提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究

何丹丹

摘要：科学技术的更新与发展使得计算机的普及率也在逐渐上升，其巨大的优势使得其在信息时代下充分发挥了重要作用，并逐渐成为各行各业获得进一步发展机遇的必备事物。对于事业单位来说，想要从根本上解决事务繁多以及庞大数据量应用问题，就应结合实际情况做好档案管理信息化建设工作，将各类信息按照顺序储存至电子文档中，以便于后期的数据整理与汇总分析。事业单位档案记录着重要的信息，在新时期背景下，事业单位能够做好档案管理工作十分重要。而随着信息化时代的迅速发展，越来越多的信息化管理手段出现在档案管理工作当中，这更好地为事业单位的档案管理工作效率提升提供了保障，笔者将立足于自身的实践工作经验，提出以下提升事业单位档案管理信息化建设的对策。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

档案是人们对社会生活的一些规律和关键要素记载后形成的文书资料，自古至今都是非常重要的文献资料之一，并在社会生活中发挥了独特的价值作用，具有历史的再现性、知识性、政治性、文化性、社会性、教育性和价值性等特点。档案管理则是通过对档案的登记、整理和存储等手段，提高了事业单位对档案管理的效率。基层事业单位的档案管理是一项重要的工作，尤其是对于一些专业技术较强的事业单位来说，对关键资料的档案管理则显得更加重要。当下在信息化和互联网的推动下，事业单位对档案管理也有了更高的要求，单一的纸质档案管理满足不了当前的需求。加快事业单位档案管理的信息化建设，既是推动档案管理的高效化转变，也是为了提高基层事业单位的管理体系和能力。

一、档案管理信息化建设的优势作用

（一）提高信息化检索效率

信息化时代的到来促进了信息技术的快速发展，同时也产生了海量的信息数据，如何快速、准确地在数据库中寻找所需的信息数据，成为档案管理工作中需重点解决的问题。通过开展档案管理信息化建设，借助信息技术能够极大程度地提升信息的检索速度，提高档案管理现代化水平。首先，档案管理信息化建设使原本的纸质档案转变为数字化档案，改变了传统人工进行检索的工作方式，保证了检索工作的准确性和及时性，能够根据所需快速获取信息。其次，可以实现批量信息同步查找。利用计算机技术，能够对相同类型的信息进行快速检索。最后，信息化检索避免了对档案造成损坏，能延长档案的使用寿命，使档案管理工作变得更加轻松便捷。

（二）有利于构建优质的档案存储环境

部分事业单位在档案管理中，仍运用传统的纸质档案管理形式，投入大量的人力、物力和精力对纸质档案进行管理，这就使纸质档案在管理和存储上存在诸多的不足。而信息化建设为档案管理工作构建了良好的环境，优化了档案存储条件，满足了现代化档案管理工作的需求。首先，信息化档案管理避免了传统纸质档案受潮、破损、遗失等问题，使档案以数字化的形式进行存储，构建了全新的档案管理系统，有效避免了外界因素的干扰。其次，信息化档案管理有效拓展了档案存储空间，只需借助计算机网络技术和档案管理软件，便可将档案存储到云空间，有效改变了传统纸质档案对空间的要求。最后，信息化档案管理有效降低了成本，使档案管理工作不再对现实环境有较强的依赖性。

二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）事业单位档案检索和使用效率不高

部分事业单位档案检索效率不高。档案检索效率与档案利用效率息息相关，如果检索效率低，势必会影响档案利用效率。之所以出现档案检索效率低的问题，就在于事业单位对档案管理重视不足，没有给档案管理部门配备足够的软硬件设施和先进的信息技术，致使档案管理工作虽然进行了信息化建设，但并没有达到预期效果，特别是很多设备很难满足现代检索技术的需要，在很大程度上降低了档案检索效率。

（二）档案管理不完善

目前事业单位的档案管理方面有所欠缺，包括管理制度不完善，档案的标准不统一，档案贮存条件不规范，档案完整性不足等。这些方面的不完善一方面体现了档案管理工作的不完善，更深层次的方面则是体现了档案管理始终没有发挥其应有的作用，最终反过来影响档案管理在事业单位中的地位和重要性，单位中的管理层对其不重视，对其的投入和管理相应的缺乏计划性，因此，事业单位的档案管理发展速度极为缓慢，信息化的引入也就此擱浅。

（三）缺乏时代性

当前，事业单位正处于改革的关键时期，但其将重点放在了其他工作上，对档案管理并没有进行深入的研究和有效的改革。同时，目前的改革机制也不是对所有事业单位档案管理都适用的。在当前社会经济新常态背景下，事业单位在发展过程中，难免存在问题和不足，而要想有效地解决这些问题，促进自身不断的发展，就必须做好档案管理工作，对保存的信息进行深入的分析，挖掘其中蕴含的有价值信息。但在实际的档案管理工作中，事业单位并没有制定出与社会发展相符的管理机制，管理模式仍较为陈旧，缺乏时代性，并没有积极引进先进的管理理念、管理方法和管理设备，最终不利于事业单位的稳定发展。

