教学质量评估与高校教学档案整合管理策略

文/许昌学院 张青 尚世宇

一、教学质量评估与高校教学档案建设

为确保高等教育本科教学质量的有效度，教育部顶层设计中国特色“五位一体”评估制度，建立“主体多元、形式多样、内外结合”的高等教育质量监测与评估机制，许多高校面临着国际标准的专业认证、国家级本科教学审核评估、高等教育质量监测数据采集以及按照教育部要求各省教育厅开展的专业评估等形式教学质量监测评估，同时，还包括校内周期性的内部教学水平和质量专项评估。

高校教学档案主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。具有来源的相对分散性、内容丰富性与交叉性、形成过程的周期性、种类的多样性及成套性、现实服务性等特征。高校教学档案全面展现学校的办学方针、教学特色、教学质量和综合水平，是教学评估各项观测指标的重要支撑。教学档案的管理水平直接影响各种监测评估的准确性和客观性。

二、适应多样教学质量评估的高校教学档案建设要点

国内大部分高校会在同一段时间内经历多种教学质量监测评估，例如：某一专业在准备工程教育专业认证的同时，面临省内对本专业开展的专业评估，期间学校又处在国家教育教学审核评估阶段，还有每年的10月常规性的高等教育质量监测数据采集。每一类评估都要提供相应的教学档案资料做佐证，且佐证材料的结构又不尽相同，面临如此境况，如何高效率地提供有针对性的、准确而真实的教学档案佐证材料，成为首要考虑的问题。基于问题导向，提出以下高校教学档案建设要点：

（一）完善教学档案管理制度，落实三层分级，明确规范标准，加强执行督导。目前，大部分高校教学管理实行教务处（校级）—教务办公室或教学秘书（院级）—基层教学组织（系室级）的三级管理。为保障教学档案建设的体系化，教学档案管理也应积极落实三级制度建设，以制度将具有分散性的教学档案纳入同一管理体系中。1.在国家层面，依据教育部2020年12月对“咨询高校档案管理工作规范”的反馈内容，《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)已于2019年启动修订工作，在《中华人民共和国档案法》出台后完成修订并适时发布，为各高校教学档案管理制度提供政策和法律依据。2.在学校层面，要适时适势的修订教学档案管理制度，具体落实管理职责，并明确规范标准，切实的为二级学院制定教学档案管理细则提供导向和依据。3.在院系层面，及时制定符合学校制度精神的管理细则或工作指南，在权力逐级下放的高校教学管理大背景下，打破档案管理仅停留于院级层面的壁垒，强化系、室等基层教学组织的档案管理意识，创新档案管理方式和方法，积极落实教学档案的标准化、规范化管理。同时，做好教学档案建设的专项检查和督导，加强制度执行力。

（二）重视教学档案形成阶段的信息收集工作，始于载体选择，终于数据审核。教学档案的形成阶段主要工作即是通过某一形式的载体完成教学活动信息和数据的收集，这个载体的选择和使用是该阶段工作的要点，关系着教学档案的源头质量。现以毕业设计（论文）档案管理为例，呈现载体的选择和使用，如表1所示。

表1 土木工程学院毕业设计（论文）档案形成阶段载体选择和使用

各类评估虽有侧重，但也有共性，在“毕业设计（论文）选题登记表”和“毕业设计（论文）成绩汇总表”中要覆盖多维信息，才能使该表的利用价值提升。在档案形成阶段以电子表格收集信息较为便利，基于此特点，在信息化大背景下，利用毕业设计（论文）数据平台，规范毕业设计（论文）指导过程的同时也可获得信息采集、利用和统计。

教学档案形成阶段的另一工作要点，是通过多次多级的数据审核确保信息采集真实、准确。以毕业设计（论文）信息统计为例，各位指导教师填报数据，要对填报的数据负责，系、教研室要对本专业汇总的信息审核，院系确保提交到教务处的信息准确。基于信息化的发展，很多高校以采用网上申报管理的方式来采集毕业设计（论文）信息，那么以上审核环节在各窗口角色中得以体现，其完整性、及时性、准确性就有了更大的保障。因此，充分利用高校教学档案信息化是提高高校教学档案管理效率的有效途径，也是建设的主要方向。

（三）优化教学档案整理阶段的分类管理工作，科学分类，统筹管理。在教学档案的整理阶段，按照归档范围、建立合适的类目，做好分类工作，是高校教学档案建设的重要内容。要想在多样教学质量评估中高效率完成档案支撑工作，首先，要分析各类评估的评估重点、标准、要求，熟悉各类评估支撑材料的分类和框架，分析异同、总结规律。其次，以学校要求的常规教学档案归档范围和类目为基础，结合评估的特殊要求，建立较为系统的教学档案类目。这里的系统体现在既能在日常满足常规教学档案建设的需要，又能在各类评估中，快速完成支撑材料的收集、编撰工作。同时，又符合高校教学档案管理相关制度、文件的要求。

教学档案整理阶段的组织要贯彻高校教学管理的三级管理的体系，其中二级院系在管理体系中起中控作用。由于多数档案原始记录保存于院系，并提供数据给学校教务处，所以高校教学档案的管理质量很大程度上取决于院系层面的教学档案管理质量。因此，二级学院的教学档案管理是适应多样教学质量评估的高校教学档案建设关键环节。

