建立文书档案数字化管理模式的必要性

徐珊珊

摘要：随着互联网技术、大数据及云计算技术的快速发展，办公自动化水平不断提高，而文书档案整理归档作为一项重要内容，也开始受到档案管理部门的重视。大数据、区块链等信息技术的不断发展，为文书档案数字化管理提供了坚实的技术支撑。然而当前文书档案管理对于信息技术的应用尚处于初级阶段，无法充分发挥数字化管理的优势和作用。文书档案是由专职档案员、办公人员，对涉及的不同类别、不同重要等级档案进行管理，通过借助于大数据网络技术、办公自动化系统，进行多元档案信息的搜集、处理、共享与存储，可以在推进数字化档案管理的同时，提高文书档案整理、归档效率和质量。

关键词：数字时代;文书档案管理;管理模式;问题

《“十四五”全国档案事业发展规划》中指出，要积极面对档案信息资源多样化的趋势，加快数字信息资源转型，并对文书档案数字化建设提出了新的要求。档案数字资源虽然突破了空间、时间的限制，便于共享和检索，但是存在易被篡改的问题，这就需要提高管理技术水平。因此，数字化管理面临着一系列的挑战。数字化新时代的到来，文书档案管理活动需要注入新的管理理念。根据目前文书档案管理存在的各种问题，需要对大数据和云计算加以充分利用来有效规避存在的不同问题，通过对现代科学技术的利用，不但能够快速地查询各种数据，还能够使各项数据具备完善性。不仅能够使问题得到妥善解决，还可以从本质上提升文书档案管理质量，从而使能够更好地提升服务

质量。

一、数字时代文书档案管理工作的现实意义

（一）有利于进一步减少文书档案管理成本

现阶段，随着时间推移以及工作推进，机关单位文书档案的数量和种类不断增加。与此相矛盾的是许多机关单位并没有充足的档案室为文书档案管理工作提供充足的空间。同时，一味强调档案室空间的扩大，势必会导致文书档案管理成本的增加。为此，立足于数字化时代的特点，将信息技术应用至文书档案管理领域，及时对文书档案进行数字化处理，能够有效减少机关单位档案所占用的空间，进一步推进电子化办公、无纸化办公，确保文书档案管理工作可持续化发展[1]。

（二）有利于加快文书档案管理工作转型升级

传统纸质化管理模式中，文书档案主要以纸质文件的形式呈现，难以实现一站式管理、开发以及利用的目标。该种管理模式下，不仅无法提升文书档案管理效益，而且还会导致文书档案管理系统性、科学性以及全面性不足。为了降低文书档案管理难度、检索难度和利用难度，增强管理质量，就必须要立足于“互联网+”时代的基本特点，充分将信息技术应用其中。一方面，借助互联网终端的文书档案管理系统，可以快速便捷地对文书档案进行分类，直接浏览相应的文书档案目录，构建文书档案数据库，便于后期对文书档案进行开发与利用;另一方面，从信息化的角度对文书档案进行管理，可以提升文书档案编目、鉴定、保管效率，打破时间、空间层面的传输壁垒，实现一站式管理、开发以及利用的目标。总而言之，数字时代，必须把握信息技术的特点，抓住时代发展机遇，推动文书档案管理工作转型

升级。

（三）提高文书档案开发利用与管理效率

文书档案资料的鉴定、整理和归档，主要在Word、Excel等电子软件管理的基础上，利用多种大数据技术、云计算服务平台，进行多种文书資源的电子化建设。例如，通过文书档案电子化转换、电子档案目录的建立，打破时间、空间与地域的限制，由领导、管理人员共同参与，展开不同部门文书档案资源、功能服务的提供与管理。在网络的支持下，根据不同主体对文书档案的利用需求，进行档案管理系统建设、资源服务提供，从而提升文书档案开发利用与管理效率。