（四）事业单位档案管理制度不完善

当前部分事业单位在档案管理制度建设方面还存在一些不足，一方面，事业单位档案管理制度相对落后，很多档案管理制度已经运行了十多年，很难满足当前事业单位档案管理工作开展的具体要求。特别是在档案管理信息化建设背景下，对事业单位档案管理效率提出更高要求，但当前事业单位所运行的档案管理制度更契合传统管理模式，导致事业单位档案管理出现的新问题、新情况缺少制度依据，无章可循。另一方面，部分事业单位虽然对档案管理制度进行了调整和完善，但所作出的调整和完善只局限在某一方面，只能算是对制度的修修补补，没有对事业单位档案管理制度进行创新性的改革.

三、提高事业单位中档案管理信息化的有效措施

（一）提升档案信息化建设的关注程度

事业单位务必要了解到档案管理中信息化建设所具有的重要意义，注重档案信息化建设这个工作，增加相关资金的投入力度，学习其他单位所总结的经验，挑选适合自己单位的信息化模式，引入一些先进的技术与设备。并且，在建立档案信息化这个管理平台之后，管理机构应坚持着政务信息全面公开的原则，适当对档案相关的信息进行公开，精简档案借用与查找的手续，拓展档案能够运用的范畴，使得档案管理得以更好地被监督，进而增强档案信息所具有的真实性与精准性，提高档案的利用率。

（二）创建档案数据库强化相关知识管理

一直以来，档案学、图书馆与情报学都有着非常密切的关联，而情报学的研究是对知识展开进一步的挖掘，笔者觉得日后事业单位中档案管理的信息化建设和有关的理论知识与技能是分不开的，借助情报学有关的知识与技能来优化事业单位中档案管理信息化建设的重要基础便是创建适合自己单位的档案信息数据库，使得档案管理工作者能够借助部分现代化的技术与软件来对数据库中已有的档案资源组进一步的研究与挖掘，最后把档案管理机构创造成一个事业单位决策中心，让档案管理机构变成日后每个机构都需要的主要支撑之一，不管是日后哪个部门要做相关业务或者作出决策都可以依据档案管理机构所给予的信息，制定出最为完备的决策。

（三）构建完善的事业单位管理信息化网站系统

档案管理工作是否能够实现信息化建设决定了未来的工作持续性，也是有效推进工作深入发展的关键因素。信息时代下，作为档案管理人员应结合各个信息站点的实际情况与人们对档案的实际要求，以满足档案信息化服务要求为基础，为网站系统添加查询、借阅以及信息共享功能，从根本上提高档案管理的综合水平。构建完善的信息化网站系统的同时，也需要为事业单位与档案管理体系之间建立有效联系，实施更为符合现阶段信息应用需求的一体化管理模式。

（四）强化档案管理人员培训

作为专业的事业单位档案管理人员，定期使其接受专业化的信息培训极为关键，也是确保传统与信息化档案管理能够有效结合的重要基础。当前的部分事业单位中，纸质档案的管理模式仍然为主流，在这种情况下就应该在革新思想理念的同时对新式管理方式的应用加以引导，为推动档案管理制度的更新与改革做好铺垫。同时，在这一过程中应引入更多的信息化与科学化的技术手段，促进工作人员的整体素质的提升。

（五）实现档案信息传递网络化

事业单位应当建立自己的档案信息网站，以网页形式向人民群众提供有关档案信息和服务，开展档案信息网上咨询、查询，并实时归档和直接提供电子文件。档案网站应与本单位内部网络相连接，实现内部办公自动化系统与档案管理共享的互通。将档案管理系统整合到本单位管理信息系统中，构建一个完整的系统，以综合考虑本单位各个部门，实现资源共享，最大限度地发挥档案管理的综合效益和系统效益。通过互联网接入国家或地区档案网络，实现国家或地区档案信息档案管理信息的在线交流。信息档案网站建设要选择质量高、口碑好、技术过硬的产品，其要符合国家相关标准。

四、结束语

在国务院颁布《关于加强和改进新形势下档案工作意見》的新形势背景下，档案管理工作的改革方针倡导通过信息技术手段的利用，提升档案管理工作效率。这一文件倡导下，事业单位档案管理信息化建设大力推进展开，各种技术、新手段被应用到事业单位档案管理工作当中，这不仅极大地提高了事业单位档案管理工作质量和效率，也为事业单位档案的高效利用提供了保障。对于事业单位来说，想要从根本上解决事务繁多以及庞大数据量应用问题，就应结合实际情况做好档案管理信息化建设工作，将各类信息按照顺序储存至电子文档中，以便于后期的数据整理与汇总分析。同时由于分门别类的信息归档也使得档案管理人员想要对文档进行查询时也保证这一过程的及时性。部分具有较高价值的纸质档案也可以利用电子档案对其进行备份，从而将原始记录数据丢失所带来的影响降到最低。

参考文献：

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