生的学习活动、成绩、行为纪律等，也记载了教职工的个人信息、工作经历，以及学校的发展历史。学生档案能够从侧面反映出该学校的教学质量和水平，教师可以此作为参考依据，分析自己在教学过程中存在的问题，从而不断提升个人能力和专业素养。

（2）教学发展的重要工具

档案资料详细记录了学校、教师等工作者的重要信息，是学校文化资源、科研、教学、管理等工作顺利开展的重要保障。当前教育工作者能够通过相关资料，推动教学水平的不断发展，助推学校迈入新的发展阶段。

（3）精神传承的重要载体

学校档案是学校和社会的宝贵财富，也是先辈智慧结晶和精神文化的重要体现，很多学校拥有悠久的发展历史，涌现了一批又一批优秀的教育工作者以及历史伟人，这些杰出工作者的成就会通过档案的方式详细记录下来，为后代教育者提供参考和学习依据。

二、互联网时代学校档案管理面临的挑战和机遇

1.学校档案管理面临的挑战

（1）电子档案成为主流

以前很多学校的档案资料都是以纸质为主，在互联网时代背景下，纸质档案已经逐渐发展成为电子档案，能够有效节省档案资料的储存空间，如何争取建设、使用档案信息化管理平台，成为学校档案管理需要面对和解决的问题。

（2）档案集成化管理

随着信息技术的不断发展，对档案信息化建设中的检索功能要求越来越高，有关人员要合理利用先进技术，完成对纸质档案的转化，对其进行网络集成化处理，提升信息查阅、使用效率。

（3）档案信息网络化

信息化建设最大的优势就在于能够有效提升档案的交流和共享水平，可以加强学校内部各部门之间的联系，在保证信息传输安全性的基础上，提升档案管理和利用水平。

2.互联网时代学校档案管理面临的机遇

（1）档案管理工作更加智能精确

学校档案类型多样、数量庞大，以往人工管理模式更容易出现失误，档案丢失、遗漏的风险大大增加。在互联网时代背景下，能够通过网络信息技术，将纸质档案转化为音频、视频、图片等资料，对档案分类也更加细致，可有效提升管理水平。

（2）档案管理工作更为高效

計算机拥有强大的计算、储存、信息收集和处理功能，可有效简化档案管理工作流程，将档案管理人员从重复、烦琐的工作中解放出来，节省人力资源和成本投入，让档案管理工作更加高效开展，可有效提升学校内部运转效率，为各项工作的顺利开展提供必要保障。

三、互联网时代学校档案管理的应对策略

1.转变传统工作理念

在互联网时代，学校档案管理工作急需得到创新和优化，学校领导人员、档案管理人员要转变思想理念，以先进的思想指导实践，积极主动学习管理新技术，在原有工作模式上进行升级，以便更好应对互联网对传统档案管理工作带来的挑战。首先，要改变“重藏轻用”的理念。传统的档案管理工作多注重档案管理，在档案使用、借阅方面的管理十分严格，但资料使用率低下，各部门之间联系不够紧密，往往需要经过多项流程才能够完成档案资料的共享，十分烦琐。为了有效解决这一问题，可以将信息化建设和档案管理工作相结合，打造信息化管理系统，有关人员要转变思想，要全面提升档案资料的利用率，为档案使用者提供更优质、更全面的服务。其次，学校可邀请专业技术人员，利用局域网和信息技术，丰富档案管理平台的功能，包括数据收集、信息检索、分类、借阅、跟踪化管理等，要突出“用”这一关键点，拓宽档案应用范围，为学校内各部门工作的顺利开展提供必要保障，充分凸显档案管理信息化的应用价值。

