谈如何提升办会能力——以国家开放大学教学业务研讨会为例

文/国家开放大学 田园

随着社会经济的快速发展，高校、企事业等单位的内部交流和外部联系更加密切，会务工作面临着新的任务和挑战。如何提供高质量、低成本的会务服务，科学有效地开展会务工作，是会议的组织者和承办者需要思考的问题。本文以国家开放大学教学业务研讨会为例，针对会务工作的具体环节，对如何提升办会能力提出一些思考和建议。

一、国家开放大学教学业务研讨会的特点

会议是指有组织、有领导地商议事情的集会，是一种目的性强、组织有序、以口头交流为主要方式的群体性多向沟通活动。学校会议的类别，按照会议规模可以分为大型会议、中型会议、小型会议；按照会议内容可分为：行政管理会议、党代会、教代会以及教学相关会议，如学术研讨会等。

（一）国家开放大学是以现代信息技术为支撑、以“互联网+”为特征，面向全国开展学历、非学历教育的新型高校。按照“两级统筹、四级办学”体制运行，即按国家、省（区、市）、市(地、州、盟)、县(区、市、旗)分级办学。办学体系立体覆盖全国城乡，由总部、45个省级分部、14个行业学院、4000多个学习中心共同组成，国家开放大学的教学业务不同于普通高校，主要依托办学体系，因而其教学业务研讨会有其特殊性。

（二）大学教学研讨会特点。国家开放大学教学业务研讨会是由总部教学科研部门主办，各分部相关教学部门负责人及相关专业教师参加的会议，是总部教师与分部教师进行经验交流与分享、教育教学改革研究、学术研讨等的重要方式之一，共同为提升开放大学的教育教学质量努力。因而，其教学业务研讨会不同于普通高校的教学相关会议，具有参与者覆盖地域广，会议目的性强，与会者参与度高等特点。

举办一场会议，会务工作总体可分为会前筹备、会中执行、会后整理三部曲，有相关规定可参考，但这些规定大多原则性较强，比较笼统，具体实践中每个会议都各有特点，遇到的问题各异，往往需要具体问题具体分析。针对国家开放大学教学业务研讨会的特点，在会务工作三部曲的实操中可以总结出一些共性方法来提升办会能力，实现高质量办会。

二、会前筹备：未雨绸缪，有备无患

会前筹备是会务工作的基础和前提，其中核心是制定会议方案，它是整场会议的“剧本”，对会议主题、会议意义、会议内容、会议时间、会议地点、注意事项、经费预算等做出明确规定。接下来是根据会议方案拟定会议通知，会议通知需要简洁易懂，突出重点，即写清楚4W：What——会议主题；Who——参会人员；Where——会议地点；When——会议时间。之后开始着手实施会前的准备工作：发放会议通知、统计参会人员情况与会场敲定会议细节等。会前筹备思考得周全一些，会议成功就有了保障，才能做到有备无患。

（一）会议地点选择要权衡。会议地点包括两个方面——城市和酒店。国家开放大学教学业务研讨会的参会人员覆盖地域广，城市的选择首先要考虑的是便捷性，即在全国范围内交通方便的，最好是火车或飞机直达的；其次要考虑与会议主题是否贴合，例如，召开行政管理专业集中教研活动，可以选择行政管理专业招生量多的地方，比如广东；召开“教师协同成长”项目研讨活动，可以选择师资力量相对薄弱的地区。酒店的选择要综合考虑环境和设施，不能太偏也不能太吵，最好是能兼顾住宿和会议室需求，既有大会议室又含3～4个小会议室方便开展小组讨论。酒店的选择可以参考既往办会的经验，建议不晚于开会前一个月确定，以留有充足的时间与酒店沟通。

（二）参会人员信息统计要细致。参会人员情况决定了会议规模，进而关系到住宿、会议室选择、餐饮等会务细节。因此，参会人员信息的收集方式、报名截止时间的选择都十分重要。现在有很多信息化方式统计参会人员报名信息，比如公众号、官网报名、邮箱等。国家开放大学是体系办学，虽然其教学业务研讨会的参会教师覆盖全国，但仍然是体系内的会议，不对外开放，所以通常更倾向于采用传统方式，即发放的会议通知里附上会议回执，参会人员通过邮件的方式反馈会议回执报名参加。报名截止时间建议不晚于会议日期前一周。

会议回执的设计十分关键，它是会务人员统计参会人员信息的重要依据。需要全而精，涵盖必要信息，精炼内容，至少包括：姓名、性别、单位（所属分部）、民族、职称/职务、联系方式、负责课程、住宿要求（单间/标间）。在统计时将这些信息作为表头，通过Excel的筛选、排序功能，可以方便地将参会人员人数、住宿安排、分部参会情况、各专业参与情况统计出来，一目了然。

