本科院校财务报账流程存在的问题与优化路径——以广西K学院为例

□廖慧灵 蒙暑姿

近年来,国家大力支持教育、科研事业发展,不断加大力度投入教育、科研事业发展经费,高校财政经费来源不断增加,财务人员需要核算的范围也越来越大,同时增加财务人员的工作量,使工作更加繁琐及繁重。财务人员需要及时更新国家相应的政策情况,及相应的财务规章制度。财务人员知识需要不断更新,才跟得上制度变化的步伐。在工作中,教职工不能及时了解财务规章制度,报账审批流程,如何让教职工及时了解最新的财务信息,这是一直困扰着财务人员的问题,如何让教职工更好更快地办好报账手续,优化报账流程,提升高校财务报账效率和质量的问题是高校财务管理者值得深思的问题。

一、K学院财务报账流程概览

(一)教育经费财务报账流程。K学院教育经费财务报账流程分为事权和财权审批。事权报账流程:经费使用部门应事先拟定相关工作方案,预算金额、经费出处等,按预算金额给相应的领导审批即可。财权报账流程:完成业务报账时,经办人准备好真实合法的发票并粘贴好发票,及填写相应的单子,后附上OA请示或书面请示、文件等材料一起拿到财务处大厅核算科一审处进行审核,审核无误后,经办人报账业务就算结束了。

(二)科研经费财务报账流程。K学院科研经费财务报账流程分为事权和财权审批。事权报账流程:事权申请和审批通过OA无纸化办理,特殊情况除外,科研项目负责人需要对承担的科研项目实行“一支笔”审批或授权审批责任;院(部门)主要负责人需要对本院(部门)师生承担的科研项目履行监管职责,职能部门主要负责人主要负责对归口管理的科研经费的使用进行监管控制,对本制度规定的需要职能部门监管的事项进行审批程序。财权报账流程:完成业务报账时,领导审批按以下流程审批:金额1万元以下(不含1万元)由项目负责人或其授权人审批。金额1～2万元(不含2万元)由项目负责人或其授权人签署意见后,由学院(部门)主要负责人或其授权人审批。金额2～5万元(不含5万元)由项目负责人或其授权人签署意见后,经所在学院(部门)领导会签,科研管理处负责人签批。5～20万元(不含20万元)由项目负责人或其授权人签署意见后,经所在部门(学院)领导会签,科研管理部门负责人审核无误后,报学校分管领导审核批准。

二、当前K学院财务报账流程存在的问题

(一)科研经费报账问题。对科研报账的问题,其实很多问题都是委托代办人或者家属来报账,对业务不熟悉,来到财务处大厅就说要报账,你们帮审核一下。我们问发生这些业务内容是什么,都答不上来,一问三不知,就说我只是帮谁谁拿来的,具体情况不知道,所以就造成了报账难,问题多，来回跑的次数就多了,心里就不舒服了。还有很多教师的观念没有改变,思想固执，认为科研经费就是自己的钱,想怎么用就怎么用,管他合不合规,强行要求财务人员必须给他报账。目前,在校学生也可以申请科研项目(如大学生创新创业项目),立项后,下达科研经费。因为学生根本不懂财务的规章制度,对报账流程更加不了解,所以他们每开支一笔费用,都跑来问,我这个费用应该怎么报销，需要找谁谁签字等等问题,都跟他们解释清楚了怎么报账、签字等问题,但是，经过他们整理之后拿来的报销单还是各种各样的小问题存在,所以学生报账时多次来回跑,也认为报账难。

(二)没有推行使用公务卡。K学院财务制定了公务卡管理制度,清楚写明了哪些范围必须使用公务卡支付结算。因为他们不及时了解制度，不管是老教职工还是新教职工,他们很多人都不知道出差或者购买物品时需要使用公务卡支付结算。他们经常会说没有人告诉他们哪些范围是必须使用公务卡支付的。报销时,很多教职工的报销业务不规范。如金额超过使用公务卡范围的,或者需要对公转账的,他们都使用了现金支付,这就不符合学校的财务规章制度了。财务人员需要多次跟教职工说清楚不能报销的原因,他们会认为不给他们报销,专门找理由或者是认为故意刁难他们,有些教职工有怨气之后就会直接去找领导告状,直接让领导出面解决报账问题。

(三)教职工对财务报账流程理解不到位。目前,很多教职工不是不懂报账流程,而是不想去了解并学习。他们认为报账不是他们的工作,不需要了解学习的,他们主要的任务是教书育人。而有些教职工思想上不重视,不理解报账制度,也不咨询财务人员,就自认为报账是一件极其困难的事情,认为报账审核程序太多了,有点复杂。业务完成后,报账时需要找领导签字太多了,同时认为财务人员对材料审核太严格,对材料不齐全的单子,强行要求财务人员收下材料,并帮他解决问题并处理。报账人员这样不按照学校财务制度进行报账,给财务人员工作造成极大的压力。