2.加强信息化基础建设

想要有效提升互联网背景下学校档案管理水平，仅依靠转变从业人员思想意识是远远不够的，还需要以完善的基础设施建设作为硬件基础，以更好地面对各种挑战。学校管理层要加强规划，在基础建设上加大资金、人才、物资投入，为档案管理工作的顺利开展提供必要保障，为教职工、学生等提供社会保障和社会服务效能。当前我国科学技术发展十分迅速，信息化建设在很多领域和行业都得到了广泛应用，在技术不断更新换代，趋于完善的过程中，有关人员依然要加大技术研发力度。首先，学校要加大资金投入力度，大力开展信息化基础建设，包括硬件、软件等，确保能够满足当前学校档案管理工作的实际需求。其次，在信息化背景下，要着眼于未来，规划发展方向，以发展的眼光看待问题，确保档案管理信息化建设与时俱进。再次，可以学习并借鉴其他学校的信息化建设经验与思路，打造完善的信息技术服务模式以及网络管理体系，在管理平台中突出重点，能够针对学生、教职工对信息化平台的不同需求，提供差异化、个性化的服务。最后，在当前技术工作上进行不断创新，为档案管理工作的顺利开展源源不断注入新的活力。

3.完善管理制度体系

管理制度是各项工作顺利开展的必要保障，也是约束档案管理人员行为的有力标准，要以当前信息化发展模式作为主要参考依据，建设和档案管理工作实际相符合的制度体系，确保各项工作有章可循。第一，档案管理人员要深入了解国家的有关政策，加强传统工作和新技术之间的联系，建立健全网络应用管理系统。第二，做好监督工作，完善监督机制，保证制度体系能够有效落实。要针对档案资料收集、信息整理、资料节约等各方面制订完善的标准，对档案管理人员的行为进行约束，在统一标准的作用下，能够让从业人员了解工作“底线”。第三，在信息化技术的应用下，档案资料也不仅限于文字，其形式更为多样化，包含了图片、音频、视频等，要加强对不同类型档案资料的管理力度，确保信息化系统具有较强的兼容性，对不同的档案类型进行差异化管理，提升标准化管理水平。第四，还要优化当前资源管理模式，加强对资料收集、编目、检索等各方面的管理，为后续工作提供便利。第五，当前网络环境日益复杂，在学校档案管理信息化建设的过程中，要尽可能避免网络风险，降低数据丢失、被窃取的可能性。在制度建设中，一定要明确安全管理的规范标准，全面提升从业人员安全责任意识，在档案资料传输、收集的过程中，做好监督和管控。

4.建立档案管理数据库

信息技术、大数据技术、云计算数据等都是可以应用的先进手段，将其和档案管理相结合，能够全面提升工作效率。其中，云计算技术的成本投入较小，具有很强的储备功能，是防止信息丢失的有效技术。对于学校而言，要优化组织结构，成立专门的档案管理部门，安排专职人员进行严格把关，利用云计算技术打造数据库。在完善的硬件设备的支持下，学校档案管理工作可以利用数据挖掘、高速扫描、数据压缩等对档案资料进行处理，根据音频、视频、图片等不同的档案类型，将其分类储存在数据库不同的检索目录中，方便查阅和管理。在对所有数据进行云备份之后，即便硬件设备发生故障，也能够通过账号密码及时找回档案资料信息，十分方便，有效解决了传统工作中，档案资料容易丢失、损坏等问题。不仅如此，由于档案类型越来越多样化，这就要求数据库具备较强的信息处理能力，能够对不同类型的资料进行保存，还要对软件系统进行升级，加强各级数据库的兼容性，打破学校内部各部门之间的限制，确保信息化管理系统具备自动化、安全化、管理科学化、服务人性化等一系列应用优势。

5.提升档案管理技术利用率

档案管理信息化建设和传统工作存在的最大区别就是，不管是技术还是档案利用率都会大大提升，这也是提升技术应用水平的关键保障。首先，学校档案管理人员要对档案资料进行信息化管理，包括对目录进行分类、对不同的资料进行编号保存、对编排不合理的文档进行排序等，从而进一步提升档案管理工作效率，充分发挥先进技术的应用优势。其次，信息化技术的应用，可以有效降低档案管理人员的工作负担，利用计算机来代替人工进行工作，能够将档案人员从岗位上解放出来，将更多时间投入到其他工作中。最后，传统档案管理工作很容易出现数据丢失、遗漏等问题，而信息化技术就能够解决这一问题，尤其是对机密文件的借阅环节，可以在信息化管理平台中设置访问权限，对访问人的身份、访问时间、借阅途径等进行调查，一旦发现数据丢失或其他异常情况，能够及时找到负责人员，十分方便。

