电子信息化管理模式在档案管理中的作用分析

徐 璐

（海南科技职业大学档案馆，海南 海口 571126）

与传统档案管理相比，电子信息化管理模式更加便捷，只要拥有现代化电子设备都能进行有效阅读，可以实现跨越空间与时间进行阅读，做到了实时调查效果。传统的纸质资料虽然可以直接阅读，但受到一定的限制，并且不容易保存，很容易发生撕除、浸湿、丢失等情况，这些会给企业带来一定的影响，甚至是不可挽回的。电子信息化能够很好地避免这些情况的发生，运用网络上传、整理，从而加快公司企业的快速发展，也推动了经济效率的提升。

一、电子信息化管理模式

（一）电子信息化的作用

电子信息化管理是现代技术衍生的产物，也是现代社会发展的必然需求。电子信息化管理模式通过计算机网络来实现上传、储存、整理、阅读，有效地提高信息档案的管理水平，是现代重要的储备方法。企业可以通过录入将需要的信息存储到电脑或者U盘之中，再通过相关的软件进行整理分析，然后再进行分类、汇总进行有效转化，最终变成企业的专业数据，实现共享化，可以随时调用共享的企业档案，更加方便工作地有效进行，也有效减少了大量的纸张浪费的情况，降低了环境污染，为我国环保事业贡献了一份力。电子信息化管理模式，不仅可以存储相应的档案，还能储存图片、视频、音频等相关内容，并实现智能分类，加强信息搜寻的准确度，大大提升了档案管理的工作效率［1］。

（二）电子信息化的特点

计算机网络技术已经逐渐成熟，并在人们的生活工作中得到了完美的普及，如教育行业、支付方式都得到了不同的改善，让人们生活更加方便快捷。企业档案管理作为企业的重要支撑点，有着不可替代的重要，关乎着企业的整体发展方向，也是企业经济、人员的砥柱。将电子信息技术融入企业之中，能够更好地加快企业的发展，推动着企业的经济，让企业实现信息共享最快化，从而更好地掌握市场发展流程。将企业档案电子化，能够更好地进行资料的收集、整理、研究、分析、探索等，可以有效提升企业工作效率。相关软件的使用，能够更好地将档案进行保持，确保严谨性以及周密性，能够更好避免企业内部信息外露的情况，避免人工带来的不必要的损伤，也减少了相应的失误和风险，让工作保质保量有效完成。

二、电子信息化的实际应用

在科技快速的发展过程中，电子信息化管理模式已经成为档案管理的重要运营模式，进一步取代了传统纸质档案管理模式。在运用过程中，电子信息化管理模式可以将视频、图片、文字报表等诸多内容，转化成计算机数字记录的电子文件进行储存管理。在机关事业单位以及企业单位，合理运用电子信息化管理模式，实现信息便捷化，使得电子信息文件传递更加快捷，提高了储存的安全性，并同时做到了实时共享。电子信息化管理模式的有效发展，离不开计算机技术的有效支持，这也是电子信息化管理模式本质所在，让档案管理实现了智能化、自动化、信息化以及现代化，并让电子信息化管理模式呈现可持续性发展的趋势。

（一）提高了档案管理规范性

传统的档案管理模式相对于电子信息化管理模式比较笨拙，效率低下，需要较大的人力资源才能有效完成，这给相关单位带来不小的压力，并且在整理过程中，很容易出现操作失误而导致的档案管理不当，影响了档案管理的质量和水平，这些都是传统档案管理模式带来的弊端。而电子信息化管理模式可以有效避免这类情况的发生，也能节约更多的人力资源，有效降低了档案管理过程的复杂性以及相应的失误频率，将错误率降到最低。电子信息化管理模式为档案管理创建出了一定的规范性，让整个管理流程更加完善，更加有效；电子信息化管理模式也提升了信息资源共享效率，让内部工作人员调用档案时，更加方便、快捷、准确，从而有效地提高工作效率。这也使传统的手工化管理制度转变成自动化管理模式，让人为因素带来的困扰降到了最低。并且电子信息化管理模式有自动更新的功能，能够将新的数据内容进行自动化整理、分析并及时保存，从而确保档案信息资源的准确性和相应的质量［2］。

（二）增加了档案管理及时性

在传统的档案管理中，其管理模式较为呆板单一化，需要大量时间以及相应的人力精力等等，从而造成的偏差也就相对明显，再加上工作人员的精力有限以及自身综合素质的影响，使得档案管理工作效率并没有预期那么高，从而影响了数据的准确性以及实际应用能力，无法有效发挥出应有的真实作用，甚至会给相关单位带来不同程度的损失。电子信息化管理模式具有及时性，能够让整理好的数据第一时间得到应用，做到了及时共享，提高了档案资料的有效性以及发挥出了它应有的价值，使得工作效率进一步得到提升，促进相关单位的有效发展。

