国有企业信息传递系统构建研究

刘 念 朱 嵩 杨立锦

（四川航空股份有限公司，四川 成都 610200）

一、研究背景

按照现代经济管理理论，组织实质上是市场的替代关系，组织的根本目的是节约交易费用。因此，如果边际交易费用高于边际内部费用，那么组织就有规模扩张的经济动机。研究表明，影响组织成本的因素有很多，但最重要的是信息传递因素。

对国有企业而言，信息传递对于经营管理至关重要，搭建信息传递机制更是企业管理艺术的精髓。在实践中，企业内部普遍存在部门、工作小组等机构，这些机构为了实现企业目标而设立，在完成不同任务过程中形成，其运转效率与整个企业的运行效率关联。信息传递的作用，就是让部门、小组、个人从纵向角度，清楚了解企业总体目标；从横向角度了解其他部门、小组、个人的情况和目标，通过信息交互产生协调行为，共同为实现总体目标而协同工作。

本文基于国企经营管理实践，为创造良好的企业内部环境，形成管理者和员工之间互相信任，信息传递能上能下、自由流动的环境，对内部信息传递机制进行了分析研究。

二、国有企业信息传递现状

1.信息传递中存在的问题

本文基于成都某国资背景金融企业A的信息化管理实践进行研究。随着A公司部门增加，员工人数增多，管理层级延长，企业内部管理逐渐出现了信息传递不到位、信息传递不畅、信息分享受限、工作执行力下降的状况。如何实现企业内部信息及时、准确、有效的传递，对A公司发展具有重要意义。为更好取得实效，本文研究侧重于系统框架下信息传递机制在经营管理和企业目标实现中的作用，以促进企业组织结构、管理模式及业务流程得到优化和提升。

通过深入研究，发现A公司在信息传递方面存在三个突出问题：一是信息不对称、协同工作能力不足。部门内，部门负责人成为信息交换的枢纽，部门内信息不对等、平行信息沟通有限、员工满足度受影响；部门外，部门间信息传递渠道有限；信息层层筛选，造成信息失真和信息不对等。二是工作落实不到位、定位不明确。表现为领导很难以最快速度找到最合适的人，存在“推诿扯皮”的情况。甚至领导交办工作没有闭环，导致重点工作推不动、落实慢。三是知识和经验的灌输、传承有限。比如，项目总结的经验和教训并未彻底灌输到每一位员工。

2.企业信息传递特点

A公司内部信息传递多种方式并存，主要表现为以下特点：

一是从趋势上看，逐渐由线下传递向电子信息传递、网络信息传递转变，以数字化转型的趋势和方向，未来电子信息传递和网络信息传递将是公司最重要的信息传递方式之一，口头和纸质信息传递所占比例有所降低。

二是从信息传递方向上看，上行、下行、平行、交叉信息传递等方式并行，其中下行传递使用的频率较高。在日常工作中，上级对下级进行指示、激励与批评等信息传递较多。近年来随着管理水平的不断提高，A公司更加注重平行信息、上行信息传递，并鼓励员工可以通过各种内部渠道向管理层提出合理化建议。

三是从信息传递渠道上看，正式信息传递占主导，非正式信息传递有限。正式信息传递主要表现为会议、公文、安排部署、工作汇报等。非正式信息传递是辅助性的交流方式，在促进员工沟通方面可以发挥积极作用。比如，所谓的“小道消息”以及工作之余的种种话题都构成企业内部非正式信息传递。由于这种信息传递不一定发生在部门内，也会进行跨部门传递，呈现交叉信息传递的特点。

3.信息传递对企业经营管理的影响

总体而言，A公司内部信息传递氛围有所僵化，多向信息传递环节尚未打通，未能实现管理效率优化。对经营管理也产生了影响：

一是知识和经验的灌输、传承有限。该公司长期以来形成的信贷风控技术和经验主要存在于两个方面：其一转化为公司的操作指引、风控标准、制度规范等，其二广泛存在于项目经理的操作惯例、工作习惯、企业文化中。但这部分信息和经验难以通过A公司现有的信息传递机制和工作交接传承下去。比如，亏损项目总结的经验和教训并未彻底灌输到每一位员工等，这就导致人才断档现象以及核心专业能力的弱化倾向。

二是平行信息传递不足，导致部门间信息传递障碍，在需要进行业务合作和协同时，很易造成分歧并且无法及时解决因信息传递不良导致的障碍。部门内员工互相不了解工作进展和工作内容，导致团队协同合作能力不足，不能最大程度激发团队潜能。

三是上行信息传递不足，影响了员工诉求的表达和企业管理的改进。公司虽然鼓励员工多提建议，但成效甚微。在传统意见反馈渠道有限的情况下，公司仍未建立起一套完备的、具有激励性的员工意见反馈机制。长期来看，员工无法正常反馈建议意见、不能及时抒发情感情绪，不利于员工建立对企业的归属感和认同感，不利于内部稳定和凝聚力的提升，影响了人才队伍建设成效。

四是沟通渠道不足，影响了团队的高效沟通交流。虽然A公司逐步建立了一些信息交流的平台，但主要还是正式信息途径较多，非正式信息传递的运用较少，这就导致沟通成效并不明显。在面临一些复杂的管理情形，处置冲突过程中，难以发挥高效管理沟通的方法解决问题。