二、数字时代下文书档案管理存在的各种问题

（一）文书档案数字化建设不规范

文书档案具有重要的价值，其是否具备全面性、系统性、准确性、完整性以及真实性，将会直接影响后期的利用。然而，当前部分机关单位文书档案数字化建设不规范，后期存在重复加工、重复处理的现象。之所以出现这种情况，主要是因为数字档案在立卷归档、管理责任落实、管理标准等方面存在漏洞。一是数字档案立卷归档不科学，严重影响信息化建设的质量。一方面，OA办公系统、文书档案管理系统之间仍未实现数据关联，部分已经在OA办公系统中的电子文件无法同步传输至文书档案管理系统当中，影响了立卷归档的效率;另一方面，部分业务部门没有及时将线上终端的电子文件移送转交至档案管理部门。二是管理责任落实不力。部分机关单位尚未将文书档案数字化建设工作的责任落实到具体的各个业务部门、工作人员，整体缺乏责任意识、规范意识。三是文书档案数字化建设的标准不明确。部分机关单位建章立制工作滞后，缺乏明确的工作思路，导致数字化建设的流程、内容、分工、目标较为模糊[2]。

（二）文书档案数字化缓慢

相较于发达国家，我国信息技术在文书档案领域的应用较晚，部分机关单位的管理理念也没有相应转变。典型表现在，文书档案数字化转化工作缓慢，许多文书档案仍然以纸质化的形式呈现，无法应用相关的软件和技术对文书档案进行处理，难以适应数字时代的发展趋势。缺乏可利用的高效设备和软件，难以朝着信息化、现代化的方向转型。部分机关单位尚未采购并配备高速扫描仪、高拍仪、微缩相机等硬件设施以及文件格式转化软件。在这种环境下，纸质类文书档案转化为数字类文书档案的效率不高。人手不足的问题突出。近年来，各个机关单位文书档案资料的数量激增。然而，部分机关单位文书档案管理人员的数量却没有相应增加。如何在处理存量的基础上，对增加的纸质文书档案进行数字化转化，是困扰着文书档案管理人员的难题。

（三）技术把控程度低

文书档案信息化管理以数字信息技术为支撑，若数字信息技术手段融入率偏低，则会对文书档案信息化管理的落实进程与运行质量产生不良影响。目前，部分单位存在信息技术利用率偏低的问题，具体表现为：办公系统、公文系统以及档案管理系统间存在连贯性较弱的情况，使得数据信息共享性偏弱，进而影响“文书档案一体化”文书档案信息化管理系统的工作效率;云共享技术应用度偏低，部分单位并未及时采购云存储空间，使得文书档案共享建设处于滞后状态;大数据应用率偏低，主要是指部分档案管理人员在数据挖掘与查找上效率较低，难以适应文书档案信息化管理的实际要求[3]。

（四）管理理念有待更新

文书档案管理根据时代的发展必须要做出适当性的调整，然而目前大多数机关文书档案管理人员故步自封，对新的管理理念置之不理，在实际工作中依然沿用传统管理理念，造成电子文书档案管理不能发挥自身应有的作用，主要体现在以下几点：（1）未构建全面性的文书档案管理信息系统;（2）信息化管理技术掌握不全;（3）对文书档案数据安全缺乏足够的重视等等。这部分问题的存在对机关文书档案管理活动的有效展开产生了不良影响[4]。

（五）文书档案工作制度不完善

文书档案工作制度存在漏洞，档案工作人员无法做到有据可依、有章可循，一定程度上影响到文书档案工作流程精细化水平。文书档案工作制度的针对性不强，内容较为宏观，没有着眼于单位实际情况，缺乏具体实施细则，无法有效应用到档案工作的各个环节中。绩效考核与责任落实等制度内容过于表象化，没有重点围绕“档案规范化、档案精细化、档案创新化”的要求优化制度内容。

