优化房地产档案管理的对策分析

韩娟

【摘要】随着社会经济的不断发展，人们生活水平与质量的不断提高，促进了房地产行业的飞速发展，其衍生的房地产档案对行业的长远发展有着重要意义。但目前房地产档案管理中还存在些许问题和不足，房地产企业及人员应当转变自身的管理手段，顺应时代的发展，分析目前档案管理中存在的问题，进而找出针对性的解决措施，不断完善管理工作与管理水平，促进房地产行业档案管理稳定发展。

【关键词】房地产;档案管理;对策分析【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.

由于国家建筑行业的迅猛发展，使房地产行业迎来了巨大的发展机遇与挑战。随着国家进一步规范房地产行业，房地产档案的重要性也得到凸显。目前，我国房地产行业管理人员对档案管理重视程度不一，档案管理中还存在各种问题，需要引起相关从业人员的重视与思考，需要针对性的制定方针政策，研究解决措施，优化目前档案管理中的问题，为行业发展提供支撑。

1、目前房地产档案管理中存在的问题

1.1档案管理安全性不高

房地产档案对整个行业发展起着重要作用，档案的安全性尤其重要。虽然我国房地产项目档案管理的保护措施较为完善，但还是存在库房监控设备不足，安全设施存在隐患等问题，目前房地产档案大多为纸质档案，面对自然灾害特别是水灾、火灾的应对措施不足，容易造成无法弥补的后果^[1]。另外，随着大力发展电子信息技术，电子文件大量产生，电子档案的安全管理工作，给我们提出了更高的要求，增加了新的课题，面对新的挑战。

1.2档案管理模式落后

因为房地产行业经历了比较漫长的发展时期，所以在档案管理的过程中，时间跨度比较大，档案的管理形式和手段较为落后，无法顺应当前时代的发展。目前房地产项目档案主要是图表、文字的纸质档案，传统纸质档案保存质量受到的影响因素较多，相比其他现代化技术而言，目前我国房地产档案管理在电子信息化方面发展相对落后，部分房地产管理人员没有配备相应的硬件和软件，在电子信息设备不完善的情况下，房地产工作人员仍然采取传统的方式来进行信息的记录和搜集，不仅增大了工作量，还无法确保信息的准确性，对档案管理工作的发展非常不利，尤其伴随着目前信息化、数字化时代的发展，信息技术普及在人们的生活与工作中，档案管理部门需要将逐渐积累下来的档案资料进行重新整理，工作强度比较高，面对这样的工作内容，仅仅依靠档案管理部门是无法完成与实现的，成为限制房地产行业档案管理工作发展的关键原因^[2]。

1.3档案构成形式过于传统

站在专业的角度进行分析，一套合格的房地产档案中需要包括的内容有：重要的文字说明、大量的图表、图片、音频以及视频等资料。因此，伴随着房地产行业的不断发展与进步，行政管理部门也提高了房地产档案管理的标准与质量要求。目前的档案形式过于陈旧，并不能满足各方面工作的需求。因此房地产档案需要向数字化与网络化存储进行转变。这是一项艰巨的任务，需要系统的规划，同时还需要充足的物力与人力支持，从制度以及人员等各个方面作为着手点，详细分析目前工作中存在的问题，进而有效的改善与优化^[3]。

1.4档案管理人员的专业水平参差不齐

档案管理人员在档案管理工作中是具体的操作人员，人员的专业性与整体素养将会直接影响档案管理的质量与效果，房地产档案管理工作具有较高的专业性与系统化的特点，不但要求档案管理人员具有耐心、仔细和严谨的工作态度，还应具备较熟练的计算机应用水平和档案专业知识。目前，我国档案专业管理人员在文化程度、理论水平、专业能力等方面参差不齐，部分人员专业知识老化、思想观念和管理水平跟不上时代发展，这一现状严重制约了档案工作的创新与发展。

2、优化房地产档案管理的有效策略

2.1创建完善的房地产档案管理制度

创建更加全面的档案管理制度能够为档案管理工作开展奠定一定的基础。第一步就是创建与健全房地产档案管理机制，保证档案管理工作开展具有较高的规范性，清楚的掌握档案管理工作开展步骤。通过机制创建，在档案管理过程中全面发挥引导、制约与监管作用。在社会经济新常态下，档案管理部门还应该创建完善的体系，类似档案管理人员职责标准、档案库房存储须知、档案查询应用技术、档案立卷归档流程等岗位责任制度等规范。同时兼顾房地产的实物档案与电子档案，严格按照档案制度执行，保证档案资料集中完善，与档案管理标准相符。

此外，房地产档案存在着时间跨度大、保存年份长的特点.并且每个历史时期的档案构成要件和要求大相徑庭，进而导致档案资料的标准没有统一。因此应当注重对档案进行规范化的整理，尤其是一些被历史遗留下来的房地产档案资料应当进行大规模的整理规范，需要与当前档案管理标准对比，对于存在问题的地方进行优化，如果其中缺少文字或者视频等资料，应当转达相关企业或部门尽快补齐，未雨绸缪的做好档案管理基础工作。

