档案信息资源共享服务平台建设研究

孙静

摘 要：近些年我国科学技术发展迅速，信息技术在人们的生活和工作中都得到了广泛应用，并取得了不错成效，这也为档案管理工作指明了新的发展方向。但目前情况来看，在资源共享服务平台建设中，还存在着人才队伍素质有待提升、意识淡薄等各方面问题需要解决。本文对档案信息资源共享服务平台中存在的问题进行了分析，并提出了相应的解决对策。

关键词：档案信息;资源共享;平台建设

传统档案管理工作多依靠人工进行，资源利用效率低、共享程度不高，在档案借阅过程中还很容易出现丢失、破损、遗漏或泄密等问题。随着我国科学技术的不断发展，信息技术和档案管理相结合，为其发展提供了更多可能，人们利用互联网随时随地获取信息资源，打破了时间和空间的束缚。档案信息资源共享平台的建立拉近了档案部门和使用者之间的关系，提升了服务质量，让公众获取档案的方式变得更为多样化，这对提升档案管理水平有着重要的促进作用。因此，对档案信息资源共享服务平台的建设进行研究具有重要意义。

一、档案信息资源及其共享平台概述

对于企事业单位以及其他机构而言，档案管理是日常工作的重要组成部分，也是其稳定发展的必要保障。档案资料详细记录了有关单位的发展历史、人事变化以及其他方面的信息，自从档案信息资源共享建设推广和实施以来，我国已经有很多省市开展了相应工作，并取得了不错成效。通常档案信息资源的共享可以分为内部、系统间以及全社会三种共享模式，每种共享模式在建设难度、服务对象等方面都存在着较大差异，且前两种模式的应用较为广泛，能够有效提升相关部门的内部运转效率以及资源利用水平。就目前情况来看，急需通过应用现代化技术打造更加先进、覆盖范围更广、安全程度更高的信息化档案资源共享平台，而资源共享平台的存在必须具备以下几点才有存在价值。首先，要以客户作为重要服务对象，尽可能满足其需求，充分发挥档案资源的服务职能。其次，当前我国社会发展迅速，档案资料信息数据庞大，要能够从中筛选出有价值的信息，取其精华去其糟粕。最后，由于网络环境较为复杂，信息化平台很容易受到黑客、病毒的攻击，这就需要技术人员、档案管理人员做好安全建设工作，定期对系统进行升级和更新，避免机密文件泄露。

二、档案信息资源共享平臺发展的制约因素

1.档案共享意识淡薄

档案管理工作在我国发展历史较长，档案管理人员思想观念传统，对于档案的借阅管理十分严格，对资源共享造成了较大制约。新时代背景下，想要推动资源共享平台的顺利发展，就需要有关人员转变理念，以先进的思想来指导实践，提升服务质量和水平。但是思想的转变并非一朝一夕就能实现，需要档案管理人员在实践中不断积累工作经验、提升信息共享意识、加强信息化建设，把资源共享、信息交流放在首要位置。

2.缺乏顶层设计

资源共享平台的建立，还要统一信息技术的应用标准，让各级资源共享平台能够相互兼容，实现数据的有效传输和交流。就目前我国档案资源共享平台的建设情况来看，各级档案馆之间的交流程度不高，独立性很强，没有以宏观角度看待问题，无法切实做到统筹兼顾，在技术标准都难以统一的基础上，资源交流、信息共享也就无从说起。

3.人才队伍建设不足

档案管理工作的顺利开展，离不开人才的支持，尤其是在先进技术得到广泛应用的背景下，对档案管理人员提出了更高要求。部分档案馆的员工工作经验丰富、管理水平很高，但是对新技术的接受能力不强，无法将计算机技术和档案管理工作相结合;但年轻员工就恰好相反，他们对计算机的操作十分熟练，但没有丰富的工作经验，档案管理水平不高。在资源共享平台建设过程中，工作经验丰富、管理水平高、对计算机操作熟练的复合型人才十分缺乏，这也是该工作难以顺利开展的主要原因之一。

三、档案信息资源共享平台建设策略

档案信息资源共享平台的建立并非一朝一夕，而是系统性工程，需要考虑的因素很多。硬件设备包括机房、计算机、服务器等，在软件上也要根据实际工作情况来合理设计平台功能，确保其功能的多样性，做好网络安全防护工作。