(四)财务部门信息传达不及时。K学院财务处核算科和资金科的信息传达不及时,核算科是协作资金科开展业务工作的。如预算下达不及时,预算有变更时,不告知核算科,核算科在审核报账流程时是很被动的,如:业务已经正常处理结束,预算经费也是足够的,而资金科减少这个项目的预算,导致这个项目预算是超支的,减少预算了也不告知核算科，类似这些问题经常会发生,内部信息传达不及时,会造成核算时出现很多大大小小的问题,而这些问题是可以避免的。虽然建立了共享文件,但很多时候共享文件是不同步更新的,信息滞后。这样信息传达不及时，导致财务人员在跟教师对接工作上存在出入。

三、K学院财务报账流程的优化路径

(一)科研经费报销应设置专门联络员。针对学科带头人、科研团队等研究工作复杂性、时间紧迫、任务量大,应该对科研经费报销这块业务设置专门的联络员,他们专门负责对接各个学院立项的科研项目经费的预算编制,及各种费用开支报销等一系列工作,这样科研项目经费报账一目了然,与财务人员沟通顺畅,能更好更快地完成科研业务报销工作,这样可以大大减少重重复复出现的各种小问题,也减少大家的时间,大大提高了科研报销工作效率。学科带头人或者科研团队负责人对自己的科研经费使用情况更加清晰明了,对每项经费开支更好把握,能做到开支节流。

(二)推行使用公务卡。按照国家政策,事业单位公务出行应该推行使用公务卡消费,公务卡消费是财政部门与银行机构共同协作的新时代的产物,使用公务卡消费结算简便、快捷、高效,对公务出行消费不需要自己掏腰包垫支。K学院财务处也制订了公务卡管理制度,规定使用范围及在金额多少的情况下使用公务卡。财务处可以通过多种渠道进行推行使用公务卡的宣传,如财务处网站、QQ工作群、宣传手册等、或者组织全校报账人统一学习,各个报账人学习后,确保对本部门所有人及时传达内容,传达财务精神。制作财务公务卡使用范围手册给全校各个部门,让每个人都知道使用公务卡的重要性。使用公务卡消费结算可以减少一些弊端,让他们从本质上转变观念,养成良好的用卡氛围。同时还需要多跟各个部门交流一下心得体会,碰到的问题能及时提出并及时处理,这样可以大大提高财务报账工作效率和质量。

(三)宣传财务报账流程并对相应的制度上墙。财务处可以制作报账手册,下发给每个学院(部门)办公室主任,让他们分发到每个人手中。财务处应该定时召集每个学院或者部门负责报账的工作人员进行培训,将报账的流程详细地讲解一遍,让他们熟悉流程,回去后可以好好指导本部门需要报账的人,这样就可以大大减少大家的工作量,保证工作更顺利进行。同时,财务处可以在自己部门网址中宣传国家新政策,财务处制订的新的规章制度,也可以在已建立的工作群,及时宣传各种新政策,报账的一些新内容。在平时工作中,收集报账人员反馈的问题,定期在工作群里对问题进行解答,对各种问题也可以编辑成文字,做成文件上传到群里,供每个人参考,就不用对出现同样的问题再花时间去解答了,都节省了大家的宝贵时间。报账人员也要积极主动地学习财务相关的必备知识,碰到问题积极主动地跟财务人员沟通交流,有效解决报销过程中出现的问题。财务处对最新制度做了简要的流程图并上墙,以供教职工参考。财务处应该定期派人走访一些学院或者机关部门,了解他们对报账过程碰到哪些问题,需要财务部门解决的,相互交流心得,同时传达财务精神、宣传财务政策、反馈财务问题。

(四)财务部门信息及时传达。信息时代下,沟通呈现多样化趋势。财务部门内部信息应该及时传达,不及时传达,导致前台工作滞后,与教职工沟通报账事宜不及时并不准确,财务处应该建立部门内部的微信群、QQ群或者OA等沟通工具告知,让大家及时掌握预算、制度等变化情况,这样,接到报账人的单子时能正确及时的处理,不浪费报账人的时间。财务处每周一三五下午时间是不对外办公的,可以利用这些时间组织部门开会,传达相应的信息,这样大家的工作更顺心顺畅。

四、结语

总而言之,在新时代下,财务人员要不断提高自己的专业知识及业务能力,解决教职工报账难的问题。本文分析了K学院财务报账难的问题并提出了有效举措。得出以下结论：对科研项目报账设置专门的联络员、积极推行公务卡结算、多渠道宣传财务报账流程及相关财务制度和知识、财务部门信息及时传达和分享。财务报账是高校财务的一项基础性工作,财务报账工作效率和质量直接影响到了高校财务管理水平。在信息化时代里,对高校财务报账工作也提出了更高的要求,要想提高财务报账工作效率和质量,避免假报账、乱报账的行为发生,高校就必须优化财务报账流程,严格按照流程和规章制度来办事,同时加强财务报账的监管,加大财务报账的信息化建设,促进财务报账工作的高效开展,降低高校财务管理压力,使高校财务工作更加清晰透明。同时，财务人员需要定时出去培训学习，增强专业知识，提升业务能力，更好地解决教职工报账难的问题，让教职工更好更快地办理好报账手续,优化报账流程,提升高校财务报账效率和质量。