信息化建设背景下高校行政管理工作的策略

2021-12-01 04:28申云凤西安财经大学行知学院
营销界 2021年28期
关键词:行政管理工作信息化

申云凤(西安财经大学行知学院)

信息化建设是指,借助现代信息技术手段进行管理的过程。随着我国高等教育体制改革深入开展,以及在信息化技术水平不断扩散的前提下,让各个高校都在寻求自身改革和发展之路[1]。然而,从现有高校行政管理工作上来看,依然沿用传统手段在进行管理,而对于部分高校来说,现在都建设了校园网,但是其信息化水平还是处在了比较初级的阶段。因此,如何有效开展高校信息化建设,以及提高校内行政管理效率,是一个非常值得我们研究的课题。

信息化建设视角下高校行政管理存在的不足

(一)信息系统构建规划不完善

信息化系统建设的目的,就是为了方便连接各个部门之间的交流。然而,当前部分高校内部系统构建还不够完善,使得每个部门之间、学生和老师之间的交流,受到了一定的阻碍。虽然为了更加方便的获取信息,甚至构建出了适合自己的独特的信息管理系统,但是,由于信息收集程度低、信息标准无法统一、数据传输速度低,以及没有信息资源共享平台等,都成为制约行政管理效率提升的因素。因此,要想提升行政管理水平和提供优质的便利服务,只能不断对信息化建设系统进行改进和完善,以此提高行政管理的工作效率[2]。

(二)信息化建设智能水平相对较低

由于部分高校信息化建设水平比较低,进而直接影响到行政管理方面的工作。针对高校有些职能部门的建立还不够完善,是因为对信息化管理的重要性意识不足,导致相关工作没有发挥出使用价值。虽然有些高校已经建立了网站,但是没有及时进行管理和维护,所以导致在实际的工作中,没有发挥出其使用价值,使许多教师认为实施信息化建设是一项浪费资金的事情,阻碍了行政管理效率[3]。因此,对于信息化建设过程中出现的一些问题,比如网络更新速度慢、信息化水平低、应用效果不好等情况,是需要请专业人员进行优化和改善的,只有解决了上述问题,才能加快信息化建设的步伐,同时还能提升高校行政管理工作的效率。

(三)信息化建设专业人才缺失

相关专业人才流失情况比较严重,他们是支撑信息网络建设和维护应用的中流砥柱,如果人才缺失,将会导致相关岗位的空缺,导致工作不能保时保质完成[4]。此外,因为人才建设无法紧跟信息网络建设发展,而传统工作人员难以适应信息化工作模式,造成行政管理工作混乱现象,使信息保存和处理都存在了失真失效的情况。要想管理好高校信息化建设工作,培养和招聘专业人员是有必要的。

(四)不重视信息化建设

信息化建设是需要专门的技术人员,来进行构建的一项长期工作,然而,在信息推广、建设网站和设备上,同时也要高校领导重视和支持,只有管理层认为这是重要的事情,才会相应的引起各个部分的关注和重视。但实际情况却恰恰相反,一些高校的领导,根本没有意识到信息化建设的重要性,在当今社会发展中意味着什么。因此,在实施的过程中,也只是走走形式,根本没有进行实际的考察和探讨。

(五)不重视信息共享

行政管理部分一般起着承上启下的作用,即要接受领导层的指令,又要负责对下边各个部门进行传达和落实。然而,在人员的构成上,往往需要在各个部门进行抽调,这时候就出现了人员知识结构方面的差距问题,那么,存在这个现象的原因,就是没有及时进行信息共享而导致的[5]。虽然有小一部分高校在信息化建设领域取得了一些成果,但是却忽略了各个部门之间信息共享问题,如果不能达到资源共享,将非常不利于各个部门之间,对资源进行合理优化配置,例如:在学生缴费问题上,不能直接进行缴费,还需要来回验证身份,首先要到教务管理系统进行确认,之后再去财务部门缴费,出现这种现象,就是因为高校系统中,没有适合各个部门资源共享的配置,所以还造成了工作效率低下。

信息化建设视角下高校行政管理的对策

(一)重视行政管理理念的形成

(1)高校领导应该重视行政管理理念的形成,不仅要让学校的每个人都引起足够的重视,而且要在管理体制、设备、人员等方面提供有效的支持。因为信息化建设是需要一段时间进行构建的,所以也要求高校持续关注社会信息发展与规划方向,这样才有利于信息化建设的发展。(2)是构建信息化工作团队,高校应该建立属于自己的团队。在此基础上,还能让每个行政人员意识到自身工作职责的重要性。因此,只有不断壮大信息化团队和树立正确管理理念,才能进一步实现信息现代化建设,为行政管理发展奠定良好基础。