（六）尚未形成全覆盖的文书档案管理体系

现阶段，部分机关单位尚未意识到文书档案工作治理能力现代化转型的必要性，存在档案管理机制单一化、条块分割化的问题。表现为部分单位分管领导对于文书档案工作的重视度不足，在人、财、物等资源统筹和协调上没有下足功夫，导致文书档案工作边缘化。不断增加的文书档案数量与档案队伍建设不成正比。例如，文书档案工作人员的数量不足，专业素质与时代发展、管理需求不匹配。文书资料形成部門对文书档案工作的支持力度不足，影响立卷归档等工作[5]。

（七）文书档案数字化建设的安全系数低

网络终端存在各种非法程序以及病毒入侵，为文书档案管理工作带来威胁。然而，部分机关单位过于强调对文书档案的利用，忽视从安全角度对文书档案进行管理，导致安全保障工作滞后。一方面，技术手段以及管理措施不科学，既没有对文书档案数据库进行加密管理，也没有采用数字水印、数字密钥技术对文书档案本身进行加密;另一方面，文书档案备份工作滞后，文书档案被非法加密后难以恢复正常工作。

（八）文书档案整理归档机制落实不到位

当前文书档案整理、归档的工作制度，主要针对纸质化文书内容，进行文书工作人员、档案管理人员职责的分工，对现有的纸质化、图片或卡片化文书档案资源，做全方位的扫描、录入与管理。但在文书档案整理、归档执行过程中，部分管理主体缺乏对海量文书档案数据信息展开深层次挖掘、处理分析的主动性，对办公自动化系统的使用，也由于自身基础理论知识、专业技术能力的不达标，使日常行政文书档案、教育文书档案，以及涉及内部机密档案文件的管理，出现档案管理工作落实不到位、重保管轻利用的问题[6]。

三、新形势下文书档案管理工作转型的对策

（一）理顺档案管理机制，实现工作体系全覆盖

要探索建立文书档案“四级管理”模式，搭建分管领导负责统筹、文书档案工作人员负责落实、兼职档案员负责配合的工作体系，确保管理梯队完善、单位高度重视、工作职责清晰。一是单位分管领导负责人员配备、经费设施、制度修编、责任落实、绩效考核等工作，协调好文书档案工作人员与其他部门之间的关系，为文书档案工作开展创造有利条件。二是单位要结合文书档案工作量、工作难度、工作要求，配备一定数量的工作人员，并开展持续性的专业培训，打造复合型的专职档案人员队伍。三是文书资料形成部门要设置兼职档案员，负责本部门文书资料的收集、审核工作，及时移交文书档案工作人员，形成全员参与的档案工作格局，最大限度地保障文书档案工作质量。

（二）加快文书档案工作数字化转型，实现技术赋能目标

一是要加快传统载体档案数字化进程，对纸质文书档案进行扫描处理，进一步扩大单位电子档案管理的覆盖面。二是要探索建立数字档案室，尝试将大数据技术、区块链技术、云共享技术、云储存技术应用到文书档案工作中。一方面，依托数据链条打通文书档案管理系统壁垒，协同办公系统及其他信息管理平台，继续深化文书档案线上“一站式”管理、开发、利用工作，加快数据传输、数据共享的步伐。另一方面，依托新型技术打造文书档案数据库，缩短检索查阅时间，为单位各项工作提供快捷的信息支持[7]。

（三）织牢文书档案安全管理网，保障档案价值

为了更好地保障文书档案原始性、真实性和准确性，发挥文书档案决策参考、信息凭证价值。一是要强化网络安全。机关单位可以通过防火墙、杀毒软件、区块链、数字加密、数字签名、云加密技术对机关单位网络、数字文书档案、文书档案管理系统以及文书档案数据库进行加密处理，并查杀病毒、木马程序、黑客程序、恶意插件等相关病毒和非法程序。同时，要明确涉密文书档案的访问权限、访问层级，从事前角度做好安全管控。二是要做好文书档案备份工作。机关单位可以租借或者购置相应的云储存终端，依托于云端系统对文书档案进行封闭式备份，建立可容纳海量文书档案的备份数据库，便于从事后角度做好安全防范工作。