6.打造高素质的档案管理队伍

想要推动档案管理工作的高效开展，就离不开高素质人才的支持，学校档案管理工作本身就较为烦琐，日常事务较多，且档案类型、种类十分多样，在信息化建设下，对档案管理人员综合素质、专业能力也提出了更高要求。第一，学校领导要加大对人才培养的重视力度，根据档案管理工作特点，合理安排人员，明确其职责和工作内容，确保在适合自己的岗位上实现个人价值。学校可以加大资金投入力度，提升档案管理人员薪酬待遇水平，利用互联网广泛发布招聘信息，从源头上提升人才队伍的综合水平，以此为基础，为信息化档案管理团队提供强大支撑。第二，可以参考其他学校的先进工作经验，定期开展教育培训活动，邀请专业人士前来举办讲座或者座谈会议，交流工作经验和心得体会，为档案管理的信息化建设出谋划策，提升档案人员的专业能力以及信息化素养，使其不仅具备档案管理方面的专业能力，还要了解信息化平台的使用技巧和方法。第三，要了解“互联网+”模式下档案人員培养的相关要求，制订最符合信息化建设的人才队伍建设模式，确保团队与时俱进，具备创新意识。第四，学校档案涉及很多机密文件，包括学校发展历史、教职工个人信息、学生隐私等，档案管理人员要全面提升其职业态度，要能够在利益诱惑面前坚守职业道德底线。一方面要提升档案资料的利用率，另一方面在借阅过程中，一定要全面掌握档案使用人员的身份信息，做好保密工作。第五，为了提升其工作积极性，可以制订奖惩制度和激励机制，对表现优异的管理人员进行物质、精神激励，对出现违规操作，或是因为个人失误导致档案丢失、遗漏的，进行处罚，如果存在违法行为，要追究其法律责任。

四、结语

总之，在互联网时代背景下，学校档案管理工作也发生了较大变化，作为学校的宝贵资源和社会财富，要正视新时代为其带来的挑战，在原有工作模式上，利用信息技术进行创新，提升工作效率的同时，强化工作质量。对于从业人员而言，要转变思想理念，充分意识到先进技术的应用优势，学校要加大资金投入、强化信息基础建设、完善制度管理体系、建立档案管理数据库、提升技术利用率、充分发挥先进技术的应用优势，还要全面提升档案管理人员的综合素质和专业能力，确保档案人员与时俱进、勇于创新，以档案管理的信息化建设，推动学校教育教学事业的整体发展。

参考文献：

[1]杨金梅.信息化环境下高校档案管理中的问题及改善策略[J].兰台内外，2021

[2]于 建.大数据时代学校人事档案信息化管理工作的思考[J].城建档案，2021

[3]孟 霞.探讨基于大数据的技工学校档案管理信息化建设[J].信息记录材料，2021

[4]崔慧宁.试分析学校档案信息化存在的问题与解决策略[J].办公室业务，2021

[5]狄 丹.学校档案管理信息化建设工作开展策略研究[J].传媒论坛，2020

[6]龙芳霞.“互联网+”时代高校档案管理信息化转型升级路径探析[J].文化创新比较研究，2020

[7]张婷婷.中职学校档案管理的规范创新与信息化建设路径研究[J].科技经济导刊，2020

[8]陈爱华.电子档案管理在高职学校档案管理中的实践探索[J].科技风，2020

[9]汤 涛.中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].科技经济导刊，2020

（作者单位：山东省临沂卫生学校）

基金项目：本文是山东省卫生学校调研课题：互联网下的学校档案管理的挑战与应对策略，项目编号：XTL1617。

作者简介：金颖哲（1974-），女，汉族，江苏滨海人，本科，馆员，研究方向：档案管理信息化建设。