（三）出发前准备要周密。出发前的准备工作分为两部分：会务方准备，酒店方准备；原则是酒店能提供的交给酒店准备，酒店不能提供的由会务人员准备，分工明确，高效办会。国家开放大学教学业务研讨会通常选择非本地的城市举办，出发前需要带什么，酒店可以提供什么，要规划周全，与酒店进行充分的沟通，切忌想当然。虽然有经验的酒店会提供基本的会议保障，但还是要跟酒店明确需求：1.会场布置：主席台、桌签、手持麦、座麦、会场后勤服务（饮用水、文具等）；2.报到大厅：签到处、会标电子屏、指引牌；3.其他需求：例如可否提供打印服务。会务方通常需要准备：会议通知、签到表、放映用笔记本电脑、翻页笔、录音笔，其他特殊需求，例如，破冰环节用的道具等。

三、会中执行：务实有序，灵活精细

在办会过程中要把握细节，做好加减法：会场布置要勤俭节约，避免铺张浪费，做好减法；会议安排要紧凑、高效、务实，做好加法。实现高质量办会，会议安排要务实有序，会场服务要灵活精细。

（一）会议安排要务实有序。国家开放大学教学业务研讨会会期为3天，包含报到日1天和正式会议2天。参会人员从全国各地于报到日当天奔赴会场，养精蓄锐，为接下来的2天会议做好准备；2天的会议期围绕主题分3个环节进行：开场发言/主题发言—分组讨论—总结发言。1.为了保证会议效果，会议安排上要紧凑、内容要务实，严格控制每个环节的时间，例如，开场发言/主题发言环节，哪些人发言、发言时长、发言主题等需要提前沟通确定；2.分组讨论环节，分几组、每组多少人、各组讨论的主题，可以参考报名情况提前规划，并根据报到当天到会情况及时调整，确保每位参会人员在讨论时都有足够的时间发言；3.总结发言环节，由各小组派代表发言即可。会议安排上各环节负责人要落实，责任到人，各司其职，例如，领导负责统筹，主持人负责控场，专人各自负责会议记录、拍照等。后勤保障、应急联络等。为方便管理，会务组可分为领导组、会场组、宣传组、后勤组、联络组。

（二）会场服务要灵活精细。会议安排决定会议的完整度，会场服务影响会议的完成度。1.会场服务要灵活。会议期间要随时关注会议进度。对于常见的突发状况，可以提前做好预案，例如，准备备用话筒，以防话筒突然失声坏掉；多准备些笔纸，以备不时之需。对于不常见的突发状况，要做好随机应变的准备；2.会场服务要精细。天下大事，必作于细，要把握好会场的细节：（1）主席台座次安排有讲究。中国传统礼仪是居中为尊，以左为尊，怎么理解呢，以左为尊是以当事人的朝向，1号人物的左位高于右位。具体如图1所示，当主席台上的人数是奇数时，1号位坐中央，其他人按先左后右、一左一右的顺序依次排列；当主席台上的人数是偶数时，1号位坐中线右侧，其他人按先左后右、一左一右的顺序依次排列，这是以左为尊的特殊表现形式，避免了主席台人数奇偶变化需要调换座椅带来的混乱感觉。（2）观众席桌签摆放有技巧，发言人放在前排方便进出，同一小组的放在一起促进认识和熟悉；（3）会场空调温度设定要注意，需本着有效、节能的原则，夏季空调温度设定不低于26度，冬季空调温度设立不高于20度；（4）其他细节：电脑断网以避免出现广告弹框、关闭电脑屏保设置以防止出现黑屏、保证录音笔翻页笔电量充足、提醒手机静音、不要频繁走动进出。

图1 主席台领导人座次排列

四、会后整理：总结归档，复盘提升

会议结束后，要做好资料整理工作，将所有会议材料，包括会议通知、会议发言材料、领导讲话、照片影像等收集起来整理归档，这既是新闻报道的素材，也是会议归档的要求。会议的筹办不会尽善尽美，结束后还需要及时复盘，分析存在的问题、认真思考、总结经验，找出规律，用以指导今后的会务工作，提升办会能力。

五、结语

会议三部曲看似简单，会务工作一点也不轻松，需要具有统筹全局、协调应变、细节管控、整理总结的能力。笔者希望通过国家开放大学教学业务研讨会办会实践中总结出的经验和建议，为提升办会能力提供一些参考借荐，共同为实现高质量办会努力。