1.档案信息资源共享平台建设思路

当前社会更加注重资源和信息的共享，档案资料需要切实为使用者服务，在建设共享平台时，一定要转变思想理念，提升服务质量和水平，要确保平台具备全面性、先进性、安全性、稳定性等一系列特点。尽可能采用多种端口，能够和不同级别的档案管理数据库相连接，实现资源的无障碍传输，形成操作简便、用户体验感强的平台。要打造功能多样的目录和检索系统，让使用者通过搜索关键词就能够迅速查找到所需要的资源信息，让档案资料的格式、类型、存档时间等更加一目了然，为各项工作的顺利开展提供必要保障。

2.档案信息资源共享平台结构分析

第一，数据层是档案信息资源共享平台的起始层，主要作用在于建立文档数据库，将所有数据收集起来，传导给下层进行处理，能够为后续工作的顺利开展奠定良好基础保障。第二，业务层是档案信息资源共享平台的核心，也是信息处理、分析的关键部分，主要的工作内容为信息审核、共享、传输等，能够在处理现有资源基础上，对历史信息进行更新和筛选，及时删除已经失效的数据资料，能够为平台的稳定运行提供可靠保障。第三，网络层是和用户建立互动关系的重要环节，在该结构中主要利用了云计算、数据迁移等各种先进技术，在对数据进行加密后，可以传送到用户的使用界面，方便使用者及时进行查阅。第四，是用户层。在数据层、业务层、网络层的工作结束后，就要将档案信息通过不同端口传导到信息接收终端。

3.档案信息资源共享平台功能模块分析

（1）档案信息采集模块

主要功能在于广泛收集档案资料信息，将各种信息收集起来录入到管理平台，可以根据信息资料的时间、名称、内容、保密级别等进行分类储存，可采用手工录入、计算机录入等不同方式，完成数据采集。

（2）档案信息审核模块

在信息收集完毕后，就要对现有信息进行审核和筛选，自动过滤无价值信息，确保所采集到的资源可利用、可發布、可共享，提升信息使用价值。要制订统一的信息筛选标准，对不符合规范的信息进行删除，建立工作日志，当出现工作失误时，可进行复审。

（3）档案信息管理模块

在审核工作完毕后，就要对数据信息进行规范化管理，可以通过设置访问统计、图片统计、关键词统计等多种不同功能，完成对档案的管理。要设置访问权限，提升档案的安全性，根据服务对象的不同，在功能上可以有所侧重，进一步拓展和补充个性化数据信息。

（4）档案信息共享模块

在上述各项工作完成后，就可以将不同类型的档案信息资料通过共享模块传导给使用者，利用多种不同的浏览终端，满足用户需求，提升服务质量。共享模块一定要具备较强的兼容性，要能够实现不同类型数据的实时传输。

四、档案信息资源共享平台发展建议

1.健全管理机制

档案资源共享平台的建立，并非一两个部门就能实现，而是需要各单位之间的共同协作，建立专门的管理机构，设置专职管理部门并安排专业人员，集中进行管理，使其朝着规范化、标准化的方向发展。要从制度层面对档案管理、资源共享等进行约束，避免出现违规操作和违法行为，提升信息的安全性与保密性，避免机密文件泄露。在大数据、云储存等各种先进技术广泛应用的背景下，各部门都要明确自身工作职责和工作任务，将信息化资源管理平台的设计、运维、管理等作为工作重点，切实为档案使用者服务，为其提供便利，实现效益最大化。

2.加大建设投入

各级别的档案信息资源共享平台的建立都离不开资金投入，省、市政府要根据实际情况合理编制预算，包括硬件设备的资金投入、档案人员的人力资源成本等，可设置专项资金，提升对该工作的重视。为了缓解资金、资源紧张的问题，可吸引社会资本参与，从政策上给予企业一定的优惠，全面拓宽资金来源，为档案信息资源共享平台建设工作的顺利开展提供可靠的物质保障。通常资金主要应用于平台设计、软硬件配置、网站开发、后期的运维管理等方面，在资金使用阶段要加大监督和管理力度，确保做到专款专用，禁止出现挪用公款、暗箱操作等行为。在此基础上，可以利用市场杠杆，充分发挥社会资源的价值，拓宽档案资料的共享范围。

