新形势下事业单位电子档案管理存在的问题及对策

高雪莹

摘要：在全新的历史时期，我国档案管理工作逐渐从传统的管理模式向信息化管理模式转变。电子档案管理是一个新兴的领域，可借鉴的经验不多，因此，在日常的电子档案管理中不可避免会出现许多传统档案管理没有的问题。本文结合工作实际，通过分析在电子档案管理工作中存在的问题，提出行之有效的解决对策。

关键词：事业单位;电子档案管理

中图分类号：G4 文献标识码：A

引言

作为一项重要凭据，档案资料记载着不同主体在不同阶段的各类型信息，具有不可替代的作用。事业单位是我国社会经济发展中的一类重要主体，在运行过程中产生了大量的档案资源，随着信息化时代的全面到来，事业单位档案管理必然走向电子化发展道路。就目前而言，事业单位急需做好电子档案的归档工作，不断强化档案的信息化建设并及时优化调整，在提高档案管理工作效率的同时确保档案信息资源的合理配置。

一、电子档案的优势

与传统的纸质档案管理相比，电子档案管理能够有效缩减管理过程当中的人、财、物的成本。首先，可节约大量的空间。据了解，很多单位在最初的建设规划中，并没有设置独立的档案库房，档案一般存放于办公室内的柜子。随着国家对档案的重视，为了档案的安全，要求各单位必须配备专用的档案库房，并且要求档案库房、阅览室、办公用房分开。很多单位空间局促，电子档案则可以规避由于空间不足给带来的问题。其次，可有效减少成本开支。档案库房的配置要求比一般的办公用房要高，必须符合国家对于档案库房建设的相关要求，在设施的配置上，必须符合“八防”要求，配置各种安全设施。在大数据信息化发展的背景下，不断优化电子信息档案管理可以提高员工的整体素质和工作效率，推动事业单位管理现代化。电子信息管理在企事业单位的应用，可以及时、高效地检查文件，实现对丢失文件的快速补充。此外，电子档案管理水平的不断提高，使企事业单位的档案管理实现了计算机的统一标准化，提高了智能化管理水平，為各项任务的具体实施打下了良好的基础，促进了企事业单位管理的科学化、规范化发展。

二、新形势下电子档案管理存在的问题

2.1缺乏明确的归档程序

考虑到事业单位的特殊性质，在实施电子档案归档管理时务必要保证档案资源能够精准到位地进行归档。而当前事业单位电子档案归档管理工作中最普遍的问题就是归档程序不明确，导致具有重要价值的档案信息不能被正确归档。事实上，借助计算机对电子档案进行归档是建立在对档案信息进行严格筛查以及合理分类的基础上，如果没有明确的归档程序，计算机在搜索档案信息时必然会陷入低效的状态，同时也影响到档案信息的准确性，这样就违背了建立电子档案的初衷。良好的归档程序还要考虑存储载体的问题，这是因为电子档案归档管理工作所涉及的档案信息大都是需要保密的文件资料，普通的计算机硬盘在安全性上无法保障，很容易出现信息泄露，为此一定要具备安全高效的存储载体。

2.2信息化技术应用问题

全面事业单位的人事档案管理在向电子信息化管理方面转型的时候，其实是存在较多问题的，虽然小有成就，但是其管理并没有落到实处。究其根源，还是事业单位在展开人事档案管理的时候，信息化程度并不够深，信息化技术的使用并不够全面，部分人事档案管理仍旧处于人工操作模式。并且有些事业单位虽然配备了相关的信息化管理机器，但是在实际工作的时候并没有应用，只是为了应付上级的检查。还有一些事业单位在展开信息化档案管理的时候，不注重优化管理软件功能，这样也会直接影响人事档案工作的效率和质量。。

3、新形势下事业单位电子档案管理对策

3.1实现档案系统与电子政务系统衔接

据了解，大部分事业单位的电子政务系统和档案部门的档案信息系统是分开建设的，而且电子政务系统要早于档案信息系统，最初建设电子政务系统是为了方便办理公文，没有考虑到电子文件的整理归档问题，因此早期的电子文件基本上已经丢失，无法保证电子档案的齐全和完整。笔者建议在建设电子公文系统的同时，要充分考虑到与档案信息系统的衔接问题。笔者所在的单位，已经实现了电子公文系统与档案信息系统的高度融合。每个人将自己办结的文件经过初步鉴定后及时归入预归档库 （中间库），档案管理人员对在预归档库里的电子文件进行二次鉴定后，补充完整电子文件的相关信息，赋予符合要求的电子档号后，可直接形成电子档案。因此，通过两个系统的互相联接，可实现在线归档，在线查阅，通过对每个人的角色权限、对每份文件的权限设置，可实现对每一份档案的有效安全利用，最大程度上保证档案信息的安全。系统的建设和使用，不仅能提高档案工作效率，也实现了档案资源共享和档案的快速利用[2]。

3.2优化会计档案电子化的环

境针对会计档案电子化对环境的要求较高这一点，相关事业单位应在预算范围内采取对应的改进措施。新的《会计档案管理办法》将原规定的会计凭证管理期限从原来的15年调整到现在的30年;已经到保管期限15年的档案，按照新规定经鉴定予以继续保管的，要继续保管15年。保管年限的增加，意味着对保管的要求需要更加严格。首先，需要选择一个适宜存放电子存储设备的档案室，保证存储环境防火防潮的同时，还要防磁，避免阳光直射，造成电子数据毁损等;其次，尽可能购买优质磁盘或者其他质量比较好的存储装备作为介质，将备份数据与正常存储数据分开放置并妥善保存。电子档案要按照顺序分门别类摆放在特定防护的存储柜中，防止发生双套数据全部丢失或者毁损等难以补救的风险。最后，定期和不定期地对存储电子档案进行抽查，对电脑进行软件升级和病毒查杀，不断升级防火墙和数据库，尽量从源头上防止电子数据档案的丢失和盗取[2]。

结束语

将电子信息技术应用于事业单位的档案管理工作，是新时代办公改革的必然趋势。对于事业单位而言，必须要保证在新形势的发展背景下，通过建设档案信息系统、保护电子档案安全、优化电子档案管理方法和提高信息化水平等方式，实现电子档案管理的快速发展，全面提升我国档案管理水平[3]。

参考文献

[1]杨会.新形势下事业单位电子档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外，2020（33）：31-32.

[2]张瀚文.浅谈新形势下事业单位会计档案电子化存在的问题及解决措施[J].纳税，2020，15（33）：129-130.

[3]胡妍妍.机关事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].城建档案，2020（09）：99-100.