(二)加大资金投入提升智能水平

(1)资金使用上。高校在构建信息管理系统的时候,为了使硬件与软件配套设施跟上现代化发展步伐,必定要加大资金投入力度。所以,高校应该先弄明白自身经济情况,并根据这些前提条件,制定符合高校发展的阶段性目标,让资金使用更具科学性、合理性,对于软件和硬件设备也要分阶段进行采购[6]。(2)经费管理上。经费管理需要派专业人员进行负责,比如,在购买相关设备上要货比三家,以最少资金投入,买到最合适的设备;还有在资金使用上,必须要按正规流程上报;购买设备之前,应该要了解学校经费情况,有针对性的购进完善设施。因此只有在不断完善现代化设施基础上,才能使行政管理工作更加智能化,还能相应减少人力、物力等资金投入,以此促进高校行政管理工作更加向现代化管理方向靠拢。

(三)推动高素质人才建设

在当今社会发展中,更加需要的是高素质的人才。在推动行政管理工作上同样需要高素质人才加入,以保证相关工作效率。因此,在人才选拔之外,还要重视原有行政管理职员的培训工作,在这两者相结合的状态下,才能够快速建立起适应信息化变革团队。(1)人才招聘选拔。在一些关键岗位上,往往需要聘请专业人员,比如,在网页设计和硬件修理等。对于此类人员,既要考虑学校自身需求,又要对应聘人员进行评估,使之能够更好的履行自己职责。因此,学校要合理拟定招聘方案,使所招聘人员,能够及时适应工作岗位并且快速上手。(2)对职员的培训上。一般在初期招聘选拔过程中,很难遇到经验丰富的职员,所以,把新员工招收进来,还要对他们进行岗前培训,让新员工了解自己工作目标、要求、内容和范围,这样方便日后在开展工作上,能严格遵守纪律,服从领导安排,尽快熟悉办公环境,以及合理完成本职工作等。(3)加强对原有职员的再培训。对原有职员的再培训不仅可以节省招聘开支,在培训结束之后就能快速投入工作中,从而减少培训时间,提高培训效率,这是一种比较经济有效的人才任用手段。

(四)增强相关人员的信息化意识

高校在行政信息化建设上,对于完善相关基础设施建设和招收充足信息化人才,是首要完成条件,此外,还需要增强高校管理层人员的相关意识。同时,还要让他们知道这种模式的形成,是对之前工作方式进行信息化升级,使之可以更高效提升工作效率。当然,只有在管理人员带动下,才能让信息化建设更快更好的建成。因此,应该增加相关人员培训内容,使之树立正确信息化意识,并且还要认识到该工作的重要性,可以尽早将信息技术应用到具体工作中来,更加有利于信息化建设的发展和壮大。

(五)完善信息网络设施建设

高校不仅要重视行政管理信息化建设,而且还必须要完善信息基础设备建设,这是为了实现信息高度共享而做的准备工作,目的就是为了合理地将网络硬件和信息共享进行统一部署和安排。现在大部分高校,都建立了比较完善的网络设施和智慧校园,但是,在行政管理上,因为参与人员比较杂,而涉及部门众多,所以一直缺少一个明确的管理机构,这些是导致了信息无法及时共享的原因所在。因此,高校需要运用数据融合技术,逐步实现各部门相关数据共享,进而完善相关信息平台,使之形成良好、统一的管理模式,促进行政管理更加数字化和智能化。

结束语

综上所述,高校行政管理工作,能够通过信息技术变得更加完善和科学,而信息化管理方式,还能提升高校整体管理水平,使管理更具规范性和合理性。这样不仅实现了办公自动化,而且还相对节省了人力和物力投入,能够更快速的完成信息收集和整理工作,提高了相关工作的完成效率。目前,部分高校确实存在着管理方面的漏洞,但是在不断改革和创新基础上,增加了对相关人员的招聘和培训力度,以及树立了正确的管理理念等,改善了这种困境。由于相关建设工作的构建是需要一定时间,在短期内不会看到成效,因此,还需要高校领导层能够高度配合,才能促进高校发展目标的完成,进而提升高校之间竞争力,以及加速实现信息化建设智能化,使信息共享能早日在日常工作上发挥作用。

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