3.开展整体设计

大数据背景下的档案资源共享工作和传统档案管理有着较大区别，是基于传统管理模式的创新和升级。在设计和建设平台之前，要以宏观角度思考问题，对档案类别、信息交流、管理模式等进行深度分析。从硬件角度来看要根据档案管理、资源共享等工作量、管理难度大小来合理配备相应设备;从软件角度来看，要保证网站、软件、平台功能的多样性，设置不同层次的服务体系结构，对数据库进行统一规划，让信息筛选、收集工作更顺利地开展。还要选择合理的技术平台、技术路线，对其进行一体化设计，在设计之初就对可能出现的更改进行合理预测，避免在建设过程中反复更改造成不必要的资金浪费，为有关单位节省建设成本。

4.加大技术研发

信息处理技术的先进与否，和档案资源共享平台的建设质量有着十分密切的联系，有关单位要加大技术研发力度，提升自身技术水平，从而让档案资源共享工作更顺利地开展。云计算、云储存、大数据等先进技术都是可以选择的良好方式，可以在原有技术的基础上进行二次开发或是融合使用多种技术，将档案的收集、存储、共享等结合起来，打造一体化平台，切实从客户角度出发思考问题，为用户提供更优质、更全面、更贴心的服务。

5.加强和用户互动

传统档案管理、资源共享工作和用户之间的联系性不强，往往停留在“借”和“还”这两个层面，在先进技术的应用下可以有效改变这一局面，在加强和用户之间的互动后，可以让使用者更为直观地感受平台的便利性，增添档案资料的趣味性。具体可以从以下几个方面进行。首先，可以将档案使用者进行分类，根据服务人群的特点来对资源共享平台的功能进行设计和规划，让其更具有针对性。例如，在为教职工、机关单位职工等群体进行服务时，一定要保证档案资料的权威性和专业性，要能够为其提供专业的指导和服务，为其工作的开展提供保障，在检索系统、借阅系统中可设置访问权限，需要利用单位或学校的特定编号、代码来查找资源，这样还能够避免机密文件泄露。如果服务对象为年轻群体、学生用户，则要使用更加有趣味性的方式，可通过微博、微信公众号等手段，和他们实时进行交流。其次，在档案资源共享平台建设过程中，要充分采纳服务对象的意见和建议，在软件或网站上设置反馈栏目让其为平台的设计和建设提出意见并在实践中对平台进行完善，让平台功能更加齐全、完善和多样化，良好的互动能够有效促进平台的推广和发展。

6.强化安全保障

当前网络环境十分复杂，在大数据、信息技术得到广泛应用后，各行各业都需要充分意识到网络安全的重要性，尤其是对档案资源中的机密信息要更加重视。档案资源共享平台面临的主要安全威胁来自人为操作失误、硬件设备损坏、网络攻击等方面，因此要有针对性地制订解决和预防对策。首先，要加大对平台管理人员的教育和培训，要让其掌握计算机平台的使用和操作技巧，制订完善的人员管理体系，以规范标准的制度对人员进行约束，对于违规操作人员进行严厉处罚，起到警示作用。其次，要对所有档案资料信息进行备份，对数据起到保护作用，在硬件设备损坏时，依然可以通过账号和密码登录系统，避免硬件设备损坏、自然灾害等造成的数据丢失。最后，为了更好抵御网络攻击，要及时更新系统，定期修复系统漏洞，安装杀毒软件、设置防火墙，也可以和专业的系统安全机构建立合作关系，从各方面降低档案资源共享平台受到黑客、病毒攻击的概率，尽可能降低损失。

五、结语

总而言之，信息技术在档案管理中的应用能够弥补传统人工档案管理、资源共享存在的各种局限性，提升了工作效率。在大数据、云储存等各种先进技术的应用下，档案事业迎来了新的发展机遇，信息化共享平台能够有效提升资源利用率，加强有关单位各部门之间的联系，打造运行稳定、安全可靠的平台，能够让档案工作在国民经济发展中更好地发挥作用。

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【作者单位：江苏省淮安市烟草专卖局（公司）】