（三）保证了档案管理准确性

档案资源管理对于各行各业都是不可替代的存在，也是一个企业单位的核心所在。在开展档案管理的工作内容时，不仅要确保其中的准确性，还要做好档案资料的整合以及汇总工作，为企业的管理人员提供相关重要信息，让他们对各项指标作出第一时间判断，从而决断出对单位最有利的信息，增加企业的竞争实力，这样才能保障企业的可持续性发展。在进行档案管理时，需要进行整理的档案内容较为丰富，涉及层面也比较广泛，这就需要档案工作人员能够有效进行分析、整合，对不同阶段的档案数据进行规划，只有加强档案管理的准确性，才能为企业做到更有利于发展的帮助。电子信息化管理模式可以让档案信息更加具有安全性和完善性，这种电子机械化的设备比人工查找更加安全可靠，也让工作人员运用时更加方便快捷，进一步提升了档案管理效率。

（四）提升了档案管理的工作效率

电子信息化管理模式相对传统的档案管理模式更加方便快捷，能够更好地将档案信息进行储存，有效提升工作效率，避免了纸质档案管理难保存以及失误性较大的因素。电子信息化管理通过硬盘设备直接进行储存，能够将更多的信息进行整合，并且储存效率高，储存时间长，不容易被破坏。这种数字化的档案管理模式，不仅方便快捷，还节省了大力的人力、物力，将损耗大大降低，从而有效加强了企业的可持续性发展［3］。

（五）延长了档案管理的存储时间

在传统的档案管理中，纸质档案具有一定的局限性，有着固定的存储时间，这样不仅为工作人员增加了难度，还难以提高相应的工作效率，很难做到将档案资料快速地进行整理。而电子信息化管理模式有效避免了这种局限性，它可以长时间储存在电脑的硬盘当中，并且安全、稳定、可靠。在传统的档案管理中，很容易受到外界的影响，从而造成档案资料丢失、缺损等诸多情况，这样会间接造成企业的损失。并且其中档案保持的环节众多，导致相关档案管理起来比较复杂繁琐，很容易造成档案的失真甚至缺损的情况，再加上调阅起来更加麻烦，不够灵活方便，这些都会为档案工作人员带来一系列的麻烦。电子信息化管理模式，将档案工作人员更好地解脱出来，让他们操作起来更加方便快捷，也避免了因外界因素而造成的资料文件丢失，提升了档案管理的安全性，让企业的核心内容更加具有保障。

（六）共享资源

传统的档案管理很难做到资源共享，甚至工作人员调阅档案都是一项繁琐的工作，需要将塑封好的档案资料进行拆除解封，不仅增加了人员的工作量，还很容易造成文件的损失。电子信息化管理模式能够做到第一时间上传，可以随时查阅，极大地提升了工作效率［4］。

三、电子信息化档案管理的主要内容

（一）资料收集

档案管理收集时，需要先对资料信息进行收集整理，然后再通过信息技术输入到计算机网络之中，并以电子数字的方式进行储存整理，从而保障档案信息资料的质量。

（二）资料整理

在整理过程之中，需要企业的工作人员对收集到的资料进行规划，按照相关的规则进行编号排列，再通过计算机网络进行合理化的分类别管理，让资料更具可行性，方便公司其他人员调阅及应用。在整理完成之后，工作人员要建立相关的目录，这样能够将查找流程进行简化［5］。

（三）资料鉴定

在档案鉴定过程中，工作人员要定期进行查阅，对相关的电子档案进行及时更新整理，避免病毒、黑客等多种因素的入侵而造成的不可挽回的损失。工作人员要加大重视力度，将鉴定作为日常工作的重要环节之一，这样才能保证档案整理完整不受侵害。

（四）资料储存

在进行资料储存时，工作人员要注意档案资料的安全性，明确资料媒介的掌握，确定档案资料的具体位置，这样不仅方便工作人员的查找，还能提高安全性，让企业档案更加方便、安全地进行使用。

（五）资料统计

在开展统计工作时，统计人员可以运用计算机网络技术，精准计算统计数据，不仅能够有效减少工作人员的压力，还能增加数据的准确性，避免错误发生。有效提高工作效率的同时，还增加了数据的完整性［6］。

（六）资料运行

档案资料运行时，相关工作人员需要搭建合适的检验方案和检查制度，这样才能保障资料信息调取的效率并确保安全性。

（七）资料编排

在电子信息化管理模式下，档案资料编排是需要在计算机网络中进行的，这样不仅能够方便编排，还能让企业之间有互动交流，第一时间掌握信息，让企业增加一定的竞争能力，有效增加企业之间的合作机制，从而实现企业共赢共利的效果。

总而言之，在信息技术快速发展的背景下，电子信息化的应用改变纸质资料的转化，让档案信息能够更好地进行储存、阅读、整理，实现资源共享最大化，有效解决了传统档案整理的弊端，改善了整个档案管理的模式，让企业得到合理的发展，从而让企业的整体经济效益得到有效提升。