（四）推动文书档案数字化建设，为后期管理工作奠定基础

未来，随着信息技术的进一步发展，文书档案势必会朝着全面数字化、网络化的方向发展。为此，机关单位必须深入推进文书档案数字化建设，及时将纸质档案进行转化，为后续的管理和利用工作创造有利条件。一是要配备和更新可供利用的高效设备和软件，优化管理环境。具体而言，可以结合文书档案管理难度、管理数量以及管理需求来采购相应大型扫描仪器、高拍仪、微缩相机等硬件设施以及文件格式转化软件，对纸质类文书档案进行扫描，并转化为可供便利存储、利用的格式。二是可以通过招聘专业兼职人员来缓解文书档案管理压力，推进文书档案数字化转化工作的进程。

（五）设定完善的文书档案

各项标准在现阶段文书档案发展背景中展开文书档案管理要注重遵循相关章程，制定明确的规定要求。各项管控活动要基于规定标准执行操作，这样才能保障文书档案管理规范化、科学化发展。现阶段我国针对文书档案管理制定的法律法规主要有保密法、档案法、归档文件整理规则等。各项法律法规制定实施能保障文书管理人员规范化开展文书档案管理活动。在当前信息化时代环境中，在加速文书档案建设发展中。要注重基于单位内部发展现状，构建相对完善的文书档案理论系统。基于现有力量体系促使管理人员开展各项实践活动，保障文书档案理论体系能有效适应自身档案文书档案工作要求。此外，在文书档案发展背景中，相关部门管理人员还要制定完善的档案技术标准。要在确定员工各项职责基础上，积极研究各类公文编辑、档案管理兼容性较高的操作系统。此项系统应用中要注重规范化遵循网络技术、数据库技术、信息存储技术各项标准要求。通过此类系统规范化运用能便于文书档案管理人员掌握各项操作步骤要求，掌握好文书档案安全性以及通用性。相关管理部门要注重遵循实践指导、学术先行基本原则，在理论以及实践阶段要注重组建更为完善的文书档案一体化管理模式，在实践探究中提升信息化建设成效[8]。

（六）加强文书档案整理归档的软硬件建设

大数据时代文书档案的数字化管理，要引入大数据挖掘技术、网络云计算服务平台等，对单一化、纸质化文书档案的管理模式进行创新。例如，对于文书档案的电子化建设过程中，应增加自动扫描仪、OCR字符识别仪、广角数字照相机等系统硬件，以及OA办公自动化系统软件。对涉及的海量OA数据信息、非OA数据信息，进行全方位的搜集、批量自动分发、申请归档和在线审核，保证从收集、鉴定、分类、归档到存储整个流程的系统化、自动化发展，以此为校内文书档案数字化建设与管理提供保障。

四、结束语

数字化时代的到来使各项工作都发生了明显的变化，对机关文书档案管理而言，不仅是提供了全新的管理视角，还有效地实现了管理模式的创新。作为机关文书档案管理人员，必须要根据时代的发展作出对应的调整，将先进技术应用到文书档案管理工作中，从而全面提升机关单位文书档案管理质量，促使机关能够提供更好的服务。

参考文献：

[1]刘凯.基于互联网的办公室文书档案管理探索[J].办公室业务，2020（12）：110+113.

[2]周臻君.大数据时代文书档案办公自动化的便捷与隐患[J].兰台内外，2020（02）：77-78.

[3]张蕾.浅谈档案管理和利用——档案利用工作的意义和作用[J].办公室业务，2017（01）：1.

[4]郭睿.党委办公室保密工作应突出的重点探究[J].2021（24）：100.

[5]高海燕.数字时代创新医院档案数据管理路径研究[J].山西档案，2019（06）：137-142.

[6]柏丽娜.数字时代机关文书档案管理模式的创新发展[J].卷宗，2020，10（28）：6.

[7]方黑虎，汤楠楠，马小艳.高校文书材料归档之"部门立卷"问题研究[J].兰台世界，2018（12）：3.

[8]刘玉浩.关于提升文书档案管理质量的建议[J].办公室业务，2021（11）：111-112.