（四）强化教学档案应用阶段的调阅与数据分析工作，提高效率，体现价值。现实服务性是高校教学档案的特点，教学质量评估和监测是服务对象之一。教学档案形成、整理阶段工作做得扎实，才能够实现应用阶段的价值。在应用阶段有两个关键词——调阅和分析。首先，适应多样教学质量评估的高校教学档案类目是以学校常规教学活动为基础制定的存档范围和类目，不以任何一种教学质量评估支撑材料的框架为类目，只需在开展评估或监测时根据需求从各个模块中调阅相应的资料，进行整理分析，组卷编目即可。在这个过程中要想提高效率，重点在于编制一个能够适应多样教学质量评估的教学档案目录，便于提取调阅。其次，要实现其价值，一方面是对原始教学档案的调阅，另一方面是能够且便于进行信息和数据的分析，拓展便捷、准确的分析工具和路径，教学档案的数字化建设可提供支持。2021年河南省专业评估对数据采集平台进行升级，实现了可视化分析，为各大高校提供更有价值的信息，就是教学档案深入应用的实例之一。

三、高校教学档案整合管理策略

（一）“来源原则”与“事由原则”相结合。“来源原则”即按照文件的形成机构划分和管理档案。“事由原则”即按文件内容涉及的问题整理档案。“事由原则”是在“来源原则”前提下的档案整理原则。如：若二级学院为立档单位，在归档范围中“有关上一级教学工作的文件”进行归档整理时，按照“来源原则”，该类目下要整理保存来自学校教务处或更高一级的教学发文文件；按照“事由原则”要对这些文件按照问题或内容分类后按文件形成的先后顺序排列整理。在正常的教学运行中产生的档案，大部分按照教务处内部设置的职能机构对档案进行分类，执行的即是“来源原则”，例如：转专业学生档案由学籍学位科管理，二级学院建档类目可设为学籍学位类，下设最低一级类目中，即可按照“学年—学期—转专业”进行设置，当然学籍学位类目下，也会按照问题进行分类“届—毕业资格—学位授予”“学年—学期—延长修业年限”等，执行的即是“事由原则”。

若要使高校教学档案能够适应多样教学质量评估的需要，在建立教学档案类目体系时，就要遵循“来源原则”与“事由原则”相结合的整合原则，基于“来源”可以在评估监测活动中调取档案时快速圈定目标范围，基于“事由”可以快速了解某一问题的发展全貌。

（二）多维兼顾。“多维兼顾”既要兼顾常规教学管理维度，又要兼顾到多种类型评估监测维度，不能顾此失彼，要多维度考虑，并兼顾主次。常规教学管理是常态化的，而教学质量评估监测是阶段性的，日常教学档案管理是对教学活动痕迹的保留，而教学质量评估监测的档案管理是对教学质量水平的佐证。多维度考虑就是要求尽量扩大教学档案的覆盖面，特别是各种类型的教学质量评估监测中涉及的问题，这些问题和内容与教学质量水平紧密相关。兼顾主次，就是要求不要因阶段性的教学质量评估监测而打乱了常规教学档案管理体系，体系要具有稳定性、系统性，任何一种类型的教学质量评估监测所需要的档案体系都无法代替整个教学活动的全过程。

（三）多元整合。“多元整合”即要整合高校教学档案管理过程中多个关键元素或个体，建立联系，找寻相互影响的关系，促进整个管理系统的形成和有效运行。这里的关键元素或个体整合包含：制度整合、人员整合、技术整合、资源整合。高校教学档案管理相关制度要自上而下形成体系，上一级的制度为下一级的具体工作提供政策支持和导向，下一级的制度在符合上级制度的基础上，要为上一级的制度提供补充和执行细则，且标准一致，并行不悖。各层级教学档案管理的人员职责明确，设专人负责，要想达到“1+1＞2”的管理效能，各层级的教学档案管理人员在职责上要相互区分，在关系上要相互协作。技术整合即是在教学档案管理中要根据学校或院系的现实条件，尽量采用信息化、数字化等多技术手段来提高管理效率。高校教学活动是在高校多个职能部门共同的协作下完成的，因此教学档案还具备与其他档案交叉的特点，如：师资档案很多来源于人事处的管理，学生档案又涉及学生处。资源信息的共享在这个时候就尤为重要，且要考虑到数据的来源的唯一性，多次多部门统计会造成数据多源而不唯一，影响教学档案的准确性。

（四）集成式管理。集成式管理，主要是通过多种方式对相关信息资源进行综合运用，以此来实现资源要素的整合及集成。集成式管理得益于信息化技术的快速发展，大多数高校使用的“OA办公系统”“教学管理系统”就是集成化管理平台。采用集成式管理平台大大提高了部分教学档案的标准化程度，但因对其开发利用的还太少，不能彻底实现教学档案集成式管理。因此，在高校教学档案整合管理中，利用集成式的管理平台是一种手段和工具，更重要的是树立集成式管理观念，渗透于教学档案建设的各个阶段和环节，强化教学档案综合运用，以提高管理效率，实现资源优化配置。

四、结语

总之，高等教育质量的发展需要高校内部提供高质量的支持活动，这些活动重视质量的维持，以质量资源为中心开展，整合建立适应多样教学质量评估的高校教学档案体系是优化质量信息资源的有效途径。各高校的教学运行及管理实践不尽相同，需要根据国家最新的相关政策法规，因地制宜，做好高校教学档案建设工作。