2.2完善房地产档案管理环境

随着房地产行业的发展，以及国家对房地产行业管理力度的增强，在房地产档案管理过程中，要保证对应的工作人员秉承法治化、规范化与科学化的总体目标。

（1）提高对房地产档案管理的重视程度。在房地产行业中进行档案管理的过程中需要依照当地城建档案馆的规定来开展工作。相关企业或部门需要拿出对应的资金建立标准的档案库房，为档案储存提供安全场所，提升档案管理的安全性^[4]。同时，加强房地产行业对档案管理的重视，增强归档意识，全面收集档案信息，重视档案管理风险。

（2）构建高素质、高技能、高水平的档案人员队伍。首先，注重对档案人员信息化技术知识以及专业能力的培养。需要企业增强对档案工作的重视，增加档案专项资金投入，广招高素质档案管理人才;其次，构建相应的培训体系。对档案管理人员进行定期的培训，提升管理人员的技术水平和专业技能，强化管理人员的文化素养和道德品质，使其能够端正工作态度，认真对待档案管理工作，提高工作质量^[5];最后，档案人员要注重个人自身的努力。不能安于现状，不能满足于已获取的知识而缺乏继续学习应用的动力，要紧跟时代和行业技术发展，在接受新的技能后，要懂得消化转换，把理论和实际工作有机结合，不断学习，注重积累。

2.3加快房地产档案管理数字化转型进程

随着社会经济的不断發展，以及“互联网+”的背景下，信息技术逐渐应用在人们生活和工作、学习的方方面面，人们已经习惯了信息技术带来的便利和高效。科技的发展和时代的更新要求我们选择最新的档案管理形式和手段，建立档案管理信息系统，加快房地产档案的数字化建设。作为档案管理工作人员，也应当不断提升自身的现代化服务水平，其首要任务就是促进档案信息资源的信息化和电子化。因此房地产档案管理需要顺应时代的发展，迎接时代带来的机遇与挑战。下面将从几个方面进行分析：

（1）加大数字化管理力度。通过建立数字化档案查询系统和网络查询平台，将历史遗留下来的档案分批次、分阶段的上传到网络平台，供使用者查询与使用。同时，在新的房地产档案形成过程中，可以全部利用数字化方式完成对档案的采集与管理。但是在档案资料的转化过程中，档案管理的工作人员要注重针对涉及到企业和国家涉密内容进行加密处理^[5]。

（2）加强档案的数字化采集。使前期基础性工作顺利完成的情况下，需要对大量的文本档案资料进行数字化采集，实现将文字资料全部转化为数字资料的形式，同时在房地产公司建立对应的电子档案数据库。使用户能够通过计算机查找到所有档案资料，从而能够有效的减少档案资源的存储地点，同时，还能确保档案资料的真实性和完整性。

（3）加强信息设备建设。通过对档案进行转化，不仅提升了档案信息的利用率，还实现了对档案信息的快速、精准查找和检索。所以，必须加强对档案基础设施设备的建设，加大资金投入和政策支持，从而为档案信息管理提供有利的基础条件，促进档案管理的进一步发展。

（4）提高对纸质档案的保存力度。档案的数字化能有效减少纸质档案的利用率，延长纸质档案的使用寿命。但是，虽然已经将纸质档案完成了数字化转型，实现了使用及管理上的快捷性，但是网络也具有安全风险，一旦出现病毒等情况，将会导致档案受到破坏或者出现遗失现象。所以不但要加强数字档案的管理，提高其安全防御系统，还应当加强纸质档案的管理与保存，定期对纸质档案的安全性进行检查与评估，有助于发现问题，并且及时得到妥善解决，进而实现对纸质档案与电子档案的双保险工作^[6]。

运用“互联网+”进行房地产档案管理的具体价值，一是它是影响社会发展的重要因素，更深层含义是社会知识存在的保留方式，二是房地产在进行文化建设的成果证明，是高科技信息和网络环境中提炼出的宝贵财富，科技只有在信息化的实践活动中才能发挥其自身的力量。

结语：

根据上述内容叙述，房地产档案管理工作对行业的持续发展起着关键作用。为进一步强化房地产档案管理，需要档案管理部门积极运用现代化、信息化和规范化管理手段，勇于创新管理方式，完善档案管理办法，更好地服务于房地产行业发展。同时，高素质复合型档案人才是时代的呼唤，要保持与时代发展同步，注重人才培养，推动档案事业可持续发展。

参考文献：

[1]罗晓蔚.新时期房地产档案管理的特点及对策研究[J].房地产世界，2021（16）：135-137.

[2]张婉喻.房地产企业档案管理工作存在的问题及对策[J].陕西档案，2021（04）：34-35.

[3]许桢桢.信息网络平台在房地产档案管理中的应用探讨[J].城建档案，2021（06）：34-35.

[4]徐建华.数字化技术在房地产档案分类管理中的应用[J].城建档案，2021（06）：30-31.

[5]徐建华.房地产档案管理信息化的意义及改进策略[J].兰台内外，2021（17）：10-12.

[6]李永路.房地产档案管理存在的问题及对策分析[J].中外企业家，2018（36）：117.