五是员工以人机信息传递为主容易导致自我封闭，影响协同工作能力及社会交往能力。企业人才培养的一个重要方向是“避免员工只看重个人业绩，而忽视团队业绩”，并不断提高员工处理复杂人际关系的能力。依托数字化技术的传输工具是目前最主流的信息传递方式，工作信息通过办公系统、QQ、微信、电子邮件来实现互动，虽然极大提高了传输效率和传递准确性，但某种程度也不利于养成面对面沟通的习惯。

三、构建企业信息传递系统的思路和方法

1.搭建团队知识库

加强团队知识分享和固化，强调项目全过程记录，定期开展案例分析会，深度剖析案例经验，梳理成功项目流程作为同类型项目开展的范例，剖析失败案例问题并形成风险点清单，使团队的知识经验显性化和固定化，成为全员共享的知识库。同时，搭建“导师制”培训体系，新人通过日常点滴的模仿学习，不断继承成熟项目经理和骨干员工的工作经验以及技巧，并将全过程进行整理记录，进一步充实完善团队知识库。

2.创新信息分享机制

加强信息分享和工作协同。其一，在部门内，员工根据协同工作需求，自行选择分享“协同工作”表单，填写工作内容、工作进度、存在的困难、下一步计划等信息，部门负责人核准。在初始阶段，分享可能仅限于协同合作完成的工作内容，但考虑到竞争因素的存在，员工依然存在填报的积极性。如果进一步引入绩效考核等因素，分享的范围和深度可能更高。其二，在部门间，由部门负责人分享“协同工作”表单，根据协同工作需求，自行选择可以分享的工作信息，填写工作内容、工作进度、存在的困难、下一步计划等信息，公司层级领导核准。部门间信息的分享主要为了解决部门负责人作为信息传递节点的弊端，促进信息的平行传递，提高跨部门的协同工作能力。

3.弥补信息反馈短板

在国有企业管理中，信息反馈的上行传递常表现为下级对上级的请示报告、反馈意见、汇报情况等。在国有企业垂直管理模式下，各级管理人员都在一定程度上有过滤上行反馈信息的动机，导致信息流动失真。原因在于，反馈可能是反映问题的信息，但管理者都希望在自己这一层面消除问题，将导致信息难以流动，出现“报喜不报忧”的现象。另一方面，基层员工也缺乏上行信息传递的动机。他们可能认为上行信息传递并无意义或效果，缺乏上行信息传递的动机，使整个企业活力不足，效率明显下降。

有两种思路可以有效解决信息上行传递存在的问题。一是开展专项督办工作。依托信息系统，由系统对员工专项工作进行督办，通过定期提醒、到期警报等途径，催促和引导员工完成必要的规定动作，保证进入督办模式的专项工作形成闭环。同时，将“协同工作”表单、督办功能与时间日程管理三者融合，通过信息化技术帮助员工进行时间管理、进度管理，形成一目了然、充分透明的信息传递环境（详见图1）。二是加快有效意见反馈。结合内外部受关注的热点话题，通过定期和不定期议题，引导员工把想法表达出来，改变传统意见反馈栏无人问津的情况。

图1 日程管理图表

4.创新信息搜索方式

不同部门间的信息在日常工作中难以便捷地获取，即便搜索人拥有足够的权限。这里的主要原因在于日常信息的整理过程混乱，同时缺乏一个可以支持设置权限的文件共享平台，因此建立协同办公系统变得非常重要。首先，在日常工作中，各种工作流程规范地在线上平台运行，解决了信息形成过程中的信息整理问题；其次，在保证信息安全和合规运行权限的基础上，能整理公共化、边缘化、碎片化的信息，提供搜索查询信息的功能，提高信息供给量。搜索引擎的设计，不限于标题检索，需要引导员工在处理文件时，形成规律性的标签体系，实现更快捷的检索。检索内容可以包括项目资料、制度文件、收文发文、用印记录等，对于提高员工工作效率非常有效。

5.拓展信息传递渠道

除上行传递以外，企业中还广泛存在信息的平行传递。即企业内同一层次不同部门之间的信息交流。比如，部门负责人间的交流就属于平行信息传递的一种，有利于加强企业内部各部门之间的了解与协调。但出于部门间竞争、同事间竞争、工作繁忙、个人性格等原因，往往这种工作关联度不高的同事间的信息传递非常有限，进而影响了工作信息传递的能力和整体组织运行效率。解决平行信息传递问题，一种重要的思路是拓展非正式信息交流渠道。真正意义上的开放交流，更多出现在活跃的双向交流范围中。应将传统单向、由上而下的传递方式改为灵活多变的开放式交流，运用非正式信息交流渠道，开辟各种类型的非正式信息交流空间，有利于促进信息传递渠道的拓展。比如，发挥党群、工会组织作用，组织开展各种阅读、摄影等兴趣小组，组织体育竞技比赛，提升企业的凝聚力。此外，可在内部网络上开辟论坛空间，定期开展热点问题讨论或趣味挑战等网络活动，引导员工进行充分的投入、参与、分享，形成平行信息传递的良好氛围。

四、研究结论

本文基于信息传递基础理论，分析讨论了国有企业信息传递现状，并结合实际情况提出了构建高效信息传递系统的方法。围绕信息传递存在的问题，提出构建高效信息传递系统，主要包括搭建信息分享机制、信息反馈机制、信息搜索机制和信息沟通渠道。为加强信息分享，提出搭建团队知识库以及“协同工作”表单。在信息反馈机制中，研究了信息的上行传递，并提出“督办模式”和“热点议题”的反馈方法。在信息搜索机制中，规划了搜索引擎的设计思路。在信息沟通渠道中，研究了信息的平行传递，提出通过非正式信息交流渠道促进信息沟通沟通的方法。